Anpassade fält

Med anpassade fält kan du lägga till ytterligare data till uppgifterna i dina Asana-projekt. Du kan skapa fält för faser, prioritet, kostnad eller något annat som är viktigt för ditt arbetsflöde, team och företag. Det gör det möjligt för användare att få klarhet i arbetet som pågår i hela organisationen.

Du kan skapa två typer av anpassade fält i Asana. Fält som är specifika för ett visst projekt eller en viss portfolio och fält som hela din organisation kan använda.

Skapa ett fält som hela din organisation kan använda

globalt fält

För att skapa ett fält som hela din organisation kan använda:

Klicka på knappen Lägg till fält om du behöver lägga till fält i projektet.

globalt

I fliken Lägg till anpassade fält kan du:

  1. Lägga till en fälttitel
  2. Välja en fälttyp
  3. Lägga till en beskrivning
  4. Lägga till fältet i organisationens fältbibliotek så att hela organisationen kan använda det.

Skapa ett fält för ett specifikt projekt eller en portfolio

lokalt

För att skapa ett fält som är specifikt för ett visst projekt eller en portfolio:

Klicka på plus-ikonen högst upp till höger om du behöver lägga till fält i projektet

lokalt fält

I fliken Lägg till anpassade fält kan du:

  1. Lägga till en fälttitel
  2. Välja en fälttyp
  3. Lägga till en beskrivning
  4. Inte lägga till fältet i organisationens fältbibliotek eftersom det är specifikt för ditt projekt.

Lägga till anpassade fält från verktygsfältet

Lägg till anpassade fält direkt från verktygsfältet.

anpassatfält

Fälttyper och begränsningar

Det finns flera olika fälttyper att välja mellan, varav vissa har ytterligare alternativ:

Fält Ytterligare alternativ
Enkelval Nedrullningsbara punkter, ett enda val per fält
Multival Nedrullningsbara punkter, flera val per fält tillåts
Text
Siffror Decimal
Procent Decimal
Valuta Decimal
Välj ett alternativ från biblioteket Visa de senaste fälten i din organisation
  • För tillfället är det bara möjligt att ha 30 fält i ett projekt.
  • En uppgift kan ha upp till 60 fält (om du lägger till en uppgift i flera projekt).
  • Ett nedrullningsbart anpassat fält kan bara ha upp till 100 alternativ.
  • I din uppgiftslista kan du bara visa upp till fem anpassade fält samtidigt.

Du kan visa upp till 20 fälttitlar i en projektlista och 5 i ett projekt i tavelformat.

anpassat fält med multival

Anpassade fält med multival gör det möjligt att välja flera värden samtidigt i ett enda fält. Om du väljer typen anpassade fält med multival kan du lägga till alla relevanta alternativ i fönstret Redigera fält. Om du vill använda Anpassade fält med multival i projektet, bläddrar du till det fält du vill redigera och väljer helt enkelt alla tillämpliga alternativ.

Anpassade fält med multival är för närvarande en betaversion. Funktionen kommer långsamt att introduceras till organisationer under de kommande månaderna. Under den här perioden kan det hända att du inte får åtkomst till fälttypen eller inte kan använda den i andra funktioner, såsom Formulär eller Regler ... Om du vill hålla dig uppdaterad om lanseringen av Anpassade fält med multival kan du följa det här community-inlägget och få aviseringar om uppdateringar.

Välja ett befintligt fält från ditt bibliotek

Du kan göra anpassade fält tillgängliga för hela organisationen, och använda dem i flera olika projekt (globala fält). Du har också möjlighet att skapa lokala fält som är specifika för ett projekt eller en portfolio.

Du kan välja globala fält från organisationens fältbibliotek.

Gå till verktygsfältet och klicka på Fält. Välj därefter Lägg till fält.

När du kommit hit:

  1. Klicka på Välj från bibliotek
  2. Välj det fält du vill lägga till i projektet genom att använda ifyllnadsförslagen

Asana-skapade anpassade fält

Det finns en lista med Asana-skapade fält här.

Fälten läggs bara till i din organisation om du skapar ett projekt med en Asana-mall som innehåller de fälten.

