Vad är Business Process Management? En guide till BPM

Vad är Business Process Management (BPM)?

Business process management, eller BPM, är hur man analyserar och förbättrar verksamhetsprocesser. En verksamhetsprocess är en sekvens av uppgifter eller aktiviteter som ditt företag utför för att uppnå ett specifikt organisatoriskt mål. 

Varför är det nödvändigt? Med tiden kan dina affärsprocesser, som troligen skapades när du hade färre teammedlemmar eller innan du använde vissa verktyg, ha blivit föråldrade, ineffektiva eller ineffektiva. Verksamhetsprocesshantering hjälper dig att analysera processerna och optimera dem med hjälp av beprövade metoder för processförbättring. Ofta inkluderar det förbättringar av affärsprocesser såsom att minska flaskhalsar, automatisera manuellt arbete, optimera och effektivisera ineffektiva processer eller omorientera projektmål kring specifika affärsresultat. 

Det är viktigt att komma ihåg att verksamhetsprocesshantering inte bara hjälper till att skapa ett mer effektivt företag – det gör båda två samtidigt. Om processer inte är effektiva kan det ta längre tid än nödvändigt att slutförda dem. På samma sätt, när effektiva processer inte också är optimerade för ändamålsenlighet, kan de vara snabba – men åstadkomma fel sak. Om du vill veta mer om hur du uppnår båda kan du läsa vår artikel om skillnaden mellan effektivitet och ändamålsenlighet.

Varför är verksamhetsprocesshantering viktigt?

Enligt Gartner, en ledande auktoritet inom verksamhetsprocesshanteringsforskning, ligger vikten av verksamhetsprocesshantering i dess förmåga att synkronisera människor, system och information för att uppnå riktade affärsresultat.

Så här hjälper verksamhetsprocesshantering både projektledare och processhanterare att förbättra teamets och organisationens processprestanda.

• Verksamhetsprocesshanteringssystem effektiviserar verksamheten genom att förbättra affärsverksamheten.

• Verksamhetsprocesshantering ökar produktiviteten genom att identifiera och korrigera ineffektivitet, vilket leder till en ökning av teamets produktivitet.

• Verksamhetsprocesshantering driver innovation genom att anpassa organisatoriska processer och främja en kultur av kontinuerlig förbättring.

Tänk på ett programvaruutvecklingsteam vars ad hoc-processer och frekventa kommunikationsfel orsakade förseningar i deras projekttidslinjer. Efter att ha infört system för verksamhetsprocesshantering etablerade de ett tydligt arbetsflöde, tilldelade specifika roller och ansvarsområden och satte upp mätbara smarta mål. Som ett resultat förbättrades projektets slutförandegrad avsevärt och teamsamarbetet blev effektivare.

I grund och botten hjälper verksamhetsprocesshantering inte bara projektledare att hantera verksamhetsprocessernas prestanda, utan också att förändra hur team uppnår sina mål.

3 typer av Business process management

Verksamhetsprocesshantering fokuserar på att förbättra processer. Men det finns många processer och användningsfall på företaget, så det finns ytterligare typer av lösningar för verksamhetsprocesshantering som hjälper dig att komma till botten med förbättringarna. 

Du behöver inte nödvändigtvis använda de här termerna, men att förstå de tre olika typerna av verksamhetsprocesshantering hjälper dig att veta vilken du ska använda för att förbättra dina processer. 

Människocentrerad verksamhetsprocesshantering

Människocentrerad verksamhetsprocesshantering tillgodoser processer som huvudsakligen utförs av människor. Det finns saker som bara människor kan göra och som ofta innebär många godkännanden och uppgifter som utförs av individer. I det här fallet kan du inte skapa perfekt effektivitet och ändamålsenlighet även om du försöker. Så den här typen av verksamhetsprocesshanteringssystem fungerar för att avblockera människor genom att integrera enkla aviseringar, användarvänliga gränssnitt och effektiva spårningsfunktioner. Allt detta optimerar människors förståelse för processerna och ger dem vägledning i realtid. 

Exempel på människocentrerade Business-processer: 

• Rekrytering och introduktion. Du kan förbättra jobbannonser, spårning av cv:n, hänvisningar – men det finns ett unikt mänskligt element i att anställa en ny anställd. Från det första telefonsamtalet till intervjun på plats fokuserar förbättringen av anställningsprocesserna på människocentrerad verksamhetsprocesshantering.

