3 sätt att visualisera en projektplan: tidslinjer, kalendrar och tavlor

Oavsett vilket projekt du hanterar behöver du ett sätt för att planera och spåra ditt arbete. Du behöver inte bara veta vem som gör vad och när, utan behöver också ett sätt att enkelt visualisera alla rörliga delar och all information som du hanterar.

Saken är den att listor och kalkylark inte löser problemet. Listor blir till flersidiga dokument och kalkylark blir till otaliga kolumner med projektuppgifter som gör det svårt att förstå var ett projekt verkligen befinner sig vid varje givet tillfälle.

Vad är visuell projekthantering?

Visuell projekthantering är ett sätt att organisera och hantera arbete utanför en traditionell att göra-lista. Det gör det möjligt att visualisera projektinformation i olika layouter som tidslinjer, Kanban-tavlor och kalendrar. Visuell projekthantering ger bra en överblick över vilket arbete du har framför dig, sluttider för projektleveranser, teamets milstolpar, och mer.

Hur visualiserar du projektförloppet?

Du kan visualisera projektförloppet på tre populära sätt:

• Tidslinjer (eller Gantt-diagram)

• Kanban-tavlor

• Kalendrar

Alla dessa sätt att visualisera arbete på har sina egna för- och nackdelar, och valet av tillvägagångssätt beror på vilken typ av projekt du planerar. Därför är det viktigt att din programvara för visuell projekthantering gör det möjligt för dig att växla mellan olika vyer. På så sätt kan alla, från enskilda medarbetare till chefer, dra nytta av programvaran för projekthantering.

Så, bör du välja en tidslinje, en Kanban-tavla eller en kalender? Här följer information om hur vart och ett av visualiseringsverktygen fungerar och vilka typer av projekt de är bäst lämpade för.

1. Projekttidslinjer och -diagram

Ett sätt att visualisera en projektplan på är att skapa en tidslinje eller ett Gantt-diagram över projektplanen. Projekttidslinjer är visuella översikter över din projektplan. Med tidslinjehantering kan du organisera projektdetaljer i ett stapeldiagram för att visa när varje uppgift eller leveransobjekt i ditt projekt måste slutföras, hur lång tid det kommer att ta och i vilken ordning.

När är det bäst att använda projekttidslinjer och Gantt-diagram?

Tidslinjer är användbara när du har ett projekt där du inte bara behöver veta när allt ska vara klart, utan också när du ska börja och hur lång tid det kommer att ta. Genom att kartlägga allting i en projekttidslinje kan du bättre fördela resurser, bemanna de olika stegen med teammedlemmar och visualisera beroenden.

Med tidslinjehantering kan du skapa en projektplan som visar hur alla delar av projektet passar ihop och göra ändringar vid behov för att stoppa problem innan de börjar. Tidslinjer är bra för:

• Kampanjhantering

• Produktlansering

• Evenemangsplanering

När bör du inte använda tidslinjer eller Gantt-diagram

Tidslinjehantering är mest användbart när varje uppgift har ett start- och slutdatum. Föreställ dig din tidslinje som ett visuellt stapeldiagram – om dina uppgifter inte har start- och slutdatum finns det inte mycket att visualisera. Om du planerar ett projekt med många dagliga uppgifter kan det vara mer användbart att visualisera ditt arbete i en projektkalender eller Kanban-tavla.

Exempel på en projekttidslinje

Låt oss säga att du planerar en produktlansering. Eftersom det krävs teammedlemmar från tvärfunktionella team – produkt, teknik, marknadsföring, försäljning, kundsupport – för att lyckas med en lansering är projektet garanterat komplicerat.

En tidslinje gör det lättare att utforma och förutse tidsplanen och samordna resurserna så att du når dina milstolpar med färre problem längs vägen. Projektets tidslinje listar varje steg eller leverans som behövs, start- och slutdatum för varje steg eller leverans samt eventuella beroenden mellan olika delar av arbetet. På så sätt får alla i projektteamet en tydlig bild av lanseringsplanen redan från början.

Tips: dela och hantera din tidslinje med teammedlemmar

När du har satt ihop en tidslinje för din projektplan får du inte glömma bort att koppla in teammedlemmar och intressenter och uppdatera detaljerna när projektet kommer igång. Eftersom ni alla delar samma centrala informationsplattform får alla i teamet insikter i realtid i teamets arbete.

I Asana kan du enkelt dela ditt projekt med intressenter och teamkollegor. Genom att visualisera ditt arbete i tidslinjevyn får du gehör för din plan och kan justera och anpassa scheman i takt med att saker ändras. Visualisera beroenden mellan uppgifter och identifiera konflikter innan de uppstår.

