Använd idétavlor för ett effektivt samarbete i teamet

När teamet samlas för att komma med nya idéer kan det bli riktigt livligt, men att dokumentera idéerna på ett sådant sätt att de är begripliga i efterhand är en helt ny utmaning. Att anteckna idéer på post it-lapp kan vara roligt och effektivt i stundens hetta. Men vad händer efteråt när du behöver omvandla de neonrosa och gröna papperslapparna till genomförbara punkter som kan presenteras för ditt ledarskapsteam?

Att använda digitala idétavlor är inte bara ett effektivt sätt att brainstorma med virtuella team, de är också det perfekta verktyget för att samla alla dina fantastiska (och inte så fantastiska) idéer på ett och samma ställe. 

Läs vidare för att lära dig mer om de olika typerna av idétavlor, fördelarna med att använda digitala idétavlor och de Asana-integreringar för idétavlor som alla bör känna till.

Vad är en idétavla?

En idétavla är en visuell samling av idéer som ditt team sammanställer. Idétavlor är ett utmärkt ställe att registrera, organisera och redigera idéer innan de omvandlas till handlingsplaner.

Dessa tavlor finns i lika många former och storlekar som de idéer de består av – du kan skriva ner dem på ett tomt papper, skapa en samling av post it-lappar på en vägg eller samla alla teamets tankar på en digital whiteboard. 

När ska man använda idétavlor?

Idétavlor är ett utmärkt sätt att dela nya och kreativa idéer. Vanligtvis sker det under en brainstorming-session. 

De kan användas för att registrera idéer när teamet brainstormar något av följande:

• Produktnamn.

• Kreativa koncept.

• Lösningar 

• Återblickar eller utvärderingsmöte.

• Designidéer.

• Reklamkoncept.

• Evenemangsidéer.

• Produkt- eller processförbättringar.

Alla typer av idéprocesser kan dra nytta av en idétavla.

Skapa en idétavla

Oavsett om du använder en fysisk whiteboardtavla eller en onlinetavla är stegen för att skapa en ganska lika. För att få inspiration och sätta upp mål på längre sikt använder många team också en visionstavlamall som kombinerar visuella element med strukturerade steg för att hålla igång arbetet.

Steg 1: Sätt upp ett mål och en timer

En brainstorming-session kan bara vara målinriktad om alla vet vad målet är. Samla dina teamkollegor och berätta för dem vad du letar efter. Beroende på vilken typ av brainstorming det är kan det till och med vara bra att informera teamet före mötet så att de kan undersöka och överväga idéer i förväg. 

När du sedan är redo att påbörja brainstormingsessionen kan du ställa in en timer. Effektiva brainstorming-sessioner bör vara mellan 15 och 45 minuter. Att ställa in en timer hjälper till att hålla teamet fokuserat på uppgiften.

Beroende på dina specifika mål är det ofta bra att dela upp sessionen i mindre steg för att hjälpa teamet att hålla sig i fas.

I en brainstorming för att få idéer till copytext spenderade vårt marknadsföringsteam de första tio minuterna på att komma på teman och de följande tio minuterna på att komma på specifika idéer för dessa teman. När du lägger till tidsbegränsningar i din brainstorming är det mer troligt att teamet kommer igång med arbetet och håller fokus – snarare än att vänta på att känna sig inspirerade.”

Steg 2: Skapa en öppen och positiv miljö

Dina teamkollegor kommer att vara mycket mer öppna för att bidra med sina idéer när de inte känner sig skrämda eller rädda för att komma med dåliga idéer. Det kan till och med vara bra att be teamet om deras ”dåliga idéer” i början av brainstormingen för att minska trycket på dem och få kreativiteten att flöda. Vem vet, kanske är en av de här "dåliga idéerna" en lysande idé i förklädnad.

Steg 3: Utse en antecknare eller samarbeta virtuellt

När du samlar dina teammedlemmar i samma fysiska utrymme kan du utse en person som antecknar alla idéer under brainstormingen. Det är bra att använda ett digitalt brainstormingverktyg som gör att du kan dela idéerna direkt efter mötet utan att behöva transkribera dem först. 

Om du använder en idétavla på distans kan du dela en virtuell brainstorming-tavla med dina teamkollegor. På så sätt kan de samarbeta på idétavlan i realtid eller asynkront enligt sitt eget schema.

Steg 4: Diskutera idéer

När alla idéer har skrivits ner kan du gå igenom dem en efter en. Beroende på hur många idéer ditt team kom fram till kan det vara bra att rösta på de bästa först och minska antalet idéer som ni ska diskutera i detalj.

Ge personen bakom varje idé möjlighet att förklara vad hen hade i åtanke, ställ frågor för att förtydliga hens tankar och bjud in andra att bidra till idéerna. Fortsätt att registrera alla de här tilläggen för att skapa en grundlig samling av idéer.