• Kreativt arbete. Den kreativa processen kan inte automatiseras. Den här processen kräver en mänsklig komponent – designer eller copywriters – för att ge den kreativa gnistan. I det här fallet gör mänskligt centrerad verksamhetsprocesshantering det enkelt att granska och publicera kreativt arbete och att låsa upp kreativa personer i teamet för arbete med stor inverkan.

Dokumentcentrerad verksamhetsprocesshantering

Som namnet antyder är dokumentcentrerade Business-processer de där ett dokument är det viktigaste som skapas. Tänk på ett juridiskt dokument, ett blogginlägg eller något annat dokument som går igenom flera granskningsomgångar. 

Integrationscentrerad verksamhetsprocesshantering

Visste du att den genomsnittliga kunskapsarbetaren byter mellan 10 olika verktyg upp till 25 gånger per dag? Integrationscentrerad verksamhetsprocesshantering löser det problemet genom digital omvandling – att använda teknik för att använda och integrera verktyg på en central plattform. Genom att möjliggöra integreringar mellan verktyg kan du skapa en central referenskälla för all information. I stället för att manuellt uppdatera verktyg eller söka igenom appar efter de data du behöver, gör integrationscentrerad verksamhetsprocesshantering det enkelt att hitta information och förhindrar att saker glöms bort.

5 faser i livscykeln för Business process management

Business process management hjälper dig att minska ineffektivitet och optimera verksamhetsprocesser. Följ de här fem stegen i livscykeln för verksamhetsprocesshantering för att komma igång:

1. Analysera

Innan du optimerar dina processer måste du först förstå vad de är. Det första steget i verksamhetsprocesshantering är att analysera, även om det ibland kallas för designsteget. Under det här steget tar du en titt på dina nuvarande Business-processer och kartlägger dem från början till slut. Vid den här tidpunkten gör du inga ändringar i dina Business-processer; du förstår helt enkelt vad de är. 

Tänk dig till exempel att du arbetar på ett litet Business. Du vill förbättra sättet du interagerar med dina kunder. För att börja förbättra kundupplevelsen med hjälp av verksamhetsprocesshantering bör du analysera vad du gör för närvarande. Hur registreras ärenden? Vem svarar? Vad händer när ett annat team än kundtjänstteamet behöver involveras? Hur snabbt återkommer du till kunderna? Vad är deras nöjdhetsgrad? Vilken är den senaste NPS-poängen? Använder du ett CRM-system? Genom att svara på de här frågorna får du en helhetsbild av processen för kundupplevelsen.

För att hjälpa teamet att arbeta effektivare måste du först förstå en nuvarande process från början till slut. Identifiera sedan steg som kan tas bort eller förbättras. Slutligen utbildar du teamet i den nya processen och lanserar den, helst med en mall i Asana så att teamet kan ta ansvar för framtida förbättringar.”

2. Modellera

Nu när du förstår processen från början till slut är det dags att utforma hur den faktiskt ska se ut. Helst har du identifierat ineffektivitet under analysfasen som du kan trimma, eller platser där arbetet har flaskhalsar. Modellera den idealiska processen och dataflödet så att du kan börja implementera den i nästa steg. 

För att återvända till vårt exempel: ett stort hinder för ditt team är att få svar från personer som inte ingår i kundtjänstteamet, eftersom de använder ett annat verktyg. Dina medlemmar i kundtjänstteamet lägger mycket tid på att manuellt kopiera information från ett verktyg till ett annat. För att effektivisera och automatisera dessa arbetsflöden bestämmer du dig för att integrera ditt CRM med ditt arbetshanteringsverktyg. Nu när du vet hur du vill att processen ska se ut är det dags att utforma beteendet du vill se innan du implementerar det.

3. Implementera

Under implementeringssteget, som ibland kallas för genomförandesteg, sätter du modellen i verket. När du gör det ska du fastställa mätvärden för framgång eller misslyckande för att utvärdera om den här processen är bättre än den du redan hade. 

Beroende på omfattningen av ändringen kan du använda en ändringshanteringsprocess för att implementera den, särskilt om det är en ny teknik eller ett nytt system som teamet inte är bekant med. Som tur är har vi allt du behöver – läs vår artikel om 6 steg för att bygga en framgångsrik process för ändringshantering.

För att fortsätta med vårt exempel har du modellerat det idealiska beteendet mellan ditt arbetshanterings- och CRM-verktyg. Nu implementerar du en integrationscentrerad Business-processhanteringsmodell för att göra detta. Med effektiva integreringar mellan de två verktygen kan kundtjänstteamet sluta att manuellt flytta information från ett verktyg till ett annat och ägna mer tid åt det de gör bäst: att hjälpa kunderna.

