Vad är djupt arbete? Sju sätt att öka koncentrationen

Två gånger om året drar sig Microsofts medgrundare Bill Gates tillbaka till en stuga i skogen för att inte göra något annat än att läsa och tänka stora tankar. Under sina självutnämnda ”tänkveckor” isolerar Gates sig helt från omvärlden – vilket innebär ingen e-post, inga telefonsamtal och ingen internetåtkomst. Det är bara han och en hög med papper från Microsofts anställda som pitchar nya innovationer eller investeringar. 

Gates tar bort alla distraktioner från sin omgivning för att prioritera djupt arbete – ett koncentrationsläge som maximerar kreativitet och fokus. Och det fungerade uppenbarligen, eftersom arbetet som utfördes under Gates "tankveckor" ledde till innovationer som lanseringen av Internet Explorer 1995.

Men du behöver inte dra dig tillbaka till en skogshydda för att få de fulla fördelarna med djupt arbete. De flesta av oss har inte lyxen att kunna dra sig tillbaka i flera dagar eller veckor åt gången, men du kan fortfarande bygga in djupt arbete i din dagliga rutin med några enkla metoder. 

Vad är djupt arbete? 

Djupt arbete är ett tillstånd av maximal koncentration som gör det möjligt att lära sig svåra saker och snabbt skapa kvalitetsarbete. Begreppet myntades av Cal Newport, en datavetenskapsprofessor vid Georgetown University och författare till ”Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World”. I sin bok definierar Newport djupt arbete som ett tillstånd av koncentration utan distraktioner när hjärnan arbetar med maximal potential.

Enkelt uttryckt föreslår Newports teori om djupt arbete att vi för att vara riktigt produktiva bör logga ut från alla kommunikationsverktyg och arbeta oavbrutet under långa perioder varje dag. Även om du kanske inte kan koppla bort dig helt från teamets kommunikationsverktyg kan du sikta på 60–90 minuter utan distraktioner åt gången.

Djupt kontra ”ytligt” arbete

Newport definierar ytligt arbete som logistiska uppgifter som kan utföras medan man är distraherad, såsom arbetskoordinering och kommunikationsuppgifter som är lätta att återskapa. 

På Asana kallar vi det för att ”jobba om jobb”. Enligt vår forskning lägger kunskapsarbetare 60 % av sin tid på samordningsuppgifter som att svara på e-post, samordna projekt och schemalägga möten. Och även om det inte är realistiskt att eliminera allt ytligt arbete från de flesta jobb, kan en minskning av tiden som läggs på ytligt arbete skapa utrymme för de viktigaste uppgifterna. 

Fördelarna med djupt arbete

Djupt arbete är effektivt av två anledningar: det hjälper dig att undvika distraktioner och omprogrammerar din hjärna för att hjälpa dig att lära dig svåra saker snabbare – så att du kan få mer gjort på kortare tid. Så här går det till: 

Djupt arbete hjälper dig att undvika distraktioner 

Att eliminera distraktioner är en kärnkomponent i djupt arbete, och det av en anledning. När du växlar mellan uppgifter – som att kolla telefonen medan du utarbetar ett projektförslag – fastnar en del av din uppmärksamhet på den tidigare uppgiften. Så även när du går tillbaka till att skriva, tänker en del av din hjärna fortfarande på det textmeddelande du just såg. Det här fenomenet kallas uppmärksamhetsrester och det kan vara mycket skadligt. Forskning visar att det kan ta upp till 20 minuter att återfå farten efter ett avbrott. Om du kollar din telefon två gånger på en timme är det två tredjedelar av din fokustid som går förlorad. 

Djupt arbete omprogrammerar din hjärna 

Djupt arbete är det bästa sättet att snabbt lära sig nya färdigheter. När du koncentrerar dig djupt cementerar din hjärna inlärningsvägar och stärker kopplingarna mellan nervcellerna så att de kan aktiveras snabbare. Det innebär att när du fokuserar intensivt på en specifik färdighet, kopplar du bokstavligen om din hjärna för att hjälpa dig att utföra den färdigheten mer effektivt. Dessutom tyder forskning på att den här omkopplingen bara kan ske när du koncentrerar dig på en enda uppgift i taget och undviker distraktioner (med andra ord när du arbetar djupt). 

