Inbox Zero: Vad det är och hur man uppnår det

Inbox Zero: Är det ett modeord? Den heliga graalen för produktivitet? Båda? Ingen av dem? 

Om du pratar med 10 olika yrkesverksamma får du 10 olika åsikter om Inbox Zero. Det beror på att e-post är väldigt personligt för de flesta av oss. Alla har sina egna små egenheter när det gäller hur de organiserar och hanterar sina inkorgar. Så är det någon överraskning att Inbox Zero är så polariserande? 

I den här artikeln kommer vi att fördjupa oss i vad, hur och varför kring Inbox Zero. Lär dig om historien bakom termen innan du dyker ner i hur du implementerar den till sin fulla potential.

Vad är Inbox Zero?

Inbox Zero är en produktivitetsstrategi som syftar till att rensa ditt sinne genom att rensa din inkorg genom att metodiskt ta bort, sortera eller på annat sätt rensa inkommande e-post. Om du någonsin har upplevt den produktivitetsförlust som uppstår när du ständigt kollar din e-post, förstår du avsikten bakom Inbox Zero. 

Begreppet myntades först av Merlin Mann på hans blogg och podcast 43 Folders. Manns idé var att hjälpa anställda att utveckla en mer avslappnad relation med e-post för att hålla sina sinnen – och inkorgar – tydliga.  

Det är viktigt att notera att Manns huvudsakliga mål inte är att uppnå en ständigt tom inkorg. Faktum är att Mann själv enligt uppgift har en ganska rörig inkorg. Huvudmålet med Inbox Zero är att få inkorgen att fungera för dig och inte tvärtom.

How to find focus & flow in a distracted world

Get science-backed tips from experts in psychology and neuroscience. Learn how to minimize distractions and focus on high-priority tasks, so you can flourish at home and at work.

Ta del av insikterna

Fem steg för att uppnå Inbox Zero   

När Merlin Mann utvecklade Inbox Zero tog han fram några steg för att metodiskt organisera inkorgen. Att ha ett system att följa varje gång du kontrollerar din inkorg kan hjälpa dig att prioritera dina e-postmeddelanden och undvika att slösa tid. 

När du ska kontrollera din inkorg

En viktig del av Inbox Zero är att få och behålla kontrollen över inkorgen. Och det börjar med att fastställa när du kontrollerar din inkorg. 

Om du är en person som kollar inkorgen hela tiden är du inte ensam, men det minskar din produktivitet. Forskning visar att det tar mer än 25 minuter att återfå fokus efter ett avbrott. Det innebär att varje gång du kollar din inkorg i stället för att arbeta tar det din hjärna 25 minuter att komma tillbaka in i zonen. 

För att minska kontextbyten kan du välja att kontrollera din e-post en eller två gånger under dagen som en del av ditt Inbox Zero-system. Det skyddar din fokustid och förhindrar att du blir uppslukad av dina e-postmeddelanden under hela dagen.  

Inbox Zero-metoden

Så, vad är Inbox Zero-metoden? Manns steg följer fem huvudsakliga åtgärder: ta bort, delegera, svara, skjuta upp och göra. 

• Ta bort: Kräver det här e-postmeddelandet ett svar? Det första steget i Inbox Zero är att ta bort onödiga e-postmeddelanden. Det kan också handla om att avsluta prenumerationen på nyhetsbrev som du inte läser eller arkivera gamla trådar som du inte längre behöver.

• Delegera: Är du rätt person att svara på det här e-postmeddelandet? Att delegera är ett kraftfullt verktyg för att säkerställa att arbetet utförs av rätt person. Om du inte är rätt person för uppgiften kan du delegera den till den som är det. 

• Svara: Om du snabbt kan svara på e-postmeddelandet, gör det direkt. Det hjälper till att förhindra att enkla uppgifter glöms bort. En bra tumregel är att svara på e-postmeddelanden som kräver fem minuter eller mindre av din tid. 

