Använd idétavlor för ett effektivt samarbete i teamet

När ditt team samlas för att komma på nya idéer kan det gnista av kreativitet, men att registrera idéerna på ett sätt som är begripligt i efterhand är en helt annan utmaning. Att skriva ner idéer på post it-lappar kan vara roligt och effektivt i stundens hetta. Men vad händer efteråt när du behöver omvandla de rosa och gröna lapparna till genomförbara punkter som kan presenteras för ditt ledarskapsteam?

Att använda digitala idétavlor är inte bara ett effektivt sätt att brainstorma med virtuella team, de är också det perfekta verktyget för att samla alla fantastiska (och inte så fantastiska) idéer på ett och samma ställe. 

Läs vidare för att ta reda på mer om olika typer av idétavlor, fördelarna med att använda digitala tavlor och Asana-integreringar för idétavlor som alla bör känna till.

Vad är en idétavla?

En idétavla är en visuell samling av idéer som ditt team har samlat. Idétavlor är ett utmärkt ställe att samla, organisera och redigera idéer innan de omvandlas till handlingsplaner.

Tavlorna finns i lika många former och storlekar som idéerna de består av. Du kan skriva ner dem på ett tomt papper, skapa en samling post it-lappar på en vägg eller samla ihop alla teamets tankar på en digital whiteboard. 

När bör man använda idétavlor?

Idétavlor är ett utmärkt sätt att kasta fram nya och kreativa idéer. Det brukar hända under en brainstorming-session. 

De kan användas för att registrera idéer när teamet brainstormar något av följande:

• Produktnamn

• Kreativa koncept

• Lösningar 

• Återblickar eller post-mortem.

• Designidéer

• Reklamkoncept.

• Evenemangsidéer

• Produkt- eller processförbättringar.

Alla typer av idéprocesser kan dra nytta av en idétavla.

Skapa en idétavla

Oavsett om du använder en fysisk whiteboardtavla eller en idétavla online är stegen för att skapa en ganska lika. För att få långsiktig inspiration och målsättning använder många team också en visionstavlamall som kombinerar visuella element med strukturerade steg för att hålla igång arbetet.

Steg 1: Sätt upp ett mål och en timer

En brainstorming-session kan bara vara målinriktad om alla vet vad målet är. Samla dina teamkollegor och berätta för dem vad du letar efter. Beroende på brainstormingens karaktär kan det till och med vara bra att informera teamet före mötet så att de kan undersöka och överväga idéer i förväg. 

När ni är redo att börja brainstorma ställer du in en timer. Effektiva brainstorming-sessioner bör vara mellan 15 och 45 minuter. Att ställa in en timer hjälper ditt team att fokusera på uppgiften.

Beroende på era specifika mål kan det vara bra att dela upp sessionen i mindre delar för att hjälpa teamet att hålla sig på rätt spår.

I en nyligen genomförd brainstorming för att få idéer till texter tillbringade vårt marknadsföringsteam de första tio minuterna med att komma på teman och de följande tio med att komma på specifika textidéer för de temana. När du lägger till tidsbegränsningar i din brainstorming är det mer troligt att ditt team kommer igång med arbetet och håller sig fokuserat – snarare än att vänta på att känna sig inspirerat.”

Steg 2: Skapa en öppen och positiv miljö

Dina teamkollegor kommer att vara mycket mer öppna för att bidra med sina idéer om de inte känner sig skrämda eller rädda för att komma med dåliga idéer. Det kan faktiskt vara bra att be teamet om deras ”dåliga idéer” i början av brainstormingen för att minska trycket och få kreativiteten att flöda. Vem vet, kanske är en av de där "dåliga idéerna" en lysande idé i förklädnad.

Steg 3: Utse en antecknare eller samarbeta virtuellt

När du samlar dina teammedlemmar i samma fysiska utrymme bör du utse en person som antecknar alla idéer under brainstormingen. Det är bra att använda ett digitalt brainstormingverktyg som gör det möjligt att dela idéerna direkt efter mötet utan att behöva transkribera dem först. 

Om ni använder en idétavla på distans kan du dela en virtuell brainstorming-mall med dina teamkollegor. På så sätt kan de samarbeta på idétavlan i realtid eller asynkront enligt sitt eget schema.

Steg 4: Diskutera idéer

När alla idéer har registrerats går ni igenom dem en efter en. Beroende på hur många idéer ditt team kom på kan det vara bra att rösta på de bästa först och minska antalet idéer som ska diskuteras i detalj.

Ge personen bakom varje idé möjlighet att förklara mer om vad de hade i åtanke, ställa frågor för att förtydliga deras tankar och bjuda in andra att bidra till idéerna. Fortsätt att registrera alla tillägg för att skapa en grundlig samling idéer.