2. Kanban-tavlor

Kanban-tavlor är ett visuellt system för att organisera ett projekt där varje uppgift eller arbetsmoment representeras av ett kort. Korten placeras sedan i en av flera kolumner som representerar projektets eller processens faser, uppgiftens ägare, arbetets prioritet eller i något annat system som fungerar bäst för ditt team. I takt med att varje uppgift eller leveransobjekt fortskrider flyttar du kortet som representerar uppgiften från kolumn till kolumn så att du lätt kan se var i processen uppgiften befinner sig.

När bör man använda Kanban-tavlor?

Projekthantering i Kanban-stil fungerar bäst för projekt med tydliga steg som varje uppgift går igenom innan den slutförs. Kanban-tavlor är fantastiska verktyg för agila team som jobbar i sprintar, eftersom de gör det möjligt att tydligt se hur arbetet fortskrider. Kanban-tavlor är särskilt bra för:

• Buggspårning

• Sprintplanering

• Sprintåterblickar

• Agila dagliga standup-möten

• Webbproduktionshantering

• Jobbförfrågningar

Exempel på ett tavelprojekt

Ett buggspårningsarbetsflöde är ett exempel på ett projekt som kan hanteras med hjälp av Kanban-tavlor. Din Kanban-tavla för att identifiera och åtgärda buggar kan ha kolumner som representerar följande faser:

• Nya buggar (dvs. din backlog)

• Redo att arbetas på

• Pågående

• I kvalitetskontroll

• Slutför

För varje bugg som rapporteras kan ditt team enkelt skapa ett nytt kort och sedan flytta det genom kolumnerna allteftersom arbetet fortskrider.

Tips: Skapa och dela din tavla online

Kanban-tavlor byggs ofta på fysiska tavlor med klisterlappar, men visste du att du också kan skapa dem online med ett verktyg som Asana?

Genom att bygga din Kanban-tavla i Asana får du fler möjligheter, att till exempel lägga till anpassade fält, beskrivningar, filer och medarbetare till varje kort, så att du enkelt kan samla in ytterligare projektinformation och därigenom underlätta teamets samarbete.

3. Projektkalendrar

Kanban-tavlor och tidslinjer fungerar bra för många typer av projekt, men ibland behövs en kalender. En vanlig kalender kan verka lite väl enkel, men är ibland det bästa valet för vissa projekt.

När bör du använda projektkalendrar?

En kalender är perfekt när du behöver hantera många uppgifter med olika slutdatum. Det blir lättare att planera framåt och hinna klart i tid när du vet exakt när under en vecka, en månad eller ett år som en viss milstolpe måste slutföras eller en tillgång levereras. Projektkalendrar kan särskilt hjälpa dig att hantera din:

• redaktionella kalender

• kalender för innehåll i sociala medier

När bör du inte använda projektkalendrar?

Projektkalendrar kan levandegöra dina uppgifter och hjälpa dig att planera kommande vecka, månad eller kvartal. Projektkalendrar är dock mindre användbara när du har mer än en handfull uppgifter som ska utföras varje dag. Om du verkligen behöver gå ner på detaljnivå i det arbete som ditt team utför dagligen kan en Kanban-tavla eller till och med en vy i stil med en att göra-lista vara bättre för ditt team.

Exempel på ett kalenderprojekt

Om du planerar ett projekt där varje dag har sin egen att göra-lista kanske en projektkalender passar, eftersom den låter dig se allt du har att göra under de kommande dagarna och veckorna. Du kan se hela projektet i kalendern och veta exakt vad som kommer att hända och vem som arbetar med det.

Tips: Lista uppgifter först innan du schemalägger dem

Om du använder Asana för att hantera din projektkalender kan du skapa en lista med uppgifter i ett projekt, ange slutdatum och sedan växla till kalendervy för att automatiskt se dina uppgifter i kalendern. Vid behov kan du flytta runt uppgifter i kalendern för att snabbt ändra deras slutdatum.

Vilken vy passar bäst för ditt projekt?

Att använda en tidslinje, Kanban-tavla eller kalender är ett bra sätt att visualisera alla steg i projektet, så att du kan se helheten utan att missa några viktiga detaljer. Du kan ställa in ett projekt med någon av dessa vyer i Asana. Oavsett vilken vy du väljer kan du enkelt dela din plan med dina teamkollegor och styra ditt projekt på ett och samma ställe.