• Skjut upp: Om e-postmeddelandet kräver ett mer djupgående svar eller inte är en prioritering kan du lägga det åt sidan och återkomma till det senare. Men lämna inte e-postmeddelandet i inkorgen. Skapa en uppgift i ditt arbetshanteringsverktyg, med ett slutdatum och allt, och svara personen för att meddela när du kommer att arbeta med den. Arkivera sedan e-postmeddelandet för att minska röran i inkorgen. Du kan också skicka det till en mapp för att "svara senare" om du föredrar det. 

• Gör: Nu bör du veta vilka e-postmeddelanden som är prioriterade och kräver åtgärd. Det sista steget i Inbox Zero är att faktiskt arbeta med de saker som är viktiga. Överför alla viktiga uppgifter från inkorgen till arbetshanteringssystemet och sätt igång. Leta efter ett arbetshanteringsverktyg som integreras med din e-postklient, såsom Asana för Gmail eller Asana för Outlook-integreringar.

Skapa Inbox Zero-mappar som passar just dig

Tanken med Inbox Zero är att skapa ett system som passar dig. Alla behöver inte skapa inkorgsmappar för att implementera systemet, men vissa tycker att de är till hjälp. Om du tappar bort viktiga e-postmeddelanden eller stirrar med rädsla på en överbelastad inkorg är det värt att prova ett mappsystem för att se om det hjälper. 

Det finns inga fasta regler för mapparna du skapar. Skapa de mappar som passar dig och ditt arbete. Följande idéer kan hjälpa dig att komma igång.  

• Åtgärd: Om du har e-postmeddelanden som du har skjutit upp till senare under sorteringsprocessen kan du organisera dem i den här åtgärdsmappen. Det kan vara e-postmeddelanden som kräver ett mer detaljerat svar eller e-postmeddelanden som kan vänta till en senare dag.  

• Väntar: Vissa e-postmeddelanden kan kräva synpunkter från andra medlemmar i tråden. Om du ofta väntar på feedback från ditt team kan du överväga att skapa en mapp för väntande e-post. Genom att gruppera dessa e-postmeddelanden kan du snabbt se vilka e-postmeddelanden som kan behöva följas upp varje morgon.  

• Idéer: Vår inkorg är inte bara en plats för uppgifter och kommunikation. Ibland registrerar vi oss för nyhetsbrev eller utbildningar för att få inspiration. Att ha en mapp för idéer kan se till att du fortfarande har plats för dessa e-postmeddelanden utan att din inkorg blir överbelamrad. 

• Projektspecifikt: Om du har projekt som du arbetar med kan det vara bra att skapa en projektspecifik mapp. På så sätt kan all kommunikation eller alla uppgifter kring varje projekt finnas på samma ställe. 

• Arkiv: Det är inte nödvändigt att skapa en arkivmapp, men arkivering kan vara ett användbart organisationsverktyg att tänka på. Om du har e-postmeddelanden som du inte vill ta bort men som inte är nödvändiga kan du snabbt arkivera dem för att rensa ut din inkorg utan att permanent förlora informationen. 

How to find focus & flow in a distracted world

Get science-backed tips from experts in psychology and neuroscience. Learn how to minimize distractions and focus on high-priority tasks, so you can flourish at home and at work.

Ta del av insikterna

4 tips för att skydda din fokustid 

Majoriteten (80 %) av globala kunskapsarbetare arbetar med sina e-postinkorgar öppna. När vi får en avisering kollar vi den omedelbart, oavsett vad vi gjorde innan. 

Men att få din inkorg att fungera för dig handlar om att värdera din tid och mentala energi. Genom att hålla inkorgen öppen och svara på aviseringar direkt ger du inte din hjärna chansen att fokusera på det viktigaste arbetet. Du försöker multitaska, vilket människor faktiskt inte kan göra.

Multitasking är en myt. Det du egentligen gör är att växla mellan uppgifter. Det är nästan alltid mer effektivt att fokusera på en uppgift i taget.”