Se fält i ett projekt

Du kan se dina anpassade fält som kolumner i projektet:

I din projektlistvy:

Fälten är kolumner i uppgiftslistan i huvudfönstret.

Du kan även se de anpassade fälten i en uppgift:

Du kan se de anpassade fälten i uppgiftsdetaljerna i det högra fönstret.

Om en uppgift hör till flera projekt som har olika anpassade fält, kommer alla fälten att synas i uppgiftsdetaljerna i det högra fönstret.

Redigera fält

Du kan redigera ett anpassat fält genom att använda verktygsfältet eller kolumnrubrikerna.

Klicka på pennikonen bredvid fältnamnet för att redigera fältet.

Du kan även redigera anpassade fält genom att använda kolumnrubriken. Klicka på den nedåtgående pilen bredvid det anpassade fältet och välj Redigera fält.

Om du redigerar ett globalt anpassat fält i din organisation kommer ändringarna att gälla för alla projekt som har det fältet.

Ta bort ett fält permanent:

För att ta bort ett fält permanent:

  1. Klicka på pennikonen bredvid fältnamnet
  2. Klicka på Ta bort fält
  3. Skriv namnet på det anpassade fältet
  4. Klicka på Ta bort

Redigera nedrullningsbara fält

När du redigerar ett nedrullningsbart fält kan du:

  1. Ändra färgen på fältalternativet
  2. Ta bort ett alternativ från fältet
  3. Lägga till ett nytt alternativ
  4. Ta bort hela fältet

Omorganisera nedrullningsbara alternativ

Dra och släpp de olika alternativen för att omorganisera dina anpassade fält.

Om du tar bort ett av de nedrullningsbara alternativen i ditt fält kommer de uppgifter som använder alternativet att behålla det borttagna alternativet. Det går sedan att ändra fältet till ett annat värde, men inte återställa ett borttaget värde.

Redigera nummerfält

När du redigerar ett nummerfält kan du:

  1. Ändra antalet visade decimalplatser
  2. Ta bort hela fältet

Om du minskar decimalerna behåller fältet alla nuvarande värden, men avrundar dem uppåt eller nedåt. Om du ökar decimalerna återgår fältvärdet till det ursprungliga.

Ta bort fält från ett projekt

Ta bort ett fält från ett projekt om du inte längre behöver eller kan använda det.

Klicka på pennikonen bredvid fältnamnet i verktygsfältet.

Klicka på ”Ta bort från projekt”.

Du kan även välja alternativet Ta bort fält från projekt genom att klicka på den nedåtgående pilen bredvid det anpassade fältet i kolumnrubriken.

Genom att ta bort ett fält tar du bara bort det från det aktuella projektet, det försvinner inte helt. Om fältet förekommer i andra projekt i din organisation finns det kvar och är tillgängligt för andra projekt.

Bibehållna värden

Du tar inte bort fältvärdena från ett projekt om du tar bort ett fält från ditt projekt.

Om fältet är ifyllt kan du fortfarande se det anpassade fältet och dess värde i det högra fönstret i projektdetaljerna.

Om fältet inte är ifyllt kommer du inte längre att se det anpassade fältet i det högra fönstret i projektdetaljerna.

Dölja ett anpassat fält

Du kan dölja ett anpassat fält genom att klicka på fliken Fält i verktygsfältet och sedan trycka på växlingsknappen.

dölj

Sortera efter anpassade fält

I projektets verktygsfält

Sortera ditt projekt efter anpassade fält i listvyn.

sortera

För att sortera ditt projekt efter anpassade fält:

  1. Klicka på sorteringsikonen i projektets verktygsfält
  2. Välj ett anpassat fält

Om du vill spara den här vyn som en standardvy kan du klicka på den nedåtgående pilen bredvid projektnamnet och välja ”Spara layout som standard”.

Sortera med pilen i kolumnrubriken

Du kan även använda pilen i projektrubriken för att sortera efter anpassade fält.

sortera

När du justerar värdet för ett anpassat fält i en uppgift blir projektet automatiskt omsorterat.