Varför är djupt arbete viktigt? 

Förmågan att arbeta djupt ger dig inte bara en fördel på den moderna arbetsplatsen, utan ger också tillfredsställelse och mening till dina dagliga uppgifter. Så här kan djupt arbete förbättra din arbetsprestation och berika ditt dagliga liv: 

Det ökar arbetskvaliteten

När du arbetar djupt kan du lära dig utmanande ämnen och producera kvalitetsarbete snabbt – två färdigheter som kan hjälpa dig (och ditt team) att lyckas på den moderna arbetsplatsen. 

• Lär dig svåra saker snabbt: Inlärning är en viktig del av alla jobb, oavsett område. Till exempel måste en IT-chef lära sig att felsöka teknik på en organisatorisk nivå, en revisor måste lära sig om skattelagstiftning och en programvarutekniker måste lära sig nya programmeringsspråk. På så sätt gör förmågan att skaffa nya färdigheter genom djupt arbete dig till en värdefull tillgång.

• Skapa kvalitetsarbete snabbt: Att lära sig nya färdigheter är en sak, och att producera kvalitetsresultat är en annan. Det andra värdet med djupt arbete hjälper dig att använda de färdigheterna för att göra en positiv inverkan. Djup koncentration kan till exempel hjälpa en projektledare att lära sig att skriva ett projektförslag och sedan skapa ett djupgående förslag som hjälper till att säkra finansiering för ett nytt initiativ. 

Det är sällsynt

Enligt vår forskning lägger kunskapsarbetare 60 % av sin tid på samordning i stället för på de kvalificerade och strategiska jobb som de anställdes för att utföra. Den här tendensen till ytligt arbete i stället för verklig produktivitet ger team som prioriterar fokus på jobbet en möjlighet att producera bättre resultat än sina konkurrenter. 

Även om djupt arbete är sällsynt behöver det inte vara så. Det finns konkreta åtgärder du kan vidta för att hjälpa ditt team att arbeta djupt, genom att avlägsna tidskrävande uppgifter, förtydliga arbetsprioriteringar och öka teamets synlighet. Om du inte redan har gjort det bör du se till att du:

• Fastställer kommunikationsnormer.

• Effektiviserar arbetet i ett enda verktyg.

• Schemalägga möten med avsikt. 

Det känns bra

Djupt arbete är mer än ett sätt att vara mer produktiv – det känns också bra att göra. Det beror på att djupt arbete är en typ av flöde, en kognitiv zon som är givande och ger en perfekt balans mellan färdigheter och utmaning. 

Som en bonus hjälper djupt koncentrerat arbete dig att bidra med värde och skapa saker som betyder något, vilket i sin tur kan ge en ny nivå av tillfredsställelse i ditt arbetsliv. Neurologisk forskning tyder på att din uppfattning om världen formas av vad du uppmärksammar. Om du lägger tid på att arbeta djupt uppfattar ditt sinne din värld som full av mening och betydelse. 

Ett djupt liv är ett bra liv. ”

7 sätt att bygga in djupt arbete i ditt schema

Ditt sinne är som en muskel, vilket innebär att du kan bygga upp din kapacitet för djupt arbete genom övning och konsekvens över tid. För att hjälpa dig att komma igång har vi tagit fram sju regler som hjälper dig att skapa en vana av djupt arbete.  

1. Välj en filosofi för djupt arbete

För att kunna arbeta djupt behöver du en plan som passar ditt individuella schema och dina arbetspreferenser. I sin bok beskriver Newport fyra olika tillvägagångssätt (eller ”filosofier”) att följa när du bestämmer hur du ska schemalägga ditt djupt arbete. Beroende på din livsstil kan vissa metoder fungera bättre än andra: 

• Rytmisk filosofi: Med den här metoden etablerar du en regelbunden vana och rytm för djupt arbete, och blockerar 1–4 timmar för att fokusera vid samma tidpunkt varje dag. När du schemalägger tid för djupt arbete bör du tänka på att de flesta inte kan hålla igång med djupt arbete i mer än fyra timmar per dag. Du kan till exempel schemalägga tid för djupt arbete mellan 8–10 varje vardag. Nyckeln till den här strategin är konsekvens, som du kan uppnå genom att åta dig en viss mängd djupt arbete varje dag. För att effektivt implementera den här strategin kan du prova en tidshanteringsteknik som kompletterar den, till exempel tidsblock.

