Bli mer produktiv: 13 tips att börja med i dag

På Asana tycker vi inte att produktivitet innebär att man ska ”göra så mycket man kan, hela tiden”. Vi ser inte ens produktivitet som ett sätt att få ut så mycket som möjligt av varje dag. Vi anser snarare att produktiva personer och team är de som lägger mindre tid på att jobba om jobb – som att delta i statusmöten utan tydliga mål, leta efter dokument eller jaga godkännanden – och mer tid på det viktigaste arbetet för organisationen. 

De mest produktiva teamen minskar tiden som läggs på uppgifter med låg inverkan så att de får mer tid till att få det viktiga arbetet gjort – utan att arbeta mer.

Att öka produktiviteten utan att öka arbetsbelastningen kan verka vara en fantasi, men det är därför vi finns. Lär dig hur arbetshanteringsverktyg som Asana kan hjälpa dig att öka produktiviteten på arbetsplatsen och minska allt jobb om jobb.

Bli mer produktiv

Att öka produktiviteten utan att öka arbetsbelastningen kan verka som en dröm, men det finns konkreta åtgärder du kan vidta för att bli mer produktiv. Här är 13 tips för att börja förbättra produktiviteten redan i dag.

1. Förenkla din omgivning

• Problem: Det händer för mycket på din arbetsplats, vilket är distraherande.

• Lösning: Ta kontroll över din omgivning. Fokusera på det du kan kontrollera och arbeta därifrån.

Oavsett om du arbetar hemifrån eller på kontoret spelar din arbetsmiljö en avgörande roll för hur produktiv och fokuserad du kan vara. Oavsett var du arbetar bör du försöka minska yttre distraktioner för att lättare kunna fokusera på de aktuella uppgifterna. Det bästa sättet att göra det på är att börja smått. Om du till exempel ofta blir distraherad av ljud kan du prova hörlurar med brusreducering. Om du inte har en bra arbetsstol kan du prova att använda en ländryggskudde. Minska röran och se till att skrivbordet är rent och organiserat. Genom att förenkla din startsida och hitta lösningar för vanliga distraktioner kan du hitta fokus och flöde i stället för att lida av ständiga distraktioner.

Distraktioner är kostsamma, så vi har fokuserat på att eliminera dem där vi kan. Asana är utformat för att man ska kunna arbeta smidigt och utan störningsmoment. Alla ser vad som behöver göras och vad de är ansvariga för.”

2. Prova strategier för tidshantering

• Problem: Du har utvecklat dåliga vanor när det gäller att skjuta upp saker.

• Lösning: Sluta skjuta upp saker med beprövade tidshanteringstekniker.

Vi skjuter alla upp saker. Och att skjuta upp saker är inte i sig en dålig sak – den tid du lägger på att skjuta upp saker kan faktiskt leda till mer lycka och bättre beslut. Men när det gäller att öka produktiviteten och arbetet med stor inverkan är det bra att begränsa tidsåtgången för att skjuta upp saker, så att du inte spenderar hela arbetsdagen på sociala medier.

Tidshanteringstekniker är sätt att tänka på kommande arbete för att komma in i rätt sinnesstämning, minska förhalning och öka produktiviteten på arbetsplatsen. Bara det att planera hur du ska ta itu med arbetet i förväg kan hjälpa dig att fokusera. Det finns flera tekniker för tidshantering som är utformade för att hjälpa till med produktiviteten, bland annat:

• Pomodoro-tekniken. För att börja använda pomodorotekniken ställer du in en timer på 25 minuter och dyker ner i arbetet. När de 25 minuterna har gått tar du en paus på 5 minuter. Gör helst något fysiskt, som att gå till köket för att hämta något att äta (men det går bra att kolla på sociala medier om du verkligen vill). Upprepa cykeln på 25 minuter och fem minuters korta pauser fyra gånger. Efter den fjärde 25-minuters arbetspassen tar du en längre paus på 20–30 minuter.

• Paretoprincipen. Paretoprincipen, även känd som 80/20-regeln, är enkel: den säger att du lägger 20 % av din tid på 80 % av ditt arbete. När du tillämpar Paretoprincipen på tidshantering uppmuntras du att först arbeta med de 80 % av ditt arbete som bara tar 20 % av din tid. Genom att få snabba uppgifter ur vägen kommer du att känna dig mer fulländad och vara redo att ägna fokustid åt huvuddelen av ditt arbete för dagen (de 20 % av arbetet som tar 80 % av tiden).

