Att växla mellan olika sammanhang minskar produktiviteten

De flesta av oss börjar och avslutar våra arbetsdagar med appar, verktyg och resurser. Vi kollar våra Slack-meddelanden, klickar oss vidare till våra e-postinkorgar, granskar våra digitala uppgiftslistor och startar vårt operativsystem. Och det är bara inom en halvtimme. Att hoppa mellan olika uppgifter, verktyg och resurser kallas kontextväxling, och det är så vi spenderar mycket av vår tid.

Lyckligtvis finns det några sätt att bekämpa kontextväxling. Låt oss ta en djupare titt på vad kontextväxling är, vad det verkligen kostar och hur vi kan återfå vår koncentrationsförmåga.

Vad är byte av sammanhang?

Kontextväxling är när du hoppar mellan olika uppgifter, appar eller projekt. Det är normalt – vi gör alla det – men vi lägger så mycket tid på att hoppa mellan sociala medier, kommunikationsappar och programvaror för projekthantering att det inte finns mycket produktiv tid och utrymme kvar för djupt arbete. Den här distraktionsskatten skadar produktiviteten och ökar överbelastningen, vilket gör oss både mer stressade och mindre produktiva.

Varför byter vi sammanhang?

Anledningen till allt detta är enkel: det finns för mycket som kräver vår uppmärksamhet. Enligt index för Arbetets anatomi 2022 känner mer än hälften av arbetstagarna (56 %) att de måste svara på aviseringar omedelbart. Dessutom växlar arbetstagare mellan nio appar per dag, och de känner sig överväldigade av dem. Det är inte så konstigt, nio appar är mycket att hantera.  

De här verktygen och teknikerna är utformade för att göra arbetet enklare, snabbare och smartare. Men alltför många frånkopplade appar har motsatt effekt. De saktar ner allt och gör arbetet mer komplicerat.

Vad är skillnaden mellan att växla mellan olika sammanhang och multitasking?

Både kontextväxling och multitasking kan påverka arbetet negativt, men de är lite olika. Att växla mellan sammanhang innebär att snabbt växla mellan olika punkter. Vanligtvis sker det innan du är klar med ditt nuvarande arbete. Du är till exempel mitt i en projektsammanfattning när din chef tilldelar dig en ny uppgift om att göra en statusrapport. I stället för att slutföra sammanfattningen byter du och börjar med rapporten direkt. 

Multitasking å andra sidan är när du försöker slutföra flera uppgifter samtidigt. Om du använder exemplet ovan skulle du, om du multitaskade, arbeta med både projektsammanfattningen och statusrapporten samtidigt och växla fram och tillbaka mellan de två. Båda kan påverka arbetet, och index för Arbetets anatomi rapporterar att mer än hälften av arbetstagarna multitaskar under möten. 

Läs: Fem myter om multitasking avslöjade, plus sex sätt att vara produktiv utan att växla mellan uppgifter

Kostnaden: Hur byte av sammanhang förstör din dag

Kostnaden för att växla mellan sammanhang är hög, men vi är så vana vid att göra det att vi ibland inte ens inser att det händer. Vad är det för skada med att svara på ett mejl innan jag dyker ner i rapporten jag arbetade med? Vad är det för fel med att skicka en snabb fråga i Slack mitt under ett möte? 

I verkligheten har kontextväxling en negativ inverkan på hur vi mår på jobbet. En studie från University of California, Irvine drog slutsatsen att efter bara 20 minuters upprepade avbrott rapporterade människor betydligt högre stress, frustration, arbetsbelastning, insats och press. 

Det är ett problem eftersom vi ständigt blir avbrutna. Index för Arbetets anatomi visar att över en tredjedel av arbetstagarna känner sig överväldigade av ständiga meddelanden.

Och enligt mätvärdena lägger vi mycket tid på att växla mellan olika sammanhang:

• 42 % lägger mer tid på e-post än för ett år sedan

• 40 % lägger mer tid på videosamtal än för ett år sedan.

• 52 % multitaskar under virtuella möten mer än för ett år sedan

• 56 % känner att de måste svara omedelbart på aviseringar. 

Detta blir ännu tydligare när man tittar på olika generationer, där millennials och generation Z känner sig betydligt mer överväldigade än arbetstagare i allmänhet.

9 sätt att begränsa byten av sammanhang

Framtidens arbete behöver inte vara fyllt av utbrända, överväldigade teammedlemmar som jonglerar ett dussin olika appar och växlar mellan uppgifter varannan minut. Du kan förbereda dig själv och ditt team för framgång med några enkla förändringar i tankesättet och lite struktur. Här är nio tips för att bekämpa kontextväxling:

1. Använd stör ej: Ge anställda tillåtelse att använda stör ej-lägen eller kalenderblock för fokuserat arbete.

2. Använd integreringar: Effektivisera vanliga Business-verktyg för att fokusera teamets insatser, minska tiden och behovet av att växla mellan olika sammanhang.

3. Förbättra samarbetet: Skapa fler tvärfunktionella team som kan arbeta tillsammans utan att bli fördröjda av att jobba om jobb. Genom att använda verktyg som främjar asynkron kommunikation kan du minska tiden som läggs på att växla mellan olika meddelandeplattformar och e-postmeddelanden.

4. Konsolidera verktyg: Konsolidera appar och verktyg i en centraliserad plattform, till exempel en arbetshanteringsplattform, för att göra information, kommunikation och arbetsflöden tillgängliga i ett enda verktyg.

5. Öva på tidsplaneringstekniker: Prova produktivitetsverktyg, såsom Pomodoro-tekniken där du ställer in återkommande arbetsblock och pauser i en sekventiell ordning. De här strukturerade tidsblocken begränsar distraktioner och uppmuntrar till fullständigt fokus på den aktuella uppgiften.

6. Prioritera uppgifter: Använd en metod för uppgiftsprioritering som håller arbetet tillräckligt engagerande för att avvärja distraktioner. Prova olika tekniker för att se vad som bäst passar ditt arbete. Till exempel chunking-metoden som är utformad för att samla liknande uppgifter och hålla fokus längre.

7. Koppla arbetet till målen: Koppla varje enskild uppgift till större mål och initiativ. Den här synkrona processen hjälper dig att hålla fokus och minska kontextbyten. Dessutom har den den extra fördelen att den markerar framsteg mot långsiktiga mål och visar hur viktiga de dagliga uppgifterna är.

8. Schemalägg tid för samarbete: Använd programvara för distansarbete för att hålla virtuella samarbetssessioner eller samlas personligen om det är möjligt. Detta begränsar distraktioner eftersom det är svårare att svara på ett meddelande när du är mitt i en konversation.

9. Skär ner på onödiga möten: Kräver statusuppdateringen verkligen ett 30-minuterssamtal och en presentation? Eller kan du begränsa distraktioner och skicka över den som en projektstatusrapport?

Ta kontroll över dina aviseringar för att få tillbaka din tid

Att växla mellan olika sammanhang har blivit en normal del av arbetsdagen. Ibland verkar det som om det inte går 30 sekunder utan att du hör en avisering. Det pågår en ständig kamp om din uppmärksamhet, men med tydliga gränser och en stöttande chef kan du njuta av sinnesron som kommer från fokuserat arbete.

Vill du veta mer om hur vi arbetar? Läs hela rapporten Arbetets anatomi för de senaste resultaten och forskningen om arbete 2022.