8 viktiga funktioner att hålla utkik efter i en arbetshanteringsplattform

Vårt sätt att arbeta fungerar inte. Arbetet är utspritt, verktygen synkroniseras inte och teamen lider av appöverbelastning och tekniktrötthet. Men det finns ett smartare sätt. Med en arbetshanteringsplattform för företag kan du koppla samman alla organisatoriska element – från de minsta dagliga uppgifterna till de mest komplexa företagsmålen – för ett mer integrerat och smidigt sätt att arbeta. 

Utmaningen är att välja rätt plattform. Det är här den här guiden kommer in i bilden. Vi tar dig steg för steg igenom de viktigaste funktionerna att hålla utkik efter i en arbetshanteringsplattform för företag. I slutet kommer du att känna dig säker på din förmåga att fatta ett beslut som stöder organisationens nuvarande behov och långsiktiga verksamhetsstrategi.

8 viktiga funktioner att hålla utkik efter i en arbetshanteringsplattform för företag

Vi har delat upp de åtta funktioner som är viktiga för alla plattformar – skräddarsydda för moderna företags behov.

1. Skalbarhet och säkerhet 

När det gäller att välja en arbetshanteringsplattform för företag med långsiktig lönsamhet är det viktigt att hitta en som är av företagsklass och som kan skalas för att tillgodose behoven i din stora organisation. Tänk på det så här: den rätta arbetshanteringsplattformen är inte bara ännu en programvara som du köper för att lägga till i din teknikstack – det är en investering som kommer att koppla samman arbetet och anpassa sig och utvecklas tillsammans med företaget. 

Det innebär att välja en plattform som är byggd för skalbarhet och säkerhet. Den ideala plattformen bör ha förmågan att rymma affärsenheter av olika storlekar, skala över avdelningar och bibehålla användarvänlighet och prestandakonsekvens när företaget växer. 

Säkerhet är hörnstenen i skalbarhet. Leta efter en plattform med säkerhetsfunktioner på företagsnivå, såsom robust kryptering, omfattande adminkontroller och detaljerade behörigheter. Det är också viktigt med dataskyddsåtgärder såsom tvåfaktorsautentisering, regelbundna säkerhetskopior av data, pålitliga återställningsfunktioner och ett åtagande om hög drifttid. Dessutom är det avgörande för att upprätthålla efterlevnad att säkerställa att plattformen uppfyller dataskydds- och integritetsbestämmelser såsom Dataskyddsförordningen, CCPA, FERPA och HIPAA. 

Tips: Prova vår checklista för efterlevnad av Dataskyddsförordningen för att säkerställa att teamet hanterar datainsamling, lagring och delning på rätt sätt.

2. Integrering med befintliga system 

En idealisk arbetshanteringsplattform är inte fristående utan en samlare som sammanför de verktyg och system som ditt Business redan använder. I stället för att öka komplexiteten i din tekniska infrastruktur bör plattformen förenkla den genom att ansluta dina tvärfunktionella team, avdelningar och verktyg på ett enda ställe.

Få det att hända genom att leta efter en plattform som integreras med dina andra applikationer på arbetsplatsen. Genom att prioritera interoperabilitet kan du samla alla dina verktyg och data på ett och samma ställe och sömlöst ansluta dina arbetsflöden utan att lämna plattformen. Gå ett steg längre genom att välja en plattform med API-åtkomst så att du kan utveckla anpassade appar som är skräddarsydda för företagets specifika behov. Kom ihåg: målet med en arbetshanteringsplattform är inte att ersätta dina verktyg, utan att ansluta dem. 

3. Användarvänlighet och enkel att ta i bruk 

När det gäller att välja en arbetshanteringsplattform har ledare mycket att tänka på – en hel lista med funktioner att gå igenom och frågor att ta itu med. Men för teamen som kommer att använda plattformen varje dag handlar det i grund och botten om något mycket enklare: Hur lätt är den att använda och ta till sig?

Användarvänlighet är inte bara något som är trevligt att ha, det är ett måste. Plattformens design bör vara intuitiv och enkel att använda, så att team kan börja arbeta direkt, utan en brant inlärningskurva. Leta efter en plattform med ett intuitivt användargränssnitt och användarvänliga funktioner som en personlig startsida och uppgiftslista. 

Den perfekta arbetshanteringsplattformen bör kännas som en naturlig förlängning av teamets arbetsflöden. En plattform med resurser för användarframgång och support, till exempel introduktionssupport, skräddarsydda utbildningar, självguidade handledningar och en detaljerad kunskapsbas, hjälper teamet att komma igång snabbt – och det är viktigt. Ju lättare det är för teamen att använda plattformen, desto snabbare kan de (och organisationen) dra nytta av fördelarna, såsom förbättrat samarbete, effektivare arbetsflöden och ökad produktivitet. 

