Affinitetsdiagram: Organisera information

För att omvandla information till handling måste man först dra slutsatser. Men slutsatser kan vara svåra att hitta i ett hav av fakta eller idéer. 

Det är här ett affinitetsdiagram kommer in i bilden. Affinitetsdiagram hjälper dig att organisera informationen så att du kan bearbeta den och identifiera gemensamma teman. Med det här verktyget kan teamet få insyn i möjliga lösningar eller innovationer. 

Vad är ett affinitetsdiagram?

Ett affinitetsdiagram – även kallat en affinitetskarta – är ett visuellt verktyg som används för att organisera information. När du sorterar fakta eller idéer efter gemensamma teman kan teamet utveckla nya sätt att hantera komplexa problem. 

Affinitetsdiagram kan också hjälpa dig att:

• Starta meningsfulla diskussioner.

• Presentera informationen för andra.

• Hitta innovativa lösningar.

Vad är affinitetskartläggning?

Affinitetskartläggning är processen för att skapa ett affinitetsdiagram – slutresultatet. Utför affinitetskartläggning för att förbättra teamsamarbetet genom att utnyttja allas bästa idéer.

När teamet har samlat fakta eller brainstormat idéer kan ni tillsammans organisera informationen. Involvera andra i organisationsprocessen så att du kan få en bättre förståelse för informationen innan du arbetar mot lösningar.

När man använder ett affinitetsdiagram

Om du har svårt att hitta en lösning på ett problem kan det vara för att du har för många fakta eller åsikter och inte tillräckligt med struktur. Ett affinitetsdiagram kan hjälpa till att göra informationen mer lättförståelig. 

Använd ett affinitetsdiagram för att:

• Analysera stora mängder data.

• Hitta en lösning på ett svårt problem.

• Sortera ett stort antal idéer efter tema.

• Visualisera och bearbeta information.

• Samarbeta om lösningar.

Oavsett om du förbättrar en strategisk plan, utvecklar en ny produkt eller letar efter svar kan affinitetskartläggning hjälpa dig att hitta relevanta insikter och vidta åtgärder.

Affinitetskartläggning i UX-design

UX-designteam använder ofta affinitetsdiagram för att analysera användarundersökningar. Designthinking uppmuntrar UX-team att fokusera på användarupplevelsen. Genom att gruppera forskning i kategorier – som målgrupp eller kundproblem – kan ditt team ta fram användbara detaljer och lämna resten.

Affinitetskartläggning i agil

Agila team som följer en metod för kontinuerlig förbättring kan använda affinitetsdiagram för att förstå projektinformation. Om teamet till exempel vill förbättra ett tidigare projekt kan ni sortera projektuppgifterna efter saker som kommunikation, process eller ledarskap. De här kategorierna gör det lättare att identifiera vad som gick fel.

Skapa ett affinitetsdiagram

För att skapa ett affinitetsdiagram kan du arbeta med ditt team för att hitta gemensamma drag i era forskningsresultat. Du kommer att upptäcka olika teman, varav vissa är mer relevanta än andra. Innan du grupperar datapunkterna bör du bestämma vilka kategorier som hjälper dig att dra slutsatser. 

Tänk på affinitetskartläggning som ett viktigt steg i bearbetningen av informationen. Följ stegen nedan för att skapa ett diagram och omvandla insikter till genomförbara steg. 

1. Välj ett ämne

Det första steget för att skapa ett affinitetsdiagram är att klargöra vilket ämne du behöver organisera eller konsolidera. Du kan behöva sortera igenom användarundersökningar för att förbättra din marknadsföringsstrategi, eller kanske du vill få idéer till ditt nästa projekt. 

Alla ämnen fungerar inte för ett affinitetsdiagram. Ämnen som har något av följande mål fungerar bäst:

• Att extrapolera användarundersökningar

• Förbättra ett tidigare projekt.

• Utveckla idéer för en ny produkt.

• Identifiera problem med en process.

Ibland är det bästa sättet att lösa ett problem att se på det från ett annat perspektiv. Fråga dig själv om ämnet du bearbetar skulle vara lättare att förstå om du organiserade informationen på ett annat sätt. 

2. Skapa ett tvärfunktionellt team för att brainstorma

Ett tvärfunktionellt team hjälper dig att titta på dina data ur olika perspektiv, eftersom varje teammedlem har sina egna unika färdigheter och erfarenheter. Du kan till exempel som standard gruppera idéer efter ”idétyp”, medan andra teammedlemmar kanske har effektivare grupperingsmetoder, såsom ”implementeringskrav”.

