Förstå beroenden i projektledning

Precis som i ett stafettlopp slutförs projekt ofta genom att uppgifter skickas vidare från en teammedlem till en annan. Till skillnad från ett stafettlopp kräver vissa projektuppgifter att andra uppgifter slutförs innan de kan påbörjas. Det här förhållandet mellan uppgifter kallas beroenden. 

Som projektledare kan det vara till hjälp att förstå hur beroenden fungerar för att skapa en tydlig och konsekvent plan innan projektet startar. Det här är vad du behöver veta för att effektivisera processen, optimera beroenden, prioritera uppgifter, undvika flaskhalsar och hantera externa faktorer för att hålla projekttidslinjen i fas

Vad är beroenden inom projekthantering?

I allmänhet är ett beroende något som är beroende av något annat. 

Exempel på allmänna beroenden:

• Spädbarn är beroende av vårdgivare.

• Växter är beroende av solljus.

• Fiskar är beroende av vatten.

När det gäller projekthantering är ett beroende en uppgift som är beroende av slutförandet av en annan uppgift. 

Exempel på beroenden i projekthantering:

• Ett företags PR-uttalande är beroende av VD:s godkännanden av meddelandet.

• En ersättning är beroende av att en kostnadsrapport skickas in.

• En buggfix är beroende av att man identifierar dess grundorsak.

Inom byggbranschen är till exempel gjutningen av grunden beroende av slutförande av schaktningen. Inom marknadsföring är lanseringen av en ny produktkampanj beroende av att produktdesign och branding slutförs. 

Som projektledare är det viktigt att hålla koll på alla projektberoenden så att intressenterna är medvetna om när de behöver börja sin del av projektet. Att använda en programvara för projekthantering med paneler och andra plattformsintegreringar, såsom API:er, kan hjälpa till att hantera projektberoenden mellan olika team och moduler.

Exempel på beroenden inom programvaruutveckling:

• React är beroende av Babel för webbläsarkompatibilitet.

• Django är beroende av Pillow för bildbehandling.

• Node.js är beroende av Express för hantering av webbservrar.

Inom datavetenskapen är ett programvaruberoende en programvara som är beroende av ett annat program för att fungera korrekt. Detta hanteras av en pakethanterare som npm för JavaScript eller pip för Python. beroenden anges i konfigurationsfiler och installeras när du kompilerar eller startar körtiden.

Att hantera de här beroendena är avgörande för utvecklingsteam som använder Scrum- eller Agile-metoder.

Viktiga termer att känna till om beroenden

Innan vi diskuterar olika typer av beroenden är det bra att förstå några viktiga termer.

Projektbegränsningar

Projektbegränsningar är begränsningar som projektledaren måste följa när projektet fortskrider. De tre huvudsakliga projektbegränsningarna är:

• Kostnad: hur mycket pengar du kan spendera för att slutföra projektet.

• Tid: Hur lång tid det tar att slutföra ett projekt.

• Projektomfattning: de specifika målen, leveranserna, funktionerna och egenskaperna som ingår i projektet.

• Projektbegränsningar är sammankopplade och kallas ofta för ”projekthanteringstriangeln”. En ändring av en begränsning kräver en ändring av de andra för att kompensera. Om man till exempel ökar projektomfattningen krävs det vanligtvis en ökning av kostnad och/eller tid.

Att förstå och balansera projektbegränsningar är avgörande för en framgångsrik hantering av beroenden. Projektberoenden kan påverka alla tre begränsningarna: de kan öka kostnaderna, orsaka förseningar och påverka projektets omfattning.

Den kritiska linjen

Inom projektledning är den kritiska linjen den sekvens av beroende uppgifter som har längst varaktighet, vilket gör det möjligt att fastställa den kortaste möjliga tiden för att slutföra projektet. Det är ett viktigt begrepp när man hanterar beroenden, eftersom varje försening i en kritisk uppgift kommer att försena hela projektet.

Kritiska linjen-metoden är en teknik som används i projektplanering för att identifiera kritiska och icke-kritiska uppgifter, beräkna projektets förväntade varaktighet och visa beroenden mellan uppgifter. Ett Gantt-diagram är ett vanligt sätt att visualisera den kritiska linjen och uppgiftsberoenden i ett projektschema. 

