Prioritera det viktigaste arbetet

Porträtt av medarbetare Molly TalbertMolly Talbert29 juli 20207 min. läsning
facebooktwitterlinkedin
Prioritera det viktigaste arbetet artikel bannerbild

Om du är som de flesta av oss, börjar du troligtvis dagen med att vilja vara så produktiv som möjligt. Trots goda avsikter ser du under dagens gång hur din uppgiftslista bara växer eftersom du ständigt måste hantera inkommande brådskande ärenden. Det du ursprungligen planerade att göra verkar alltid bli satt åt sidan.

Om det låter bekant är du inte ensam. Många av oss använder inte en process för uppgiftsprioritering och känner alltid att vi hela tiden försöker komma ikapp. Vi riskerar att missa viktiga deadliner och vi är ständigt oroade för att inte hinna med och förlora fokus. Nu får det vara nog. Med några enkla metoder för att fastställa prioriteringar och hantera din arbetsbelastning kan du komma tillbaka på rätt spår och hålla koll på deadliner.

Hantera arbete var som helst med Asana

När du vidtar åtgärder för att prioritera ditt arbete är du proaktiv snarare än reaktiv – och du kommer i slutändan att öka din produktivitet, hålla dina deadliner och bättre hantera din arbetstid. Ta en titt på tipsen nedan och hitta en process som hjälper dig att prioritera dina arbetsuppgifter:

Börja med att samla dina uppgifter och skapa en att göra-lista

För att kunna bestämma hur du ska prioritera uppgifter måste du redan från början ha en översikt över allt du behöver göra. Det kan verka elementärt, men det är något som man ofta hoppar över i brådskan runt ett projekt. Ta dig i stället tid till att lista uppgifterna du behöver arbeta med i alla projekten. Var noga med att dela upp större uppgifter i underuppgifter för att känna dig mindre överbelastad.

Läs: 15 hemligheter för att skapa en att göra-lista som faktiskt fungerar

När du har samlat och listat dina uppgifter kan du lägga till ytterligare information, såsom tidsåtgång, prioriteringsnivå och slutdatum. Med alla dina uppgifter på ett ställe får du en övergripande bild av vad du behöver göra, en känsla av hur mycket arbete du måste utföra i förhållande till den tillgängliga tiden och det som troligen kräver din omedelbara uppmärksamhet.

Stressa inte över att organisera dina uppgifter direkt, utan börja med att samla dem centralt. Att samla ihop allt är ett viktigt första steg. Om du kan organisera dig redan i början av ett projekt eller ett kvartal, är det mycket lättare att hålla sig organiserad under en längre tid.

Asana-tips: Mina uppgifter är en Asana-funktion som automatiskt samlar alla uppgifter som har blivit tilldelade till dig i en enda vy. Den fungerar som en överordnad checklista som håller dig fokuserad på rätt jobb och låter dig organisera och prioritera uppgifter baserat på slutdatum.

Inför en metod för uppgiftsprioritering och organisera dina att göra-listor

Hur du i slutändan prioriterar dina uppgifter beror på jobbets karaktär och din personliga arbetsstil, men det finns några vanliga metoder för att prioritera uppgifter som kan fungera för dig. Låt oss titta på dem tillsammans:

1. Äta grodan

Metoden ät grodan ska inte tas bokstavligt, utan är ett system baserat på ett citat av Mark Twain: ”If it’s your job to eat a frog, it’s best to do it first thing in the morning.” Tillämpat på området jobbhantering, innebär det att man först ska ta itu med stora eller komplexa uppgifter innan man går vidare till uppgifter som är mindre viktiga eller inte så brådskande.

Viktiga uppgifter som är knutna till de viktigaste målen eller OKR bör i början av dagen stå först på prioriteringslistan. När du väl har ätit dagens groda kan du ta itu med andra uppgifter baserat på faktorer, bland andra dina deadliner. Eftersom du redan har gjort det viktigaste arbetet behöver du inte känna dig lika stressad.

Ladda ned e-bok: Sätta upp OKR på rätt sätt

Så här fungerar ”ät grodan”-metoden: Slutför den viktiga presentationen du ska hålla inför ledningsgruppen i slutet av veckan innan du svarar på e-postmeddelanden, arbetar med granskningsformuläret, ringer kunder eller ser över kontraktsändringar. Genom att ta tag i ett stort projekt innan du gör något annat, kommer du inte att förlora fokus eller bli distraherad av andra uppgifter eller frågor, och du kommer att kunna utföra större jobb lättare.

