RFQ-mall: 6 steg för att skapa en offertförfrågan

Känns det ibland överväldigande att hitta rätt leverantör för ditt projekt? Om du vill lyckas, effektivisera processen och hålla dig inom budgeten kan du börja med ett dokument för offertförfrågan. 

I den här guiden tar vi upp vad en offertförfrågan är, vilka steg du behöver följa och vad du ska inkludera i ditt dokument. Vi har till och med inkluderat en mall för offertförfrågan för att göra det enklare att komma igång.

Vad är en offertförfrågan?

En offertförfrågan (RFQ) är ett dokument som företag skickar till potentiella leverantörer för att få mer information om deras prissättning. Det här standardiserade formuläret hjälper företag att sortera igenom bud mer effektivt eftersom dess objektivitet gör det enklare att jämföra och kontrastera leverantörer. Du kan skicka RFQ-dokument antingen före eller tillsammans med din förslagsbegäran (RFP).

Vanligtvis skräddarsyr ett företag den offertförfrågan de skickar ut för att få den specifika information de behöver för att kunna gå vidare med en potentiell leverantör. Anpassa ditt dokument så att det innehåller de viktigaste detaljerna för din leverantör, inklusive prisförväntningar, inlämningsdetaljer och mycket mer. 

Vad är skillnaden mellan en offertförfrågan och en förslagsförfrågan?

Även om det finns en viss överlappning mellan de två finns det flera tydliga skillnader mellan dokumenten. En offertförfrågan är främst inriktad på att hitta det lägsta priset bland leverantörerna. 

RFP står för ”request for proposal” (förslagsförfrågan). En offertförfrågan tar hänsyn till ytterligare faktorer och ställer en rad frågor för att utvärdera det bästa alternativet. I synnerhet innehåller anbudsförfrågningar frågor om riskhantering, konkurrentanalys, deal-breakers och mycket mer.

RFQ jämfört med en arbetsbeskrivning och omfattningen av arbetet

En arbetsbeskrivning är ett dokument som beskriver vad som behöver hända för att projektet ska bli framgångsrikt. Ett dokument om omfattningen av arbetet är ett avsnitt i det här dokumentet som förklarar de steg som krävs för att uppnå målen.

En arbetsbeskrivning skickas vanligtvis före offertförfrågan för att fastställa de steg som måste genomföras för att projektet ska bli framgångsrikt. När du förstår din entreprenörs översikt för att slutföra sina uppgifter är nästa steg att granska prisinformation via offertförfrågan.

När ska man skicka en offertförfrågan?

Företag som håller på att köpa en vara eller tjänst bör skicka ett offertförfrågan-dokument till leverantörer som de överväger att använda för sina projekt. Leverantörerna skickar tillbaka det här dokumentet för att beskriva sin prissättning, så att du kan jämföra deras kostnad med andra potentiella leverantörer. Att få dessa resultat är ett viktigt steg i upphandlingshanteringen av ett projekt.

En offertförfrågan skickas efter att du har gett en potentiell leverantör ett dokument som beskriver dina mål, budget och tidslinje för ditt kommande projekt. Att ha en offertförfrågan och projektinformation hjälper dina budgivande leverantörer att förstå projektomfattningen och låta dem bestämma om de vill lägga in ett bud. 

Vad är stegen för att skapa en slutförd offertförfrågan?

När du har skickat dokumentet om omfattningen av arbetet och arbetsbeskrivningen till dina leverantörer i början av granskningsprocessen är det dags att skicka ut din offertförfrågan till alla parter. Vi har inkluderat de sex viktigaste stegen för att skapa ett offertförfrågan-dokument nedan för att hjälpa dig att komma igång med ditt nästa projekt. 

1. Ange projektbudgeten

Först och främst: fastställ din projektbudget. Projektbudgeten är en detaljerad plan och tidslinje för hur mycket pengar du kommer att spendera och vad du kommer att spendera dem på. 

Det är viktigt att du har en budget innan du skapar din offertförfrågan så att du har en grund för att utvärdera dina potentiella leverantörer. Att ha den här informationen på plats från början hjälper dig att skapa ett projekt som är ekonomiskt framgångsrikt och ger dig en tydlig väg för att välja rätt leverantör.

2. Identifiera dina krav

Förutom att fastställa budgeten innan du fyller i din offertförfrågan-mall är det också nödvändigt att identifiera dina krav i förväg. Att veta vilka egenskaper som är viktigast hjälper dig att filtrera listan över leverantörer som är kvalificerade att arbeta med projektet. 