Steg 5: Redigera idétavlan

Redigera slutligen idétavlan genom att arkivera eller ta bort idéer som inte kommer att bli av och markera de som du vill ska bli till punkter att göra. En digital idétavla kommer att göra det här steget mycket enklare för teamet eftersom du kan dra och släppa punkter fram och tillbaka och skapa ett mer organiserat och strukturerat dokument. Det gör det också möjligt att lägga idéer åt sidan och spara dem till nästa brainstorming utan att riskera att förlora dem.

Olika typer av idétavlor

Till att börja med finns det både fysiska och digitala idétavlor. Du kan samla idéer och information på papper, whiteboardtavlor, post it-lappar, glasväggar – eller så kan du välja den digitala vägen, vilket gör det mycket enklare att dela idéer med teammedlemmar på olika kontor eller till och med i olika länder.

Idétavlor finns i en mängd olika former och utföranden:

• Diagram eller tavlor: Med de här idétavlorna kan du organisera idéerna i olika kategorier medan du brainstormar. Ett av de mest populära verktygen är en Kanban-tavla som sorterar idéerna i uppgifter. En Kanban-tavla kan till exempel ha kolumner för öppna uppgifter, pågående uppgifter och slutförda uppgifter.

• Tankemaps eller kluster: De här diagrammen är ett utmärkt sätt att  visualisera kopplingar mellan idéer. Du kan använda kopplingarna för att ytterligare lyfta fram prioriteringar genom hierarkier.

• Moodboards: Om du arbetar med något mer kreativt, som en ny produktdesign eller en reklamkampanj, kan du skapa en idétavla fylld med bilder, färger och illustrationer för att samla nya idéer.

Fördelar med digitala idétavlor

Att använda digitala eller virtuella idétavlor i stället för fysiska kan gynna teamet på många sätt.

• Inkludering: Alla i teamet kan delta. Eftersom idétavlan fylls i digitalt har även de mer reserverade medlemmarna i teamet en chans att bidra med sina idéer utan att känna att rampljuset är på dem.

• Delningsmöjligheter: Oavsett om du har en virtuell brainstorming-session eller ett möte med ditt team i samma fysiska utrymme kan du enkelt dela idétavlan med alla. Du behöver inte längre ta bilder av whiteboardtavlan och försöka tyda klotter. Det har aldrig varit enklare att dela och redigera idéer.

• Obegränsad redigering: Eftersom din idétavla är digital kan du lägga till, ta bort och omstrukturera den så mycket och så ofta du vill utan att skapa en enda röra av post it-lappar. 

• Flexibilitet: Ibland är inte alla teammedlemmar tillgängliga samtidigt. Om du leder ett geografiskt utspritt team eller ett distansteam kan dina teamkollegor lägga till sina idéer på egen hand med hjälp av digitala idétavlor.

• Organisation: Med digitala idétavlor behöver du inte oroa dig för att komma på en design eller ordning innan du skriver ner dina idéer. Välj en mall för en idétavla som matchar din vision och börja helt enkelt brainstorma. Alla idéer från teamet sparas i realtid och kan ordnas med ett enda klick. Idéer som du inte behöver just nu men vill behålla för framtida referens kan arkiveras och återkomma vid en senare tidpunkt.

• Detaljer: Du kan lägga till länkar, bilder, videor eller dokument till dina digitala idétavlor för att ytterligare stödja dina poäng. Det gör det enklare att samla alla idéer på ett ställe och koppla ihop relevant information.

• Enkel implementering: När du har valt dina favoritidéer behöver du bara kopiera och klistra in dem i din kalender, ditt Kanban-tavleverktyg eller din programvara för arbetshantering.

Använda digitala idétavlor i Asana

Asana kan hjälpa dig att dela dina digitala idétavlor med ditt team med hjälp av integreringar såsom Lucidchart. Samla alla verktyg och idéer på ett och samma ställe så att du kan fokusera på det som verkligen är viktigt: att få kontakt med teamet för att brainstorma innovativa idéer.

Lucidchart 

Med Lucidchart kan du skapa virtuella diagram och idétavlor. Med Lucids svit för visuellt samarbete kan du snabbt och enkelt lägga upp planer för din organisations brainstorming, processer, system och personer. Tack vare integreringen med Asana kan du enkelt dela diagram och idétavlor med teamet.

Vidta åtgärder på idéer

Visualiseringstavlor är inte bara användbara när man brainstormar nya idéer. De kan också hjälpa dig att organisera dina att göra-punkter genom att sortera dem i kategorier som hjälper dig att spåra förloppet för varje uppgift. 

En Kanban-tavla är det perfekta stället för att skapa en dynamisk översikt över projektarbetet så att teamet kan hålla sig uppdaterat om vad som behöver göras, vad som är pågående och vad som är slutfört.