Steg 5: Redigera idétavlan

Slutligen kan du redigera idétavlan genom att arkivera eller ta bort idéer som inte kommer att bli aktuella och lyfta fram de idéer som du vill att teamet ska börja att göra. En digital idétavla kommer att göra det här steget mycket enklare för teamet eftersom du kan dra och släppa punkter fram och tillbaka och skapa ett mer organiserat och strukturerat dokument. Det gör det också möjligt att lägga idéer åt sidan och spara dem till nästa brainstorming utan att riskera att förlora dem.

Olika typer av idétavlor

Till att börja med finns det både fysiska och digitala idétavlor. Du kan samla idéer och information på papper, whiteboardtavlor, post it-lappar, glasväggar – eller så kan du välja den digitala vägen, vilket gör det mycket enklare att dela dina idéer med teammedlemmar på olika kontor eller till och med i olika länder.

Idétavlor finns i olika former och utföranden:

• Diagram eller tavlor: med de här idétavlorna kan du organisera dina idéer i olika kategorier medan du brainstormar. Ett av de mest populära verktygen är en Kanban-tavla som sorterar idéerna i uppgifter. En Kanban-tavla kan till exempel ha kolumner för nya uppgifter, pågående uppgifter och slutförda uppgifter.

• Tankekartor eller kluster: de här diagrammen är ett utmärkt sätt att  visualisera kopplingar mellan idéer. Du kan använda de här kopplingarna för att ytterligare lyfta fram prioriteringar genom hierarkier.

• Moodboards: om du arbetar med något mer kreativt, till exempel en ny produktdesign eller en reklamkampanj, kan du skapa en idétavla fylld med bilder, färger och illustrationer för att samla in nya idéer.

Fördelar med digitala idétavlor

Att använda digitala eller virtuella idétavlor i stället för fysiska kan gynna ditt team på många sätt.

• Inkludering: alla i teamet kan vara med. Eftersom idétavlan fylls i digitalt har även de mer reserverade teammedlemmarna en chans att bidra med sina idéer utan att känna att rampljuset är på dem.

• Delbarhet: oavsett om du har en virtuell brainstorming-session eller ett möte med ditt team i samma fysiska utrymme kan du enkelt dela idétavlan med alla. Du behöver inte längre ta bilder av whiteboardtavlan och försöka tyda klottrig handstil. Det har aldrig varit enklare att dela och redigera idéer.

• Obegränsad redigering: Eftersom din idétavla är digital kan du lägga till, ta bort och omstrukturera tavlan så mycket och så ofta du vill utan att skapa en röra av post it-lappar. 

• Flexibilitet: ibland är teammedlemmar inte tillgängliga samtidigt. Om du leder ett geografiskt utspritt team eller ett distansteam kan dina teamkollegor lägga till sina idéer när det passar dem med hjälp av digitala idétavlor.

• Organisation: med digitala idétavlor behöver du inte oroa dig för att komma på en design eller ordning innan du skriver ner dina idéer. Välj en idétavelmall som passar din vision och börja helt enkelt med brainstormingen. Alla teamets idéer sparas i realtid och kan ordnas med ett klick. Idéer som du inte behöver just nu men som du vill behålla för framtida referens kan arkiveras och dyka upp igen vid en senare tidpunkt.

• Detaljer: du kan lägga till länkar, bilder, videor eller dokument i din digitala idétavla för att ytterligare stödja dina poäng. Det gör det enklare att samla alla idéer på ett och samma ställe och koppla relevant information.

• Enkel implementering: när du har valt dina favoritidéer är allt du behöver göra att kopiera och klistra in dem i din kalender, ditt Kanban-tavla eller din programvara för arbetshantering.

Använda idétavlor i Asana

Asana kan hjälpa dig att dela dina digitala idétavlor med ditt team med hjälp av integreringar såsom Lucidchart. Samla alla dina verktyg och idéer på ett och samma ställe så att du kan fokusera på det som verkligen är viktigt: att få kontakt med ditt team för att brainstorma innovativa idéer.

Lucidchart 

Med Lucidchart kan du skapa virtuella diagram och idétavlor. Med Lucids svit för visuellt samarbete kan du snabbt och enkelt kartlägga din organisations brainstorming, processer, system och personer. Tack vare integreringen med Asana kan du enkelt dela dina diagram och idétavlor med teamet.

Vidta åtgärder på idéer

Visualiseringstavlor är inte bara användbara när du brainstormar nya idéer. De kan också hjälpa dig att organisera dina uppgifter genom att sortera att göra-punkter i kategorier som hjälper dig att spåra förloppet för varje uppgift. 

En virtuell Kanban-tavla är det perfekta stället för att skapa en dynamisk översikt över projektets arbete så att teamet kan hålla sig uppdaterat om vad som behöver göras, vad som pågår och vad som har slutförts.