Nedan följer några exempel på krav som kan vara viktiga att inkludera i din offertförfrågan:

• Mängden material som behövs.

• Leveranskrav.

• Granskningsprocess för offertförfrågan.

• villkor

• Betalningsparametrar 

Kraven kommer att variera beroende på vilken typ av projekt du arbetar med och kan anpassas efter dina behov.

3. Förbered dokumentet

Nu när du har gjort ditt förberedande arbete är det dags att förbereda dokumentet. Ju mer information du inkluderar i din offertförfrågan, desto bättre. Det är viktigt att inkludera detaljerna eftersom det ger den potentiella leverantören mer information om projektets tidslinje och omfattning. Det gör det lättare för dem att ge en korrekt prissättning för just det här arbetet.

Här är några faktorer att tänka på när du förbereder din offertförfrågan-mall:

• Projektmål: att skriva en kortfattad beskrivning av projektet och dess mål är viktigt för en offertförfrågan. Ju mer information du ger, desto bättre kan en leverantör ge en korrekt offert för det önskade arbetet.

• Tidslinje: Genom att tillhandahålla en projekttidslinje kan leverantörerna veta om de kan uppfylla dina projektförväntningar. Försök att vara realistisk med din tidslinje så att leverantörerna har tid att samla ihop de förnödenheter och den arbetskraft som behövs för att slutföra jobbet.

• Prisförväntningar: se till att be potentiella leverantörer att ge en fullständig uppdelning av sin kostnad. Ange hur detaljerad information du vill ha, till exempel kostnaden för arbetskraft, material och ytterligare avgifter i deras totala kostnadssammanfattning.

• Inlämningsdetaljer: inkludera tidslinjen för inlämning och hur man skickar tillbaka offertförfrågan. Genom att lägga till den här informationen i ditt dokument kan du se till att budgivarna inte missar deadline.

• Kontaktinformation: det här kan verka som ett tråkigt steg men det är viktigt. Sökande kommer inte att kunna kontakta dig om du inte inkluderar kontaktinformation.

Att ha ett dokument som tydligt beskriver dina krav hjälper dig att minska risken för eventuella missförstånd. Det hjälper dig också att få mer exakta svar och prisoffert.

4. Skicka förfrågan

Därefter är det dags att skicka offertförfrågan till din lista över leverantörer. Läs igenom det slutliga dokumentet en sista gång innan du skickar det. Det ger dig en sista möjlighet att se till att din offertförfrågan innehåller all nödvändig information.

Se till att ge dina leverantörer flera veckor på sig att svara så att de har tillräckligt med tid för att arbeta med sitt team för att sätta ett pris. Vanligtvis ger 3–4 veckor gott om tid för leverantörer att ställa frågor och få en förståelse för projektets leveranser. Håll alltid budgivningsinformation konfidentiell.

5. Granska den slutförda offertförfrågan

Nu när du har gjort det förberedande arbetet för att granska leverantörerna bör det gå snabbt och enkelt att granska de inlämnade offertförfrågningarna. Genom att använda den här metoden kan du utvärdera varje leverantör för att se vilka som uppfyller alla dina krav till lägsta kostnad. 

6. Välj dina leverantörer

Nu när du har fått tillbaka alla dina offertförfrågningar från leverantörerna är det dags att göra ett val. Att använda en konsekvent mall för offertförfrågningar gör det enkelt att jämföra leverantörer snabbt och enkelt. Läs igenom varje inlämning noggrant för att se till att den valda leverantörens villkor och prissättning motsvarar dina förväntningar. 

Mall och exempel för offertförfrågan

Ta en titt på vår offertförfrågan-mall nedan för att göra det enklare att hitta den perfekta leverantören.  När du ger ett offertförfrågan-dokument till en potentiell leverantör fyller ditt företag i projektinformationen och leverantören fyller i prisspecifikationen och företagsinformationen. 

Nedan hittar du ett exempel på hur en offertförfrågan skulle se ut när den fylls i av en leverantör vid planeringen av ett evenemang. Du kan dock anpassa mallen efter dina behov.

Från offertförfrågan till leverantörshantering

En tydlig och kortfattad offertförfrågan-mall kommer att underlätta ditt arbetsflöde och skapa klarhet mellan dig och dina potentiella leverantörer. Ett offertförfrågan-dokument hjälper dig att få den produkt eller tjänst du letar efter till det lägsta priset. När du har en offertförfrågan kan du prova Asanas projekthanteringsverktyg för att effektivisera nästa uppgift och hålla den i fas.