Anpassade fält och sökvyer

Använd sökvyer för att söka efter uppgifter med samma anpassade fält i flera projekt.

sökvyer

Börja med att klicka i sökfältet för att komma till Avancerad sökning. Klicka på alternativet Lägg till filter och välj Anpassade fält.

Valuta- och procentfält

Valuta- och procentfält

Du kan skapa numeriska anpassade fält för valutor eller procentsatser.

anpassat valutafält

I projektlistvyn:

  1. Klicka på ikonen Fält i verktygsfältet
  2. Klicka på Lägg till fält

lägga till ett numeriskt anpassat fält

I fliken Lägg till anpassat fält:

  1. Lägg till fälttitel
  2. Lägg till fälttyp
  3. Lägg till enheter, decimaler eller förhandsgranska
  4. Välj fältbehörigheter
  5. Skapa fält

Beräkna den genomsnittliga summan

lägga till fält för ett genomsnitt

I fliken Anpassat fält:

  1. Klicka på Summa i slutet av kolumnen
  2. Klicka på Genomsnitt i det nedrullningsbara kolumnalternativ

Behörigheter

Vem kan ändra de anpassade fälten i ett projekt

I ett Premium-team eller en Premium-organisation kan vem som helst med åtkomst till ett projekt lägga till, redigera eller ta bort de anpassade fälten.

I privata projekt: projektägaren och projektmedlemmarna kan se och ändra projektfälten.

Öppna projekt i ett team där medlemskap sker genom förfrågan eller dolda team: projektägaren, projektmedlemmarna och medlemmarna i projektteamet kan se och ändra projektfälten.

Öppna projekt i ett öppet team: projektägaren, projektmedlemmarna, medlemmarna i projektteamet och alla organisationsmedlemmarna kan se och ändra projektfälten.

Organisationsgäster (de som inte har en företags-e-postadress) kan inte skapa/redigera/ta bort anpassade fält eller söka efter dem med verktyget Avancerad sökning. De kan bara ange eller redigera värden i redan befintliga fält.

Låsa anpassade fält

Business-kunder och Enterprise-kunder har möjlighet att låsa anpassade fält när de skapar ett fält eller när de redigerar ett befintligt fält.

Låsa fält 1

När du går in i inställningarna för ett anpassat fält kan du välja att göra det anpassade fältet redigerbart för alla medlemmar eller att begränsa redigeringsbehörigheterna till att bara gälla dig själv.

Personen som spärrade det anpassade fältet samt en Asana-administratör är de enda som kan spärra upp det.

Använda anpassade fält

Med anpassade fält kan du spåra arbetet efter teamets behov. Du kan fritt välja namn och värde på fälten, möjligheterna är nästan oändliga. Här är några exempel som visar olika typer av fält i olika arbetsflöden:

Prioritet

Du kan använda anpassade fält för att ange prioritetsnivå. Till exempel kan ett ingenjörsteam som använder Asana för att spåra buggar skapa ett nedrullningsbart fält och ställa in prioritetsnivån (låg, medel, hög) för buggarna.

När inställningarna är gjorda kan du filtrera uppgifterna i listvyn och välja att fokusera på uppgifter med ett visst fältvärde. Klicka på Filtrera högst upp i uppgiftslistan och sedan på Anpassat filter. Du kan nu välja att till exempel bara se uppgifter som har prioriteten ”hög”.

Använd färger för att särskilja de olika nedrullningsbara fältalternativen. Röd kan till exempel betyda hög prioritet.

Godkännanden

Godkännanden är tillgängliga för alla Business-kunder och Enterprise-kunder. Med hjälp av den här processen går arbetsflödescykeln snabbare. En godkännare kan utföra en av tre åtgärder: godkänna, begära ändringar eller avvisa.

skapa ett godkännande

Skapa ett godkännande

  1. Klicka på trepunktsikonen i uppgiftsfönstret
  2. Klicka på Märk som godkännande

Du kan även gå till Slutföra ett godkännande och Identifiera ett godkännande

Sök

Om du bara vill se uppgifter som är märkta med ett visst fält i flera olika projekt kan du göra en avancerad sökning efter just den fälttiteln. Till exempel kan chefen för innehållsmarknadsföring göra en avancerad sökning efter uppgifter märkta med ”Utkast” för att förstå mängden av nytt innehåll som hela teamet måste arbeta med.

