Anpassade fält
- Hoppa fram till
- Skapa ett anpassat fält som hela din organisation kan använda
- Skapa ett anpassat fält för ett specifikt projekt eller en portfolio
- Fälttyper och begränsningar
- Redigera anpassade fält
- Ta bort anpassade fält
- Dölja ett anpassat fält
- Visa anpassade fält
- Sortera efter anpassade fält
- Valuta- och procentfält
- Behörigheter
- Låsa anpassade fält
- Använda anpassade fält
- Anpassade fält eller taggar
- Lägga till anpassade fält till underuppgifter
- Spåra URL med anpassade fält
- Hur aktiverar man aviseringar för anpassade fält?
- Vem får aviseringar för anpassade fält?
Med anpassade fält kan du lägga till ytterligare data till uppgifterna i dina Asana-projekt. Du kan skapa fält för faser, prioritet, kostnad eller något annat som är viktigt för ditt arbetsflöde, team och företag. Det gör det möjligt för användare att få klarhet i arbetet som pågår i hela organisationen.
Du kan skapa två typer av anpassade fält i Asana. Fält som är specifika för ett visst projekt eller en viss portfolio och fält som hela din organisation kan använda.
Anpassade fält är det bästa sättet att tagga, sortera och filtrera arbete. Se hur det fungerar i praktiken med en 30-dagars gratis Asana-provperiod. Prova gratis
Skapa ett anpassat fält som hela din organisation kan använda
För att skapa ett anpassat fält som hela din organisation kan använda:
Klicka på knappen Lägg till fält om du behöver lägga till fält i projektet.
I fliken Lägg till anpassade fält kan du:
- lägga till en fälttitel
- välja en fälttyp
- lägga till en beskrivning
- lägga till fältet i organisationens fältbibliotek så att hela organisationen kan använda det.
Skapa ett anpassat fält för ett specifikt projekt eller en portfolio
För att skapa ett anpassat fält som är specifikt för ett visst projekt eller en portfolio:
Klicka på plus-ikonen högst upp till höger om du behöver lägga till fält i projektet.
I fliken Lägg till anpassade fält kan du:
- lägga till en fälttitel
- välja en fälttyp
- lägga till en beskrivning
- inte lägga till fältet i organisationens fältbibliotek eftersom det är specifikt för ditt projekt
- ta bort fältet
- spara dina ändringar.
Fälttyper och begränsningar
Det finns flera olika fälttyper att välja mellan, varav vissa har ytterligare alternativ:
| Fält | Ytterligare alternativ |
|---|---|
| Enkelval | Nedrullningsbara punkter, ett enda val per fält |
| Multival | Nedrullningsbara punkter, flera val per fält tillåts |
| Text | |
| Datum | Välja ett datum som inte är uppgiftens slutdatum |
| Personer | Välja en person inom organisationen |
| Siffror | Decimaler |
| Procent | Decimaler |
| Valuta | Decimaler |
| Välja ett alternativ från biblioteket | Visa de senaste fälten i din organisation |
- För tillfället är det möjligt att ha 30 fält i ett projekt.
- En uppgift kan ha upp till 60 fält (om du lägger till en uppgift i flera projekt).
- Ett nedrullningsbart anpassat fält kan ha upp till 500 fältvärdealternativ.
Anpassade fält med multival gör det möjligt att välja flera olika värden samtidigt i ett enda anpassat fält. Om du väljer typen anpassade fält med multival kan du lägga till alla relevanta alternativ i fönstret Redigera fält. Om du vill använda Anpassade fält med multival i projektet, bläddrar du till det fält du vill redigera och väljer helt enkelt alla tillämpliga alternativ.
Välja ett befintligt fält från ditt bibliotek
Du kan göra anpassade fält tillgängliga för hela organisationen så att du och dina kollegor kan använda dem i flera olika projekt (globala fält). Du har också möjlighet att skapa lokala fält som är specifika för ett projekt eller en portfolio.
Du kan välja globala anpassade fält från organisationens fältbibliotek.
Gå till verktygsfältet och klicka på Anpassa. Välj därefter Lägg till fält.
När du kommit hit:
- Klicka på Välj från bibliotek.
- Välj det fält du vill lägga till i projektet genom att använda ifyllnadsförslagen.
Asana-skapade anpassade fält
Det finns en lista med Asana-skapade fält här.
Fälten läggs bara till i din organisation om du skapar ett projekt med en Asana-mall som innehåller de fälten.
Se fält i ett projekt
Du kan se dina anpassade fält som kolumner i projektet:
I din projektlistvy:
Fälten är kolumner i uppgiftslistan i huvudfönstret.
