Tips för att skapa ett dokument och en mall för informationsförfrågan

En förfrågan om information (RFI) är det perfekta stället att börja när du söker efter en leverantör för att ta itu med ditt nästa projekt. RFI-mallar hjälper dig inte bara att organisera dina tankar, utan de kan också få information från leverantörer för att hjälpa dig att hitta de bästa konsulterna för ditt projekt.

Den här guiden beskriver vad en informationsförfrågan är, när du bör använda den och vilka steg du behöver vidta  för att skapa dokumentet. Använd sedan vår kostnadsfria RFI-mall för att få ett försprång i processen.

Vad är en informationsförfrågan?

En begäran om information (RFI) är ett dokument som en projektledare skickar till potentiella leverantörer för att samla in information om deras tillgängliga tjänster och produkter. Syftet med att skicka en informationsförfrågan är att få förslag på entreprenörslösningar för dina Business-projekt. Du behöver inte veta svaret på problemet när du börjar. En informationsförfrågan kan vara en del av processen för att ta reda på exakt vad det bästa sättet att lösa problemet är.

En informationsförfrågan innehåller:

• Projektdetaljer

• Utvärderingskriterier

• Kvalifikationer

• Inlämningsdetaljer

• Deadline för svar

• Begärd information

Ditt företag kan anpassa RFI-formuläret för att ställa specifika frågor till leverantörer om målgrupper, tidigare projekt och företagsegenskaper. Det är fördelaktigt eftersom det hjälper leverantören att hitta en lösning snabbare och på ett mer effektivt sätt om du ställer de mest relevanta frågorna.

En informationsförfrågan hjälper ditt team att minska framtida fel genom att begära detaljerad information från dina leverantörer. Du kan använda kombinationen av svar från informationsförfrågan, förslagsbegäran och prisförfrågan för att fatta ett slutgiltigt beslut om vilken leverantör du ska välja.

Informationsbegäran vs förslagsbegäran

Den största skillnaden mellan en informationsförfrågan och en process för förslagsbegäran är när de används. Du bör skicka en förfrågan om information först, när du vill veta hur potentiella leverantörer skulle lösa ett projektproblem. 

Ett dokument för förslagsbegäran (RFP) innehåller bakgrundsinformation, detaljer och projektbudget. Du bör skicka den här typen av mall till potentiella leverantörer och be dem att skicka tillbaka ett förslag. Använd en förfrågan om förslag när du frågar om de specifika steg som en leverantör kommer att ta för att slutföra ett projekt. Det är också så som leverantörer bjuder på sitt arbete.

RFI vs RFQ

En förfrågan om information samlar in allmän information om den potentiella leverantören. En offertförfrågan (RFQ) är ett dokument som företag skickar till leverantörer för att klargöra sin prissättning. 

Vanligtvis skickar du en RFI före en RFQ, men du använder båda för att bestämma vilken leverantör som är bäst för att slutföra det aktuella jobbet. En begäran om information fokuserar på projektdetaljerna och helhetsbilden, medan en begäran om offert främst fokuserar på kostnaden för en leverantörs tjänster eller varor.

När ska man använda en informationsförfrågan?

Du bör använda en förfrågan om information som ett första steg i projektplaneringsfasen. 

En RFI-mall är särskilt användbar när du har ett problem som du behöver lösa men inte är säker på var du ska börja eller hur du ska åtgärda problemet. Att skicka en beskrivning av problemet till leverantörer hjälper dig att hitta de valfria lösningarna. Tänk dig till exempel följande scenarier:

• Om du vill ha ett yttrande om hur du kan omforma din startsida kan du skicka en informationsförfrågan till en inredningsarkitekt.

• Om du vill förhindra översvämningar i källaren kan du skicka en begäran om information till flera entreprenörer.

• Du kan skicka en RFI-mall till SEO-experter om du behöver hitta den bästa strategin för att öka din webbplats trafik.

När du har granskat det slutförda RFI-dokumentet kan du bestämma vilka leverantörer du fortfarande är intresserad av. Därefter kan du använda den begränsade listan för att ta reda på vem du ska skicka en offertförfrågan till för att få ännu mer information om hur de kommer att slutföra projektet.

Skapa ett RFI-dokument

När du har fastställt att du har ett problem som behöver lösas eller ett projekt som kräver stöd från en entreprenör är det dags att skicka ut ditt RFI-dokument. Kom ihåg att du inte behöver ha lösningen helt utarbetad ännu. 

Dina leverantörer kommer att svara med sätt som de kan hjälpa dig i dina strävanden. Nedan följer fyra steg för att skapa ett RFI-dokument som hjälper dig att hitta rätt entreprenörer för ditt nästa projekt.

