Paretoprincipen (80/20-regeln): så prioriterar du rätt

Hur avgör du vilka uppgifter som förtjänar din uppmärksamhet först varje morgon? De flesta skapar en att-göra-lista, men få vet vilka punkter som faktiskt driver resultat. Paretoprincipen – även kallad 80/20-regeln – ger dig ett enkelt ramverk för att identifiera de insatser som ger störst effekt.

Principen säger att ungefär 20 % av orsakerna står för 80 % av resultaten. Genom att tillämpa den kan du fokusera på rätt uppgifter, undvika tidsslöseri och hjälpa ditt team att arbeta smartare. Nedan går vi igenom vad Paretoprincipen innebär, hur du använder den i praktiken och vilka fördelar och nackdelar den medför.

Vad är Paretoprincipen?

Paretoprincipen innebär att en liten andel av insatserna ofta genererar den övervägande delen av resultaten. Förhållandet uttrycks ofta som 80/20, men det handlar inte om exakta procentsatser utan om en ojämn fördelning mellan orsak och verkan. Principen hjälper dig att identifiera vilka initiativ du bör prioritera för att få störst genomslag.

Var kommer Paretoprincipen ifrån?

Paretoprincipen utvecklades 1896 av den italienske ekonomen Vilfredo Pareto. Pareto observerade att 80 % av marken i Italien ägdes av endast 20 % av befolkningen. Han observerade att samma förhållande förelåg mellan växterna i hans trädgård: 20 % av hans växter bar 80 % av frukterna. Det förhållandet kan bäst beskrivas matematiskt som en lagbunden distribution mellan två storheter, där en förändring av den ena storheten leder till en relevant förändring av den andra.

Fenomenet har flera olika namn:

• Paretoprincipen

• 80/20-regeln

• Lagen om det kraftfulla fåtalet

• Principen om faktorgleshet

80/20-regeln är inte en formell matematisk ekvation, utan snarare ett generellt fenomen som kan observeras inom ekonomi, affärsverksamhet, tidshantering och till och med sport. Mönstret dyker också upp inom mjukvaruutveckling, där ungefär 20 % av buggarna ofta orsakar 80 % av alla programkrascher, och inom hälso- och sjukvård, där en liten andel patienter ofta står för merparten av vårdkostnaderna.

Exempel på Paretoprincipen i praktiken:

• 20 % av en växt bär 80 % av frukten.

• 80 % av ett företags vinst kommer från 20 % av kunderna.

• 20 % av spelarna ligger bakom 80 % av målen eller poängen.

• 20 % av säljarna genererar 80 % av intäkterna.

• 80 % av kundklagomålen härstammar från 20 % av produkterna eller tjänsterna.

Så använder du 80/20-regeln

80/20-regeln kan tillämpas i nästan alla branscher, men Paretoprincipen är särskilt användbar inom affärsverksamhet och projektledning. Det beror på att principen hjälper dig att avgöra var du kan fokusera dina ansträngningar för att maximera resultatet.

Grundtanken är att 20 % av åtgärderna står för 80 % av resultaten. Om du har arbete som kan delas upp i mindre delar kan Paretoprincipen hjälpa dig att identifiera vilken del som har störst inflytande. Här är några konkreta sätt att använda principen på jobbet.

Produktivitet

Du kan använda 80/20-regeln för att prioritera de uppgifter du måste få gjorda under dagen. Tanken är att om du slutför de 20 % av uppgifterna som har störst genomslag uppnår du 80 % av den effekt du är kapabel till den dagen.

Så maximerar du verkan steg för steg:

1. Skriv ned alla uppgifter som behöver bli klara.

2. Identifiera vilka som har störst effekt för teamet. Inbegriper någon uppgift ett samarbete med kollegor? Blockerar något en annan persons arbete?

3. Fokusera på de uppgifterna först. De kan vara enkla att slutföra men samtidigt ha stor betydelse eftersom de får hela processen att flyta vidare.

Om du till exempel är projektledare kan du inse att två av tio uppgifter på din lista – att godkänna en budget och att ge feedback på en leverans – är de som resten av teamet väntar på. Genom att slutföra dem först frigör du arbete för hela gruppen. Läs: Hur man blir mer produktiv: 13 tips att börja med i dag

Beslutsfattande

Paretoprincipen kan hjälpa dig att fatta bättre beslut under problemlösningsprocessen. När det finns många olika orsaker till ett problem hjälper principen dig att prioritera rätt lösningar. Följ de här stegen:

1. Identifiera de problem som ditt team har. Det är de problem du försöker hitta en lösning på i beslutsprocessen.

2. Identifiera orsakerna till problemen. Använd ett verktyg som 5 x varför-processen för att hitta alla orsaker till de problem du försöker lösa.

3. Kategorisera problemen i grupper. Om flera orsaker kan sorteras under samma kategori kan du gruppera dem tillsammans. Det kan hjälpa dig att avgöra om flera problem kan lösas med en enda åtgärd.