Föreställ dig att du brainstormar idéer för att förbättra kundrelationer. Om du sorterar idéerna efter vem som kom på dem får du förmodligen inte mycket insikter i produktutvecklingsprocessen. Identifiera i stället grupper som kommer att driva idéerna framåt. För en CRM-strategi kan dina kategorier inkludera vilken inverkan idén kommer att ha eller hur komplex idén kommer att vara att implementera. Samarbeta med ditt tvärfunktionella team för att hitta de bästa grupperingsmetoderna.

3. Lista fakta eller idéer

Affinitetsdiagram används oftast för brainstorming-sessioner. När du brainstormar med ditt team kan du använda en brainstormingmall för att organisera tankar eller idéer och förvandla dem till åtgärder.

Om du till exempel försöker brainstorma idéer för att förbättra kundrelationer kan din första lista över idéer innehålla:

• Riktat innehåll

• Inlägg på sociala medier

• Uppgraderad CRM-programvara

• Mer direktförsäljningsstrategi.

• Lojalitetsprogram

• Nyhetsbrev via e-post

Se till att varje punkt i listan är en enskild idé eller tanke så att du kan gruppera idéer utifrån deras unika egenskaper. Om du använder affinitetskartläggning för forskning kan du ta fram relevanta fakta i dina data och lista var och en på en egen rad. 

4. Sortera punkter efter kategori

När du har en uttömmande lista över punkter är det dags att leta efter likheter mellan idéer eller fakta. Kategorisera punkter baserat på de mest logiska teman. Tänk på att din grupperingsstil kan ändra hur du ser informationen, liksom de slutsatser du drar. 

Ämne: Idéer för att förbättra kundrelationer.

Idéer: 

• Riktat innehåll

• Inlägg på sociala medier

• Uppgraderad CRM-programvara

• Mer direktförsäljningsstrategi

• Lojalitetsprogram

• Nyhetsbrev via e-post

Möjliga kategorier: 

• Efter interna eller externa insatser

• Efter komplexitet i skapande

• Efter inverkan

• Efter brådska

Du kan gruppera idéerna ovan på några olika sätt. Ett kategorialternativ skulle vara om insatserna är interna eller externa. Den här grupperingen hjälper dig dock troligen inte att begränsa dina val. Gruppera istället idéerna efter hur komplex skapandeprocessen kommer att vara. På så sätt kan du avgöra vilken idé som är den mest logiska att agera på. 

5. Skapa en handlingsplan

Affinitetsdiagram hjälper ditt team att hitta svar så att ni kan vidta åtgärder med större säkerhet. När ni har placerat era idéer i grupper kan ni se vilka idéer som bäst passar era mål för utveckling eller förbättring. 

Exempel:

1. Begränsa idéerna: Begränsa fakta eller idéer till de data som känns mest relevanta för dina mål. Om målet till exempel är att utveckla en ny programvaruprodukt kan du ta bort alla punkter som inte involverar den målgruppen. 

2. Skapa en handlingsplan: När du har en stark uppsättning data kan du arbeta med ditt team för att införliva dessa data i din kampanj eller ditt projekt. En handlingsplan innehåller de specifika steg som ditt team kommer att vidta för att implementera idéer eller införliva forskning i ditt projekt.

3. Kartlägg tidslinjen: Ta uppgifterna från din handlingsplan och bedöm hur lång tid du tror att projektet kommer att ta.

4. Följ upp förloppet: Hör av dig till teamet och se hur implementeringsprocessen går. 

När du har klarhet i vad som krävs för att implementera en idé kommer du att känna dig mer säker på idén eller de fakta du har valt.

Mall för affinitetsdiagram

Nedan ser du en illustration av hur affinitetskartläggning ser ut. Konceptet är enkelt, men det är viktigt hur du utformar diagrammet. Din prioritering bör vara att identifiera likheter mellan fakta eller idéer som leder till användbara insikter.

Använd den kostnadsfria mallen för affinitetsdiagram nedan och genomför processen med ditt team. När du har skapat ett digitalt affinitetsdiagram kan du göra det tillgängligt via ditt arbetshanteringssystem så att teamet och viktiga intressenter kan referera till det när det behövs.

Kombinera affinitetsdiagram med arbetshanteringsverktyg

Affinitetsdiagram förändrar sättet du ser på information. Med nya perspektiv kan ditt team snabbt hitta de svar de letar efter och utveckla innovativa lösningar på problem. 

När du kombinerar affinitetskartläggning med ett arbetshanteringsverktyg som Asana kan du omvandla dina slutsatser till snabba åtgärder.