• Journalistisk filosofi: Den här metoden är den mest flexibla och gör att du kan passa in djupt arbete i ditt schema när du kan. Du kan till exempel schemalägga tid för djupt arbete när du har minst 90 minuter mellan möten. Tänk på att den här metoden kräver att du kan växla till djupt arbete när du vill, vilket kan vara svårt för nybörjare. Om du precis har kommit igång och har ett förutsägbart möteschema kan den rytmiska filosofin vara det bästa alternativet.  

• Klostrets filosofi: Med den här metoden eliminerar du helt eller minskar drastiskt ytligt arbete i alla aspekter av ditt liv. Science fiction-författaren Neal Stephenson är till exempel känd för att undvika e-post och talengagemang för att frigöra hjärnkapacitet för att skriva. Det innebär att Stephenson är nästan omöjlig att få tag på men extremt produktiv, med över 80 verk till sitt namn. Om du vill implementera den monastiska filosofin på jobbet kan du överväga tidshanteringsstrategier som minimerar att jobba om jobb, såsom GTD-metoden.

• Bimodal filosofi: Den här metoden innebär att du delar upp din tid, med långa perioder (minst en hel dag) avsatta för djupt arbete och resten tillägnad allt annat. Bimodal schemaläggning är en mer flexibel version av den monastiska filosofin. I stället för att helt eliminera ytligt arbete kan du ägna en dag eller mer åt att arbeta djupt och sedan återvända till dina andra åtaganden. Ett bra exempel är de "tankveckor" vi nämnde i inledningen, då Bill Gates drar sig tillbaka till en stuga i skogen två gånger per år för att läsa och brainstorma. På Asana implementerar vi vår egen version av den bimodala filosofin genom att uppmuntra mötesfria onsdagar – en hel dag för våra teammedlemmar att fördjupa sig i arbetet utan avbrott.

Om jag organiserar mitt liv på ett sådant sätt att jag får många långa, oavbrutna tidsperioder i följd kan jag skriva romaner. Men när de bitarna separeras och fragmenteras slopas min produktivitet som romanförfattare spektakulärt.”

2. Skapa ritualer för att öka ditt fokus

Forskning tyder på att våra hjärnor kommer ihåg specifika associationer. När du kopplar ihop två saker – som salt och peppar, eller ett rent skrivbord och koncentration – lär sig och förutser din hjärna samma kombination i framtiden. Det innebär att du kan skapa ritualer för att utlösa koncentration och berätta för din hjärna att det är dags att fokusera. Om du till exempel alltid städar ditt skrivbord innan du skriver, kommer en ren arbetsyta att göra det lättare för dig att fokusera på att skriva i framtiden. 

När du skapar din ritual för djupt arbete kan du ställa dig själv följande frågor: 

• Var kommer du att arbeta? Tänk på den miljö du kommer att skapa. Du kan till exempel arbeta på ditt kontor med dörren stängd och skrivbordet städat. 

• När och hur länge kommer du att arbeta? Du kan till exempel välja att arbeta i 90 minuter direkt på morgonen innan du tar en kaffepaus. 

• Hur kommer du att arbeta? Fastställ regler för att styra din koncentration, till exempel om du ska använda internet, hur många ord du ska skriva var 20:e minut eller var du ska lägga din telefon. 

• Hur kommer du att stödja ditt arbete? Se till att du har allt du behöver i förväg, till exempel referensdokument, kaffe eller mat. 

Du kan också bygga in ytterligare utlösare i din rutin för att öka din koncentration, som att tända ett ljus, lyssna på en viss typ av musik eller klä dig på ett visst sätt. 

