Vårt arbetssätt fungerar inte
Det är svårt att få jobbet gjort på jobbet. Du känner det förmodligen i ditt eget team. Med så många verktyg och konstant uppkoppling är personalen utmattad, utbränd och spenderar tid på aktiviteter som inte tillför något värde. Varje dag är fullspäckad, men i slutändan känns det ofta som om du och ditt team inte har åstadkommit tillräckligt.
Även om de är avsedda att hjälpa till, gör e-post, kalkylark, meddelandeappar och andra verktyg arbetet mer komplicerat och svårare att utföra, särskilt när det gäller samarbete. Varför? För det har visat sig att de här verktygen skapar mycket jobb om jobb.
Att jobba om jobb: ett globalt problem
Enligt Asanas index för Arbetets anatomi, som omfattar över 10 000 kunskapsarbetare från hela världen, lägger den genomsnittliga personen endast ungefär en fjärdedel av sin tid på kompetensbaserat arbete – som kodning, design eller skapande av marknadsföringskampanjer – och ytterligare 13 % på strategisk planering. De återstående 60 % av dagen går åt till att kommunicera om uppgifter, leta efter dokument och hantera skiftande prioriteringar.
Det innebär att större delen av dagen går åt till att jobba om jobb. Det är alla aktiviteter som du gör under dagen som tar tid från det meningsfulla, kvalificerade arbete du har anställts för att göra.
Även om många människor tar för givet att man måste jobba om jobb – det är det där improduktiva arbetet som följer med nästan alla jobb – så förekommer det bara i så stora mängder när team saknar samordning och inte har tydliga processer på plats.
Globalt index för arbetets anatomi 2023
Lär dig hur samarbete hjälper Business-team att öka intäkterna och vad ledare kan göra för att hjälpa sina team att arbeta snabbare.
Hur jobba om jobb slösar bort tid och energi
Att jobba om jobb gör ineffektiviteten mer uttalad. Med så många kommunikationskanaler, verktyg och processer är det lätt för information att bli fragmenterad och för projekt att bli isolerade inom ett företag eller till och med inom ett enda team. Detta saktar ner teamen och gör det svårare att komma åt det verkliga arbetet som ger resultat.
Med distraktioner, som oändliga aviseringar och redundanser, måste man arbeta senare eller fler timmar än nödvändigt för att hålla deadliner. Enligt Arbetets anatomi är det faktiskt så att nästan en tredjedel av de anställda regelbundet stannar kvar sent på kontoret eller arbetar hemifrån efter arbetstid för att svara på en ständig ström av e-post och aviseringar. De tre främsta orsakerna till att människor arbetar sent? De är:
Svara på ständiga e-postmeddelanden (41 %)
Oväntade möten (36 %)
Jaga godkännanden (34 %)
All den extra tiden och stressen på jobbet staplas på hög och leder till förseningar. De allra flesta kunskapsarbetare (88 %) håller med om att tidskänsliga projekt och stora initiativ har försenats eller glömts bort på grund av mängden uppgifter de har att ta itu med.
Med andra ord kommer det alltid att finnas lite att jobba om jobb. Men att lägga tre fjärdedelar av dagen på arbete som kan effektiviseras och förenklas är onödigt och gör teamen mindre produktiva.
Hur har vi hamnat här?
Det korta svaret är: verktyg missbrukas. E-post är avsett för kommunikation, kalkylark är avsedda för kvantitativ analys och meddelandeappar är avsedda för snabba uppdateringar, men de används ofta för att hantera projekt och arbetsflöden. Det leder till utspridd information, isolerad kommunikation och bortkastad tid på att försöka pussla ihop saker och ting.
De rätta processerna finns inte eftersom 83 % av teamen enligt index för Arbetets anatomi säger att de skulle vara effektivare om de rätta processerna fanns på plats.
Minska tiden som läggs på att jobba om jobb med arbetshantering
Finns det en lösning? Kan vi verkligen minska mängden jobb om jobb som vi gör varje dag?
Nyckeln till att minska tiden som läggs på att jobba om jobb är att inse att de problem du behöver lösa inte är kommunikations- och samarbetsproblem, och därför är kommunikations- och samarbetsverktyg inte lösningen. Det du faktiskt kämpar med är samordningsproblem, och för att ta itu med dem behöver du anamma arbetshantering.
Arbetshantering handlar om att organisera arbetet – från tidsbegränsade projekt till pågående processer – inom ett team och en organisation för att förbättra klarhet och samarbete. Arbetshanteringsverktyg som gör det möjligt för team att planera, hantera och utföra allt arbete, från dagliga uppgifter till strategiska projekt, och att kommunicera om arbetet på ett och samma ställe, gör det möjligt att använda arbetshantering. Med ett arbetshanteringsverktyg kan ditt team – och till och med hela organisationen – vara samordnade i alla aspekter av verksamheten.
Samarbetsproblem och ineffektivitet börjar minska när teamet använder arbetshantering. Hur? Arbetshantering gör det möjligt för varje teammedlem att fokusera på det arbete som för verksamheten framåt i stället för att fastna i att jobba om jobb. Till exempel blir e-post igen ett verktyg för kommunikation snarare än ett sätt att hantera arbetet.
Men hur kommer man igång? Läs mer om arbetshanteringsprogramvara och hur den kan implementeras och skalas för nästan alla team eller organisationer för att minska jobba om jobb och börja samarbeta mer effektivt.
Globalt index för arbetets anatomi 2023
Lär dig hur samarbete hjälper Business-team att öka intäkterna och vad ledare kan göra för att hjälpa sina team att arbeta snabbare.
