Eisenhower-matrisen: Hur du prioriterar din att göra-lista

Att skapa en att göra-lista är det första steget för att få arbetet gjort. Men hur bestämmer man vad man ska ta itu med först när det inte finns tillräckligt med tid för att göra allt på en dag? Med effektiv prioritering kan du öka din produktivitet och säkerställa att dina mest brådskande uppgifter tas itu med omedelbart.

Eisenhower-matrisen är ett verktyg för uppgiftshantering som hjälper dig att skilja mellan brådskande och viktiga uppgifter så att du kan skapa ett effektivt arbetsflöde. I den här artikeln förklarar vi hur du sätter upp en Eisenhower-matris och ger tips om uppgiftsprioritering.

Vad är Eisenhower-matrisen?

Eisenhower-matrisen är ett sätt att organisera uppgifter efter hur brådskande och viktiga de är, så att du effektivt kan prioritera ditt viktigaste arbete. 

Dwight D. Eisenhower – den 34:e presidenten i USA och en femstjärnig general under andra världskriget – presenterade den idé som senare skulle leda till Eisenhower-matrisen. I ett tal år 1954 citerade Eisenhower en anonym universitetsrektor som sade: ”Jag har två typer av problem, de brådskande och de viktiga. De brådskande är inte viktiga och de viktiga är aldrig brådskande.” 

Stephen Covey, författare till De 7 goda vanorna: grunden för personlig utveckling och hållbart ledarskap, tog Eisenhowers ord och använde dem för att utveckla det numera populära verktyget för uppgiftshantering som är känt som Eisenhower-matrisen. 

Eisenhower-matrisen är också känd som tidshanteringsmatrisen, Eisenhower-boxen och brådskande-viktiga-matrisen. Det här verktyget hjälper dig att dela in dina uppgifter i fyra kategorier: uppgifter som du gör först, uppgifter som du planerar för senare, uppgifter som du delegerar och uppgifter som du tar bort.

Skilja mellan brådskande och viktiga uppgifter

Brådskande och viktigt kan verka betyda ungefär samma sak, men när man analyserar dem utifrån Eisenhowerprincipen blir skillnaden mellan de två avgörande. Att skilja mellan brådskande och viktigt inom Eisenhowermatrisen kan hjälpa dig att identifiera vilka uppgifter du bör ta itu med och vilka uppgifter som kanske bättre kan hanteras av andra teammedlemmar. 

Brådskande uppgifter kräver din omedelbara uppmärksamhet. När något är brådskande måste det göras nu, och det finns tydliga konsekvenser om du inte slutför de uppgifterna inom en viss tid. Det är uppgifter som du inte kan undvika, och ju längre du skjuter upp dem, desto mer stress kommer du troligen att uppleva, vilket kan leda till utbrändhet.

Exempel på brådskande uppgifter:

• Slutföra ett projekt med ett sista-minuten-slutdatum.

• Hantera en brådskande kundförfrågan.

• Fixa ett trasigt rör i din lägenhet.

Viktiga uppgifter kanske inte kräver någon omedelbar uppmärksamhet, men de här uppgifterna hjälper dig att uppnå dina långsiktiga mål. Bara för att de här uppgifterna är mindre brådskande betyder det inte att de är oviktiga. Du kommer behöva planera de här uppgifter på ett genomtänkt sätt så att du kan använda dina resurser på ett effektivt sätt. 

Exempel på viktiga uppgifter:

• Planering av ett långsiktigt projekt.

• Professionellt nätverkande för att bygga upp en kundbas.

• Vanliga sysslor och underhållsprojekt.

När du vet hur du ska skilja mellan brådskande och viktiga uppgifter kan du börja dela in dina uppgifter i de fyra kvadranterna i Eisenhower-matrisen. 

Eisenhower-matrisens fyra kvadranter

En lång att göra-lista kan kännas överväldigande, men målet med Eisenhowermatrisen är att gå igenom uppgifterna en efter en och dela upp dem i kvadranter. När du kan se dina uppgifter i respektive kategori kan du schemalägga dem och fokusera på det som är viktigast. 

Kvadrant 1: Utföra

Kvadrant ett är kvadranten ”utför”, och det är här du placerar alla uppgifter som är både brådskande och viktiga. När du ser en uppgift på din att göra-lista som måste göras nu, som har tydliga konsekvenser och som påverkar dina långsiktiga mål, placerar du den i den här kvadranten. 

Det borde inte råda någon tvekan om vilka uppgifter som hör till den här kvadranten, eftersom det här är de uppgifter som du tänker mest på och som troligen stressar dig mest. 

Kvadrant 2: Schemalägga

Kvadrant två är kvadranten ”schemalägg”, och det är här du placerar alla uppgifter som inte är brådskande men ändå viktiga. Eftersom de här uppgifterna påverkar dina långsiktiga mål men inte behöver göras omedelbart, kan du planera in dem till senare. 

Du tar itu med de här uppgifterna direkt efter att du har tagit itu med uppgifterna i kvadrant ett. Du kan använda olika tidshanteringstips för att slutföra uppgifterna i den här kvadranten. Andra bra strategier är Pareto-principen eller Pomodoro-metoden. 

Kvadrant 3: Delegera

Kvadrant tre är kvadranten ”delegera”, och det är här du placerar alla uppgifter som är brådskande men inte viktiga. De här uppgifterna måste utföras nu, men de påverkar inte ditt långsiktiga mål. 

