Vad är arbetshantering? En nybörjarguide

Arbetsflöden, uppgiftshantering, Business-processer … det är mycket som ingår i att bygga en framgångsrik arbetsplats nuförtiden. Företag inser alltmer vikten av att lägga till verktyg, programvara och plattformar som går utöver uppgiftshantering och kan samordna teammedlemmarnas arbete och kommunikation i realtid. automatisering är i framkant – med ledare som söker sätt att göra mer med mindre. Kort sagt, det är mycket som händer, och det kan kännas som om idéerna är osammanhängande delar av att organisera arbetet. Men i själva verket är alla dessa begrepp aspekter av strategisk arbetshantering.

Vad är arbetshantering?

Arbetshantering är ett systematiskt tillvägagångssätt för att organisera arbetsflöden, såsom projekt, pågående processer eller rutinuppgifter, för att ge team och hela organisationer den klarhet de behöver. Det är en form av samarbetsintelligens som handlar om att samordna människor och arbete på alla nivåer i en organisation och därigenom se till att alla har den information de behöver för att utföra det viktigaste arbetet.

Arbetshantering vs projekthantering

Även om man ibland blandar ihop arbetshantering med projekthantering är det i själva verket två olika begrepp. Arbetshantering är ett brett system och sätt att få arbetet gjort, vilket inkluderar projekt, planering och processer. Det här holistiska arbetssättet fokuserar på att koppla samman team, skapa klarhet och effektivisera tvärfunktionellt samarbete. Arbetshantering kan till exempel innebära att skapa en arbetsflödesstruktur där intressenter sömlöst kan lämna över stafettpinnen till olika team och se till att alla använder samma system.

Projekthantering å andra sidan handlar mer om de logistiska stegen i att övervaka projekt. Att skapa projekttidslinjer och att göra-listor, koordinera beroenden och planera för resurshantering är alla aspekter av projekthantering. Därför är projektplanering eller projekthantering en del av arbetshantering, men inte hela arbetshanteringen. Kort sagt: projekthantering är som att titta på ett träd, medan arbetshantering är som att se hela skogen.

Vad är en arbetshanteringsplattform?

En arbetshanteringsplattform samordnar planer, projekt och processer i hela organisationen. Genom att skapa ett centralt nav för allt arbete minskar du silor och hjälper team att spåra förlopp och arbeta mot företagets största initiativ.

Både arbetshanteringsplattformar och programvara för projekthantering är samarbetsverktyg. I båda typerna av programvara finns det till exempel ofta rapporteringspaneler, Gantt-diagram eller Kanban-tavlor. Men till skillnad från en programvara för projekthantering kopplar en arbetshanteringsplattform allt arbete, alla team och alla mål till varandra. Det innebär att varje person som slutför en projektuppgift vet exakt hur uppgiften stöder företagets största mål och avsikter.

Vad är jobbhantering – och varför ditt team behöver det

Gå bortom projekthantering. I den här e-boken får du lära dig hur arbetshantering kan hjälpa dig att planera, organisera och utföra arbetet i olika team.

Ta del av insikterna

Arbetshanteringsverktyg i praktiken: Ett exempel

För några år sedan insåg professor Dr Martin Viessmann och hans son (nu co-CEO), Max, på Viessmann vikten av att föra företaget för värme- och kylsystem in i en tid av smarta apparater och sakernas internet. Förutom att introducera produktinnovationer ville han också förbättra företagets interna verksamhet och föra in Viessmanns Business- och operativa team i vad han kallar ”en tid av effektivt samarbete”.

Det är vettigt att Viessmann-familjen tror på att omfamna teknik. Viessmann är ett hundra år gammalt företag och för Martin och Max var det viktigt att organisationen kontinuerligt moderniserade både sina produkter och sin arbetsplats för att fortsätta att blomstra årtionde efter årtionde.

Det är där Alexander Pöllmann, chef för smarta kontor och samarbete på Viessmann, kommer in i berättelsen. Han fick i uppgift att planera och implementera "framtidens arbetsplats" och omfamna "den effektiva samarbetets tidsålder" på Viessmann. Det skulle göra det möjligt för det hundra år gamla företaget att utvecklas till en värld av ultramoderna, avancerade apparater.

Innan Alex började introducera ny teknik tog han sig tid att förstå organisationens behov bättre.

Vad hittade han? De anställda behövde ett verktyg för att enkelt få kontakt, samarbeta och göra mer tillsammans i ett alltmer utspritt företag. Eftersom Viessmann hade vuxit under årtiondena arbetade många människor i olika länder och tidszoner, vilket komplicerade samarbetet – särskilt eftersom det inte fanns en central referenskälla för alla att använda för att hantera arbetet mellan olika team.

