Vad är processflöde? Och hur du kan visualisera det

Letar du efter ett sätt att förbättra processen för att få arbetet gjort? Att se över processflödet kan vara lösningen. 

Ett processflöde är en serie steg som du och ditt team går igenom för att uppnå ert mål. Att visualisera processflöden kan hjälpa dig att upptäcka redundans, repetitiva uppgifter och flaskhalsar.

Du kan visualisera processflöden med hjälp av tidslinjer eller arbetsflödesdiagram. Läs mer om ursprunget till processflöden, vad processflödesdiagram är och hur man använder dem för att förbättra teamets effektivitet. 

Vad är ett processflöde?

Ett processflöde är ett sätt att visualisera varje steg som teamet går igenom när de arbetar mot ett mål. Genom att visualisera stegen i ett diagram eller flödesschema kan alla enkelt förstå i vilken ordning de måste slutföra uppgifter.

Att förbättra processer är avgörande för att få viktigare arbete gjort snabbare. Idag missar kunskapsarbetare över 25 % av sina deadliner varje vecka, och otydliga processer är en av de främsta bidragande faktorerna. Genom att klargöra vem som gör vad och när kan du ge teamet möjlighet att förstå arbetets sammanhang och utföra sina uppgifter mer effektivt.

Exempel på processflöde

Oavsett din arbetsbeskrivning finns det ett enkelt processflöde som alla känner till: att begära ledighet. Den här processen är ganska linjär och ett bra exempel på hur man kan visualisera en ordningsföljd för uppgifter:

• Steg 1: Begär betald ledighet.

• Steg 2: Din chef granskar din förfrågan.

• Steg 3: Din chef bestämmer om hen ska godkänna din förfrågan eller inte.

• Steg 4: Du får ett e-postmeddelande om din chefs beslut.

• Steg 5: Din begäran godkänns eller avvisas.

Helst är processflöden som det ovan tillgängliga för alla. På så sätt vet teamet var de kan hitta processflöden för alla typer av arbetsflöden och kan använda informationen när de arbetar med nya eller okända processer.  

Vad används ett processflöde till?

Processflöden är mer än bara praktiska diagram. De är ett otroligt användbart verktyg inom projekthantering som du kan använda för att analysera, optimera och standardisera nya och vardagliga processer. 

Här är fyra sätt på vilka processflöden kan påverka hur du driver ditt företag på ett positivt sätt:

Planera och dokumentera processer

Otydliga processer leder till oengagerade teammedlemmar, låg moral och uppgifter som glöms bort. Genom att kartlägga processen får teamet en bättre förståelse för hur Business-processflöden fungerar. Om dina teammedlemmar har frågor om vem de ska kontakta eller vad som händer härnäst i projektet kan de hänvisa till en central referenskälla som de kan lita på.

• Till exempel: i stället för att låta teamet spåra förloppet på olika ställen kan du kartlägga processen på en central plats. Använd en programvara för arbetshantering för att effektivisera teamets uppgifter och förlopp.

Standardisera processer

Processflödesscheman är ett utmärkt verktyg för att standardisera eller effektivisera processer. I stället för att uppfinna hjulet på nytt varje gång du startar ett nytt projekt eller slösa tid på att skapa ett nytt processflöde, kan ditt team använda det standardiserade processflödet och hålla sig till det. Det förhindrar att teamet missar uppgifter eller tar onödiga risker.

• Till exempel: Som i exemplet med begäran om betald ledighet tidigare, kan ett diagram eller flödesschema som förklarar en standardiserad process göra det mycket lättare för teamet att förstå vad som händer. När de ser helheten kommer de troligen att känna sig mer uppskattade och mindre stressade över processen.

Analysera processer för optimering

När du kartlägger processflödet kanske du upptäcker att det finns överflödiga eller repetitiva uppgifter som du kan utelämna. Du kan också upptäcka processrisker som du kan kommunicera till ditt team så att de är medvetna om dem. Det förbättrar både effektiviteten och ändamålsenligheten i processerna.