1. Skapa en behovsbeskrivning

Innan du gör något annat måste du fylla i behovsdeklarationen i din informationsförfrågan. Det här avsnittet bör kortfattat beskriva problemet du försöker lösa och leverantörens kriterier. Ge precis tillräckligt med information för att en leverantör ska förstå problemet, även utan att ha någon tidigare bakgrundskunskap om företaget.

Ett bra exempel skulle vara om du kontaktade en marknadsföringsspecialist för att hjälpa till med ditt klädmärkes marknadsföringsplan.  Du skulle skicka dem en RFI-mall som innehåller en behovsdeklaration som förklarar ditt behov av att öka varumärkeskännedomen och intäkterna för ditt företag. Marknadsföringsspecialisterna skulle svara i avsnittet ”begärd information” i dokumentet och visa hur de kan lösa problemet.

2. Lägg till företagsinformation

Att ge ytterligare information om din Business-modell kan hjälpa din leverantör att hitta en lösning på ditt problem mer effektivt. Berätta om din bransch, målgrupp och företagets värderingar för att hjälpa dem att anpassa sitt svar efter dina behov. Att tillhandahålla den här viktiga bakgrundsinformationen hjälper också din leverantör att förstå de specifika problem du försöker lösa mer i detalj.

3. Inkludera viktiga projektdetaljer

Fråga dig själv vilken information som är viktigast att inkludera i ditt svar på informationsförfrågan. Se till att inkludera all information som en leverantagare behöver veta för att slutföra projektet.

Här är några faktorer att inkludera när du skapar ditt RFI-dokument:

• Projektmål: Ange detaljer och mål för projektet för att hjälpa leverantörerna att få tillräckligt med information för att hitta en lösning på problemet.

• Information om inlämning: Lägg till din e-postadress eller postadress i dokumentet för att se till att leverantörerna vet vart de ska skicka tillbaka din förfrågan.

• Deadline för svar: Genom att ange deadline och tidsram för svar direkt i RFI-dokumentet kan du se till att alla deltagare förstår när de behöver skicka in sitt dokument för att det ska beaktas.

• Utvärderingskriterier: Med tydliga utvärderingskrav kan potentiella leverantörer veta om de uppfyller minimikraven för att väljas ut för att ta på sig projektet. 

Om du inkluderar alla projektdetaljer kan du hitta en entreprenör som kan slutförd projektet och hitta någon som har en lösning på dina problem. Det hjälper också entreprenörer att skräddarsy sina svar efter dina exakta projektbehov, vilket kan ge dig en bra känsla för hur bra de passar för dig.

4. Lägg till ett avsnitt för svar

Ge de svarande en chans att förklara hur de kommer att slutföra projektet. Det här är viktigt eftersom du vill utvärdera om det är en bra potentiell lösning eller inte. Be dem också att förklara varför de är det bästa teamet för jobbet. Det ger dig insikter i hur deras team är uppbyggt, hur de arbetar och hur deras arbetsmoral är. Svaren hjälper dig att avgöra vilka leverantörer du ska gå vidare med genom att skicka en förslagsbegäran.

Se till att ditt RFI-dokument har avsnitt för:

• Begärd information: Det är viktigt att inkludera ett avsnitt som leverantörerna kan fylla i för att svara på alla frågor som ditt företag vill ha svar på angående projektet.

• Kvalifikationer: Ha ett avsnitt där leverantörer kan fylla i och inkludera sina kvalifikationer för att hjälpa dig att fatta ett välgrundat beslut om vem som skulle vara bäst att arbeta med.  

Mall för informationsförfrågan

Använd vår RFI-mall nedan för att hitta den leverantör som kan hjälpa dig att lösa dina projektproblem. När du skickar ut din informationsförfrågan ska du se till att fylla i företagsinformation, mål, målsättningar, affärskrav, omfattning av arbetet och avsnittet för begärd information. 

Som visas i vårt exempel på informationsförfrågan nedan, lämna avsnittet för leverantörens svar tomt så att din leverantör har utrymme att svara på dina frågor.

Från informationsförfrågningsmall till leverantörshantering

Genom att använda en detaljerad RFI-mall kan du hitta de bästa lösningarna på företagets hinder. Ett dokument för informationsförfrågan kan hjälpa dig att skapa en lista över potentiella leverantörer och lägga grunden för förväntningar på projektleveranser. 

Men en informationsförfrågan är bara början. För ditt nästa projekt kan du prova att använda Asana för att hålla koll på dina informations-, anbuds- och offertförfrågningar i varje steg.