Vad är ett SIPOC-diagram? 7 steg för att kartlägga och förstå affärsprocesser

Innan du kan förbättra en Business-process eller göra en Business-processanalys måste du förstå den. Och ofta är det bästa sättet att förstå en process att rita ut den. Det är där SIPOC-diagrammen kommer in i bilden. Även om affärsprocesser kan vara komplexa är SIPOC-diagram ett enkelt sätt att visualisera hur varje del av processen passar ihop.

Vad är ett SIPOC-diagram? 

Ett SIPOC-diagram ger en översiktsbild av en process genom att dokumentera dess leverantörer, inmatningar, process, utmatningar och kunder. Det visualiserar hur alla i processen tar emot material eller data från varandra och används ofta för att förbättra eller förstå processer som påverkar kundupplevelsen.

SIPOC-diagram är inte tänkta att ge för mycket information – de ger snarare intressenter en processkarta på hög nivå för att hjälpa dem att fatta beslut och brainstorma förbättringsidéer. På så sätt är SIPOC-diagram bara ett verktyg för Business Process Management (BPM). BPM är ett verktyg för kontinuerlig förbättring av Business-processer. Det innebär att undersöka processer, planera hur man kan förbättra dem och implementera förbättringarna med strategiska initiativ.

Vilka är delarna i SIPOC?

Förkortningen SIPOC står för följande fem komponenter:

• Suppliers: processens inmatningskällor.

• Inputs: de resurser som behövs för att processen ska fungera

• Process: processens steg på hög nivå

• Outputs: processens resultat.

• Kunder: de personer som får utdata eller drar nytta av processen.

SIPOC-diagram jämfört med arbetsflödesdiagram

Arbetsflödesdiagram ger en grafisk karta över en Business-process eller ett projekt. Ett SIPOC-diagram är en typ av arbetsflödesdiagram som fokuserar på vem som skapar och tar emot material eller data under en Business-process. 

Vissa arbetsflödesdiagram är organiserade med varje processteg kartlagt kronologiskt. Ett SIPOC-diagram kartlägger dock inte beroenden (dvs. uppgifter som måste slutföras före andra). Istället visualiserar det vem som skapar processmaterial, hur materialet matas in i processen och vem som tar emot processresultaten. 

Vad används ett SIPOC-diagram till? 

SIPOC-diagram används ofta i lean projektledning som en del av Six Sigma-metoden för processförbättring. Six Sigma syftar till att minimera defekter och inkonsekvenser i en slutprodukt. Därför fungerar det bra för att förbättra tillverkningen eller andra processer som är kopplade till kundupplevelsen. En kärnkomponent i lean Six Sigma är DMAIC-processen, som står för define, measure, analyze, improve och control. Ett SIPOC-diagram används under "definiera"-fasen i DMAIC-processen.

Men även om du inte leder ett Six Sigma-projekt eller använder lean projektledning kan ett SIPOC-diagram fortfarande vara användbart. Det kan hjälpa dig med följande: 

Förklara en Business-process 

Eftersom ett SIPOC-diagram ger en översikt på hög nivå utan specifika detaljer är det användbart för målgrupper som inte är bekanta med affärsprocessen. På så sätt är det ett utmärkt sätt att introducera nya anställda till en process eller kommunicera om de viktigaste processdetaljerna som har en direkt inverkan.

Hålla teammedlemmarna samordnade

SIPOC-diagram är enkla att skapa, så du kan rita upp ett som utgångspunkt för din brainstorming för processförbättring för att rama in din problemlösningsdiskussion och se till att alla är samordnade.

Förtydliga delar av en process

När du skapar ett SIPOC-diagram med ditt team uppmanas du att identifiera viktig information såsom leverantörskontakter, projektspecifikationer och målkunder. På så sätt hjälper SIPOC-diagrammet dig att förstå processer och sedan förbättra dem. 

Att skapa ett SIPOC-diagram med ditt team kan hjälpa till att besvara följande frågor: 

• Hur kan vi göra den här processen enklare? 

• Levererar vi en kvalitetsprodukt till våra kunder? 

• Kan vi förbättra vårt sätt att hantera våra leverantörer? 

• Levererar våra leverantörer vad vi behöver? 

• Känner vi till våra kunders personlighet och vilken demografi de tillhör?

• Finns det några ineffektiviteter som vi kan förbättra när vi skapar vår produkt?   

Kom ihåg att ett SIPOC-diagram bara är ett verktyg i din processhanteringsverktygslåda. När du undersöker och förbättrar Business-processer måste du bygga ett mer robust system för att hålla dig organiserad. Innan du börjar förbättra processer bör du välja ett projekthanteringsverktyg som låter dig tilldela ägare och deadlines, visa beroenden och kommunicera med ditt team på ett och samma ställe. Med Asana kan du till och med skapa ett SIPOC-diagram som en Kanban-tavla och sedan dela och uppdatera diagrammet i realtid. 

Skapa ett SIPOC-diagram i 7 steg

Det är enkelt att använda SIPOC-modellen, men det är faktiskt bästa praxis att inte följa akronymens ordning. Vi rekommenderar att börja med avsnittet ”process” eftersom det ofta är det enklaste stället att börja, men du kan också arbeta bakåt från ”kunder” till ”leverantörer”. Därför kallas verktyget ibland för ett COPIS-diagram. 