3. Prioritera det viktigaste arbetet 

När det gäller fokus är förmågan att prioritera a och o. Ju mer du försöker göra, desto mindre får du ofta gjort. För att kunna arbeta djupt behöver du därför koncentrera dig på den viktigaste uppgiften och ignorera allt annat. Så här gör du: 

• Bestäm i förväg vad du ska arbeta med under varje djupt arbetspass. För att arbeta djupt måste du fokusera på en uppgift och ignorera allt annat. När du bestämmer dig för vad du ska koncentrera dig på i förväg kan du undvika multitasking. Och om du får nya förfrågningar under din fokustid kommer det att vara mindre press att byta uppgifter direkt. Prova att använda en prioriteringsstrategi för att identifiera och ta itu med dina viktigaste uppgifter, till exempel Eisenhower-matrisen, Pareto-principen eller strategin att äta grodan. 

• Skapa klarhet med team- och Business-mål. Tydliga mål är som en kompass eftersom de vägleder dina beslut och visar vilka uppgifter som är viktigast. Om ditt teams kvartalsmål till exempel är att göra om företagets webbplats kan du lättare avprioritera förbättringsförfrågningar för appen. Se till att använda ett ramverk för målsättning för att göra dina mål mätbara och specifika, till exempel SMART-målmetoden eller mål och nyckelresultat (OKR). 

4. Spåra vad du lägger din tid på

Du måste investera tid för att få saker gjorda, och djupt arbete är inget undantag. Därför är det viktigt att hantera schemat och ta kontroll över tiden – för att bygga in mer djupt arbete i rutinen måste du göra plats för det. 

Här är några strategier som hjälper dig att förstå och hantera din tid: 

• Granska hur du spenderar din arbetstid. Innan du kan minska på ytligt arbete för att göra plats för djupare sysslor måste du förstå vilken typ av arbete du gör varje dag. För att göra det kan du lista alla aktiviteter eller uppgifter du gör och sedan kvantifiera djupet för varje aktivitet så att du vet hur mycket tid du spenderar på djupt arbete jämfört med ytligt arbete. 

• Granska dina möten. Gör en lista över alla arbetsmöten du deltar i och kvantifiera hur värdefulla de faktiskt är på en skala från 1–5. Du kan också notera hur mycket du är uppmärksam under mötet, om det vanligtvis finns saker att göra och om det finns en förutbestämd agenda. På så sätt kan du bedöma vilka möten som verkligen är produktiva och vilka som skulle fungera bättre som en asynkron uppdatering.

• Schemalägg din dag. Ta kontroll över ditt dagliga schema genom att tilldela tidsblock för varje uppgift du vill utföra. Två vanliga sätt att göra det är timeboxing och tidsblock. Timeboxing är en tidshanteringsstrategi där man uppskattar hur lång tid en uppgift kommer att ta och avsätter tid för att slutföra den. Tidsblock är ett liknande koncept, men i stället för att avsätta tid för en enskild uppgift grupperar man liknande uppgifter och slutför dem alla i ett tidsblock. Timeboxing är ett bra alternativ för att schemalägga djupt arbete, medan tidsblock kan hjälpa dig att ta itu med många ytliga uppgifter på en gång, som att svara på e-postmeddelanden. 

5. Minska digitala distraktioner

Distraktion är djuparbetets fiende. Men distraktioner, särskilt digitala sådana, är vanligare än någonsin i dagens hektiska arbetsmiljö. I en tid då 80 % av kunskapsarbetarna rapporterar att de arbetar med inkorgen öppen och nästan tre av fyra anställda känner sig pressade att multitaska varje dag, kan det verka nästan omöjligt att undvika digitala distraktioner. 

Men det går fortfarande att minimera distraktioner med några enkla strategier: 

• Stäng av aviseringar. Ljud, banners och aviseringar som blinkar på skärmen har en negativ inverkan på fokus och kan snabbt distrahera dig från djupt arbete. När du försöker fokusera kan du använda stör ej-läget eller inaktivera aviseringar för din telefon och andra kommunikationsappar som du använder. Eller stäng av e-post och meddelandeappar helt och hållet för att verkligen koppla bort. Kom ihåg att du alltid kan kontrollera aviseringar under nästa paus.