Alex mål var att säkerställa en smidig, organisationsövergripande digital omvandling för hur Viessmanns anställda arbetar tillsammans – en omvandling som är större än ett enda projekt eller team. En viktig del av den digitala omvandlingen var att implementera en arbetshanteringsplattform.

Hur arbetshantering underlättar projektsamordning

Begreppet arbetshantering blir allt mer populärt och är begripligt för många, åtminstone i teorin. Men hur ser arbetshantering ut i praktiken och hur gör den teamets projektsamordning mindre stressig och tydligare?

Som Viessmann-exemplet visar ger en arbetshanteringsplattform team ett sätt att enkelt samordna, oavsett om de arbetar på kontoret eller i ett distansarbetande eller utspritt team. Låt oss gå in på hur det ser ut.

Arbetshantering lägger till sammanhang i teamsamarbetet – vad och hur i kombination  med var du och ditt team arbetar. Som du kanske har gissat, med tanke på de verktyg som många använder i sina jobb, är det inte naturligt att kombinera sammanhang och samarbete, särskilt inte i en miljö med distansarbete. Du måste tänka noga på din teknikstack och hur den kan hjälpa till att överbrygga klyftan. De här tre lagren i teknikstacken hjälper dig att föra samman sammanhang och samordning på ett mer naturligt sätt:

• kommunikation: Du har förmodligen redan flera kommunikationsverktyg och appar till ditt förfogande, såsom Zoom, Slack och e-post. Ditt team behöver hitta rätt kommunikationsbalans med de här verktygen och bestämma vilket som ska användas för vilken typ av kommunikation. Integreringar kan hjälpa till att minska din teknikstack, så att alla dina verktyg finns på ett och samma ställe.

• Innehåll: Innehållsförvar är där du lagrar all information och alla dokument. Plattformar som Dropbox, Google Drive eller OneDrive är de säkra valv som du förlitar dig på för att producera, spara och dela leveranser.

• Koordinering: Även om kommunikationsverktyg och innehållsarkiv är viktiga är det svårt att samarbeta och samordna effektivt som ett team utan en arbetshanteringsplattform som Asana. Det sista lagret skapar klarhet – om vem som gör vad och när – och ger sammanhang för arbetet som teamet utför som en central referenskälla.

Att lägga till det samordningslagret och en central referenskälla i teknikstacken med en arbetshanteringsplattform är avgörande för framgångsrika team. Det ger ett levande system där alla kan se, diskutera och arbeta med teamprioriteringar på ett och samma ställe.

Tidigare kunde team använda de verktyg de ville för att planera sitt arbete, men det gjorde det svårt att samarbeta och kommunicera, vilket skapade silor. Så nu fokuserar vi på att centralisera allt i ett verktyg.”

Effektivisera processer med arbetshantering och spara tid

När ditt team eller din organisation har en arbetshanteringslösning kan du också börja effektivisera processer och spara tid och energi åt teamet.

Mycket av det arbete vi utför innebär pågående eller upprepade processer – och du kanske inte ens inser det. När du har en tydlig uppfattning om vad ditt team behöver åstadkomma och vem som gör vad och när, är ett bra sätt att spara tid och genomföra dina planer effektivt att veta vilka genvägar du kan ta. Genom att skapa mallar för upprepbara processer och automatisera arbetet kan teamet arbeta mer effektivt för att uppnå målen.

För våra stora redaktionella projekt följer vi samma steg varje gång, så vi har skapat en projektmall för det. Detta sparar teamet mycket insats i planeringsfasen.”

Ett arbetshanteringssystem är en central referenskälla

”Jag är en stor förespråkare för att ha en central referenskälla”, säger Jerod Hillard, en Asana-representant. ”För mitt team är det Asana. Från Asana kan vi tillhandahålla nödvändigt sammanhang och sedan omdirigera personer till kompletterande dokument i våra molnlagringsplattformar, finansiella verktyg eller andra områden i Asana.”

Klarheten i ett program för arbetshantering ger dig och ditt team självförtroende och gör det möjligt för alla att göra framsteg mot gemensamma mål, oavsett om ni arbetar på ett kontor eller är utspridda över olika tidszoner.

Individer och team behöver förstå hur deras arbete bidrar till företagets övergripande prioriteringar, så att de känner sig stärkta, engagerade och kopplade till det viktigaste arbetet. Arbetshantering ger team den klarheten och självförtroendet att gå vidare med det viktigaste arbetet och sluta gissa eller stöta på osynliga hinder.

Vad är jobbhantering – och varför ditt team behöver det

Gå bortom projekthantering. I den här e-boken får du lära dig hur arbetshantering kan hjälpa dig att planera, organisera och utföra arbetet i olika team.

Ta del av insikterna