Tidsåtgång

Ett annat sätt att använda anpassade fält är att spåra jobbförfrågningar och uppskatta tidsåtgången. Ett designteam kan till exempel arbeta med en malluppgift som gör det möjligt att skicka in designförfrågningar. De skulle kunna lägga till ett nummerfält så att de som gör en förfrågan kan fylla i hur lång tid de förväntar sig att arbetet ska ta. Designerna kan sedan prioritera sin tid därefter och avgöra om de kan ta sig an arbetet eller inte.

addera nummer

Flermarkera uppgifter med nummerfält för att lägga ihop summan:

  1. Flermarkera de uppgifter med nummerfält du vill summera
  2. Du kommer att se den totala summan i uppgiftsfönstret

Informationsspårning

Om du använder Asana för uppföljning av kandidater eller kontospårning kan du använda ett textfält för att lägga in specifik information såsom e-postadress, telefonnummer, företag eller adress.

Använda taggar eller anpassade fält

Med taggar och anpassade fält kan du kategorisera, filtrera och visa information i Asana. Vanligtvis är det bäst att använda anpassade fält som standard inom en organisation, medan taggar är mer informella. Vi förespråka användningen av anpassade fält, som är mer robusta och synliga än taggar. Beroende på arbetsflödet kan det hända att ditt team använder dem på olika sätt. Här följer några scenarier som kan hjälpa dig att välja:

Använd anpassade fält om du:

  • vill lägga till specifika data till all uppgifter i ett projekt
  • Om du behöver ge ytterligare sammanhang för att gruppera liknande uppgifter och därmed underlätta granskningen. Mer informellt och utan samma grad av detaljrikedom som med anpassade fält
  • har standardinformation som du behöver för att spåra uppgifter i olika projekt (t.ex. prioritetsnivå, tidskostnad, arbetsfas)
  • vill säkerställa att dina teamkollegor fyller i viss information för varje uppgift i ett projekt
  • behöver sortera eller söka med specifika datafält

Använd taggar om du:

  • behöver en tillfällig taggning, har obegränsade alternativ eller inte vet vad som behöver taggas när du skapar uppgiften
  • måste kunna se taggen i Mina uppgifter
  • endast behöver märka ett fåtal uppgifter i ett projekt
  • Vill märka malluppgifter

Använda anpassade fält i underuppgifter

Observera att underuppgifter inte automatiskt ärver projekt, taggar eller de tilldelade personerna från sina överordnade uppgifter, även om du ser namnet på det överordnade projektet högst upp i underuppgiftens detaljfönster.

För att kunna lägga till eller redigera anpassade fält i en underuppgift måste du först lägga till underuppgiften i projektet. Det gör du genom att klicka i underuppgiftsdetaljerna (pratbubblan till höger om namnet på underuppgiften) och trycka på Tab + P för att öppna projektfältet, eller genom att gå till rullgardinsmenyn högst upp till höger och välja ”Lägg till i projekt”.

Spåra URL-länkar med anpassade fält

Du kan spåra länkar i anpassade fält när du använder ett textfält. Om du lägger in en url-länk i textfältet kan du sedan komma åt länken direkt i uppgiftsfönstret. När du klickar på en länk i ett anpassat fält öppnas sidan i ett nytt fönster.

!Länkade fält](https://luna1.co/1c3e58.png){.screenshot}

För att spåra en url-länk med ett textfält:

  1. Lägg in url:en i textfältet
  2. Klicka på ikonen Besök länk direkt i huvudfönstret eller i uppgiftsfönstret till höger

Vi stöder tyvärr inte den här webbläsaren

Asana fungerar tyvärr inte med webbläsaren du använder. Använd i stället en av följande stödda webbläsare för att registrera dig.

Välj språk

När du väljer ett språk ändras språket och/eller innehållet på asana.com