Arbetsflödesdiagram: symboler, användningsområden och exempel

När det gäller att hantera arbete är det viktigt att visualisera uppgifter och hålla teammedlemmarna uppdaterade med hjälp av olika kommunikationsstilar. Det är här ett arbetsflödesdiagram kommer in i bilden. 

Ett arbetsflödesdiagram kan hjälpa till att förhindra projektavvikelser och flaskhalsar genom att kommunicera mål och deadlines på ett visuellt sätt. Oavsett om du använder ett arbetsflödesdiagram för att introducera nyanställda eller för att effektivisera användningsfall och omdömen, är det ett utmärkt sätt att visualisera uppgifter och dataflöden.

Vi har sammanställt några av de viktigaste sakerna att veta om arbetsflödesdiagram och inkluderat användbara exempel, från vad det är till hur man skapar ett eget. 

Vad är ett arbetsflödesdiagram?

Ett arbetsflödesdiagram – även känt som ett arbetsflödeskarta – ger en grafisk översikt över en Business-process eller ett system. Vanligtvis använder man diagram för att visualisera komplexa projekt efter att ha slutfört de inledande faserna för research och projektplanering. När du har skapat ett arbetsflödesdiagram har du en detaljerad översikt över uppgifter och beroenden på hög nivå baserat på projektets övergripande tidslinje och mål. 

Arbetsflödesdiagram jämfört med andra processkartläggningar

Arbetsflödesdiagram delar många aspekter med andra diagram i UML (Unified Modeling Language) – ett standardspråk för att specificera, visualisera, konstruera och dokumentera artefakter i mjukvarusystem. Men arbetsflödesdiagram skiljer sig något från andra processkartläggningar och UML-diagram. Här jämför vi dem med några vanliga typer för att visa hur: 

Business processkartläggning

Arbetsflödesdiagram är nära besläktade med kartläggning av Business-processer. Skillnaden mellan de två är att en processkarta vanligtvis beskriver stegen i detalj medan ett arbetsflödesdiagram ger en visuell representation av dem. Syftet med ett arbetsflödesdiagram är att hjälpa teammedlemmar att förstå sina uppgifter, mål och roller och ansvar inom projektet på en hög nivå.

Processflödesscheman

Arbetsflöden och flödesscheman förväxlas ofta. Även om de två termerna låter lika varandra är ett arbetsflöde bara en typ av flödesschema. Du kan också använda flödesscheman för att visualisera andra processer, till exempel PERT-diagram och processdokumentation.

Aktivitetsdiagram

Aktivitetsdiagram är en annan typ av flödesschema som beskriver flödet av en serie aktiviteter inom ett system. De används för att översätta ett Business-system till mer lättförståelig information för de som inte förstår backend-funktionen lika bra. Med andra ord är ett aktivitetsdiagram ett enkelt sätt att visualisera tekniska processer. I Asana kan du till exempel rita ett aktivitetsdiagram för att skapa ett projekt enligt följande:

• Användaren klickar på knappen för att skapa ett projekt. 

• Nytt projekt lanseras.

• Användaren anpassar projektet med olika namn och funktioner.

• Användaren sparar projektet och uppdaterar det vid behov.

Dataflödesdiagram

Dataflödesdiagram följer data genom ett operativsystem eller en process, medan arbetsflödesdiagram följer själva arbetet. I stället för att ange åtgärder i ett dataflödesdiagram anger du till exempel mätvärden, resultat eller andra datapunkter som du vill visa.

När ska man använda ett arbetsflödesdiagram?

Ett arbetsflödesdiagram är en visuell representation av en process, antingen en ny process som du skapar eller en befintlig process som du ändrar. Till exempel:

• En process för att effektivisera kundresan i din e-handel.

• Ett projekt för att öka kundkvarhållande och nöjdhet.

• En process för att automatisera och optimera manuella uppgifter som involverar kunddata. 