Du kan även se de anpassade fälten i en uppgift:
Du kan se de anpassade fälten i uppgiftsdetaljfönstret till höger.
Om en uppgift hör till flera projekt som har olika anpassade fält, kommer alla fälten att synas i uppgiftsdetaljfönstret.
Redigera fält
Du kan redigera ett anpassat fält genom att använda verktygsfältet eller kolumnrubrikerna.
Klicka på pennikonen bredvid fältnamnet för att redigera fältet.
Du kan även redigera anpassade fält genom att använda kolumnrubriken. Klicka på den nedrullningsbara pilen bredvid det anpassade fältet och välj Redigera fält.
Om du redigerar ett globalt anpassat fält i din organisation kommer ändringarna att gälla för alla projekt där du har använt fältet.
Ta bort ett fält permanent:
För att ta bort ett fält permanent:
- Klicka på pennikonen bredvid fältnamnet.
- Klicka på Ta bort fält.
- Skriv namnet på det anpassade fältet.
- Klicka på Ta bort.
Redigera nedrullningsbara fält
När du redigerar ett nedrullningsbart fält kan du:
- ändra färgen på fältalternativet
- ta bort ett alternativ från fältet
- lägga till ett nytt alternativ
- ta bort hela fältet.
Omorganisera nedrullningsbara alternativ
Dra och släpp de olika alternativen för att omorganisera dina anpassade fält.
Om du tar bort ett av de nedrullningsbara värdena från ditt fälts värdealternativ, kommer de uppgifter som använder värdet att behålla det borttagna värdet. Det går sedan att ändra fältet till ett annat värde, men inte återställa ett borttaget värde.
Redigera nummerfält
När du redigerar ett nummerfält kan du:
- ändra fältet efter valuta, nummer, procentandel, anpassad etikett eller oformaterad
- ändra antalet visade decimalplatser
- ta bort hela fältet.
Om du minskar decimalerna behåller fältet alla nuvarande värden, men avrundar dem uppåt eller nedåt. Om du ökar decimalerna återgår fältvärdet till det ursprungliga.
Ta bort anpassade fält från ett projekt
Ta bort ett fält från ett projekt om du inte längre behöver eller kan använda det.
Du kan även välja alternativet Ta bort fält från projekt genom att klicka på den nedrullningsbara pilen bredvid det anpassade fältet i kolumnrubriken.
Genom att ta bort ett fält tar du bara bort det från det aktuella projektet, det försvinner inte helt. Om fältet förekommer i andra projekt i din organisation finns det kvar och är tillgängligt för andra projekt.
Bibehållna värden
Du tar inte bort fältvärdena från ett projekt om du tar bort ett fält från ditt projekt.
Om fältet är ifyllt kan du fortfarande se det anpassade fältet och dess värde i det högra fönstret i uppgiftsdetaljerna.
Om fältet inte är ifyllt kommer du inte längre att se det anpassade fältet i det högra fönstret i uppgiftsdetaljerna.
Dölja ett anpassat fält
Du kan dölja ett anpassat fält genom att klicka på fliken Anpassa i verktygsfältet och sedan trycka på växlingsknappen.
Sortera efter anpassade fält
I projektets verktygsfält
Sortera ditt projekt efter anpassade fält i listvyn.
För att sortera ditt projekt efter anpassade fält:
- Klicka på sorteringsikonen i projektets verktygsfält.
- Välj ett anpassat fält.
Om du vill spara den här vyn som en standardvy kan du klicka på den nedåtgående pilen bredvid projektnamnet och välja ”Spara layout som standard”.
Sortera med pilen i kolumnrubriken
Du kan även använda pilen i projektrubriken för att sortera efter anpassade fält.
När du justerar värdet för ett anpassat fält i en uppgift blir projektet automatiskt omsorterat.
Anpassade fält och sökvyer
Använd sökvyer för att söka efter uppgifter med samma anpassade fält i flera projekt.
Börja med att klicka i sökfältet för att komma till Avancerad sökning. Klicka på alternativet Lägg till filter och välj Anpassade fält.
Du måste lägga till det anpassade fältet i organisationens fältbibliotek för att det ska synas i en avancerad sökning.
Valuta- och procentfält
Du kan skapa numeriska anpassade fält för valutor eller procentsatser.
I projektlistvyn:
- Klicka på ikonen Anpassa i verktygsfältet.
- Klicka på Lägg till fält.
I fliken Lägg till anpassat fält:
- Lägg till fälttitel.
- Lägg till fälttyp.
- Lägg till enheter, decimaler eller förhandsgranska.
- Välj fältbehörigheter.
- Skapa fält.
Beräkna summeringsvärden
Om du klickar på Summa i slutet av en kolumn kan du beräkna:
- summan
- genomsnittet
- lägsta värdena
- högsta värdena
- totalt antal.