• Till exempel: Låt oss säga att en intressent vid granskningen av ett nytt processflöde märker att man kan hoppa över ett steg i kommunikationsprocessen. Du kan spara värdefull tid genom att utelämna det steget och optimera processflödet.

Öka teamets ansvarstagande

När alla i teamet vet exakt vilka uppgifter de har och när de ska vara klara kan processen flöda utan störningar. Ett bra processflödesdiagram ger också teammedlemmarna en tydlig bild av viktiga projektberoenden, resursbegränsningar eller slutdatum som de måste ta hänsyn till.

• Till exempel: Om du skapar en artikel till din blogg utan ett processflöde kan du stöta på hinder. Kanske kan ditt team inte få jobbet gjort i tid eller så upplever de ofta missförstånd. Om du tydligt definierar och visualiserar processen vet alla när det är deras tur och vem de ska kontakta om något saknas.

Processflödesscheman används vanligtvis för att kartlägga enkla processer. 

Vad är ett processflöde?

Ett processflödesdiagram är ett sätt att visualisera processflödet. Beroende på vilken typ av processflöde du skildrar kan du kalla dem top-down-flödesscheman, schematiska flödesscheman eller processflödesscheman.

Var kommer processflödesdiagrammet ifrån?

Processflödesdiagrammet (PFD) introducerades första gången av Frank Gilbreth, Sr., en ingenjör och effektivitetsexpert. American Society of Mechanical Engineers (ASME) antog konceptet på 1920-talet. 

Idag används processflöden fortfarande inom kemi och processteknik, men de är också populära verktyg inom tillverkning och Business (där de ofta kallas Business Process Flow eller BPF).

För att visualisera processflödet kan du använda en serie symboler och noteringar som definierar och beskriver varje uppgift. International Organization for Standardization (ISO) skapade de mest kända PFD-symbolerna. Även om vissa företag använder sina egna symboler, gör användningen av standardiserade symboler det mycket lättare för alla att följa ditt processflödesschema utan ytterligare instruktioner.

Om du är nyfiken på de olika typerna av flödesscheman och symboler kan du läsa vår artikel om typer av flödesscheman, symboler och hur man läser dem. 

5 steg för att dokumentera ett Business process flow

Du kan skapa flödesscheman för affärsprocesser eller arbetsflödesdiagram i fem enkla steg:

• Steg 1: Välj typ av diagram. Beroende på processens komplexitet kan du skapa ett enkelt processflöde eller välja en mer komplex visualisering, till exempel ett diagram med aktivitetsbanor.

• Steg 2: Fastställ start- och slutpunkter. Ange vilka åtgärder som utlöser början och slutet av processen så att du kan kommunicera de här faserna effektivt med teamkollegor eller intressenter.

• Steg 3: Samla in nödvändig information. Kontakta teamet och intressenterna för att samla in information och godkännanden som behövs för att skapa diagrammet. Ta reda på vilken typ av leveranser som är kopplade till varje steg så att du kan beräkna den tid som teamet behöver för att slutföra sina uppgifter.

• Steg 4: Eliminera ineffektivitet. Analysera diagrammet för att upptäcka eventuella överflödiga eller repetitiva uppgifter som kan sakta ner teamet eller orsaka flaskhalsar. 

• Steg 5: Utforma diagrammet. Nu kan du utforma din Business-process eller ditt arbetsflödesdiagram. Kartlägg dem i den typ av diagram du valde i steg ett och granska dem sedan med ditt team och intressenter för att se till att allt är korrekt. 

Optimera processflödet med Asana

Oavsett om du vill effektivisera en enkel process eller en tvärfunktionell, komplex process, med Asana har du alltid koll på vad som händer härnäst. 

Ta en titt på våra arbetsflödeslösningar och kom igång med mallar som är utformade för att göra livet enklare.