Varför vi kämpar med samarbete mellan team och vad vi kan göra åt det

Med tanke på mängden teknik som byggts för att förbättra kommunikationen i teamet bör samarbetet mellan team vara enklare än någonsin. Vi kan kontakta kollegor direkt med Slack. Vi kan dela dokument över hela världen med Google Drive. Vi kan tilldela uppgifter och samarbeta i projekt i Asana. Men att introducera ny programvara för ditt team räcker inte alltid. Du har förmodligen andra, mer personliga, hinder att övervinna också.

Att lära sig att samarbeta med teammedlemmar på olika avdelningar kan skapa möjligheter för företag att göra sitt bästa. Så varför kämpar vi mot det? Och varför har vi svårt att underlätta det även när vi alla är överens om att vi vill ha det? Nedan hittar du fem vanliga hinder för samarbete mellan team, avdelningar och funktioner, tillsammans med lösningar för var och en.

5 tips för att förbättra samarbetet mellan team

Enkelt uttryckt är tvärfunktionellt samarbete när personer från olika team eller funktioner (marknadsföring, försäljning, teknik, personalavdelningen) inom ett företag går samman för att arbeta med ett gemensamt mål, projekt eller ansvar.

Det kan vara allt från dagliga ansvarsområden, som kundsupport och marknadsföring som samarbetar på sociala medier, till engångsprojekt, som försäljning och produktutveckling av en ny, kundkonverterande funktion. Men att få det att hända – och att få det att fungera – är inte alltid lätt.

1. De involverade teamen har motstridiga mål – eller inga mål alls

Har du någonsin försökt involvera ett annat team i ett projekt, bara för att höra dem säga ”det är inte en prioritet för oss”? Det kan kännas irriterande om du vet att det kommer att påverka intäkterna direkt, få ett stort antal nya kunder, åtgärda en enorm teknisk skuld eller på annat sätt påverka din Business positivt.

I det här fallet saknar du och teamet sannolikt en gemensam målinriktning. Eller ännu värre, du känner inte till målen för ditt team eller företag.

När det saknas klarhet kring syftet blir det tydligt när man försöker bryta sig ut ur sin silo för att samarbeta – och sedan stöter på en vägg.

Lösning: kom överens om mål och dela dem med alla

Uppmuntra ledningen att göra företagets mål synliga för alla, så att inte bara ledarskapsteamet utan alla känner till företagets prioriteringar. Om du är en enskild medarbetare bör du se till att du vet hur dina projekt bidrar till att uppnå större mål (du kan använda klarhetspyramiden för att kartlägga det) och berätta för dina medarbetare vilket mål ditt initiativ stöder.

Om du använder Asana kan du skapa ett projekt som listar alla företagets mål. Dela det med hela företaget så att alla team, från ekonomi till försäljning, förstår helheten. Du kan använda kommentarsåtkomst för att se till att det är synligt för alla men inte redigerbart. Mer detaljerade instruktioner finns i vår hjälpartikel om att skapa ett projekt för företagsmål och milstolpar i Asana.

2. Du känner inte till andra teams projekt och initiativ

Några av de bästa samarbetena jag har varit med om började med att en medarbetare vände sig till mig och sa: ”Du, det och det teamet arbetar med XYZ. Visste du det?"

Du har säkert också upplevt det. Organiska samarbeten är bara toppen av isberget. Tänk på hur många fler möjligheter vi kan upptäcka genom att aktivt kommunicera vårt arbete med varandra.

Lösning: dela kommande arbete inom och utanför din avdelning

Att inte veta vad dina medarbetare gör skapar ett hinder för effektivt samarbete, men det behöver inte vara så. För att lösa det här kan du regelbundet dela en sammanfattning av ditt teams kommande arbete med hela företaget eller skapa en plats där andra enkelt kan hitta den här informationen.

Var bara uppmärksam på störningar. Även om det är bra att ha en uppfattning om vad varje team i företaget gör, behöver inte alla veta om varje liten tweet, buggfix eller kundsupportärende. Håll dig till en sammanfattning men ge medarbetarna en plats de kan gå till (till exempel ett Asana-projekt) om de vill veta mer.

Använd statusuppdateringar i Asana för att ge alla dina projektföljare en snabb uppdatering om förlopp och kommande arbete. För större initiativ kan du skapa en sammanfattning och dela den som en konversation för hela teamet eller hela personalen. Inkludera länkar till relevanta uppgifter och projekt och bjud in teamkollegor att gå med i ett projekt om de kan bidra.

3. Du förstår inte dina medarbetares roller, ansvarsområden eller jargong

En gång lyssnade jag på en medarbetare som gav samma uppdatering i vårt veckomöte i två månader i rad. Jag tyckte inte att det var relevant för mitt arbete. Det vill säga, tills jag såg slutresultatet och insåg att vi hade missat ett riktigt bra tillfälle att samarbeta. Om vi hade pratat igenom det mer i detalj hade vi kunnat hitta sätt att minska dubbelarbetet och förkorta hennes projekttidslinje.