Ett arbetsflödesdiagram kommer mellan kartläggningen av verksamhetsprocessen (som du skapar innan projektet startar) och automatiseringen av verksamhetsprocessen (som du använder för att optimera och effektivisera processer). Det beror på att kartan innehåller detaljerade processteg som intressenterna behöver för att påbörja arbetet, medan ett arbetsflödesdiagram är en visuell representation på hög nivå som kan hjälpa till att förtydliga övergripande mål under processen.

Komponenterna i ett arbetsflödesdiagram

För att förstå hur ett arbetsflödesdiagram fungerar måste du först förstå vilka komponenter som utgör ett arbetsflöde. Dessa inkluderar ingångar, utgångar och omvandlingar, som alla hjälper till att kommunicera leveranser på så kort tid som möjligt.

När du förstår de här komponenterna kan du läsa ett arbetsflödesdiagram på rätt sätt och skapa ett eget. De huvudsakliga delarna i ett arbetsflödesdiagram är följande:

• Indata: en åtgärd som påverkar följande steg.

• Omvandlingar: en ändring av en input.

• Utgångar: Resultatet efter omvandlingen. 

Dessa komponenter visualiseras med former och pilar, inklusive:

• Ovaler: Representerar start- och slutpunkterna för en process. 

• Rektanglar: representerar instruktioner om åtgärder och steg. 

• Diamanter: Representerar viktiga beslut under processen.

• Cirklar: Representerar ett hopp i åtgärder och kan indikera steg att kringgå (i vissa situationer).

• Pilar: kopplingar som representerar beroenden mellan alla former och åtgärder. 

Tillsammans instruerar dessa komponenter läsaren hur man följer rätt väg och uppnår det önskade resultatet.

Olika typer av arbetsflödesdiagram

När det gäller att visualisera processer finns det några olika format för arbetsflödesdiagram som du kan välja mellan. Var och en erbjuder unika fördelar som kan hjälpa dig att kartlägga din nästa process. Vilken typ av diagram du väljer beror på den process du arbetar med och dina behov för den processen. 

Här är fyra olika typer av arbetsflödesdiagram som du kan använda för din arbetsflödesanalys, från processflöden till simbanor.

1. Processflödesdiagram

Ett processflödesschema är standarddesignen för arbetsflöden. I det här diagrammet kartläggs alla komponenter kronologiskt, vilket gör det till en grundläggande visuell representation av en process. Den här typen av diagram ger en allmän översikt över enskilda uppgifter och mål utan att gå in på för många detaljer.

Bäst för: team som vill ha en visuell representation på hög nivå av en ny process som snabbt kan förstås av alla intressenter eller avdelningar.

2. Aktivitetsbane-diagram

Ett aktivitetsbanediagram är också en populär layout för arbetsflöden, även om aktivitetsbanor skiljer sig ganska mycket från processflödesdiagram. Ett aktivitetsbanediagram delar upp ditt arbetsflöde i mindre flöden eller enheter. Dessa flöden är sammankopplade men separerade för att lyfta fram interaktioner och möjliga ineffektiviteter. Det skapar synlighet och ger en djupare inblick i det övergripande arbetsflödet.

Bäst för: team som arbetar med komplexa processer med många lager som är sammankopplade men oberoende. 

3. Business Process Modeling Notation (BPMN)

BPMN använder enhetliga notationer som både Business och tekniska intressenter enkelt kan tolka. Det är en typ av enhetligt modelleringspråk som använder standardiserade symboler för att kommunicera olika steg.

BPMN-diagram fokuserar på den information som tas emot internt och hur den informationen tolkas. Det är därför de oftast används för interna processändringar som inte påverkar externa kunder.

Bäst för: team som arbetar med processförbättringar på olika avdelningar. 

4. SIPOC-diagram (leverantör, input, process, output, kunder)

SIPOC är en typ av simbanediagram som fokuserar på att analysera flera olika delar av ett arbetsflöde. 

Till skillnad från ett traditionellt diagram som organiserar data i sekventiell ordningsföljd, prioriterar ett SIPOC-diagram vem som skapar och tar emot processdata. SIPOC fokuserar på hur data tas emot internt och externt, vilket är anledningen till att det används för processer som är kopplade till kundupplevelsen.