• Gör djup till din standard. Det innebär att du istället för att leva i ett distraherat tillstånd och tvinga din hjärna att fokusera för att slutföra uppgifter, schemalägger fokuspauser – tider då du tillåter dig själv att ta en paus och ge efter helt för distraktioner. Du kan använda den här strategin under din arbetsdag eller i ditt privatliv. Du kan till exempel schemalägga en fokuspaus efter jobbet när du får surfa på internet och bläddra igenom sociala medier – och sedan rikta din odelade uppmärksamhet mot att laga middag, titta på en film eller prata med nära och kära.  

• Välj dina verktyg med omsorg. Enligt vår forskning växlar den genomsnittliga kunskapsarbetaren mellan 10 appar 25 gånger per dag för att utföra sitt arbete. Anställda som växlar mellan olika appar är också mer benägna att ha svårt att prioritera arbetet på ett effektivt sätt. Men bara för att ett verktyg finns betyder det inte att du måste använda det. I stället för att sprida arbetet över många olika appar bör du välja ett projekthanteringsverktyg som integreras med alla dina Business-verktyg, så att du har en central referenskälla för all information. På så sätt kan du spåra viktig information på ett och samma ställe i stället för att arbeta i flera appar.  

6. Schemalägg tid för att ladda om 

Vila är lika viktigt som arbete. Att avsätta tid för att ladda om varje dag kan bidra till att förebygga utbrändhet och göra din vana att utföra djupt arbete hållbar. Newport föreslår att du kopplar bort helt från arbetet för att få ut mesta möjliga av din lediga tid, så det är viktigt att sätta tydliga gränser. Han rekommenderar att man skapar en fast sluttid för arbetet varje dag (för honom är det 17:30) och undviker att arbeta på helgerna. Det innebär att när du är klar är du klar – inget Slack på telefonen, inga mejl i huvudet och inga tankar på kommande möten. 

Om det är svårt för dig att koppla bort kan du prova att skapa en "avstängningsprocedur" som du slutför i slutet av varje arbetsdag. Det kan vara 10–20 minuter då du tar en sista titt på din inkorg för att se till att du inte missar viktiga aviseringar, planerar hur du ska slutföra eventuella oavslutade uppgifter och granskar ditt schema för nästa dag. Den här metoden ger sinnesro när du avslutar dagen, så att du kan undvika att oroa dig för oavslutat arbete. 

7. Spåra förloppet mot dina mål

Att sätta upp tydliga mål är ett av de bästa sätten att hålla sig motiverad och upprätthålla djupt arbete över tid. När psykologer testade effekten av olika motivationsmetoder för att påverka grupprestanda, fann de att mål var en av de mest effektiva. Det beror på att mål skapar en inre motivation – viljan att lyckas som kommer inifrån, snarare än från externa faktorer såsom beröm eller ekonomisk kompensation.

För att skapa en vana av djupt arbete kan du sätta upp kortsiktiga mål för att spåra mätvärden som hur många timmar du vill fokusera varje dag. Newport föreslår att du skapar en resultattavla där du kan registrera dina dagliga timmar och bocka av varje mål du har uppnått. Du kan också skapa långsiktiga mål på högre nivå för att hjälpa dig att arbeta upp till ett visst antal timmar över tid. Du kan till exempel börja med en timme per dag och sedan arbeta upp till fyra timmar under en period på tre månader. Kom bara ihåg att göra dina mål mätbara och specifika med ett ramverk som SMART-målmetoden eller mål och nyckelresultat (OKR). 

Det är dags att arbeta djupt

Djupt arbete är ett av de bästa sätten att maximera din kreativa potential – men det handlar om mer än bara produktivitet. I slutändan känns det bara bra att arbeta djupt, och det kan hjälpa dig att känna dig energisk och stark för att utföra utmanande uppgifter varje dag. Eller som Cal Newport säger: "Ett djupt liv är ett bra liv."

Lås upp djupt arbete genom att minska mängden ytligt arbete som du och ditt team gör. Med Asana kan du samordna arbetet på ett och samma ställe så att du kan lägga mindre tid på att söka efter dokument, jaga godkännanden och svara på e-postmeddelanden – och mer tid på att få det viktigaste arbetet gjort.