4. Tilldela ett värde till varje problem baserat på dess påverkan på verksamheten. Värdet kan vara en siffra mellan ett och tio eller ett verkligt pengavärde.

5. Fokusera på de 20 % av problemen som har högst värde. Utarbeta en plan som ger 80 % av resultaten med hjälp av beprövade strategier för att prioritera uppgifter.

Föreställ dig att du jobbar på ett e-handelsföretag. Du granskar 100 av de senaste klagomålen från kundtjänsten och ser att huvuddelen beror på skadade produkter vid leverans. Teamet räknar ut att cirka 80 % av återbetalningarna gäller just skadade varor. Lösningen blir att uppdatera förpackningen, vilket eliminerar det vanligaste klagomålet med en enda åtgärd.

Kvalitetskontroll

Paretoanalysen och Paretodiagrammet är viktiga verktyg inom Six Sigma-metoden för kvalitetskontroll. Ett Paretodiagram visualiserar vilka fel eller variationer som är vanligast i en process, så att du snabbt ser var du bör sätta in resurser.

Six Sigmas huvudmål är att minska variationen i en process för att öka produktionen. I praktiken kan du till exempel använda ett Paretodiagram för att se att tre av tolv feltyper orsakar 80 % av alla produktionsavvikelser, och sedan fokusera dina förbättringsinsatser på just de tre.

Så identifierar du 80/20-fördelningen

En vanlig fråga är hur man beräknar eller identifierar 80/20-fördelningen i praktiken. Följ de här stegen:

1. Lista alla faktorer, uppgifter eller orsaker du vill analysera.

2. Mät varje faktors bidrag till det totala resultatet, till exempel i intäkter, tidsåtgång eller antal klagomål.

3. Sortera faktorerna i fallande ordning efter bidrag.

4. Beräkna den kumulativa procentandelen. Du ser ofta att de översta 20 % av faktorerna står för 70–80 % av det totala resultatet.

5. Visualisera resultatet i ett Paretodiagram med staplar och en kumulativ linje.

Resultatet visar tydligt vilka faktorer du bör prioritera – det är de som ger störst utdelning för minst ansträngning.

Fördelar med Paretoprincipen

Den största fördelen med att använda Paretoprincipen är att du kan uppnå störst möjlig effekt med en fokuserad arbetsinsats. Det gör det möjligt för ditt team att arbeta mer effektivt och rikta energin mot rätt initiativ.

80/20-regeln kan hjälpa dig att förbättra nyckeltal på kortare tid genom att prioritera initiativ i rätt ordning. Här är de viktigaste fördelarna:

• tydliga prioriteringar för både dig och ditt team, vilket minskar osäkerhet kring vad som ska göras härnäst

• ökad daglig produktivitet genom fokus på de uppgifter som driver mest resultat

• förmåga att dela upp arbetet i hanterbara delar och undvika att bli överväldigad

• mer fokuserad strategi som gör det enklare att kommunicera mål till teamet

• bättre resursanvändning – du fördelar tid, pengar och personal till de områden som ger högst avkastning

• snabbare beslutsfattande, eftersom du har ett tydligt ramverk för att prioritera och kategorisera uppgifter.

Nackdelar med 80/20-regeln

Det finns en vanlig feltolkning av Paretoprincipen som hävdar att man med 20 % av ansträngningen kan uppnå 80 % av resultaten. Men så är inte nödvändigtvis fallet. Procenttalen hänvisar inte till insatsen utan till de orsaker och följder du arbetar med. Målet är inte att minimera ansträngningen, utan att fokusera den på rätt del av arbetet för att uppnå större effekt. Du måste fortfarande anstränga dig till 100 % när du fokuserar på de 20 procenten.

En annan nackdel är att teammedlemmar ibland kan bli för fokuserade på de viktigaste uppgifterna och förbise annat. Om man bara prioriterar de stora uppgifterna och lägger mindre uppgifter åt sidan – som e-post, statusuppdateringar och annan korrespondens – kan viktiga saker glömmas bort. Utmaningen är att hitta rätt balans mellan att använda 80/20-regeln och att även klara av resten av uppgifterna. Tekniker som timeboxing eller metoden Getting Things Done (GTD) kan hjälpa dig att hantera även de lägre prioriterade uppgifterna.

Paretoprincipen fungerar dessutom sämre i situationer där alla uppgifter har ungefär samma vikt, till exempel vid rutinarbete eller strikt reglerade processer. I sådana fall kan andra ramverk för tidshantering vara mer lämpliga.

Prioritera smartare med Asana

Att hjälpa ditt team att fokusera på rätt saker är en av de viktigaste uppgifterna som teamledare. Med ett arbetshanteringsverktyg som Asana kan du samla alla projekt och uppgifter på ett ställe, koppla dagligt arbete till övergripande mål och se till att teamet alltid vet vad som ska prioriteras härnäst. Kombinera Paretoprincipen med tydlig arbetshantering för att maximera effekten av varje arbetsdag.