4. Övervaka

När du har infört nya processer bör du övervaka dem för att se hur bra de fungerar. Har de nya processerna verkligen förbättrat flaskhalsar och ineffektivitet? Använder folk dem? Ibland fungerar inte saker som ser bra ut på pappret, eller till och med fungerar bra under ett litet test, när de lanseras i hela organisationen. Om så är fallet kan du dra tillbaka lanseringen eller överväga att prova något annat. Genom att övervaka processerna kan du proaktivt identifiera eventuella problem och åtgärda dem vid behov. 

Efter att ha lanserat en ny integrering mellan verktyg för kundtjänstteamet kan du till exempel övervaka verktygsanvändningen. Använder folk integreringen? Har mängden manuellt arbete som utförs av ditt kundteam minskat? Om inte, kan du anordna ytterligare utbildnings- och introduktionssessioner för att uppmuntra till användning. 

5. Optimera

Under optimeringssteget, som ibland kallas automatisering, fortsätter du att justera och förbättra din Business-process. Även om processen du implementerade fungerade perfekt bör du leta efter ytterligare ineffektivitet eller manuella processer att förbättra. Det är även här Business Process Automation kommer in i bilden. BPA är processen att automatisera affärsprocesser för att göra dem effektivare och minska manuellt arbete. 

För att återgå till vårt exempel med kundtjänst vill du nu automatiskt skicka uppdateringar mellan dina två verktyg, i stället för att låta kundtjänstteamet manuellt initiera integreringen. Du kan även leta efter angränsande aktiviteter att automatisera. Skapa till exempel en regel för att automatiskt skicka ett e-postmeddelande med kundfeedback efter att ett ärende har stängts, för att mäta kundtjänstens effektivitet och fortsätta förbättra processerna.

Bästa praxis för verksamhetsprocesshantering

Effektiv implementering av verksamhetsprocesshantering kan förvandla en organisations operativa effektivitet och anpassa den till strategiska mål för optimalt Business-värde. Här är de bästa metoderna som är avgörande för att ett BPM-initiativ ska lyckas:

• Engagera olika perspektiv: Att involvera intressenter från olika avdelningar, inklusive CIO och projektledningsteam, säkerställer ett brett spektrum av insikter. Denna mångfald är nyckeln till att omarbeta processer för bättre prestanda.

• Etablera ett BPM Center of Excellence (CoE): Skapa ett centralt nav för BPM-expertis, bemannat med yrkesverksamma som är skickliga i Six Sigma- och Agile-metoder. Det här kompetenscentrumet vägleder BPM-projekt för att anpassa dem till organisationens strategiska uppsättning aktiviteter och Business-mål.

• Hantera förväntningar: Definiera tydligt projektomfattning och mål med alla intressenter för att säkerställa att BPM-systemet är i linje med det affärsvärde det syftar till att skapa. En väldefinierad omfattning förhindrar feltolkningar och sätter en tydlig väg för projektets framgång.

• Integrera resultatmätning: Att införliva tydliga resultatmätningar och nyckeltal är avgörande. Det gör det möjligt att kontinuerligt övervaka och förbättra BPM-processen, vilket garanterar att den kontinuerligt genererar Business-värde och uppfyller intressenternas förväntningar.

Fördelar med Business Process Management

Utan en helhetsbild av företagets processer kan du inte veta hur effektiva och ändamålsenliga processerna är. Med Business Process Management har du ett sätt att förstå, analysera och förbättra dina verksamhetsprocesser. När du modellerar en Business-process skissar du din idealiska process. Om den för närvarande inte ser ut så kan du ta reda på varför och förbättra den. 

Kom ihåg att Business process management inte är en engångsprocess. Det är en pågående insats för att utvärdera och förbättra processerna. Som ett resultat kan du driva meningsfulla processförbättringar, ökad effektivitet och ändamålsenlighet och enklare sätt för teammedlemmar att uppnå sina mål snabbare och med mindre insats. 

Verksamhetsprocesshantering:

• Kartlägger och förbättrar processer

• Automatiserar processer där det är möjligt 

• Minskar slöseri

• eliminerar flaskhalsar

• Minskar fel

• Förbättrar effektivitet och ändamålsenlighet.

• Genererar bättre tjänster och produkter

• Leder till bättre kundnöjdhet

• Effektiviserar ineffektivitet

• Säkerställer att dina Business-processer tydligt bidrar till affärsresultat.