Bäst för: team som vill fokusera på hur data tas emot internt och externt.

Så här skapar du ett arbetsflödesdiagram (med exempel)

För att skapa ett arbetsflödesdiagram börjar du med att sätta ihop de viktigaste delarna av processen. För att göra det samlar du in dina inputs, outputs, omvandlingar och dina huvudsakliga processresultat. 

Kartlägg komponenterna i arbetsflödet i diagrammet med hjälp av pilar, cirklar, rektanglar, ovaler och romber för att representera varje datapunkt. 

1. Välj typ av arbetsflöde

För att välja den typ av arbetsflöde som passar dig bäst bör du överväga vilka funktioner som behövs för processen. Är det en komplex process med flera intressenter som passar bäst för ett diagram med aktivitetsbanor? Eller är det en relativt enkel process som passar bäst för ett förenklat processflödesdiagram?

Även om du kan justera arbetsflödet under tiden är det lättare att bestämma sig för typen av arbetsflöde i förväg. På så sätt vet du exakt hur komplext eller enkelt ditt arbetsflöde är.

2. Fastställ start- och slutpunkter

Därefter identifierar du arbetsflödets start- och slutpunkter (representerade av ovaler i diagrammet).

För att bestämma dessa punkter bör du överväga när processen börjar och när den slutar. Finns det en åtgärd som utlöser processen? Finns det en åtgärd eller ett steg som avslutar processen? Dessa datapunkter hjälper till att effektivt kommunicera när processen börjar och slutar.

3. Samla in nödvändig information

För att samla in information behöver du prata med intressenter för att förstå varje del av processen. Det kan innebära ett kickoff-möte med olika avdelningar och ledare för att samla in de detaljer och godkännanden som behövs för att börja skapa arbetsflödesdiagrammet.

Eftersom varje process är olika varierar också den information du behöver samla in. Tänk på de steg som krävs för att slutföra processen, de intressenter som kommer att vara involverade och andra viktiga detaljer som kan vara till hjälp för läsarna.

4. Eliminera ineffektivitet

Det sista steget innan du skapar ditt visuella arbetsflöde är att överväga och eliminera eventuella ineffektiviteter som kan uppstå. Se till att du analyserar ineffektivitet innan du utformar ditt arbetsflöde så att du kan förhindra eventuella problem – i stället för att hantera dem i realtid. De specifika ineffektiviteterna varierar, men de kan inkludera brist på resurser, problem med produktutveckling eller andra hinder som kan uppstå under processen.

Dokumentera ineffektiviteten i en ändringslogg under processen för ändringskontroll. På så sätt kan du kommunicera problemen till intressenter, prioritera ineffektivitet och spåra om de har lösts. 

5. Utforma ditt arbetsflöde

Slutligen är det dags att börja bygga upp ditt arbetsflöde. Samla in information om enheten, datapunkter och effektivitet och kartlägg dem på det diagram du valde i steg ett. Eftersom varje process är annorlunda och varje diagram är konstruerat på olika sätt, kommer ditt diagram troligen att vara unikt. Här är bara ett exempel på hur ett arbetsflödesdiagram kan se ut:

När ditt arbetsflöde är utformat kan du granska det tillsammans med dina intressenter för att säkerställa att det är korrekt och lämpligt för situationen. Det är ett utmärkt sätt att se till att alla ineffektivitet har tagits med i beräkningen och att resurserna har specificerats korrekt.

Använd arbetsflöden för att kartlägga processer

Att visualisera arbetsflöden kan hjälpa dig att effektivt kommunicera leveranser till intressenter och ledarskap. Dessutom är det ett utmärkt sätt att samordna flera olika avdelningar i en viss process. 

För att ta dina arbetsflöden ett steg längre kan du prova en programvara för arbetsflödeshantering. Asana kan hjälpa till med allt från automatisering av uppgifter till effektiv kommunikation.