Hur man skapar en projekttidslinje i 7 enkla steg

Leder du ett projekt? Att se arbetet i en tidslinje i stället för ett kalkylark eller en kaotisk att göra-lista är en av fördelarna med projekthantering. En tidslinje kan visa dig hur alla delar av planen passar ihop. Varför har du då inte en sådan ännu? Utan rätt teknik kan det vara väldigt komplicerat att skapa en projekttidslinje.

Oroa dig inte mer. Här visar vi ett steg-för-steg-exempel för att skapa en projekttidslinje – det spelar ingen roll vilken jobbtitel du har eller i vilken industri eller avdelning du jobbar. Följ de här stegen och lär dig hur du skapar projekttidslinjer som hjälper dig att få kontroll och skapa din egen mall för projekttidslinjer.

1. Skapa en projektsammanfattning

För att hålla alla intressenter i samma linje bör varje projekt börja med en projektsammanfattning. Den fungerar som en översikt för att förklara projektets övergripande syfte, mål, milstolpar och vision. Här är några frågor som sammanfattningen bör besvara:

• Vilka är dina mål för projektet, både interna och externa?

• Vilka interna och externa intressenter är del av projektet? Vilka är deras roller?

• Vad är tidsramen för projektet?

• Vilka är de viktigaste milstolparna för projektet?

Vi kan föreställa oss det här steget med ett verkligt exempel. Du är ansvarig för att planera årets uppskattningsmiddag för klienterna. Ditt personliga mål för evenemanget är att vara så organiserad, produktiv och effektiv som möjligt. Du vet att du kan göra ett bra jobb och förstår att det första steget är att skapa en tydlig sammanfattning för evenemanget. Dina svar på de fyra frågorna ovan är:

Vilka är målen för projektet, både interna och externa?

Det interna målet är att planera ett evenemang med stort genomslag på under 150 000 kr. Det externa målet är att uppnå 50 % svar på inbjudningarna och 80 % närvaro.

Vilka interna och externa intressenter är del av projektet?

De interna intressenterna är evenemangets planeringskommittée (Johan, Samuel, Tilda, Linda), vice vd:n för kundframgång och marknadsföringsteamet. De externa intressenterna är alla nuvarande kunder och vissa leverantörer (cateringfirman, evenemangslokalen, m.m.).

Vilken är tidsramen för projektet?

Projektplaneringen inleds den 15 januari och evenemanget är planerat till den 30 augusti.

Vilka uppgifter bör betraktas som milstolpar i projektet?

Publicera registreringssidan, bekräfta lokalen och ingå avtal med vissa leverantörer.

När du har väl har sammanställt projektsammanfattningen och målen är du redo att arbeta bakåt, bestämma alla steg som behövs för att uppnå dem och börja skapa en projekttidslinje.

2. Skapa en att göra-lista

För att projekttidslinjen ska fungera måste du skapa en lista över allt som behöver hända under projektets planeringsprocess ända till den sista inlämningen, oavsett om det är en rapport eller ett evenemang. Tänk stort, men även på de små detaljerna. Alla uppgifter som hjälper dig att slutföra projektet i tid och inom budget ska vara med på listan.

I det här skedet behöver du inte oroa dig för ordningsföljden på stegen eller när de ska vara klara – vi tar hand om det senare.

Till exempel kan uppdelningen av vår uppskattningsmiddag för klienter se ut så här:

• Skriv en evenemangsplan

• Slutför budgeten

• Bekräfta platsen för evenemanget

• Välj catering

• Välj temat för evenemanget

• Designa kreativa koncept för evenemanget

• Skapa en sida för svar på o.s.a

• Skicka inbjudningar

• Annonsera evenemanget

• Beställ reklammaterial

• Testa ljud och bild

• Slutför presentationer

• Förbered allt material för reklam och marknadsföring

• Checklista för evenemangsdagen

Du kan dela upp längre och mer komplicerade steg i mindre, lättsmälta underuppgifter. Det kommer inte bara att hjälpa dig att förstå stegets verkliga omfattning utan även se till att du inte glömmer några små detaljer och göra det lättare att ta itu med det.