• Getting Things Done (GTD). GTD-metoden uppfanns av David Allen i början av 2000-talet. I den här tidshanteringsmetoden skriver du ner allt arbete du behöver göra och delar sedan upp det i mindre delar om det behövs. På så sätt kan du se allt ditt kommande arbete på ett och samma ställe och vidta åtgärder, i stället för att försöka komma ihåg och prioritera dina uppgifter. För att använda GTD-metoden bör du se till att du har ett system för att samla in kommande uppgifter, till exempel ett verktyg för uppgiftshantering.

• Ät grodan. Tidsplaneringsprincipen Ät grodan bygger på det berömda citatet från Mark Twain: "Om ditt jobb är att äta en groda, är det bäst att göra det direkt på morgonen." Enligt ät grodan-principen bör du ta itu med ditt svåraste arbete först, innan du kan skjuta upp det. När du har slutfört det svåraste arbetet blir allt som kommer efter det trevligare och mindre svårt – ungefär som allt du äter efter att ha ätit en groda.

3. Minska improduktivt arbete

• Problem: Att jobba om jobb minskar teamets produktivitet.

• Lösning: Använd ett produktivitetsverktyg för att dela en central referenskälla med teamet och öka effektiviteten för arbete med stor inverkan.

improduktivt arbete är en viktig orsak till jobb om jobbet – till exempel att söka efter dokument eller försöka schemalägga ett möte via e-post. På kontoret tar sig improduktivt arbete uttryck i oviktiga, tidskrävande uppgifter, dubbelarbete eller långa processer för att hitta information eller få godkännanden. Utan klarhet om vem som gör vad och när, går mycket av vår tid åt till improduktiva aktiviteter.

För att minska improduktivt arbete kan du skapa en central referenskälla för allt arbete i teamet. När alla kan se helheten och koppla samman punkterna på egen hand kan ni lägga mer tid på att samarbeta produktivt – och mindre tid på att jobba om jobb. Hur kan du skapa en central referenskälla med ditt team? Prova ett arbetshanteringsverktyg såsom Asana.

Med ett arbetshanteringsverktyg kan du standardisera och centralisera teamprocesser. I stället för att jaga godkännanden kan du se hur din chef eller relaterade intressenter går vidare med en granskningsuppgift. I stället för att skicka e-post för att fråga – igen – när en teammedlem är klar med en uppgift kan du kontrollera förloppet direkt i ert gemensamma verktyg. Genom att minska mängden improduktivt arbete kan du frigöra tid för produktivt arbete med stor inverkan.

Innan Asana ägnade jag mycket tid åt att organisera arbetet – som att hantera förfrågningar, samla in statusuppdateringar eller spåra små detaljer – i stället för strategi eller design. Nu sparar jag tid och det blir färre granskningsrundor eftersom jag har all information jag behöver på ett och samma ställe.”

4. Dra nytta av de mest produktiva timmarna

• Problem: Du har spridda möten hela dagen, så när du väl sätter igång med arbetet har du inte oavbruten tid att fokusera.

• Lösning: Schemalägg dina möten i block, så att du kan fokusera på djupt arbete under de timmar då du är som mest produktiv.

Om du någonsin har svarat på frågan "Är du en morgonmänniska eller en nattmänniska?" så vet du att personlig produktivitet kan variera avsevärt beroende på tid på dagen. För vissa av oss är det verkligen tillfredsställande att få jobbet gjort direkt på morgonen, och de uppgifterna tenderar att vara lättare att fokusera på. Andra föredrar att börja jobba efter lunch. Att veta när du är mest produktiv kan hjälpa dig att bättre närma dig och strukturera din dag.

När du väl vet när du är mest produktiv kan du öva på att bygga in ”fokustid” i din Kalender runt dina mest produktiva timmar. På så sätt får du en kalender som är optimerad för ditt fokus och din produktivitet, i stället för frekventa, utspridda möten. Du kan göra det manuellt genom att schemalägga ett block för fokustid i din kalender, eller använda ett verktyg för kalenderhantering som Clockwise för att automatisera arbetet åt dig. Oavsett vilket bör du öva på att optimera schemat för att få ut mer av de timmar då du är som mest produktiv.

Alternativt kan du överväga att schemalägga din arbetsvecka så att du har en helt mötesfri dag. På Asana har vi mötesfria onsdagar, vilket gör det möjligt för oss att fokusera på djupt arbete. Djupt arbete är en fokuserad tidsperiod där du kan arbeta utan distraktioner. När du inte behöver oroa dig för möten eller distraktioner kan du ägna mer tid åt produktivt djupt arbete.

5. Undvik multitasking

• Problem: Du arbetar med flera saker samtidigt, men allt tar så lång tid.