Hinder

En blockerare är allt som kan förhindra slutförandet av en projektaktivitet. Hinder kan vara interna problem, till exempel en teammedlem som är borta i en vecka, eller externa faktorer, till exempel en extern leverantör som inte uppfyller en inköpsorder i tid. Att identifiera hinder tidigt kan minimera deras inverkan på ledtiden.

Typer av beroenden i projektledning

Konceptet beroenden är enkelt, men det finns olika typer av projektberoenden att ta hänsyn till.

Logiska beroenden

Dessa beroenden, även kända som kausala beroenden, är delar av ett projekt som är nödvändiga för att projektet ska kunna slutföras. De är ofta målet för alla föregående uppgifter och kan inte köras parallellt med andra uppgifter. 

Du kan till exempel inte delegera en uppgift till någon annan om du inte har någon annan i teamet. I det här fallet är det ett logiskt beroende att anställa en annan teammedlem.

Resursberoenden

Resursbaserade beroenden är projektbegränsningar eftersom de är relaterade till den begränsade mängden resurser som finns tillgängliga för projektet. Om det finns ytterligare resurser tillgängliga för projektet skulle det här beroendet inte vara ett problem. Effektiv resursfördelning är nyckeln till att hantera dessa typer av projektberoenden.

Till exempel är framstegen i projekt B beroende av att en enskild designer slutför projekt A, så att hen har kapacitet att slutföra projekt B utan att bli överbelastad.

Preferensberoenden

Preferensberoenden skapas av teampålagda processer men krävs inte nödvändigtvis för att ett projekt ska slutföras. 

En redigerare kan till exempel kräva en sista granskning innan en artikel skickas för publicering. Även om det här steget har skapats av teamet för att säkerställa att det inte finns några misstag, är det inte nödvändigtvis nödvändigt för att projektet ska slutföras.

​​Externa beroenden

Externa beroenden är uppgifter som är beroende av externa faktorer som du eller teamet inte har någon kontroll över. Interna beroenden är vanligare eftersom de är beroende av saker som teamet kan kontrollera.

Ett bra exempel på ett externt beroende är när ett väderfenomen hindrar en leverans av färsk frukt från att anlända till en restaurang. En kock kan ha en meny som kräver apelsiner, men på grund av en oväntad frost kan kocken inte skapa de nödvändiga rätterna. Kocken var externt beroende av apelsinleverantören för att kunna skapa specifika rätter. Genom att identifiera externa faktorer kan man införa beredskapsplaner.

Typer av uppgiftsberoenden i projektledning

Vissa beroenden är specifika för de två uppgifterna. Här är de vanligaste typerna av uppgiftsberoenden:

• Slutför för att starta: Det här är det vanligaste beroendet mellan uppgifter. Uppgift B kan inte starta förrän uppgift A är slutförd. Den här funktionen är vanlig i vattenfallsmetoden för projektledning.

• Slutför för att slutföra: Uppgift B kan inte slutföras förrän uppgift A också är slutförd. Den här typen av beroenden är vanliga för uppgifter som har underuppgifter. Om underuppgifterna inte slutförs kan du inte slutföra den överordnade uppgiften. 

• Starta för att starta: Uppgift B kan inte starta innan uppgift A startar. Det här är för uppgifter som måste köras parallellt med varandra. Ett bra exempel på ett startberoenden är en tidsbestämd e-handelslansering. En marknadsförare på sociala medier kanske vill publicera ett meddelande om en försäljning som går live, samtidigt som en webbutvecklare trycker på rätt webbsida för att gå live. Marknadsföraren på sociala medier börjar inte förrän webbutvecklaren börjar för att säkerställa att meddelandet går ut samtidigt.

• Start till slutförande: Uppgift B måste starta för att uppgift A ska vara slutförd. Det här är viktigt i situationer som kräver överlappning. Ett exempel på detta skulle vara täckning på en supportlinje. En representant kan inte lämna förrän en annan representant kommer för att avlösa dem från sina uppgifter, så att det alltid finns någon tillgänglig för att tillhandahålla kundsupport.

Fördelar med att hantera projektberoenden väl

Effektiv hantering av beroenden gynnar inte bara projektet utan också projektledaren och teamet. Här är några av de främsta fördelarna:

Projektfördelar:

• Minskad risk för förseningar och flaskhalsar

• Optimerad resursfördelning.