I vårt evenemangsexempel skulle vi dela upp steget ”Välj catering” i mer lättsmälta delar för att göra det mindre överväldigande:

• Skapa en lista över möjliga cateringfirmor

• Få offerter från alla cateringfirmor

• Jämför offerter och menyer

• Träffa utvalda cateringfirmor

• Välj cateringfirma

• Slutför kontraktet

3. Gör en uppskattning av hur lång tid varje steg kommer att ta

När du har en fullständig lista över varje steg i projektet kan du ange hur lång tid det kommer att ta att genomföra varje steg. Hitta en balans mellan att ge ditt team tillräckligt med tid för att slutföra uppgifterna och att hålla dig inom din övergripande tidsram. När du vet hur lång tid varje uppgift kommer att ta kan du planera och ordna varje uppgift på rätt sätt för att skapa en projektöversikt.

Vi fortsätter med vårt exempel på evenemanget för klientuppskattning. Vi tittar på steget ”Välj catering” tillsammans med alla underuppgifter och bedömer hur lång tid de individuella uppgifterna kommer att ta.

Välj catering (9 veckor)

• Skapa en lista över möjliga cateringfirmor (1 vecka)

• Få offerter från alla cateringfirmor (3 veckor)

• Jämför offerter och menyer (1 vecka)

• Träffa utvalda cateringfirmor (2 veckor)

• Välj cateringfirma (1 vecka)

• Slutför kontraktet (1 vecka)

Enligt våra tidsplaner kommer processen att välja en cateringfirma att ta totalt nio veckor. Genom att arbeta bakåt kan du avgöra när ni behöver börja med det här specifika steget och fylla i datumen i projekttidslinjen.

4. Kartlägg beroenden

När man genomför ett projekt kan man jobba på vissa steg samtidigt – särskilt om de som ansvarar för de överlappande uppgifterna är kollegor från olika team. Efterföljande steg kan dock inte påbörjas eller slutföras förrän ett föregående steg är klart. Med andra ord så är vissa steg beroende av att andra slutförs först. Man kan till exempel inte beställa mat innan man har valt cateringfirma. Det är en av många anledningar till att en tidslinje är så viktig. Genom att visuellt se varje steg, hur de överlappar varandra och hur lång tid varje steg tar, kan du hålla dig på rätt spår.

Det är också dags att välja vem som ska ansvara för varje steg. Om du så tidigt som möjligt fastställer vem som är ansvarig för vilka delar av projektet hjälper det dig att identifiera och lösa konflikter med tidsplanering och resurser och att undvika framtida överraskningar och förseningar. I steg 6 får du lära dig hur man delar projekttidslinjen med de inblandade så att ansvaret blir kristallklart.

En av uppgifterna i vårt evenemangsexempel är att skicka ut inbjudningar. Även om det här steget verkar enkelt behöver flera andra saker hända innan vi ens kan tänka på att skicka ut inbjudningar. Inbjudningarna måste utformas och vi kan inte formge dem förrän vi har valt ett tema för evenemanget. Den ena uppgiften måste vara klar innan den andra påbörjas. Till exempel:

Evenemangstema (teamet för evenemangsplanering) → Designkoncept (Linda) → Välj design (teamet för evenemangsplanering) → Skapa inbjudningar (Linda) → Skicka inbjudningar (Tilda)

Det är värt att ta sig tid att kartlägga varje beroende och sekvensen (eller ordningsföljden) för varje uppgift. Du kommer snabbt att se hur alla bitar i ditt projektpussel börjar falla på plats. Det är också viktigt att bestämma vem som ska göra vad. Vem ska färdigställa temat för evenemanget? Vem ska skapa inbjudningarna? Vänta inte med att tilldela en uppgift tills det är dags att påbörja den – förbered allting i god tid för att undvika konflikter och motgångar.