• Lösning: Fokusera på en uppgift i taget för att komma in i ett flödestillstånd.

Kul fakta: människor är egentligen inte bra på att multitaska. När du försöker göra två saker samtidigt bearbetar din hjärna informationen för båda uppgifterna långsammare. Istället för att göra en sak bra gör du i slutändan två saker sämre.

För att undvika multitasking och öka produktiviteten bör du fokusera på att ta itu med en uppgift i taget. Se till att du har tillräckligt med tid för djupt arbete för att verkligen kunna fördjupa dig i dina uppgifter, så att du kan uppnå ett flöde. När du är helt uppslukad av ditt arbete är du i ett flöde – vilket är en mer energisk, engagerad och njutbar arbetsupplevelse. Ett flödetillstånd hjälper dig inte bara att få arbetet gjort snabbare, det tenderar också att locka fram mer kreativitet och engagemang i arbetet.

Här är några enkla tips för att minska multitasking, öka flödet och få en mer produktiv dag:

• Eliminera distraktioner genom att lägga telefonen med skärmen nedåt och inaktivera aviseringar för sociala medier eller textmeddelanden på datorn.

• Innan du börjar arbeta kan du äta ett mellanmål, gå på toaletten och hälla upp ett glas vatten, så att du inte blir distraherad av fysiskt obehag.

• Lyssna på lugnande musik om det hjälper dig att fokusera. Överväg att välja musik utan text, eller försök att lyssna på musik på ett språk som du inte talar.

• Gör det roligt om du börjar känna dig uttråkad. Om du arbetar med en rutinmässig eller grundläggande uppgift kan du försöka göra det roligt – ta tid, skapa en intern tävling eller leta efter återkommande element i arbetet för att bli av med tristessen.

Under en tid var standarden för vårt kreativa team att bara reagera på arbetet. Men vi kommer aldrig att göra vårt bästa utan en tydlig process.”

6. Prioritera viktigt arbete

• Problem: Du har mycket arbete att göra och du är inte säker på vad du ska fokusera på först.

• Lösning: Koppla det dagliga arbetet till teamets eller företagets mål, så att du får klarhet i vilka uppgifter som är viktiga och hur varje uppgift kopplas till företagets mål.

Att veta hur ditt dagliga arbete hänger ihop med företagets mål eller teaminitiativ är inte bara något som är bra att ha – det är en viktig del av effektiv produktivitet på jobbet. När du har klarhet kan du prioritera arbetet mer effektivt och se till att du tar itu med det viktigaste arbetet först. Dessutom är teammedlemmar som vet hur deras arbete hänger ihop med företagets initiativ dubbelt så motiverade.

Genom att hantera teamets mål och initiativ på samma ställe där du samordnar det dagliga arbetet kan teamet direkt se hur prioriteringen av viktiga uppgifter påverkar företaget i stort. Det ökar inte bara produktiviteten utan förbättrar också de anställdas moral och välbefinnande.

7. Minska antalet aviseringar

• Problem: Du blir distraherad av st��ndiga aviseringar från e-post, meddelanden och projekthanteringsverktyg.

• Lösning: Prova att pausa aviseringar eller använd stör ej-funktioner.

För att kunna fokusera på det du arbetar med och få ditt bästa arbete gjort måste du eliminera distraktioner. Den största syndaren när det gäller distraktioner är aviseringar, oavsett om det är produktiva aviseringar, som e-post eller Slack-meddelanden, eller icke-arbetsrelaterade aviseringar, som aviseringar från sociala medier och textmeddelanden.

Att öka produktiviteten på arbetsplatsen handlar inte om att stänga ute allt, utan om att använda verktyg som har snooze- eller stör ej-funktioner. På så sätt kan du dyka ner i djupt arbete utan att behöva oroa dig för att bli avbruten av en oläglig avisering.

Stör ej-funktioner har en annan fördel: de låter dina teammedlemmar veta att du arbetar med något. De flesta verktyg med stör ej-funktioner meddelar teammedlemmar som försöker kontakta dig att du inte tar emot aviseringar just nu, så att de kan förutse när de kan förvänta sig ett svar från dig. De vet att du inte får aviseringar, men att du kommer att svara dem när du är klar med arbetet. Det är ett utmärkt sätt att bygga upp hälsosamma arbetsvanor (och en hälsosam balans mellan arbete och privatliv).

Vi uppmuntrar vårt team att arbeta de timmar som är mest meningsfulla för dem så länge de kommunicerar det tydligt i förväg. När det är dags att lägga ner det, lägg ner det. Stäng av aviseringar. Även om en teamkollega kanske vill publicera något på kvällen eftersom barnen har gått och lagt sig, behöver det inte skapa en känsla av brådska för andra.”

