Guide till processkartläggning: definition, instruktioner och tips

Har du någonsin fått en bra idé, men inte varit säker på var du ska börja? För att dina idéer ska kunna förverkligas måste du först organisera dem och ta fram en plan. 

Processkartläggning kan vara användbart i organiseringsprocessen. En processkarta är en visuell representation av arbetsflödet, som liknar en uppdelad arbetsstruktur, och den kan vara användbar för att hjälpa dig att identifiera problem och förbättringsområden.

Att använda processkartläggning kan vara fördelaktigt när du brainstormar med teamet, fattar beslut eller planerar projekt. Processkartor kan också vara bra att använda vid processdokumentering, utbildning av nyanställda och processförbättring.

Om du vill effektivisera projektplaneringen och kommunikationen i teamet kan du ta reda på hur processkartläggning fungerar (med hjälp av exempel), fördelarna med processkartläggning och hur man skapar en processkarta.   

Vad är processkartläggning?

Processkartläggning är en metod som används för att visualisera arbetsflöden och processer. Metoden går ut på att skapa en processkarta, som ibland kallas för ett flödesschema, processflödesschema eller arbetsflödesdiagram. 

Syftet med processkartläggning är att kommunicera hur en process fungerar på ett kortfattat och enkelt sätt. Det gör det möjligt för alla teammedlemmar att lätt förstå hur en viss process ska genomföras utan långa muntliga förklaringar. Genom att kartlägga en process från början till slut kan man få en bättre förståelse för hur hela processen fungerar och identifiera ineffektivitet eller göra förbättringar.

Du kan använda processkartläggning för att visualisera alla olika typer av processer, men det används vanligtvis för processanalyser, utbildning, integrering eller processförbättring. Processkartor är användbara när du behöver kommunicera en komplex process, ta itu med ett återkommande problem inom en viss process eller samordna flera teammedlemmars olika ansvarsområden.

Så här skapar du en processkarta

Att skapa en processkarta är enkelt och kan göras på papper eller med hjälp av programvara för hantering av arbetsflöden och mallar. Stegen nedan förklarar hur du skapar en processkarta från grunden. 

Steg 1: Identifiera ett problem eller en process att kartlägga

Bestäm först vilken process du vill kartlägga. Finns det en ineffektiv process som behöver förbättras? Finns det en ny process som du vill berätta om för teamet på ett kortfattat sätt? En komplex process som de anställda ofta har frågor om? Identifiera och benämn vad du vill kartlägga. 

Steg 2: Gör en lista över alla relaterade aktiviteter

Dokumentera alla uppgifter som behövs för att slutföra processen. I det här skedet spelar ordningen ingen roll. Gör en lista över alla aktiviteter som ingår och vem som är ansvarig för varje aktivitet. 

Det är en bra idé att samarbeta med teamkollegor och andra intressenter som kommer att delta i processen så att du kan redogöra för alla steg som krävs och avgöra hur mycket detaljer som behövs. Se också till att fastställa var processen börjar och slutar så att du vet vilka uppgifter som bör vara med för att uppnå det önskade resultatet.

Steg 3: Fastställ stegens ordningsföljd

Nu när du har sammanställt en lista över alla aktiviteter är nästa steg att sortera aktiviteterna i rätt ordning så att hela processen återges från början till slut. Det här är ett bra tillfälle att kontrollera om det finns några luckor som du kan ha missat i det föregående steget.

Steg 4: Rita ett flödesschema genom att använda symboler för processkartläggning

Välj ett lämpligt format för kartläggningen och utforma processen genom att använda symboler för processkartläggning för att representera stegen. Det finns ungefär 30 olika standardsymboler som du kan använda för att representera olika delar av en process, men vi kommer att redogöra utförligt för de vanligaste symbolerna senare i den här artikeln.

Steg 5. Slutför och dela processkartan

När processkartan är färdig går du igenom den med andra intressenter som är involverade i processen för att se till att alla förstår den och håller med om hur processen är kartlagd. Se till att inga steg har utelämnats och att det inte finns några onödiga detaljer eller tvetydigheter. 

Steg 6: Analysera kartan för att hitta förbättringsområden

När du har fastställt att processkartan beskriver processens arbetsflöde på ett korrekt sätt kan du analysera den färdiga processkartan för att hitta sätt att förbättra processen. 

