Checklista för efterlevnad av Dataskyddsförordningen

När det gäller hantering av personuppgifter kan ett enda misstag få stora konsekvenser. Från rättsliga påföljder till förlust av allmänhetens förtroende kan bristande efterlevnad av den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) påverka företag av alla storlekar. Om ditt team har svårt att förstå vad som räknas som ”personuppgifter”, hur man behandlar dem lagligt eller vad man ska göra när ett dataintrång inträffar, hjälper en checklista för efterlevnad av dataskyddsförordningen dem att hantera alla krav i en säker arbetsyta.

När du måste dokumentera konsekvensbedömningar avseende dataskydd (DPIA), spåra registrerade personers rättigheter eller förbereda anmälningar om överträdelser förenklar den här mallen för Dataskyddsförordningen komplexa efterlevnadsregler, särskilt för amerikanska företag eller internationella organisationer som hanterar dataflöden mellan EU:s medlemsstater.

Vem drar nytta av checklistor för efterlevnad av Dataskyddsförordningen?

På Asana har vi sett hur checklistor för efterlevnad hjälper team att minska riskerna. Från juridiska avdelningar till it- och verksamhetsavdelningar: mallar för efterlevnad ger alla en gemensam process för att upprätthålla webbplatser som följer Dataskyddsförordningen.

Juridiska team och dataskyddsombud

Juridiska team och dataskyddsombud använder checklistor för Dataskyddsförordningen för att kontrollera om databearbetningsaktiviteter uppfyller kraven på laglighet, rättvisa och transparens enligt Dataskyddsförordningen. Med detaljerade register över behandlingsaktiviteter kan de vid behov visa att tillsynsmyndigheterna efterlevs.

It- och säkerhetsteam

Tekniska team övervakar hur personuppgifter lagras och överförs. Dataskyddsförordningen kräver att de spårar hur information krypteras, samt dokumenterar cybersäkerhet och policyer för svar på dataintrång.

Verksamhets- och efterlevnadsansvariga

Verksamhetschefer samordnar korrekt implementering av integritetsmeddelanden, raderingsförfrågningar, säkerhetskontroller och användarsamtycke. En centraliserad checklista för dataskyddsförordningen hjälper till att effektivisera arbetet och undvika onödiga förseningar i rättsliga skyldigheter.

Amerikanska företag som är verksamma i EU

För organisationer utanför EU gör en checklista för efterlevnad av Dataskyddsförordningen för amerikanska företag gränsöverskridande databearbetning mer hanterbar. Den säkerställer efterlevnad även när Dataskyddsförordningen inte gäller lokalt men påverkar dina kunder.

Varför använda Asanas checklista för efterlevnad av Dataskyddsförordningen

En av våra företagskunder behövde svara på ett personuppgiftsbrott med hög risk i flera EU-regioner. Tack vare deras Asana-drivna checklista för efterlevnad av Dataskyddsförordningen svarade de inom 72-timmarsdeadlinen och dokumenterade varje steg för sin tillsynsmyndighet.

Asanas mall för Dataskyddsförordningen är utformad för att stödja transparens, struktur och snabbhet. Den gör det enkelt att samarbeta juridiskt och operativt, samtidigt som risken för bristande efterlevnad minskar.

Fördelar med den här mallen för checklista:

• Organisera datainsamling och -bearbetning enligt rättslig grund.

• Dokumentera konsekvensbedömningar av dataskydd och dataöverföringar på en säker arbetsyta.

• Tilldela ägarskap för aviseringar, förfrågningar och bedömningar.

• Centralisera uppgifter i checklistan för efterlevnad av dataskyddsförordningen (t.ex. meddelanden om kakor).

• Samordna stegen i checklistan för efterlevnad av Dataskyddsförordningen för e-post med marknadsföringsteam

Använda en checklista för efterlevnad av Dataskyddsförordningen

Den här checklistan är organiserad i avsnitt som matchar kraven i Dataskyddsförordningen, från datastyrning till spårning av säkerhetspolicyer. I varje avsnitt kan du tilldela uppgifter, ställa in slutdatum och utvärdera risknivåer för att hålla din webbplats och dina team efterlevnadskonforma med Dataskyddsförordningen i varje steg. Du kan också använda kolumner som granskningsfrekvens eller granskningskommentarer för att förenkla Dataskyddsförordningen-granskningar och utöka efterlevnaden i hela företaget.

Steg 1: Styrning och ansvar

Börja med att definiera vem som är ansvarig för efterlevnad av Dataskyddsförordningen i din organisation. Tilldela ett dataskyddsombud eller en intern ledare för att spåra ansvar, svara tillsynsmyndigheter och föra register över behandlingsaktiviteter.

Du kan också använda det här avsnittet för att dokumentera interna dataskyddspolicyer, utbildningsloggar och interna granskningar. Inkludera eventuella riskbedömningar eller juridiska skyldigheter som gäller för ditt Business som en offentlig myndighet eller privat enhet enligt tillämpliga dataskyddslagar.

Steg 2: Laglig behandling

Lägg till uppgifter för att definiera den lagliga grunden för varje behandlingsaktivitet, inklusive samtycke, kontraktsutförande, juridisk skyldighet eller legitima intressen. Denna dokumentation hjälper till att bevisa laglighet enligt artikel 6 i den allmänna dataskyddsförordningen.