2. Eisenhower-matrisen

En annan metod är Eisenhower-matrisen eller bråttom-viktigt-matrisen. som utgår från att man organiserar uppgifter i fyra kategorier i ett rutnät, baserat på om de är viktiga, brådskande, båda eller varken eller. Som femstjärnig general under andra världskriget och därefter president i USA, var Dwight D. Eisenhower skicklig på att snabbt fatta viktiga beslut, och han tog fram den här metoden för att hjälpa sig själv.

Det här tillvägagångssättet hjälper dig att bestämma vad du ska göra nu (viktigt och brådskande), vad du behöver planera för (viktigt men inte brådskande), vad du kan delegera (inte viktigt men brådskande), och vad du eventuellt kan ta bort (inte viktigt och inte brådskande). Det är ett bra verktyg för att prioritera uppgifter, fatta snabba beslut och hålla sig organiserad.

Så här fungerar Eisenhower-matrisen: En kollega har just skickat ett e-postmeddelande till dig och bett om hjälp med en säljpresentation. Det är en brådskande begäran eftersom den måste göras i dag, men är den tillräckligt viktig (för dig) för att skjuta upp ett annat jobb? Utvärdera var och en av uppgifterna på din egen dagliga att göra-lista för att se vad som är viktigt och brådskande innan du bestämmer om du kan flytta uppgifter för att hjälpa din kollega, eller om du behöver skjuta upp det till senare. Att känna till dina åtaganden hjälper dig också att säga nej när det är nödvändigt.

Läs: 7 snabba och enkla steg för att skapa en beslutsmatris, med exempel

3. ABCDE-metoden

Med ABCDE-metoden tar du uppgiftslistan du har skapat och tilldelar en bokstav till varje uppgift baserat på dess betydelse, för att sedan hantera uppgifterna i den ordningen. Det är ett sätt att snabbt mäta uppgifternas betydelse och hjälper dig med prioritering och [tidshantering](/resources/time-management-tips). Det kan jämföras med att ge betyg till dina uppgifter, från A (mycket viktigt) till E (eliminera när det är möjligt). Se till att du alltid arbetar med dina A- och B-uppgifter först, eftersom det är de som kommer att avgöra hur framgångsrik du är.

ABCDE-metoden fungerar också bra i kombination med ”ät grodan”-metoden. Om du börjar dagen med dina A- och B-uppgifter kan du ägna resten av dagen åt mindre viktiga uppgifter: C, D och E.

Så här fungerar ABCDE-metoden: I dag har du åtta arbetstimmar tillgängliga, men på din lista har du uppgifter för motsvarande femton timmar. När du tilldelar en bokstav till varje uppgift är det bara två som är A-uppgifter, medan de flesta är D-uppgifter som du kan delegera eller omplanera. Du vet nu att du bara behöver fokusera på A-uppgifter, och kan lämna D-uppgifterna till senare eller överlämna dem till en teamkollega. Du har just gått från att vara överbelastad till att ha en prioriterad uppgiftslista som fokuserar på dagens viktigaste uppgifter.

4. Chunking

Chunking-metoden innebär att man bryter ned arbetet i olika bitar (chunks), där varje bit är en aktivitet. Det kan vara en fristående aktivitet (tömma din inkorg), en del av ett större projekt (slutföra det första utkastet till ett dokument), eller en samling av små, oberoende uppgifter. Det som är viktigt är att göra de här bitarna till fokuserade och oavbrutna tidsblock.

Stäng av yttre distraktioner och signalera till andra att du inte är tillgänglig genom att dra nytta av samarbetsverktyg med funktioner såsom stör ej. Alternativt kan du använda din kalender för att blocka fokustid, vilket även är en signal till din omgivning att inte schemalägga något som krockar med de viktiga blocken med fokustid. Om du gillar den här metoden och om det är möjligt, kan du överväga att skapa en policy för en mötesfri onsdag för dig själv och teamet. Oavsett så är det viktigt att ta en paus mellan olika arbetsblock.