Med hjälp av feedback från teamet kan du identifiera var det finns flaskhalsar och brister i processen. Vilka steg kan elimineras? Vilka uppgifter kan utföras mer effektivt? När du har identifierat alla förbättringsområden åtgärdar du dem och gör om processkartan så att den återspeglar förbättringarna. 

Varför använda en processkarta?

Med hjälp av processkartläggning kan du konkretisera idéer och effektivisera processer genom att visuellt presentera de steg som krävs för att genomföra en idé. 

Här är några sätt som processkartläggning kan vara användbart för dig och teamet:

• Identifiera brister: Processkartor hjälper dig att identifiera flaskhalsar, luckor och andra problem i ett processflöde.

• Förenkla idéer: Processkartor delar upp komplexa idéer i mindre steg.

• Öka begripligheten: Processkartor främjar en grundlig förståelse för en process.

• Planera för eventualiteter: Processkartor hjälper vid oförutsedda händelser och ger vägledning vid problemlösning.

• Tilldela ansvarsområden: Processkartor samordnar ansvarsområden mellan olika personer eller organisationer. 

• Skapa dokumentation: Processkartor tillhandahåller dokumentation för processen.

• Kommunicera tydligt: Processkartor förenklar kommunikationen med hjälp av ett användarvänligt, visuellt format. 

• Fatta beslut snabbare: Processkartor gör det möjligt att fatta beslut snabbare med bättre kommunikation.

• Hjälpa anställda: Processkartor förbättrar de anställdas prestationer och arbetstrivsel.

• Uppfylla standarder: Processkartor hjälper företag att uppfylla ISO 9000- och ISO 9001-standarderna.

Olika typer av processkartor

Det finns alla möjliga olika sorters processkartor. De tjänar alla samma syfte, men vissa typer av processkartor kan vara bättre lämpade för särskilda projekt. Här är några av de vanligaste typerna av processkartor. 

Flödesscheman

Den enklaste formen av en processkarta är ett vanligt flödesschema. I ett vanligt flödesschema används processkartläggningssymboler för att illustrera processens in- och utgångar samt vilka steg som behövs för att slutföra processen. 

Man kan använda flödesscheman för att planera nya projekt, förbättra kommunikationen mellan teammedlemmar, modellera och dokumentera processer, lösa problem i en pågående process samt analysera och hantera arbetsflöden. 

Bäst för: att visa hur en process går till från start till slut, vanligtvis i en sekvens.

Processkartor på hög nivå

En processkarta på hög nivå, som även kallas top-down-kartläggning eller kartläggning av värdekedjan, ger en övergripande översikt för en process. Stegen är begränsade till processens viktigaste delar och kartan innehåller så få detaljer som möjligt. 

Man kan använda processkartor på hög nivå för att definiera affärsprocesser och identifiera de viktigaste stegen. De här processkartorna är också användbara för att diskutera processer med ledningen eller externa parter som inte behöver veta specifika detaljer om projektet. 

Bäst för: att kommunicera de viktigaste stegen för en process.

Detaljerade processkartor

Till skillnad från processkartor på hög nivå innehåller en detaljerad processkarta alla detaljer för varje steg och inkluderar delprocesser. Den dokumenterar beslutspunkter samt in- och utgångar för varje steg. Den här typen av processkartor ger den mest djupgående förklaringen av den kartlagda processen och är därför effektivast när du identifierar bristområden. 

Bäst för: att ge en heltäckande förståelse för en process, inklusive alla detaljer och eventualiteter.

Tvärfunktionella processkartor (swimlane)

Tvärfunktionella kartor, som även kallas för swimlane- eller distributionskartor, delar in processaktiviteter i så kallade ”swimlanes” för att ange vem som är ansvarig för varje uppgift. Kartan är uppdelad i kanaler för varje deltagare i processen och listar varje aktivitet i deltagarens kanal. Den här typen av processkartor lyfter fram de olika roller som är involverade i processen och interaktionen mellan intressenterna. 

Tvärfunktionella processkartor är idealiska för att informera anställda om deras roller i en process och för att öka ansvarstagandet. De är också användbara för att identifiera brister i processen såsom fördröjningar, onödigt arbete och potentiella processfel. 

Bäst för: att förtydliga rollerna för flera olika deltagare i en process.

Värdeströmskartor

Värdeströmskartor används inom lean-hantering som ett verktyg för att visualisera processen för att ta fram en produkt eller tjänst till kunden. Värdeströmskartor är ofta komplexa och använder ett unikt system av symboler för att illustrera flödet av den information och de material som behövs i processen. 