Inkludera uppgiftsfält för att registrera kategorier av personuppgifter, avsedd användning (ändamålsbegränsning) och lagringsperioder (lagringsbegränsning). Genom att definiera dessa kan du undvika bristande efterlevnad och försäkra dataskyddsmyndigheterna om att du hanterar personuppgifter på ett adekvat sätt.

Steg 3: Den registrerade personens rättigheter

Skapa uppgifter för att hantera åtkomstförfrågningar, radering (rätt att bli bortglömd), rättelse, begränsning av behandling och dataportabilitet. Tilldela ägare till varje uppgift för att säkerställa att ingen förfrågan förblir obesvarad eller försenas.

Du kan använda kolumnen Efterlevnadsrisknivå för att lyfta fram högriskproblem, såsom automatiserat beslutsfattande eller profilering. Det här steget är avgörande när Dataskyddsförordningen gäller för din globala användarbas.

Steg 4: Säkerhet och överträdelser

Det här avsnittet i mallen för Dataskyddsförordningen spårar hur du implementerar din säkerhetspolicy och dina åtgärdsplaner för dataintrång. Skapa uppgifter för incidentupptäckt, konsekvensbedömning och dina aviseringsprocedurer.

Du bör också logga tekniska skyddsåtgärder såsom kryptering eller flerfaktorsautentisering. Inkludera vägledning om hantering av dataintrång som involverar särskilda datakategorier eller identifierare såsom IP-adresser.

Steg 5: Tredje part och överföringar

Använd det här avsnittet för att lista alla leverantörer och databehandlare som hanterar dina kunduppgifter. Lägg till uppgifter för att samla in och lagra databehandlingsavtal och dokumentera deras efterlevnad av Dataskyddsförordningen.

Notera eventuella internationella dataöverföringar, särskilt utanför EU. Uppgifterna bör definiera skyddsåtgärder för personuppgifter, såsom standardavtalsklausuler (SCC) och eventuella begäranden om dataåtkomst från offentliga myndigheter.

Steg 6: Integritet genom design och standard

Skapa uppgifter som upprätthåller ditt dataskydd genom design och standardpolicyer i olika system och produktarbetsflöden. Det kan innefatta att begränsa åtkomsten till känsliga data eller att använda pseudonymiseringstekniker.

Dokumentera designgranskningar, interna granskningar av Dataskyddsförordningen och juridiska granskningar för storskaliga behandlingsinitiativ. Det här avsnittet förstärker din organisations proaktiva åtagande att följa Dataskyddsförordningen, inte bara reaktiva åtgärder.

Asana-dokumentationsfunktioner

Om du letar efter en mall för en checklista för efterlevnad av Dataskyddsförordningen för din webbplats eller e-postmarknadsföring hjälper Asana-funktioner dig att anpassa den här mallen för alla team, branscher eller användningsfall. Vi har inkluderat några av våra favoritfunktioner för efterlevnad nedan, men granska den slutförda listan över Asana-funktioner för ännu mer inspiration.

Anpassade fält

Spåra kategorier av personuppgifter, risknivåer, behandlingsplatser eller DPIA-status med anpassade nedrullningsbara menyer eller taggar. Du kan sortera efterlevnadsarbetet baserat på hur brådskande det är eller typ av behandlingsaktivitet.

Regler

Skapa automatiseringar för återkommande uppgifter relaterade till Dataskyddsförordningen, till exempel att ställa in påminnelser för årliga granskningar av integritetspolicyer eller att meddela dataskyddsombudet när en högriskaktivitet läggs till.

Godkännanden

Skapa arbetsflöden för juridisk godkännande, från integritetsmeddelanden till dataöverföringar. Du kan tilldela godkännanden och spåra godkännandehistorik för ansvarsskyldighet.

Projektvy

Visualisera projekt för efterlevnad av Dataskyddsförordningen, såsom granskningar av dataflöden eller simuleringar av överträdelser, med hjälp av en tidslinje i Gantt-stil. Den här vyn hjälper dig att upptäcka och åtgärda flaskhalsar tidigt.

Bilagor

Förvara dataskyddsavtal, integritetsförklaringar och granskningsdokumentation på ett och samma ställe. Bifoga filer direkt till varje punkt i checklistan för enkel åtkomst.

Portfolior

Övervaka beredskapen för Dataskyddsförordningen i flera avdelningar eller regioner genom att gruppera projekt i en portfolio-vy. Använd paneler för att rapportera om slutförandets förlopp och risker.

Rekommenderade integreringar för din mall för efterlevnad av Dataskyddsförordningen

Asana-integreringar kopplar din checklistemall för efterlevnad av dataskyddsförordningen till de verktyg du redan använder. Besök vårt nav för appintegreringar för att hitta de plattformar som ditt team använder varje dag.

Google Drive

Bifoga dataskyddspolicyer, sekretessmeddelanden och revisionsbevis direkt till uppgifter från Drive.

Slack

Skicka automatiska varningar för rättighetsförfrågningar eller uppgifter för att svara på överträdelser till dina Slack-kanaler.

Jira Cloud

Logga GDPR-relaterade tekniska korrigeringsuppgifter direkt i Jira.

Zoom

Schemalägg DPIA-granskningsmöten, DPO-konsultationer eller incidentresponssimuleringar med inbäddade Zoom-länkar i uppgifter.

Hanzo

För team som står inför rättstvister eller revisionsrisker hjälper Hanzo till att säkert fånga och arkivera Asana-aktivitet relaterad till dokumentation och arbetsflöden för Dataskyddsförordningen.

Vanliga frågor om checklistor för efterlevnad av Dataskyddsförordningen