Läs: 7 tips för fokusera och minska digitala distraktioner

Så här fungerar chunking-metoden: Du kan börja dagen med en timmes designarbete följt av en kaffepaus. Därefter följer två timmar av schemalagda möten, lunch och trettio minuter för att svara på e-postmeddelanden. Sedan ägnar du en timme åt att kolla upp en ny kund. Du lägger in alla dina aktiviteter i kalendern för att inte glömma något och se till att ingen planerar in något på din schemalagda tid. Du avslutar dagen med att ägna en kort stund åt sociala medier, gå på ett teamuppdateringsmöte och ytterligare en timmes designarbete.

Asana-tips: Om du använder Asana för att hantera dina uppgifter kan du skapa anpassade fält för att lägga till ytterligare information, såsom bokstavsgradering (om du använder ABCDE-metoden), om det är viktigt och brådskande (om du använder Eisenhower-matrisen), prioritetsnivån (om du föredrar att äta grodan) eller uppskattning av tiden det tar att slutföra uppgiften.

Använd kalendern för att planera dina uppgifter

Oavsett om en uppgift tar minuter eller veckor att slutföra har den alltid en början och ett slut. När du har en lista lägger du till ett startdatum och ett slutdatum till varje uppgift. På så sätt säkerställer du att du inte glömmer något när nya saker dyker upp och du behöver omprioritera.

Om en uppgift tilldelas till dig utan tydliga start- eller slutdatum ser du till att be om informationen så att du kan planera tidsåtgång och fastställa förväntningar. När du väl känner till datumen kan du till och med ange ett personligt slutdatum som ligger tidigare än den faktiska deadlinen för att kunna ta hänsyn till oväntade problem eller för att lämna in arbete tidigt. Tänk på ditt arbete som ett pussel. Du måste veta om bitarna kommer att passa ihop, och start- och slutdatum är kanterna på pusselbitarna.

Läs: Hantera arbetsflödet med list-, tavel-, kalender- och tidslinjevyer

För att fortsätta med metaforen: om uppgifter är pusselbitar och start- och slutdatum är kanterna, då är din kalender pusselbrädan där du sätter ihop helhetsbilden. Använd den för att schemalägga arbete, balansera krävande och högprioriterade uppgifter så att de inte överbelastar dig och se till att du håller dina deadliner. Om du väljer en av de ovan nämnda prioriteringsmetoderna – eller en kombination av dina favoriter – använder du den strukturen för att planera och hantera tid.

Asana-tips: Genom att använda kalendervyn i Asana kan du identifiera de dagar då du riskerar att bli överbelastad och även se ej schemalagd tid. Använd den här vyn för att flytta uppgifter och sprida ut ditt arbete för en jämnare arbetsbörda. Med en proaktiv kalenderhantering kan du hålla dig organiserad och börja varje dag med att veta exakt vilka viktiga uppgifter du behöver utföra.

Förmedla uppgiftsförlopp till dina teamkollegor

Slutligen, glöm inte att hålla dina teamkollegor informerade då de kanske väntar på dig för kunna att slutföra en uppgift, eller behöver en del av din tid. Genom att proaktivt ge teamkollegor statusuppdateringar om uppgiftsförloppet, såsom när du planerar att slutföra uppgiften, eller om det har uppstått eventuella förseningar eller hinder, kan du minska antalet uppdateringsförfrågningar. I stället för att behöva svara på förfrågningarna kan du ägna tiden åt att arbeta produktivt och effektivt.

Läs: Hur man skriver en effektiv projektstatusrapport

Asana-tips: Med uppgiftskommentarer i Asana kan du dela uppdateringar och ställa uppföljningsfrågor direkt i en uppgift och därmed säkerställa att kommunikationen alltid är kopplad till rätt jobb. Du kan även använda statusuppdateringar för ett projekt om du vill meddela alla intressenter om förloppet för ett specifikt projekt, och inte bara för en uppgift.

Det är produktivt att prioritera arbete

När du prioriterar ditt arbete tydligt kan du öka produktiviteten, förbättra tidshanteringen och säkerställa att du når dina deadliner – varje gång. Du kan öka din produktivitet ännu mer genom att använda ett jobbhanteringsverktyg som Asana, för att organisera och hantera alla dina uppgifter – oavsett storlek – på ett och samma ställe.

Om du vill ha fler tips kan du läsa 18 tips, strategier och snabba lösningar för tidshantering för att få arbetet gjort på bästa sätt.

Relaterade resurser

Artikel

Parkinson’s Law: How to overcome it to increase productivity