Genom att dokumentera data såsom cykeltid och antalet personer som är involverade i varje steg är värdeströmskartläggning användbart för att identifiera områden där onödigt arbete kan minskas och för att avslöja möjligheter för framtida projekt att fokusera på. 

Bäst för: att beskriva processen för att ta fram en produkt för kunden och att dokumentera kvantitativa data om processen.

SIPOC-diagram

Förkortningen SIPOC står för Suppliers, Inputs, Process, Outputs, Customers (leverantörer, inflöde, process, utflöde, kunder). Ett SIPOC-diagram fungerar inte som en riktig processkarta utan mer som ett diagram som identifierar processens nyckelelement och som kan skapas för att vara ett förberedande steg innan man utarbetar en detaljerad processkarta. 

Som förkortningen antyder bör SIPOC-diagrammet ha fem kolumner som innehåller de grundläggande stegen i processen, processutgångar, kunderna, processingångar och leverantörerna för varje ingång. Förutom att förbereda för en mer detaljerad processkartläggning är ett SIPOC-diagram också användbart för att definiera omfattningen av komplexa processer. 

Bäst för: att identifiera nyckelelement och intressenter i en process.

Symboler för processkartläggning

Vid processkartläggning använder man symboler från Unified Modeling Language (UML) för att representera nyckelelement på en processkarta, till exempel för steg, beslutspunkter, in- och utgångar samt vilka teammedlemmar som deltar. 

Här är de vanligaste symbolerna för processkartläggning och hur man använder dem:

• Start- eller slutpunkt (terminator): Ovaler står för processens början eller slut.

• Processteg: En rektangel representerar en aktivitet eller uppgift i processen.

• Flöde: Pilar kopplar ihop steg i processen och visar flödets riktning.

• Beslut: En diamant illustrerar ett punkt där ett beslut måste fattas, vanligtvis med alternativen ”ja” eller ”nej”.

• Försening: En D-formad symbol (för ”delay”) markerar en försening i processen.

• Dokument: En rektangel med en vågig nedre linje representerar ett dokument eller information som går att läsa. Flera dokument anges med en symbol som liknar flera staplade vågiga rektanglar.

• Information: En parallellogram representerar ingångs- eller utgångsinformation i ett processteg.

• Manuell inmatning: En rektangel med en lutande övre linje markerar ett steg där information måste anges manuellt.

• Delprocess: En rektangel med dubbla vertikala linjer markerar en delprocess som är fördefinierad på ett annat ställe. 

Det finns ett antal andra symboler som du också kan använda i processkartan, men de vanliga symbolerna ovan är de mest användbara, särskilt när du precis har kommit igång. 

Exempel på processkartläggning

Du kan skapa en processkarta för alla typer av processer, men du kanske fortfarande undrar hur du ska använda det här verktyget i ert team. 

Här är ett exempel för att du ska få en bättre uppfattning om hur en processkarta kan se ut:

Metoder för processkartläggning

Du kan anpassa processkartorna efter behov och preferenser, men det finns också allmänna tips att tänka på när du kartlägger processer för att maximera effektiviteten. Här är några bästa praxis för processkartläggning som du kan tillämpa när du sätter igång:

Planera processkartan: 

• Fastställ avgränsningar för processen så att endast nödvändig information tas med.

• Fastställ tydliga mål för processen.

• Kartlägg endast processer som har ett väldefinierat, objektivt resultat.

Utforma processkartan:

• Arbeta baklänges från utgången till ingången.

• Se till att delprocesserna är enkelt utformade.

• Inkludera endast detaljer som är nödvändiga.

• Använd standardiserade beteckningar så att alla förstår.

Granska processkartan: 

• Ta emot feedback från alla som är inblandade i processen.

• Ange detaljer för alternativa sätt att uppnå ett uppsatt villkor när det är lämpligt.

• Kartlägg processen i sitt nuvarande tillstånd, inte nödvändigtvis ett perfekt eller idealiserat tillstånd, och gör förbättringar därifrån. 

Tillämpa de här tipsen i varje skede av processkartläggningen så att du kan skapa de effektivaste processkartorna.

Styr projekt i rätt riktning med hjälp av en processkarta

Processkartläggning är ett effektivt verktyg för att dokumentera och förbättra processer. Kombinera informationen ovan med de här sju enkla stegen för att skapa ett arbetsflöde. Med hjälp av rätt verktyg kan du börja kartlägga och hantera processer för att åstadkomma tydlig kommunikation och ökad effektivitet.