4. Flexibilitet och anpassning

Det finns inte bara ett sätt att arbeta, och det finns inte bara en perfekt arbetshanteringsplattform. Plattformen måste fungera för alla nivåer i företaget, från de enskilda medarbetarna som producerar det dagliga arbetet till cheferna som spårar mål på organisationsnivå. Det är viktigt att välja en plattform som erbjuder flexibilitet i hur data presenteras, så att varje teammedlem har tillgång till relevant information som är skräddarsydd för den specifika rollen, oavsett var de befinner sig i företagshierarkin. 

För att göra det möjligt bör du leta efter en arbetshanteringsplattform som förlitar sig på en standardiserad datamodell för att centralisera information samtidigt som den möjliggör flexibilitet och anpassning. Det gör det möjligt för alla att arbeta med samma datauppsättning, skräddarsydd för deras individuella behov. Viktiga funktioner att hålla utkik efter är flera projektvyer som visar den mest relevanta informationen för användaren och multi-homing-funktioner som gör det möjligt att spåra och hantera uppgifter i flera olika projekt. På så sätt hindras ingen av irrelevanta detaljer eller saknar helhetsbilden – varje teammedlem kan se exakt vad de behöver se, exakt när de behöver se det. 

5. Möjligheter till tvärfunktionellt samarbete

En arbetshanteringsplattform bör fungera som en central knutpunkt för tvärfunktionellt samarbete, där utspridda avdelningar kan kommunicera, dela idéer och samarbeta effektivt.  Rätt plattform kan förändra hur team interagerar och göra oorganiserade uppgifter, utspridda filer och e-postmeddelanden som skickas fram och tillbaka till ett minne blott. Allt från snabba uppdateringar till djupgående diskussioner och övergripande beslut sker på ett och samma ställe.

Leta efter en flexibel plattform som förbinder dina tvärfunktionella team, avdelningar och verktyg. Välj en plattform med flexibiliteten att stödja olika projekt och typer av arbetsflöden, som kan samarbeta enkelt samtidigt som den tillgodoser deras unika arbetssätt och processer. Den rätta plattformen bör också integreras med teamens befintliga verksamhetskritiska verktyg, så att teamen kan samarbeta sömlöst utan att behöva byta verktyg.  Genom att samla teamets projekt, uppgifter, filer och feedback på ett och samma ställe kan du eliminera de kommunikations- och informationssilor som finns mellan tvärfunktionella team, vilket i slutändan leder till större effekt och främjar en samarbetsinriktad miljö mellan teamen.

6. Strategisk målinriktning och spårning

En annan viktig funktion att hålla utkik efter är möjligheten att koppla varje teams arbete till företagets övergripande mål. Det säkerställer att alla vet varför de gör det de gör och hjälper team att fokusera på det arbete som är viktigt, det vill säga det arbete som bidrar till organisationens strategiska initiativ.

Leta efter funktioner som gör att du kan spåra mål – och det arbete som stöder dem – på ett och samma ställe, såsom delade mål, dataanalys i realtid och anpassade rapporteringsfunktioner. Genom att övervaka övergripande mål – och deras status – på ett och samma ställe kan team hålla koll på både individuellt arbete och övergripande förlopp. Det gör det möjligt för dem att se vilka mål som är i fas och vilka som är i riskzonen, så att de kan göra de justeringar som behövs för att hålla sig på rätt spår och nå målen snabbare. 

7. Automatisering och AI 

En arbetshanteringsplattform med automatisering och AI-funktioner gör det möjligt att ta itu med en av de största produktivitetshindren: dubbelarbete. Genom att investera i en plattform som eliminerar repetitiva uppgifter med lågt värde kan teamen fokusera på strategiskt arbete som gör skillnad. Genom att utnyttja AI och automatisering för att standardisera och skala arbetsflöden kan du dessutom göra processerna mer konsekventa och korrekta. 

När det gäller AI-funktioner bör du leta efter en plattform med funktioner som effektiviserar beslutsprocesser och ger större tydlighet, till exempel möjligheten att analysera projektdata i realtid för att ge insikter, statusuppdateringar och identifiera potentiella risker och hinder.

Du bör också leta efter en plattform som använder AI och automatisering för att skapa och optimera anpassningsbara arbetsflöden för hela organisationen. Specifika funktioner att hålla utkik efter är regler som automatiserar uppgifter, formulär som standardiserar förfrågningar och anpassningsbara mallar som skapar repeterbara arbetsflödesprocesser som alla kan skapa, utan att behöva teknisk expertis eller kunskaper i kodning.