Eftersom du inte har någon personlig koppling till de här uppgifterna och de troligen inte kräver dina specifika färdigheter kan du delegera dem till andra medlemmar i ditt team. Att delegera uppgifter är ett av de mest effektiva sätten att hantera din arbetsbelastning och ge ditt team möjligheten att utvidga sina färdigheter.

Kvadrant 4: Ta bort

När du har gått igenom din att göra-lista och lagt till uppgifter i de tre första kvadranterna kommer du att märka att det finns en handfull uppgifter kvar. De uppgifter som blir över är uppgifter som varken var brådskande eller viktiga. 

De här oviktiga, icke-brådskande distraktionerna hindrar dig helt enkelt från att nå dina mål. Placera de återstående punkterna på din att göra-lista i den fjärde kvadranten, som är kvadranten ”ta bort”. 

4 tips för att prioritera dina uppgifter

Det bästa sättet att förstå skillnaden mellan vad som är brådskande och viktigt är att använda Eisenhower-matrisen, men du kan fortfarande ha svårt att prioritera dina uppgifter. Här är några tips som kan hjälpa dig med prioriteringen när du sorterar dina uppgifter i varje kvadrant.  

1. Dela in uppgifterna i färgkategorier

Att färgkoda uppgifter är en taktik som kan hjälpa dig att visualisera högprioriterade uppgifter. När du går igenom din att göra-lista, kan du använda fyra färger baserat på prioritetsnivå. Använd färgkoden på följande sätt:

• Grönt = hög prioritet

• Gult = medelhög prioritet

• Blå = låg prioritet

• Rött = ingen prioritet

Efter att du har färgmarkerat dina uppgifter kommer färgerna att direkt kunna översättas till din Eisenhower-matris. Gröna uppgifter är dina ”utföra”-uppgifter för kvadrant ett. Gula uppgifter är dina ”schemalagda” uppgifter för kvadrant två. Blå uppgifter är dina ”delegera”-uppgifter för kvadrant tre. Röda uppgifter är dina ”ta bort”-uppgifter för kvadrant fyra.

2. Begränsa antalet uppgifter till 10 per ruta

Även om du har många uppgifter på din att göra-lista kan du försöka begränsa dem till 10 uppgifter per kvadrant. På så sätt undviker du att din Eisenhower-matris blir rörig och svårhanterlig. 

Du kan göra flera matriser, men om du begränsar din uppgiftslista till nödvändiga åtgärdspunkter ser du till att prioriteringsprocessen börjar så snabbt som möjligt.

3. Skapa personliga och jobbrelaterade att göra-listor

Ett annat sätt att begränsa antalet punkter i Eisenhower-matrisen är att skapa separata matriser för din personliga och din arbetsrelaterade att göra-lista. 

Dina arbetsuppgifter och dina personliga uppgifter kräver olika tidsramar, resurser och metoder, och de kommer troligen också att kräva olika tankeprocesser. För att effektivt kunna hantera dina personliga och arbetsrelaterade mål kommer du att behöva dela upp dem. 

4. Eliminera först, prioritera sedan

Eliminera onödiga uppgifter först för att kunna prioritera effektivt. Med den här strategin tar du itu med kvadrant fyra innan du går vidare till kvadrant ett, två och tre.. 

När du läser igenom din att göra-lista kan du bedöma vilka saker du har skrivit ner som inte behöver vara med. 

Faktum är att 60 % av vår tid på jobbet används till jobb om jobbet – saker som att dela statusgodkännanden eller följa upp information. Om det finns punkter som du snabbt kan slutföra och ta bort från listan, så gör det. Det kommer att påskynda prioriteringsprocessen, och du kommer troligen att gå igenom en andra utsortering i slutet av processen.

Exempel på Eisenhowers matris

För att få en bättre förståelse för vilka uppgifter du kan placera i varje kvadrant i din Eisenhower-matris har vi tagit fram några exempel här.

Exempel på uppgifter som du kan ta med i kvadrant 1:

• Skriv ett blogginlägg senast till imorgon.

• Slutför ett projektförslag.

• Svara på e-postmeddelanden från kunder.

Exempel på uppgifter som du kan ta med i kvadrant 2:

• Gå på en arbetsutvecklingskurs.

• Delta i ett evenemang för nätverkande.

• Lägg till förbättringar till ett personligt projekt.

Exempel på uppgifter som du kan ta med i kvadrant 3:

• Ladda upp blogginlägg.

• Transkribera mötesanteckningar.

• Sortera e-postmeddelanden från icke-kunder.

Exempel på uppgifter som du kan ha med i kvadrant 4:

• Jobb om jobb.

• Delta i ett statusmöte.

• Dela statusgodkännanden.

Kom ihåg att det är bäst att ha separata matriser för arbete och privatliv så att du kan ta itu med dina att göra-listor med de metoder som bäst lämpar sig för varje tidpunkt och plats.

Utforma din Eisenhower-matris med verktyg för uppgiftshantering

Att sortera bland dina uppgifter är den svåraste delen av Eisenhower-matrisen, men med automatisering behöver du inte längre göra det steget manuellt.

Använd ett program för uppgiftshantering för att avgöra vilka av dina uppgifter som har högst prioritet. Med uppgiftshantering kan du kategorisera, färgkoda och delegera uppgifter till ditt team. Låt Eisenhower-matrisen öka din produktivitet så att du kan nå dina mål på kortare tid.