• Ökade chanser att få projektet slutfört i tid och inom budget.

• Tydligare kommunikation och samordning mellan teammedlemmarna

Fördelar för individen och teamet:

• Förbättrad problemlösning och beslutsfattande för projektledare

• Förbättrat teamsamarbete och produktivitet.

• Möjlighet för teammedlemmar att utveckla nya färdigheter och ta på sig mer ansvar.

• Ökad känsla av prestation och arbetstillfredsställelse vid projektets slutförande.

Genom att förstå och hantera beroenden väl kan projektledare leda sina team till framgång och samtidigt främja personlig och professionell utveckling.

Tips för att hantera beroenden

Att hantera beroenden kan verka överväldigande i början, men om du lär dig att navigera dem kan du förbereda dina projekt för framgång. Här är fyra tips som hjälper dig att optimera uppgiftsberoenden.

1. Organisera uppgifter med hjälp av en programvara för projekthantering

Att hitta rätt projekthanteringsverktyg som fungerar för ditt team kan vara avgörande när det gäller interna beroenden. Att använda ett verktyg för uppgiftshantering som kan innehålla projektplanen, projektaktiviteter och tydligt identifiera beroende uppgifter kan hjälpa teamet att hålla sig till projektschemat. Leta efter verktyg som kan integreras med dina andra kärnsystem.

2. Visualisera beroenden tydligt

Att visualisera beroenden är ett enkelt sätt att bättre förstå vilka uppgifter som behöver slutföras och i vilken ordning. Med visuella verktyg som ett Gantt-diagram eller en Kanban-tavla kan du tydligt visa dina teammedlemmar i vilket skede projektet befinner sig och vilka uppgifter som är beroende av andra.

3. Övervaka potentiella risker i en projektplan

När du upprättar en projektplan bör du brainstorma alla potentiella interna beroenden som kan uppstå under projektet. Har någon av dina teammedlemmar en tyngre arbetsbelastning än normalt? Arbetar du med några externa leverantörer för att slutförd projektet? Är projektteamet förberett på en ändring i schemat om en del blir försenad?

Du kan inte övervaka varje enskild potentiell risk, men du kan hålla ett öga på beroenden för att säkerställa att leveranserna håller sig i fas. Det är särskilt viktigt för beroenden mellan olika team, till exempel när marknadsföringsteamet väntar på resurser från designteamet. Regelbunden kommunikation är avgörande. 

4. Uppmuntra intressenternas engagemang

Man kan inte kommunicera för mycket när det gäller uppgiftsberoenden. Om en projektintressent vet att en uppgift är försenad bör du uppmuntra hen att kommunicera med hela teamet så att alla kan justera sina tidslinjer i enlighet med detta.

Håll uppgiftsberoenden i fas

Vill du veta mer om hur du kan hålla bättre koll på projektberoenden? Läs mer med Asanas resurser för projekthantering.

Vanliga frågor om beroenden

Vilka typer av beroenden är vanligast i projektscheman?

De typer av beroenden som oftast förekommer i projektscheman är:

• Slut-till-start (en uppgift kan inte starta förrän en tidigare uppgift är slutförd).

• Start-till-start (en uppgift kan inte starta förrän en annan uppgift börjar).

• Slut-till-slut (en uppgift kan inte slutföras förrän en annan uppgift är slutförd).

• Start-till-slut (en uppgift kan inte slutföras förrän en annan uppgift startar).

Hur hanterar jag uppgiftsberoenden?

För att hantera uppgiftsberoenden behöver du identifiera och dokumentera förhållandet mellan uppgifter, kommunicera beroenden till teammedlemmar, övervaka förloppet och justera schemat efter behov för att anpassa det till eventuella ändringar eller förseningar.

Hur visar man beroenden i ett projekt?

Beroenden i ett projekt kan visas med hjälp av ett Gantt-diagram, nätverksdiagram eller beroendemätning, som visuellt representerar relationerna och sekvenseringen av uppgifter.

Vad finns det för exempel på beroenden?

Exempel på beroenden är att vänta på kundens godkännanden innan man går vidare till nästa fas, att kräva att material levereras innan byggandet kan börja eller att en specifik teammedlem behöver slutföra sin uppgift innan någon annan kan börja.