Vad är upphandlingshantering och varför är det så viktigt?

När du har ett litet team är det enkelt att välja verktyg för det dagliga arbetet: du vet vad du vill ha och köper det. 

Men när företag börjar växa kan den här processen bli ohållbar. Behovet av verktyg blir mer komplext och företag vill minimera risken när de arbetar med en potentiell partner.

Därför har företag team som är dedikerade till upphandlingsprocessen.

Vad är upphandlingshantering?

Upphandlingshantering är processen för att skaffa varor eller tjänster för ett företag genom att köpa, hyra eller ingå avtal med en extern resurs för att slutföra ett projekt. 

Den här processen innebär en mängd olika upphandlingsaktiviteter, som kan inkludera att identifiera behoven i ett projekt, hitta potentiella alternativ, skicka in en förfrågan om förslag (RFP) om det behövs och administrera upphandlingar tillbaka till teamet. Den här processen kan utföras av ett annat team än det som begär produkten eller tjänsten i en insats för att skydda företaget från potentiella risker. Kontakta dock alltid ett internt juristteam för att bekräfta den specifika upphandlingsprocessen i din organisation.

Upphandlingsteam är vanligtvis experter på avtalshantering. Ditt interna upphandlingsteam kommer sannolikt att vara ansvarigt för att förhandla om kontrakt som bäst passar företagets behov, förhandla om prissättning och förpackningsinformation med din potentiella partner och göra en riskanalys för att skydda företaget från potentiella hot. 

Det finns vanligtvis två huvudsakliga sidor av upphandling: den strategiska inköpsprocessen och den operativa sidan av upphandlingshanteringen. 

Front-end sourcing är hur teamet identifierar de olika partnerna och Business som ditt företag vill arbeta med. Den här processen innebär vanligtvis att man fastställer minimikrav som potentiella leverantörer ska uppfylla och identifierar varför företaget behöver ta in en tredjepartsleverantör för ett projekt. 

Den operativa komponenten i upphandlingshanteringen är de enskilda steg som ett företag måste ta för att börja arbeta med en tredje part. Stegen varierar beroende på interna företagspraxis, men de kan inkludera att använda inköpsordrar, skicka in förfrågningar om förslag, välja budgivare eller gå igenom en offertprocess.

Fyra steg i upphandlingsprocessen

Det finns fyra huvudsakliga steg som upphandlingsteam tar i en upphandlingshanteringsprocess. Här är en grundläggande översikt över hur ett upphandlingsprojektteam går igenom stegen för att upphandla material som krävs för att slutföra ett projekt. Kontakta alltid ditt interna juridiska team för vägledning om företagets upphandlingspraxis och -policyer.

1. Skapa en plan för upphandlingshantering

Det här är det första steget i upphandlingshanteringen. Upphandlingsteam arbetar vanligtvis med intressenter för att identifiera vilka resurser teamet behöver för att slutföra ett projekt. Upphandlingsteamet kommer att titta på det övergripande projektet som helhet och identifiera potentiella lösningar. Verktyg som upphandlingshanteringssystem eller arbetshanteringssystem kan hjälpa ditt upphandlingsteam att hålla viktiga dokument som anbudsförfrågningar och inköpsrekvisitioner på samma ställe. 

Dina interna upphandlingsansvariga kommer sannolikt att utvärdera de resurser som företaget för närvarande har tillgång till jämfört med vad teamet letar efter. Om det är mer kostnadseffektivt att använda resurser som teamet redan har tillgång till kommer de sannolikt att föreslå det, förutom att förhandla ner kostnaderna när de diskuterar alternativ med budgivare. 

Det här steget kommer också att besvara grundläggande frågor om upphandlingsplanen. Här är några exempel på frågor:

• Behöver intressenterna den här resursen senast ett visst datum?

• Kommer det att finnas en specifik process för hur teamet utvärderar olika alternativ?

• Kommer ditt team att skicka en offertförfrågan till potentiella leverantörer?

2. Genomför upphandlingar

Under det här steget kommer upphandlingsteamet vanligtvis att fatta ett beslut. Det interna juridiska teamet vägleder dig i hur du samlar in bud och hjälper teamet att utvärdera de olika alternativen.

Se till ditt interna team för vägledning om vilket alternativ som bäst passar era behov. När du har valt en leverantör hjälper ditt interna juridiska team dig att gå vidare till förhandlingar och undertecknande av kontrakt så snart kontraktet matchar projektets behov. Den här processen slutar vanligtvis med ett dokument som en inköpsorder för att fastställa alla detaljer i affären. Inköpsordern kan innehålla information om pris, kvantitet, tidslinje för produktleverans och hur betalningen kommer att göras.

3. Administrera (eller kontrollera) upphandlingen

Beroende på vilken typ av produkt ditt team köper in, är det här fasen då teamet implementerar det nyligen upphandlade inköpet i projektplanen. Det kan innebära att hantera och utbilda ett nytt team av entreprenörer, installera ny programvara eller flytta råvaror för att omvandla dem till en ny produkt. 

Under det här steget är det en bra idé att implementera någon form av ändringshantering i processen. Det gäller särskilt om du lägger till ytterligare teammedlemmar i ditt arbetsflöde. På så sätt kan du övervaka din business-verksamhet och kontrollera om de nya upphandlingarna har ändrat något. Om ett team till exempel anskaffar nya automatiseringsmaskiner för ett monteringsband är det viktigt att övervaka skillnaden i produktion före och efter att maskinerna har lagts till. Skillnaden visar exakt hur mycket maskinen har påverkat verksamheten. 

4. Avsluta upphandlingar

Under förhandlingsfasen kommer ert interna juridiska team och leverantören att komma överens om vad som utgör ”slutfört arbete”. När båda parter når det stadium där det faktiska arbetet är slutfört kommer ditt interna juridiska team vanligtvis att slutföra allt pappersarbete och kan utföra en ansvarsfrihet om det behövs. 

Vanligtvis kommer båda sidor att se till att allt är slutfört i enlighet med avtalen.

Projektledarens roll under upphandlingsprocessen

En projektledare ansvarar för att föra ett projekt framåt enligt projektschemat och hantera uppdateringar för intressenter och andra teammedlemmar när det gäller upphandlingsprocessen. Huvuddelen av upphandlingsprocessen bör dock drivas av ett internt juristteam, i enlighet med företagets policyer. 

Projektledarens huvudansvar under upphandlingsprocessen är att hjälpa till att samordna information till upphandlingsteamet och allt de kan behöva för att driva en förslagsbegäran eller ett kontrakt vidare till nästa steg. Om upphandlingsteamet behöver specifik information om projektets behov kan projektledaren hjälpa till att samla in och dela den informationen. 

Vissa företag använder en särskild programvara för upphandlingshantering för att hålla informationen för inköpsavdelningen organiserad. Andra förenklar informationen med hjälp av ett arbetshanteringsverktyg som kan hålla viktiga projektmilstolpar, leverantörsinformation och statusuppdateringar för intressenter på ett och samma ställe. 

Arbetshanteringsverktyg som Asana kan hjälpa till att hålla dokument som upphandlingskontrakt, förfrågningar om förslag och viktiga granskningar på ett ställe där intressenter kan få tillgång till informationen. Om du är redo att komma igång kan du prova vår kostnadsfria anbudsförfrågningsmall redan idag.