8. Rapporteringsfunktioner 

En arbetshanteringsplattform med kraftfulla rapporteringsfunktioner håller dig inte bara informerad, den håller dig ett steg före. Rapporteringsfunktioner omvandlar rådata till en tydlig berättelse, så att du kan förstå hur företagets initiativ utvecklas, var flaskhalsarna finns och hur väl arbetet är anpassat till Business-målen. Med de här funktionerna kan alla, från anställda till ledande befattningshavare, hålla sig informerade, fatta bättre beslut och uppnå resultat snabbare. 

Leta efter en plattform med avancerade rapporteringsfunktioner som kan driva datadrivet beslutsfattande, till exempel rapporteringspaneler som gör att du kan anpassa dina inmatningar, visualisera data på flera sätt och spåra förloppet i hela organisationen. Se dessutom till att plattformen är utrustad med funktioner för sömlös dataintegrering för att importera data till andra avancerade rapporteringsverktyg som Tableau och PowerBI, vilket förbättrar dina analys- och rapporteringsfunktioner.

Arbeta smartare med en arbetshanteringsplattform

Rätt arbetshanteringsplattform kan förändra företagets arbetsflöden och överbrygga klyftan mellan strategi, planering och genomförande. Är du redo att se processen i praktiken? Ta nästa steg och se hur en plattform som Asana kan skapa klarhet och ansvarstagande, maximera Business-inverkan och revolutionera hur din organisation fungerar.

Har du fler frågor om arbetshantering? Se våra vanliga frågor.

Vad är arbetshantering?

Arbetshantering är ett systematiskt tillvägagångssätt för att organisera arbetsflöden – såsom projekt, pågående processer eller rutinuppgifter – och ge team och hela organisationer den klarhet de behöver. Det är ett sätt att samordna människor och arbete på alla nivåer i en organisation och därigenom se till att alla har den information de behöver för att utföra det viktigaste arbetet. På företagsnivå organiserar arbetshantering strategiskt teamets arbetsflöden för att anpassa dem till bredare organisatoriska mål. Arbetshantering handlar om mer än enskilda uppgifter. Det omfattar projekt och pågående processer för att skapa klarhet och riktning på alla nivåer – från teammedlemmar till chefer.

Vad är skillnaden mellan en arbetshanteringsplattform och en projekthanteringsplattform?

Du kanske har hört talas om, eller använt, programvara för projekthantering tidigare. Medan projekthanteringsplattformar är bra för att hantera enskilda projekt eller ad hoc-initiativ, tar arbetshanteringsplattformar konceptet till nästa nivå. Det beror på att programvara för projekthantering fokuserar på enskilda projekt eller uppgifter, medan arbetshanteringsplattformar omfattar hela företagets verksamhet. Den kopplar samman strategi, planering och genomförande i en enda plattform och kopplar samman dina övergripande organisatoriska mål med arbetet som driver dem. 

Vilka är fördelarna med en arbetshanteringsplattform?

Enligt vår forskning lägger en anställd 60 % av sin tid på jobb om jobbet – statusmöten, e-postuppdateringar, dubbelarbete och manuell inmatning – i stället för kvalificerat arbete. 

Med en arbetshanteringsplattform kan du optimera den tid som teamet lägger på strategiska initiativ. Genom att minska tiden som går förlorad i statusmöten och manuella uppdateringar förbättrar arbetshanteringsplattformar klarheten, främjar tvärfunktionellt samarbete och ger en övergripande bild av hur allt arbete bidrar till företagets initiativ på hög nivå, så att ni kan uppnå dem snabbare.

Hur vet jag om mitt företag behöver en arbetshanteringsplattform?

Alla företag med tvärfunktionellt arbete, utspridda team och komplexa arbetsflöden och initiativ kan dra nytta av en arbetshanteringsplattform. En arbetshanteringsplattform kan hjälpa ditt företag med följande:

• Koppla individuellt arbete till företagets mål, vilket skapar klarhet och ansvarstagande.

• Få rekommendationer i realtid som stöds av data om hur man korrigerar kursen vid behov och uppnår resultat.

• Automatisera arbetsflöden och samarbeta mer effektivt, så att du kan få mer gjort snabbare.

• Förbättra den befintliga teknikstacken och sammanföra alla tvärfunktionella team, avdelningar och verktyg.

• Minska manuella uppgifter med lågt värde och bibehåll fokus på arbete som gör skillnad.