Behörigheter
Ändra de anpassade fälten i ett projekt
I ett team, en avdelning eller en organisation med Premium eller högre kan alla med åtkomst till ett projekt lägga till, redigera eller ta bort dess anpassade fält, förutsatt att de har redigeringsåtkomst och inte enbart kommenteringsrättigheter till projektet.
I privata projekt: kan projektägaren och projektmedlemmarna se och ändra projektfälten.
Öppna projekt i ett team där medlemskap sker genom förfrågan eller privata team: kan projektägaren, projektmedlemmarna och medlemmarna i projektteamet se och ändra projektfälten.
Öppna projekt i ett öppet team: projektägaren, projektmedlemmarna, medlemmarna i projektteamet och alla organisationsmedlemmarna kan se och ändra projektfälten.
Organisationsgäster (de som inte har en företags-e-postadress) kan inte skapa, redigera eller ta bort anpassade fält. De kan heller inte söka efter dem med verktyget Avancerad sökning. De kan bara ange eller redigera värden i redan befintliga fält.
Låsa anpassade fält
Business- och Enterprise-kunder har möjlighet att låsa anpassade fält när de skapar ett fält eller när de redigerar ett befintligt fält.
När du går in i inställningarna för ett anpassat fält kan du välja att göra det anpassade fältet redigerbart för alla medlemmar eller att begränsa redigeringsbehörigheterna till att bara gälla dig själv.
Det anpassade fältets spärr kan när som helst åsidosättas av den medlem som spärrade fältet eller av en Asana-administratör. Om du vill ta bort spärren av ett anpassat fält som administratör kan du kontakta vårt [Supportteam].(https://asana.com/support).
Använda anpassade fält
Med anpassade fält kan du spåra arbetet efter teamets behov. Du kan fritt välja namn och värde på fälten, möjligheterna är nästan oändliga. Här är några exempel som visar olika typer av fält i olika arbetsflöden:
Anpassade fält är det bästa sättet att tagga, sortera och filtrera arbete. Se hur det fungerar i praktiken med en 30-dagars gratis Asana-provperiod. Prova gratis
Prioritet
Du kan använda anpassade fält för att ange prioritetsnivå. Till exempel kan ett teknikteam som använder Asana för att spåra buggar skapa ett nedrullningsbart fält och ställa in prioritetsnivån (låg, medel, hög) för buggarna.
När inställningarna är gjorda kan du filtrera uppgifterna i listvyn och välja att fokusera på uppgifter med ett visst fältvärde. Klicka på Filtrera högst upp i uppgiftslistan och sedan på Anpassat filter. Du kan nu välja att till exempel bara se uppgifter som har prioriteten ”hög”.
Använd färger för att särskilja de olika nedrullningsbara fältalternativen. Röd kan till exempel betyda hög prioritet.
Godkännanden
Godkännanden är tillgängliga för alla Business- och Enterprise-kunder. Med hjälp av den här processen går arbetsflödescykeln snabbare. En godkännare kan utföra en av tre åtgärder: godkänna, begära ändringar eller avvisa.
Skapa ett godkännande
- Klicka på trepunktsikonen i uppgiftsfönstret.
- Klicka på Märk som godkännande.
Du kan även gå till Slutföra ett godkännande och Identifiera ett godkännande
Sök
Om du bara vill se uppgifter som är märkta med ett visst fält i flera olika projekt kan du göra en avancerad sökning efter just den fälttiteln. Till exempel kan chefen för innehållsmarknadsföring göra en avancerad sökning efter uppgifter märkta med ”Utkast” för att förstå mängden av nytt innehåll som hela teamet måste arbeta med.
Tidsåtgång
Ett annat sätt att använda anpassade fält är att spåra jobbförfrågningar och uppskatta tidsåtgången. Ett designteam kan till exempel arbeta med en uppgiftsmall som gör det möjligt att skicka in designförfrågningar. De skulle kunna lägga till ett nummerfält så att de som gör en förfrågan kan fylla i hur lång tid de förväntar sig att arbetet ska ta. Designerna kan sedan prioritera sin tid därefter och avgöra om de kan ta sig an arbetet eller inte.
Flermarkera uppgifter med nummerfält för att lägga ihop summan:
När du har flermarkerat de uppgifter med nummerfält du vill summera, kommer ett fönster att bli synligt längst ned på skärmen med information om antalet valda uppgifter och vilka numeriska fält som ingår. Det kommer även innehålla möjligheten att:
- Flytta uppgifter mellan avsnitt.
- Redigera ett projekt eller ett avsnitt.
- Kopiera uppgiftslänkar.
- Ta bort uppgifter.