Den goda nyheten är att det går att göra inbjudningarna och välja cateringfirma samtidigt (som du kan se på vår projekttidslinje).

5. Skapa tidslinjen

Börjar du få en bild av hur projekttidslinjen skulle kunna se ut? Det är inte så praktiskt att ha den bilden (och alla uppgifter och slutdatum) i huvudet, men det är realistiskt att skriva ner det på ett papper (eller på en skärm). Din första impuls kan vara att öppna ett Excel-kalkylark eller en Powerpoint – men vänta ett ögonblick. Eftersom ingen av dem är utformad för att planera och hantera projekt kommer du att stöta på vissa utmaningar som du kan undvika genom att välja ett bättre verktyg.

Välj i stället ett projekthanteringsverktyg som är utformat för att skapa och hantera projekttidslinjer – såsom Asana. Du sparar inte bara tid genom att skapa en tidslinje (eftersom du inte behöver försöka hacka sammanfogade celler eller lägga till formler för att omvandla ett kalkylark till en projekttidslinje), det ger dig också möjlighet att fortsätta hantera tidslinjen efter att projektet har startat. Specialiserade projekthanteringsverktyg låter dig enkelt anpassa tidslinjen medan du jobbar och informera intressenterna om ändringar och framsteg.

Med rätt verktyg kopplas tidslinjen till det underliggande arbetet och är alltid uppdaterad. Det kan vara skillnaden mellan ett projekt som fungerar som planerat och ett som går i stöpet.

Skapa en tidslinje i Asana

Använd Asanas tidslinje för att skapa din egen projektplanering:

1. Skriv in alla projektsteg som uppgifter i en lista

2. Lägg till start- och slutdatum för varje uppgift

3. Lägg till en uppgiftsägare för varje uppgift

4. Fastställ beroenden mellan uppgifterna

5. Klicka på vyn ”Tidslinje” för att se listan omvandlas till en tidslinje.

Tips: Om du redan har skapat din planering i ett kalkylark, kan du importera det snabbt i Asana genom att använda vår integrering för CSV-importör och gå direkt till steg fyra.

Mallar för projekttidslinjen för att komma igång

Det enklaste sättet att sätta igång ett projekt snabbt är att börja med en projektmall. Nedan finns ett par projektmallar, skapade av Asana, som du kan använda direkt. Varje projekt börjar som en listvy, men du kan klicka på fliken ”Tidslinje” för att omvandla den till en tidslinje:

• Mall för marknadsföring av produktlansering

• Mall för evenemangsplanering

• Mall för produktplan

• Mall för allmän projektplanering

6. Dela den med intressenterna

Minns du när du lade till en lista med alla projektets intressenter i din sammanfattning i början av processen? Nu när du har byggt en tidslinje är det viktigt att dela den med alla inblandade. Vi lovar att de blir entusiastiska över hur tydlig planen är. Ju enklare du gör deras del av projektet, desto mer beröm kommer du att få under processens gång.

När du använder ett projekthanteringsverktyg för att skapa din tidslinje går det snabbt och enkelt att dela den. Glöm e-postmeddelanden och mängder av dokument – på nolltid kommer dina intressenter att veta vem som gör vad och när.

När det gäller evenemanget för klientuppskattning vill vi dela vår tidslinje med alla som är involverade i hela projektet, inte bara med dem som har det omedelbara ansvaret. Någon kan när som helst spåra sin del av projektet och dess beroenden utan att behöva be dig om information.

7. Hantera och anpassa projektet direkt

Om du någon gång har jobbat med ett projekt vet du att saker och ting inte alltid blir som man har tänkt sig. När du är beredd på att anpassa dig är dock inte ändringarna så svåra att hantera. Tidslinjer är inte bara perfekta för planering; de hjälper dig också att anpassa dig när förseningar och ändringar oundvikligen inträffar.

