Vad är Kanban-tavlor? En nybörjarguide.

Föreställ dig att teamet påbörjar ett nytt projekt. Du behöver ett enkelt sätt att visualisera arbetet på så att ni kan hålla er uppdaterade om vem som arbetar med vad, i vilken fas projektet är i och när allt ska vara klart. Du kan bläddra igenom projektdokument, kalkylark, e-postmeddelanden och meddelanden för att samla in all information – eller så kan du visualisera allt på ett ställe med en Kanban-tavla.

Om du har sysslat med projekthantering eller börjat utforska sätt att visualisera arbetet på kan du ha hört talas om Kanban. Kanban-tavlor är en form av visuell projekthantering, och de är särskilt populära bland produkt-, teknik- och programvaruutvecklingsteam, även om alla kan använda dem. Den här artikeln täcker allt du behöver veta om vad Kanban-tavlor är, hur de fungerar och hur du bäst använder dem för att hantera teamets arbete.

Vad är Kanban?

Kanban är ett sätt att hjälpa team att hitta en balans mellan det arbete de behöver utföra och varje teammedlems tillgängliga kapacitet. Kanban-strukturen bygger på en filosofi om kontinuerlig förbättring, där arbetsobjekt ”dras” från en produktbacklog till ett regelbundet flöde av arbete.

Kanban-strukturen är uppbyggd runt Kanban-tavlor, som är en form av visuell projekthantering som gör det möjligt för team att bättre förstå sin arbetsbelastning och sitt arbetsflöde. I en Kanban-tavla visas arbetet i en projekttavla som är organiserad i kolumner. Traditionellt sett representerar varje kolumn ett steg i arbetsprocessen. Den mest grundläggande Kanban-tavlan kan ha kolumner som Att göra, Pågående och Klart. Enskilda uppgifter, som visas som kort på tavlan, flyttas från kolumn till kolumn tills de är slutförda.

Virtuella Kanban-tavlor

Man kan skapa Kanban-tavlor på en whiteboardtavla, på papper eller – för ett optimalt resultat – i ett specialiserat onlineverktyg. Onlineverktyg för Kanban-tavlor hjälper dig att visualisera innehåll på ett dynamiskt sätt och få en omedelbar inblick i arbetet för hela projektet. Ofta använder team dessa virtuella Kanban-tavlor såsom Asanas tavelvy för att visualisera arbetet genom projektets olika faser:

Kanbans historia

Kanban utvecklades i slutet av 1940-talet av Taiichi Ohno, en Toyota-ingenjör från Japan. Ohno insåg att han kunde förbättra Toyotas produktionssystem genom att ta med delar från lean produktion: i stället för att bygga nya produkter baserat på en förväntad efterfrågan, gjorde Ohnos Kanban-struktur det möjligt att producera och leverera produkter i enlighet med kundernas efterfrågan. Med Kanban-strukturen övergick Toyotas tillverkningsprocess från en ”push”-process (produkter skjuts ut på marknaden) till en ”pull”-process (produkter skapas baserat på marknadens efterfrågan). Det här innebar att Toyota kunde minska lagernivåerna och samtidigt vara en konkurrenskraftig aktör på marknaden.

Strukturen inspirerad av lean produktion som Ohno utvecklade var baserad på Kanban-kort. Faktum är att ”Kanban” är en kombination av två japanska ord: 看 (Kàn), som betyder ”tecken” och 板 (Bǎn), som betyder ”tavla”. På Toyota var Kanban-korten gjorda av papper och visade att en ny produkt, del eller lagerinventering behövdes och utlöste då produktionsprocessen för den artikeln.

Även om Kanban fortfarande lever kvar inom tillverkningsindustrin, anpassades den till programvaruutvecklingen i början av 2000-talet. Kanban för programvaruutveckling är inspirerad av Ohnos metodik för lean produktion och har behållit samma ”pull”-process.

Som en del av den moderna Kanban-strukturen börjar teamen med att ta fram en backlog. Baserat på de enskilda teammedlemmarnas tillgänglighet och kapacitet ”dras” arbetet från backloggen. Sedan kan teammedlemmarna visuellt spåra arbetet när det rör sig genom uppgiftens livscykel, som är representerad av de olika stegen på Kanban-tavlan, tills det är slutfört. I dag fungerar Kanban som ett visuellt projekthanteringssystem för att balansera efterfrågan och tillgänglig kapacitet.