För att dra nytta av Inbox Zero och få din inkorg att fungera för dig måste du gå vidare från idén att din e-postinkorg är din högsta prioritet. Sätt i stället gränser för dig själv och din inkorg genom att:

• Stänga av aviseringar. Aviseringar drar oss ur flödet och avbryter djupt arbete. Ett av de bästa sätten att uppnå en tom inkorg är att minska eller stänga av e-postaviseringar. En del av Inbox Zero är att vara målmedveten när du kollar din e-post. Genom att stänga av aviseringar ser du till att du inte avbryts mitt i viktigt arbete. 

• Tidsblock för att svara på e-postmeddelanden. Tidsblock är en strategi för tidshantering där du grupperar liknande uppgifter och schemalägger dem i din kalender. Prova till exempel att skapa ett tidsblock på en timme direkt på morgonen för att kontrollera och svara på viktiga e-postmeddelanden. Sedan kan du sätta igång och börja arbeta, med fokus på andra viktiga uppgifter med stor inverkan. I slutet av dagen kan du schemalägga ett snabbt tidsblock på 30 minuter – eller ett tidsblock på en timme, beroende på hur många e-postmeddelanden du får varje dag – för att svara på alla e-postmeddelanden som kommit in under dagen. På så sätt svarar du fortfarande snabbt och har koll på din inkorg, utan att låta din inkorg styra dig.

• Förtydliga och håll dig till dina dagliga prioriteringar. Ofta känns e-postmeddelanden som kommer in under dagen som viktiga prioriteringar. Du kanske avviker från dina dagliga planer för att svara på ett e-postmeddelande eller göra en snabb tjänst för en kollega, och plötsligt är arbetsdagen över. Genom att klargöra och hålla dig till dina dagliga prioriteringar kan du bestämma om ett e-postmeddelande är tillräckligt viktigt för att ta itu med det direkt, eller om det kan vänta tills ett dedikerat tidsblock. 

• Fastställ ”arbetstider” för e-post. Inbox Zero handlar i slutändan om att inte låta din e-postinkorg styra din arbetsdag. Ett sätt att göra det är att fastställa när du ska – och inte ska – svara på e-postmeddelanden. Ta dig tid att tänka igenom vilka arbetstider för e-post som passar dig bäst och dela schemat med ditt team. Du kan till exempel berätta för dem att du kommer att svara på e-postmeddelanden i femton minuter från och med 9:00 och 17:00, men att du inte kommer att kontrollera din e-post på helgerna. Att sätta dessa gränser förbättrar din relation till inkorgen.

Uppnå en tom inkorg med arbetshantering

Att rensa inkorgen är bara början på Inbox Zero. När du har organiserat, tagit bort och på annat sätt rensat inkorgen kommer du bara att ha viktiga arbetsaviseringar kvar. De här aviseringarna kan hjälpa dig att skapa en handlingsplan för dagen, veckan eller månaden. 

Det är där arbetshantering kommer in i bilden.

Med arbetshanteringssystem kan du lägga till, organisera och samordna uppgifter i arbetsflöden som passar dina behov. Till skillnad från din e-postinkorg har de här verktygen skapats för att hjälpa dig att samla in och organisera uppgifter och öka den tid du lägger på viktigt, produktivt arbete.

Med effektiv arbetshantering minskar den tid du lägger på att jobba om jobb om jobb avsevärt. I stället för att lägga 60 % av din tid på att skicka e-post, leta efter godkännanden för uppgifter eller söka efter dokument i inkorgen, finns all din information på ett och samma ställe. I praktiken lägger du mindre tid på att organisera arbetet och mer tid på att utföra uppgifter. 

Slutsats

Du behöver inte vara en produktivitetsexpert för att se att din e-postinkorg inte är byggd för att hjälpa dig att få ditt bästa arbete gjort. När vi är begränsade av vår inkorg har vi mindre hjärnkapacitet för att faktiskt få bra arbete gjort.

How to find focus & flow in a distracted world

Get science-backed tips from experts in psychology and neuroscience. Learn how to minimize distractions and focus on high-priority tasks, so you can flourish at home and at work.

Ta del av insikterna