Ofta händer den här ”missade kontakten” på jobbet eftersom vi:

1. inte helt förstår den andres roll eller ansvar

2. använder jargong och terminologi som inte är lätt att förstå för en bredare publik

Lyckligtvis är medvetenhet det första steget för att bryta ner den här barriären.

Lösning: ta reda på vem som gör vad och hur man talar deras språk

När du kan bör du lära känna dina medarbetare, deras arbetssätt och ställa detaljerade frågor om vad de arbetar med. I större företag kan man underlätta inlärningsmöjligheter, till exempel genom slumpmässiga individuella möten eller företagsomfattande ”visa och berätta” där människor kan presentera saker de har byggt, lanserat eller arbetat med.

På Asana gör vi det genom att tilldela ansvarsområden till varje anställd och föra en löpande lista över alla ansvarsområden och deras ägare. Det hjälper alla att veta exakt vem som gör vad.

4. Att ta sig an ett nytt projekt verkar för tidskrävande

Det här är förmodligen det vanligaste scenariot: Du bjuder in ett team eller en teamkollega att samarbeta med dig. De är intresserade, men har inte tid. De kanske går med på att hjälpa till men ”nästa månad” eller ”nästa kvartal”. Så småningom skjuts projektet upp på obestämd tid och du har gett upp alla förhoppningar om att det någonsin ska bli gjort.

Problemet är att det ofta verkar vara en skrämmande och tidskrävande uppgift att engagera sig i ett nytt projekt, även om det i själva verket är en mycket mindre uppgift.

Lösning: Lägg fram ett tydligt förslag, en tidslinje och ett uppskattat tidsåtagande

Innan du ens ber din medarbetare att hjälpa till med ett nytt projekt bör du ta dig tid att uppskatta hur lång tid projektet kommer att ta. Lägg till lite extra tid i bufferten för projektet om du kan. Beskriv sedan medarbetarens roll och hur mycket tid det kommer att krävas. Om de har en tydligare förståelse för vad du behöver av dem och hur lång tid det kommer att ta, blir det lättare att engagera sig.

Skapa ett projekt i Asana och lägg till en beskrivning och slutdatum till uppgifter. Tilldela uppgifter i projektet till enskilda teamkollegor. Använd sedan anpassat fält för att lägga till en beräknad tidsåtgång. När du tilldelar uppgifter får dina medarbetare en mycket tydligare förståelse för vad de behöver göra, när det ska vara gjort och hur lång tid det kommer att ta.

5. Det finns en ovilja att införa nya arbetssätt

”Vanor är hjärnans version av autopilot”, skriver Stephanie Vozza på Fast Company. På arbetsplatsen leder det ofta till motstånd mot att använda ett nytt verktyg, en ny metod eller ett nytt sätt att arbeta. Det är den där mentaliteten: om det inte är trasigt, varför fixa det? Och vi vet alla att vanor är svåra att bryta.

Tyvärr innebär våra vanor att vi missar möjligheter att arbeta effektivare, spara tid och ligga steget före. (Tänk bara på fördelen de tidiga e-postanvändarna hade jämfört med sina e-postlösa motsvarigheter!) Och vem vill inte ha mer tid på dagen?

Lösning: Introducera ett nytt verktyg eller en ny vana långsamt

Om du introducerar något nytt – oavsett om det är en ny process eller ett nytt verktyg – för ditt team, låt människor vänja sig vid nya processer. ”Jag har lärt mig att inte driva på med en större processöversyn [när jag utbildar nya personer i att använda Asana]”, säger Caisha, medlem i Asana-communityt. ”Börja med ett enkelt projekt, som en mötesagenda eller ett evenemang. Helst är det något som många på avdelningen, oavsett fokus, behöver veta om eller vara involverade i.”

Det är också en bra idé att ha en kontaktperson, eller mästare, som försiktigt påminner folk: ”Kommer du ihåg den nya processen vi följer?” Eller "Kan du lägga till det här i Asana?" för att hjälpa andra att anamma ett nytt sätt att arbeta.

Om du precis har börjat använda Asana med ditt team kan du använda integreringar som Gmail-tillägget för att hjälpa människor att smidigt övergå från att kommunicera via e-post till att samarbeta i Asana.

Börja samarbeta med teamkollegor

Med ett effektivt samarbete kan du låsa upp teamets bästa arbete, upptäcka insikter du inte visste att du behövde och ta dina projektresultat från bra till exceptionella. Men att underlätta samarbete är inte utan utmaningar. Det kräver arbete. Det är upp till dig att bestämma om du ska låta barriärer fånga dig i en silo eller bryta ner dem.