Är Kanban och Scrum samma sak?

Du kanske har hört talas om Kanban i samband med Scrum, vilket inte är så konstigt eftersom de flesta team som använder Scrum-metoden gör det med hjälp av Kanban-tavlor. Även om Kanban och Scrum är kompatibla handlar det om två skilda strukturer. Medan Kanban fokuserar på processförbättring används Scrum traditionellt för att hjälpa team att arbeta snabbare och mer effektivt. För att göra det organiserar Scrum ”sprinter”, vilket innebär två veckors arbetssessioner med dagliga möten och en viss mängd arbete som ska slutföras under själva cykeln.

Är Kanban agilt?

Svaret är ja. Kanban för programvaruutveckling är en underkategori av den agila metoden. Agil är en projekthanteringsmodell utformad för att hjälpa team att hantera förändringar på ett flexibelt sätt. Den agila filosofin bygger på adaptiv planering, gradvis utveckling, korta ledtider och kontinuerlig förbättring.

Så här fungerar Kanban

Numera är Kanban-tavlor vanligtvis virtuella tavlor med kolumner som representerar arbetets olika faser (även om det fortfarande är möjligt att rita Kanban-tavlor på en whiteboardtavla och använda klisterlappar!). Varje ”kort” i en Kanban-tavla representerar en uppgift, och uppgiftskortet rör sig genom de olika faserna tills arbetet är slutfört. Team som använder ett Kanban-system tenderar att samarbeta på en enda Kanban-tavla, även om uppgifter vanligtvis tilldelas till olika teammedlemmar.

Kanban-metodens 4 grundprinciper

Det finns fyra grundprinciper som är användbara för att vägleda teamet när ni funderar på att lansera en Kanban-struktur:

1. Börja med det ni gör nu

Det är möjligt att tillämpa Kanban på alla nuvarande arbetsflöden eller processer. Till skillnad från vissa mer specifika agila hanteringsprocesser såsom Scrum, är Kanban tillräckligt flexibel för att passa in i teamets grundrutiner.

2. Gå med på att genomföra progressiva och evolutionära förändringar

Stora förändringar kan upplevas som störande för teamet, och om man försöker ändra allt på en gång kanske det nya systemet inte fungerar som förväntat. Kanban är medveten om det här, vilket är anledningen till att Kanban-strukturen bygger på kontinuerlig förbättring och stegvis förändring. I stället för att förändra allt på en gång kan ni börja med att göra stegvisa förändringar för att verkligen utveckla teamets processer över tid.

3. Respektera nuvarande processer, roller och ansvarsområden

Till skillnad från vissa andra lean-metoder har Kanban inga inbyggda teamroller och kan fungera inom er nuvarande teamstrukturoch process. Dessutom kan den nuvarande processen ha några bra delar som skulle gå förlorade om ni försökte göra om ert arbetssystem från en dag till en annan.

4. Uppmuntra ledarskap på alla nivåer

I en anda av kontinuerlig förbättring medger Kanban-metoden att förändring kan komma från var som helst och inte nödvändigtvis bara ”uppifrån och ned”. Med Kanban uppmuntras teammedlemmar att delta, föreslå nya sätt att utveckla processerna och ta nya arbetsrelaterade initiativ.

6 Kanban-metoder

De grundläggande principer som vi just har beskrivit finns där för att vägleda teamet i deras förståelse av hur ett Kanban-arbetsflöde fungerar. Följ de här sex metoderna för att implementera Kanban-processen och hjälpa teamet att kontinuerligt förbättra och uppnå en progressiv tillväxt, vilka är grundprinciperna i Kanban-strukturen.

1. Visualisera arbetet

En av de största fördelarna med Kanban är att man fysiskt kan se arbetet ”röra sig” genom systemet. Ett uppgiftskort kommer att börja på vänster sida av Kanban-tavlan och under det att teamet arbetar med uppgiften kommer kortet att långsamt röra till sig höger tills det landar i kolumnen Slutförd. Det här ger inte bara en bred uppfattning om hur arbetet fortskrider i de olika faserna utan man får även information i realtid och en överblick över arbetets status.