- Klicka på trepunktsikonen för ytterligare alternativ.
Delta i vårt webbinar Effektivisera arbetet och lär dig hur du spårar, kategoriserar och filtrerar arbete med anpassade fält. Registrera dig nu
Informationsspårning
Om du använder Asana för uppföljning av kandidater eller kontospårning kan du använda ett textfält för att lägga in specifik information såsom e-postadress, telefonnummer, företag eller adress.
Använda taggar eller anpassade fält
Med taggar och anpassade fält kan du kategorisera, filtrera och visa information i Asana. Vanligtvis är det bäst att använda anpassade fält som standard inom en organisation, medan taggar är mer informella. Vi förespråka användningen av anpassade fält, som är mer robusta och synliga än taggar. Beroende på arbetsflödet kan det hända att ditt team använder dem på olika sätt. Här följer några scenarier som kan hjälpa dig att välja:
Använd anpassade fält om du:
- vill lägga till specifika data till all uppgifter i ett projekt
- behöver ge ytterligare sammanhang för att gruppera liknande uppgifter och därmed underlätta granskningen. Mer informellt och utan samma grad av detaljrikedom som med anpassade fält
- har standardinformation som du behöver för att spåra uppgifter i olika projekt (t.ex. prioritetsnivå, tidskostnad, arbetsfas)
- vill säkerställa att dina teamkollegor fyller i viss information för varje uppgift i ett projekt
- behöver sortera eller söka med specifika datafält.
Använd taggar om du:
- behöver en tillfällig taggning, har obegränsade alternativ eller inte vet vad som behöver taggas när du skapar uppgiften
- måste kunna se taggen i Mina uppgifter
- endast behöver märka ett fåtal uppgifter i ett projekt
- vill märka malluppgifter.
Använda anpassade fält i underuppgifter
Observera att underuppgifter inte automatiskt ärver projekttillhörighet, taggar eller de tilldelade personerna eller medarbetarna från sina överordnade uppgifter, även om du ser namnet på det överordnade projektet högst upp i underuppgiftens detaljfönster.
För att kunna lägga till eller redigera anpassade fält i en underuppgift måste du först lägga till underuppgiften i det relevanta projektet. Det gör du genom att klicka i underuppgiftsdetaljerna (pratbubblan till höger om namnet på underuppgiften) och trycka på Tab + P för att öppna projektfältet, eller genom att gå till den nedrullningsbara menyn högst upp till höger och välja Lägg till i projekt. Underuppgiften kan sedan hämta anpassade fält-information från projektet.
Spåra URL-länkar med anpassade fält
Du kan spåra länkar i anpassade fält när du använder ett textfält. Om du lägger in en url-länk i textfältet kan du sedan komma åt länken direkt i uppgiftsfönstret. När du klickar på en länk i ett anpassat fält öppnas sidan i ett nytt fönster eller i en ny flik.
För att spåra en url-länk med ett textfält:
- Lägg in url:en i textfältet.
- Klicka på ikonen Besök länk direkt i huvudfönstret eller i uppgiftsfönstret till höger.
Aviseringar för anpassade fält hjälper till med att hålla alla i projektet uppdaterade om i vilken fas arbetet befinner sig och vad som behöver göras. Det gör godkännandeprocessen mellan de olika faserna mer effektiv och säkerställer att du når dina deadliner.
Personen som ändrar i ett anpassat fält kommer inte att få någon avisering.
Hur aktiverar man aviseringar för anpassade fält?
Det är möjligt att aktivera aviseringar för anpassade fält när som helst, oavsett om det gäller nya eller befintliga nedrullningsbara fält.
Kryssa i rutan för Aviseringar när du skapar ett nytt nedrullningsbart fält för att meddela dina uppgiftsmedarbetare att fältvärdet har ändrats.
Aktivera aviseringar för ett befintligt fält:
- Klicka på filen Anpassa.
- Klicka på fliken Fält.
- Klicka på pennikonen för att redigera fältinställningarna och kryssa i rutan för Aviseringar.
Aviseringar för anpassade fält är endast tillgängliga för nedrullningsbara fält.
När du är en uppgiftsmedarbetare får du en inkorgsavisering varje gång ett fältvärde ändras.
Vem får aviseringar för anpassade fält?
Om ett anpassat fält är offentligt för organisationen eller teamet och någon kryssar i aviseringsrutan, kommer alla som för närvarande använder fältet att få aviseringar varje gång fältvärdet ändras. Man måste vara en uppgiftsmedarbetare för att få aviseringar när ett fältvärde ändras för en viss uppgift.
Projektmedlemmar får endast aviseringar för anpassade fält om de följer uppgiften där fältvärdet har ändrats.