8. Integrera dina Business-verktyg

• Problem: Du lägger för mycket tid på att växla mellan olika Business-verktyg – chatt, e-post, kalkylark och mycket mer.

• Lösning: Hantera arbetet i en central referenskälla som kan integrera dina Business-verktyg för att undvika att växla mellan appar.

Visste du att en genomsnittlig anställd växlar mellan 9 verktyg per dag? När arbetet är utspritt och svårt att hitta spenderar man värdefull, icke-produktiv arbetstid på att växla mellan verktyg för att hitta rätt information. Om arbetet finns i ett verktyg, själva arbetet sker i ett annat verktyg och all kommunikation om arbetet lagras på ett tredje ställe, blir det en stor belastning på produktiviteten att bara få tillgång till den information du behöver för att få arbetet gjort.

Hitta i stället en central referenskälla där du kan integrera alla dina Business-verktyg, eliminera datasilor och i slutändan öka produktiviteten på arbetsplatsen. Det är en del av arbetet med ett arbetshanteringsverktyg som kan hjälpa ditt team att samordna och hantera arbetet. Genom att samla kommunikation och samordning på ett och samma ställe kan du hitta arbetets sammanhang precis där arbetet sker.

9. Automatisera manuellt arbete

• Problem: Du lägger för mycket tid på att dirigera uppgifter och manuellt sortera arbete.

• Lösning: Välj ett verktyg som hjälper dig att automatisera rutinuppgifter.

Manuellt arbete – såsom att dirigera förfrågningar, dela uppgifter med intressenter och flytta runt saker – är en annan bidragande orsak till att jobba om jobb. Om du leder ett team eller ett projekt lägger du förmodligen en stor del av dagen på de här manuella uppgifterna i stället för att fokusera på viktigt och produktivt arbete.

För att minska det manuella arbetet kan du prova ett verktyg som automatiserar snabba uppgifter åt dig. På så sätt behöver du inte oroa dig för att uppgifterna inte hamnar på rätt ställe, och du behöver inte heller göra allt själv. I stället för att lägga fem minuter här och tio minuter där på att dirigera en uppgift eller rensa ett formulär kan du ställa in en utlösare som automatiskt tar dig igenom nästa steg. Det är ett av de enklaste produktivitetstipsen att implementera – med de största resultaten.

Med regler sparar vi nu 2–6 steg för var och en av våra 40–50 kundförfrågningar per sprint eftersom uppgifter automatiskt läggs till i andra projekt och flyttas genom varje steg.”

10. Säg ”nej”

• Problem: Ärligt talat har du för mycket att göra just nu.

• Lösning: Öva på att säga nej till nya projekt, eller gör det till en vana att klargöra dina prioriteringar och din arbetskapacitet när nya initiativ föreslås.

Att säga nej till nytt arbete kan verka som ett kontraintuitivt produktivitetstips. Är inte de mest produktiva personerna de som kan göra allt? Nja, inte riktigt. Produktiva människor vet vad deras prioriteringar är, vilket också innebär att de vet vad deras prioriteringar inte är.

När du säger nej till uppgifter som du inte har tid för får du mer tid för de viktiga uppgifter som du redan har identifierat. I slutändan behöver du inte ”göra allt” – du behöver ett sätt att fokusera på att göra det som är mest värdefullt för dig och ditt team.

För att säga nej på ett effektivt sätt bör du öva på att sätta upp förväntningar med ditt team. Det finns några olika sätt att göra det:

• Införliva strategier för ändringskontroll. Ändringshantering innebär att man identifierar, dokumenterar och godkänner ändringar i arbetet eller projekten. Med en ändringskontrollprocess kan intressenter skicka in en förfrågan om en ändring, till exempel en ändrad projektomfattning eller uppdaterade leveranser. Ändringen granskas sedan av dig och andra projektintressenter. Om den godkänns kan du börja arbeta, men innan dess bör du ha klarhet i vad ändringens relativa prioritet och inverkan är.

• Prova ett formulär för arbetsintag. Om du får många jobbförfrågningar via olika kanaler kan du standardisera och förenkla dem med ett formulär. Med ett formulär för arbetsintagning kan du standardisera den information som intressenterna tillhandahåller när de begär nytt arbete, till exempel relativ prioritet, önskat slutdatum och mycket mer.

• Tydliggör prioriteringar tidigt och ofta. Även om du inte säger ”nej” bör du se till att dina teammedlemmar och intressenter förstår den relativa prioriteringen för det du arbetar med. På så sätt kan du försäkra dig om att intressenter och teammedlemmar är med på ditt arbete.