2. Begränsa pågående arbete

Som en agil metod bygger Kanban på en princip om tidig leverans, vilket innebär att uppgifter ska röra sig snabbt mellan kolumner i stället för att stagnera med en tvetydig ”pågående”-status. Även om det inte finns någon specifik regel för hur många uppgifter som ska vara ”pågående” vid en viss tidpunkt, är det rekommenderat att uppmuntra teamet att fokusera på en enda aktivitet i stället för att att göra flera saker samtidigt.

3. Hantera flödet

I metod nummer 2 är rådet att begränsa pågående arbete, och det bästa sättet att göra det är att optimera uppgiftsflödet i er Kanban-tavla. Genom att hantera och förbättra flödet kommer ni att minska ledtiden (den tid det tar för en uppgift att nå kolumnen Slutförd i Kanban-tavlan), och säkerställa att ni slutför uppgifter eller levererar nya produkter medan de fortfarande är relevanta.

4. Tydliggör processpolicyer

Med tanke på hur snabbt uppgifter fortskrider i Kanban måste man se till att teamet har etablerat och tydligt kommunicerat normer. Processpolicyn ska vägleda teamet i implementeringen av Kanban-metodiken. Dessutom är det viktigt att uppmuntra alla att delta och förnya Kanban-policyn i enlighet med den fjärde Kanban-grundprincipen: Uppmuntra ledarskap på alla nivåer.

5. Implementera feedbackslingor

I Kanban vill man få feedback från två olika grupper: kunderna och teamet.

• Samla feedback från kunder om kvaliteten och effektiviteten i den lösning teamet tog fram. Var det rätt sak att producera? Fanns det några problem? Om det fanns problem såsom buggar i koden eller andra produktfel kan man se över Kanban-flödet och lägga till mer tid för granskning, övervakning och utvärdering.

• Kolla regelbundet med teamet om vad de tycker om själva Kanban-strukturen, och om arbetet. Här finns det ytterligare en möjlighet att uppmuntra ledarskapsåtgärder på alla nivåer och förbättra teamets processpolicy.

6. Förbättra tillsammans, utveckla experimentellt

Kanban handlar i grunden om ständig förbättring. Men det innebär inte att inte andra system kan fungera bra tillsammans med Kanban, såsom Scrum. Oavsett vilken metod ni använder är det viktigt att samarbeta, experimentera och utveckla processerna efter behov.

Tillämpa Kanban

I enlighet med den första Kanban-grundprincipen (Börja med det ni gör nu) kan man tillämpa Kanban på alla arbetsflöden. Det är möjligt att skapa en Kanban-tavla med en whiteboardtavla och några klisterlappar eller med ett kalkylark och lite formatering, men det bästa sättet att visualisera en Kanban-tavla är med ett arbetshanteringsverktyg som Asana. I Asana kan man visualisera varje projekt på fyra olika sätt, bland annat som en tavelvy i Kanban-stil.

Oavsett hur ni skapar en Kanban-tavla kan ni följa de här enkla stegen för att tillämpa Kanban på era befintliga processer:

1. Börja med en tom tavla

Även om er Kanban-tavla så småningom kommer att innehålla alla uppgifterna i backloggen och allt slutfört arbete, är det bra att börja med en tom tavla för tillfället. Se till att befinna er i vyn Tavlor om ni använder ett arbetshanteringsverktyg som Asana.

2. Skapa kolumner för att representera arbetets olika faser

Traditionellt sett representerar kolumnerna i Kanban-tavlan arbetets olika faser. De kolumner ni väljer att skapa beror på teamet, men här är några vanliga kolumner som används ofta:

• Backlog, Inkorg eller Ny: Det är i den här kolumnen alla nya uppgifter hamnar, innan de har tilldelats till teammedlemmarna.

• Redoeller Prioriterad: Flytta uppgifter till den här kolumnen när de är redo att startas.

• Pågående: Här finns uppgifterna man arbetar med just nu. Beroende på teamets olika behov kan man dela upp kolumnen Pågående i andra underliggande kolumner. Till exempel kan ett innehållsteam skapa kolumner för Utkast, Granskning och Redigering, medan ett teknikteam kan ha kolumner för Utveckling, Testning och Implementering.

• Pausat: Flytta de uppgifter som av någon anledning är blockerade till den här kolumnen.