Så här skapar du ett SIPOC-diagram: 

1. Välj en process

Välj den process du vill visualisera med ditt SIPOC-diagram. Det kan vara en ny Business-process som du vill implementera eller en befintlig process som du vill optimera. Att skapa ett SIPOC-diagram kan hjälpa dig att förstå processen, brainstorma idéer för förbättring och ge en översikt över processen för att hjälpa intressenter att fatta beslut. 

Tänk dig till exempel att du vill förbättra frakten och leveransen av din produkt. Ett SIPOC-diagram kan hjälpa dig att identifiera ineffektivitet, se till att du hanterar leverantörer på bästa möjliga sätt och avgöra om du levererar en kvalitetsprodukt till kunderna. 

2. Definiera processen: P

I stället för att slutföra SIPOC-diagrammet i ordning är det ofta enklast att börja med avsnittet ”P” och definiera processen först. Dela upp processen i 4–5 steg på hög nivå, var och en med sin egen åtgärd och sitt eget ämne. Om du vill kan du organisera stegen som ett flöde, där varje steg leder till nästa. 

För att fortsätta med vårt exempel på produktleverans kan processen delas upp i följande steg: 

1. Kunden betalar.

2. Faktura skickas till lager

3. Lagerteamet förbereder leveransen

4. Distributionsföretaget hämtar försändelsen

5. Distributionsföretaget transporterar försändelsen till destinationen 

Om processen är lång och innehåller många olika steg kan du försöka gruppera mindre steg tillsammans. Du kan till exempel använda det bredare steget ”Faktura skickad till lager” för att ersätta alla detaljer om hur information överförs från din e-handelsplattform till leveranslagret. Kom ihåg att syftet med ett SIPOC-diagram är att ge en översikt på hög nivå, inte en detaljerad vy. 

3. Gör en lista över resultaten: O

Identifiera processens utgångar. Det hjälper dig att förstå vad du får ut av de resurser du investerar i processen och vad kunderna faktiskt får. Resultat kan vara saker som material, produkter, tjänster eller information – i princip allt som du, interna teammedlemmar eller kunder får ut av processen. Helst bör resultaten motsvara kundernas krav. 

I SIPOC-exemplet för produktleveranser ovan är resultaten: 

• Kunderna får produkten inom en viss tidsram.

• Ditt företag får betalt för produkten.

4. Identifiera kunderna: C

Kunder är de personer som får resultaten eller drar nytta av processen. Tänk på att kunder inte behöver vara externa – de kan också vara medarbetare och interna intressenter. Vi använder ett annat exempel i stället för leveransscenariot. Säg att du förbereder företagets årliga sammankomst. I det här scenariot är dina kunder och intressenter de teammedlemmar som deltar i evenemanget. 

I fraktexemplet kan du lista följande kunder: online-shoppare (som får produkten) och ditt företag (som får betalt för produkten). 

5. Lista ingångarna: I

Input är de resurser som behövs för att processen ska fungera korrekt. Precis som med utgångar kan det vara saker som material, produkter, tjänster eller information. Att lista leverantörerna av ingångarna hjälper dig att förstå resurskraven för processen och avgöra om du får det material du behöver från dina leverantörer.    

För din leveransprocess kan det omfatta kundens leverans- och betalningsinformation, betalningstjänster online, förpackningstjänster, förpackningsmaterial, lagerutrymme och leveransbilar. 

6. Identifiera leverantörer: S

Leverantörer är där du får var och en av processens ingångar. Det här steget hjälper dig att förstå hur många leverantörer du arbetar med och om du hanterar dem på det mest effektiva sättet. 

I vårt exempel på produktleverans kan det inkludera följande: 

• Kunder: Tillhandahåller leverans- och betalningsinformation.

• Lagerteammedlemmar: erbjuder förpackningstjänster.

• Förpackningstillverkare: Skapa förpackningsmaterial.

• Lageruthyrningsföretag: tillhandahåller lagerutrymme.

• Leveranstjänster: tillhandahåller leveranslastbilar.

7. Dela diagrammet

Ett SIPOC-diagram är tänkt att delas. Det är mest värdefullt som ett verktyg för att hjälpa dig, ditt team och intressenter att förstå hur en Business-process fungerar. Det innebär att för att få ut så mycket som möjligt av din SIPOC-karta bör du inte bara dela den, utan också se till att den är lättillgänglig. 

Ett av de bästa sätten att dela information är med ett projekthanteringsverktyg, eftersom det låter dig organisera projektinformation och uppgifter på en och samma plats. Det innebär att du i stället för att skicka ett dussin separata e-postmeddelanden kan dela en enda version av diagrammet med varje intressent och sedan kommunicera med alla i en tråd. 

Om du är osäker, rita ut det

SIPOC-diagram är en användbar mall att ha i verktygslådan för processförbättringar. De är enkla att skapa, lätta att dela och ger viktig information som hjälper beslutsfattare att förstå Business-processer på en hög nivå. Dessutom kan ett SIPOC-diagram hjälpa dig och ditt team att förstå hur alla delar i processen process hänger ihop och hur du kan effektivisera för att göra dina Business-processer så bra som möjligt.