• Prova att säga ”inte just nu”. Om det inte känns rätt att säga ”nej” kan du försöka spara uppgifter till ett senare tillfälle. Spara dem i dina uppgiftslistor för en regnig dag, men låt inte produktiviteten minska på grund av saker du inte har tid för.

11. Gör dig redo för framgång

• Problem: Du lägger varje morgon värdefull tid på att försöka lista ut vad du ska fokusera på under dagen.

• Lösning: Prioritera kommande arbete innan du avslutar, så att du har en tydlig utgångspunkt nästa morgon.

Vi känner alla igen känslan av att logga in direkt på morgonen och bli bombarderade med en överfull inkorg. Plötsligt försvinner din noggrant strukturerade mentala att göra-lista och du tillbringar hela morgonen med att sortera och svara på e-postmeddelanden. Att logga in på en oorganiserad arbetsyta kan vara väldigt utmattande. 

För att förhindra den här typen av morgnar bör du förbereda dig för framgång kvällen innan. Innan du loggar ut för dagen kan du lägga fem minuter på att gå igenom uppgiftslistan för nästa dag. Att veta vad som väntar är det bästa sättet att komma igång med en produktiv arbetsdag.

12. Öka teamets klarhet

• Problem: Du och ditt team lägger värdefull tid på att jaga information och godkännanden.

• Lösning: Dela en central referenskälla så att ni kan arbeta, granska och hitta sammanhang på ett och samma ställe.

I slutändan kan du minska tiden som läggs på att jobba om jobb och öka produktiviteten på jobbet genom att fokusera på teamets klarhet och projektsynlighet. Idag är mycket arbete isolerat och frånkopplat. Varje gång vi letar efter, frågar om eller jagar arbete är det tid då vi inte är produktiva, vilket innebär att vi måste kompensera för det vid andra tillfällen. Men för att öka teamsamarbetet och samtidigt förbättra din personliga balans mellan arbete och privatliv behöver du ett sätt att samarbeta mer effektivt.

Det bästa sättet att göra det är med ett arbetshanteringsverktyg. Arbetshanteringsverktyg är ett sätt att hantera och organisera arbetsflöden för att ge teamet den klarhet som behövs för att snabbare nå målen. De här verktygen hjälper dig att samordna människor och arbete för att se till att alla har den information de behöver för att utföra det viktigaste arbetet på det mest produktiva sättet.

Om du är redo att komma igång med arbetshantering kan du prova Asana. Asana är ett arbetshanteringsverktyg som är utformat för att maximera synligheten och minimera allt jobb om jobbet, så att du kan fokusera på produktivt arbete med stor inverkan.

Asana gjorde det möjligt för oss att inte bara se den totala mängden arbete vi faktiskt utförde, utan också att omprioritera och bättre anpassa våra strategier till de olika typerna av arbete vi uträttade.”

13. Ta en paus

• Problem: Du verkar alltid prioritera arbete framför vila och börjar känna dig utmattad.

• Lösning: Gör det till en vana att ta pauser – både längre (med betald ledighet) och kortare, dagliga arbetsfria stunder.

Utbrändhet är vanligt – nästan en av fyra arbetstagare upplever utbrändhet fyra eller fler gånger per år. Och för många av oss känns det normalt – 40 % av oss anser att det är en oundviklig del av framgång. Utbrändhet är ett resultat av överbelastning och överarbete, och i verkligheten visar det oss att mer arbete inte betyder bättre resultat. Faktum är att utbrändhet kan leda till skadliga effekter för både den anställde och arbetet.

För att motverka utbrändhet bör du normalisera pauser. Under arbetsdagen, avsätt tid för snabba stretchövningar, promenader och måltider. Se till att du kopplar bort helt från arbetet under åtminstone dessa få minuter och var närvarande under din valda vilotid. Under hela kvartalet ska du se till att du också planerar för betalda lediga dagar, då du helt kan ta avstånd från arbetet. Även om det kan verka som om du har för mycket att göra för att ta ledigt, förbättrar det faktiskt vårt fokus och vår produktivitet.

Produktiva team är effektiva tillsammans

De mest produktiva teamen är de som delar klarhet och synlighet. På så sätt är du inte produktiv i ett vakuum, utan du samarbetar och knyter kontakter för att få ditt bästa arbete gjort på kortast möjliga tid. De som lyckas minska jobb om jobb – de icke-produktiva uppgifter som kommer i vägen för viktigt arbete – är också de mest produktiva.