Verksamhetsprocesshantering är inte bara effektivt för stora företag. Även små team och småföretag kan dra nytta av det. Om du har en verksamhetsstrategi med viktiga affärsmål hjälper verksamhetsprocesshantering dig att optimera processer och uppnå dessa mål. 

Vad är en programvara för Business Process Management?

Programvara för verksamhetsprocesshantering är teknik som skapats för att hjälpa dig att kartlägga och fånga upp verksamhetsprocesser. En uppsättning verktyg för verksamhetsprocesshantering hjälper din organisation att förstå, övervaka och effektivisera verksamhetsprocesser. 

System för Business process management brukar: 

• Kartlägga nuvarande, befintliga processer.

• Modellera idealiska processer.

• automatisera processer för att uppnå företagsmål med mindre manuellt arbete

• Spåra pågående arbete för att kontinuerligt förbättra Business-processer.

Verktyg för Business process management kan ibland också:

• Erbjuda anpassningsbara analyspaneler för att proaktivt identifiera möjligheter för verksamhetsprocesser.

• Erbjuda mallar för specifika Business-processer eller arbetsflöden.

• Erbjuda verktyg för A/B-testning innan du lanserar Business-processer, särskilt för stora ändringar som kräver ändringshantering.

• Spåra nya processer för att säkerställa att teammedlemmarna använder dem korrekt och genomdriva förändringar om de inte gör det.

Olika typer av teknik för verksamhetsprocesshantering

Programvara för Business Process Management använder olika BPM-tekniker för att hjälpa organisationer att hantera sina processer mer effektivt. Genom att integrera verktyg för processdesign, utförande, kontroll och analys möjliggör den automatisering och optimering av arbetsflöden. För att implementeringen av verksamhetsprocesshantering ska bli framgångsrik krävs det att du väljer en teknik som passar organisationens unika krav.

Processdesign

Processdesignteknik fokuserar på skapande och modifiering av Business-processer. Den omfattar verktyg som hjälper till att visuellt kartlägga processflöden, definiera steg och ställa in parametrar för hur en process ska fungera.

Ett e-handelsföretag kan använda processdesignverktyg för att förnya sitt orderhanteringssystem. Programvaran hjälper till att visualisera hela arbetsflödet från beställning till leverans, identifiera flaskhalsar och möjliggöra omarbetning av steg för snabbare bearbetning och leverans.

Process mining

Dessa verktyg analyserar data från olika Business-system för att upptäcka, övervaka och förbättra verkliga processer genom att extrahera kunskap från händelseloggar som är lättillgängliga i dagens molnbaserade informationssystem.

En vårdgivare kan använda process mining-verktyg för att analysera patientflödet genom sina anläggningar. De insikter som erhålls kan leda till förbättrad schemaläggning och resursallokering, vilket kan minska väntetiderna avsevärt och öka patientnöjdheten.

Processprestanda

Denna typ av BPM-teknik fokuserar på att övervaka och optimera prestandan i Business-processer. Det omfattar verktyg som spårar nyckeltal (KPI:er) och andra mätvärden för att utvärdera processernas effektivitet och ändamålsenlighet.

Ett tillverkningsföretag kan implementera verktyg för processprestanda för att övervaka produktionslinjer. Dessa verktyg spårar hastighet, kvalitet och stilleståndstid för varje linje och ger data som hjälper till att finjustera verksamheten för maximal effektivitet och produktkvalitet.

Exempel på Business-processer

Verksamhetsprocesshantering spelar en transformativ roll i olika avdelningar i en organisation. 

Genom att titta på specifika exempel på verksamhetsprocesshantering ser vi att det handlar om mer än att bara förbättra processprestandan. Verksamhetsprocesshantering syftar till att göra organisationer mer agila, lyhörda och strategiskt anpassade. BPM, oavsett om det är inom försäljning, personalavdelningen eller ekonomi, kan ha en betydande inverkan på ett företags framgång och konkurrenskraft.

Försäljning

Inom försäljning kan Business Process Management effektivisera hela försäljningsprocessen, från leadgenerering till att slutföra affärer. Det hjälper till att hantera kunddata, spåra försäljningsresultat och se till att försäljningsaktiviteter överensstämmer med verksamhetsstrategier.

Exempel: Tänk på ett teknikföretag som implementerar BPM för att hantera sin försäljningspipeline. BPM-systemet automatiserar leadspårning för att säkerställa att uppföljningar sker i tid. Genom att analysera försäljningsdata identifierar systemet framgångsrika mönster och områden som behöver förbättras. Det gör det möjligt för säljteamet att fokusera på strategier som ger de bästa resultaten.