• Slutfört eller Klart: Det är här slutförda uppgifter hamnar!

3. Lägg till uppgifter som representerar arbetet

I en Kanban-tavla representerar varje kort en uppgift. Se till att uppgiftsrubrikerna är genomförbara. Vi rekommenderar att man börjar med ett verb så att teamet vet exakt vad de ska arbeta med.

Om ni använder en virtuell arbetshanteringslösning går det att lägga till ytterligare information, sammanhang och filer till Kanban-uppgiftskorten. Använd sedan taggar för att spåra metadata, såsom hur lång tid uppgiften beräknas ta eller vilken prioriteringen den har.

4. Flytta uppgifterna genom de olika faserna

En av grundförutsättningarna i arbetsflödeshanteringen med Kanban-tavlor är att föra arbetet genom olika faser. Man kan göra det manuellt genom att dra och släppa uppgifter, eller leta efter en virtuell jobbhanteringslösning som automatiserar arbetet. Med Asana är det till exempel möjligt definiera regler för att automatiskt dirigera uppgifter till olika kolumner baserat på uppgiftsspecifik information, såsom att flytta en uppgift till kolumnen Pågående när den har tilldelats till en teammedlem.

5. Skapa nya Kanban-tavlor vid behov

Teoretiskt sett kan man använda samma virtuella Kanban-tavla på obestämd tid. Eftersom Kanban-tavlor spårar arbetet genom en kontinuerlig process, finns det ingen egentlig anledning till att göra sig av med den nuvarande tavlan. Men i vissa system, som Scrum, behöver man skapa en Kanban-tavla för varje ny sprint. Skapa helt enkelt den nya tavlan, eller radera whiteboardtavlan, för över er backlog och kom i gång med arbetet igen.

Kanban-tavlor: För- och nackdelar

Så nu när du vet hur Kanban fungerar återstår det bara en fråga: ska teamet använda Kanban? Det finns inget rätt eller fel svar, men här är några för- och nackdelar som teamet kan stöta på med Kanban-strukturen.

Fördelarna med Kanban

Kanban är ett bra och flexibelt verktyg som kan hjälpa team att balansera arbetet enligt sin egen teamkapacitet. När det görs rätt kan Kanban:

• Ge en snabb inblick i teamets arbete. Som en form av visuell projekthantering kan Kanban hjälpa till med att väcka uppgifter till liv och få en tydlig inblick i teamets arbetsflöden.

• Öka tydligheten, särskilt för distansteam. Om teamet arbetar på distans kan det vara svårt att få en insyn i vad alla arbetar med. Genom att centralisera arbetet och minska mängden pågående arbete kan Kanban-tavlor hjälpa er att få en snabb inblick i vem som arbetar med vad.

• Uppmuntra flexibiliteten. Eftersom Kanban-strukturen bygger på en process av kontinuerliga förbättringar kan team som använder Kanban bli mer flexibla och dynamiska över tid. Om ni följer de fyra grundprinciperna och de sex nyckelmetoderna kan teamet bli mer agilt och öppet för förändring.

Nackdelarna med Kanban

Kanban-strukturen passar inte alla team. Här några av nackdelarna med Kanban:

• Inte lika vanligt bland icke-tekniska team. Liksom Scrum, agila metoder och andra lean-metoder är Kanban inte lika vanlig bland icke-tekniska team. Kanban kan vara ett effektivt verktyg för alla typer av team, men om ni planerar att introducera en Kanban-process till ett icke-tekniskt team är det bra att flytta ett arbetsflöde åt gången till Kanban. På så sätt kan teamet anpassa sig undan för undan.

• Om det finns för mycket pågående arbete kan det snabbt bli överväldigande. Eftersom varje uppgiftskort tar upp ett så stort visuellt utrymme kan en Kanban-tavla snabbt bli rörig och överväldigande om det pågår för mycket samtidigt.

Visualisera teamets arbete

Med Kanban-tavlor har teamet en tydlig bild av vilka uppgifter de arbetar med och var de här uppgifterna befinner sig i processen. Om ni är redo att prova en Kanban-tavla, testa Asana. Det är möjligt att visualisera alla Asana-projekt på fyra olika sätt, bland annat i Tavelvy, en tavla i Kanban-stil som gör det lättare för teamet att visualisera och navigera i arbetet.