Att flytta runt uppgifter behöver inte vara skrämmande eller avbryta hela projektet. Om en del av projektet försenas kommer du som projektägare att få klarhet i hur resten av projektet kommer att påverkas. Därefter kan du flytta runt uppgifter i enlighet med detta så att projektet som helhet kan fortsätta framåt på ett produktivt sätt.

Som The Balance Careers påpekar kan projektändringar hanteras inom sina egna specifika steg, men när ändringen är slutgiltig är det dags att uppdatera tidslinjen. Eftersom tidslinjer snabbt blir inaktuella när planerna ändras kan ett projekthanteringsverktyg, snarare än e-post eller kalkylark, erbjuda fler fördelar. Som projektägare är det ditt ansvar att kommunicera till alla intressenter vad den enda informationskällan är (tidslinjen) och se till att den alltid är uppdaterad.

• Vidta åtgärder omedelbart. Uppdatera tidslinjen så snart ändringen bekräftas för att återspegla den.

• Meddela intressenterna. Alla som påverkas av ändringen av tidslinjen bör förstå hur det påverkar dem och kunna se ändringen visuellt på projekttidslinjen.

• Fastställ påverkan. När tidslinjen har uppdaterats kommer du att kunna se om det finns tidsperioder som är överfulla och intressenter som har för många uppgifter. Kan du flytta en uppgift för att få mer tid? Kan någon annan ta över ansvaret eller hjälpa till?

Vi kan avsluta vårt evenemangexempel genom att föreställa oss att du har lyckats att välja en cateringfirma för klienternas uppskattningsmiddag. Du är på väg att slutföra kontraktet när du får ett meddelande om att cateringfirman har blivit dubbelbokade. Tyvärr måste du hitta en ny cateringfirma.

Med en tidslinje är det enkelt att justera slutdatum för alla uppgifter eller teammedlemmar som påverkas av ändringen. Det positiva här är att flera av de första uppgifterna redan är avklarade, vilket syns på tidslinjen. Även om det här är ett frustrerande problem så känns det mer hanterbart eftersom tidslinjen har hållit oss organiserade och i fas.

Vanliga frågor om projekttidslinjer

Att veta hur man skapar en välorganiserad tidslinje är ett perfekt första steg till att förstå hur man använder det här kraftfulla verktyget, men du kanske fortfarande har några frågor. Du är inte ensam. Här är svaren på ett par vanliga frågor om projekttidslinjer:

Vilken är skillnaden mellan en tidslinje och ett Gantt-diagram?

Gantt-diagram fokuserar mer på arbetsflöden och uppgiftsberoenden. De är mer linjära och tar inte hänsyn till förändringar eller flera saker som händer samtidigt. Tidslinjer är mer flexibla och anpassar sig lätt till ändringar i projektplanerna. De gör det möjligt att enkelt uppdatera arbetsflödet. Båda fungerar som visuella verktyg.

Hur kan man spåra förlopp, särskilt om man hanterar flera projekt?

Det är svårt att göra i kalkylark, men enklare i ett projekthanteringsverktyg. Det finns flera vyer för att kunna se ett projekt i taget, eller så kan man använda en portfoliovy för att hantera flera projekt samtidigt.

Med andra ord kan du se när du kommer att ha mer tid för att jobba på specifika uppgifter, och när du har full kapacitet kan du justera efter behov för att jämna ut  teamets arbetsbörda.

Skapa nästa projekttidslinje utan att tveka

Det räcker inte att bara komma på en projektplan. Det är lika viktigt att bestämma hur den ska genomföras. Att skapa en tidslinje över hur planen kommer att utvecklas är avgörande för planeringsfasen och gör också projekthanteringen effektivare.

Den här steg-för-steg-processen för tidslinjer för projekthantering kommer att hålla dig på rätt spår och mindre stressad. Prova den, anpassa den till företaget och dela den!

Om du vill att dina projekttidslinjer ska nå ännu längre kan du skapa nästa tidslinje med Asana.