HR

Verksamhetsprocesshantering inom personalavdelningen kan automatisera och optimera olika processer såsom rekrytering, introduktion, prestationshantering av anställda och förfrågningar om ledighet. Det resulterar i en effektivare personalavdelning, vilket ökar de anställdas nöjdhet och förbättrar talanghanteringen.

Exempel: I ett stort detaljhandelsföretag används Business Process Management för att effektivisera introduktionen av nyanställda. Systemet automatiserar dokumentinlämningar och utbildningsscheman och integreras med lönesystem. Den här effektiviteten minskar introduktionstiden, förbättrar upplevelsen för nyanställda och gör det möjligt för personalavdelningen att fokusera på mer strategiska initiativ såsom anställdas engagemang och bibehållande.

Finans

På ekonomiavdelningen kan verksamhetsprocesshantering användas för att hantera processer såsom budgetering, fakturering, efterlevnad och finansiell rapportering. Det förbättrar noggrannheten, påskyndar den finansiella verksamheten och säkerställer efterlevnad av rättsliga standarder.

Exempel: Ett tillverkningsföretag använder BPM för sin budgeteringsprocess. Systemet möjliggör budgetspårning och variansanalys i realtid, vilket möjliggör snabba justeringar. Den här processen säkerställer att de ekonomiska resurserna utnyttjas optimalt, minskar slöseri och förbättrar företagets förmåga att fatta datadrivna ekonomiska beslut.

Vilken typ av processoptimering passar dig?

Det finns en mängd olika processmetoder som hjälper dig att optimera din Business. Så här fungerar verksamhetsprocesshantering:

Business process management vs arbetsflödeshantering

Business process management fokuserar på hela verksamhetsprocessen. I stället för att fokusera på ett specifikt arbetsflöde syftar verksamhetsprocesshantering till att förbättra effektiviteten i hela organisationen. 

En del av verksamhetsprocesshantering är arbetsflödeshantering. Ett arbetsflöde är en från-början-till-slut-process som hjälper ditt team och får det att uppnå mål genom att koppla rätt personer till rätt data vid rätt tidpunkt. Arbetsflöden organiserar data på ett begripligt och upprepbart sätt genom att fokusera på tre saker: planering, genomförande och granskning. Ett effektivt arbetsflöde är en upprepbar, hållbar Business-process.

Business process management vs projektledningskontor (PMO)

Business process management är ett sätt att utvärdera hela processen, utforma den idealiska processen och sedan förbättra arbetet baserat på den processmodellen.

Ett projektledningskontor (PMO) fokuserar också på att förbättra Business-processer, men gör det på ett något annorlunda sätt. I stället för att ta itu med verksamhetsprocesser anpassar ett PMO organisationen till bästa praxis för projekthantering, definierar hur kärnprocesser ska utföras och anpassar strategiska initiativ i hela organisationen.

Verksamhetsprocesshantering vs automatisering av verksamhetsprocesser

Verksamhetsprocesshantering tittar på organisationens affärsmetoder på ett helhetsgrepp och letar sedan efter sätt att förbättra dem. Detta inkluderar ofta, men är inte begränsat till, automatisering av manuella processer. Inom BPM kallas det automatisering av verksamhetsprocesser (BPA).

Business process automation är viktigt eftersom många processer i vardagen är manuella: dubbelarbete mellan olika verktyg, uppföljning av arbetets status eller till och med att söka efter information. Du behöver dock inte verksamhetsprocesshantering för att automatisera manuella processer. Leta i stället efter ett arbetshanteringsverktyg som erbjuder funktioner för automatisering av arbetsflöden. Den här typen av kodfri plattform har ett intuitivt användargränssnitt, så att anställda utan teknisk expertis fortfarande kan effektivisera manuella processer. 

Vad är robotiserad processautomatisering (RPA)?

Robotiserad processautomatisering (RPA) är en typ av specialiserad Business process automation. RPA hjälper ditt Business att bygga, distribuera och hantera programvaruroboter som utför repetitiva uppgifter, så att dina anställda inte behöver göra det. Robotarna kan efterlikna alla typer av interaktioner mellan människor och datorer, som att kopiera och klistra in eller flytta filer från en plats till en annan. 

Hantering av verksamhetsprocesser jämfört med uppgifts- och projekthantering

Verksamhetsprocesshantering hjälper dig att upprätta och anpassa processer på Business-nivå. När du implementerar Business process management tittar du på hela organisationens affärsprocesser och förbättrar dem. 

Uppgifts- och projekthantering är något annorlunda. Uppgiftshantering är för personer som vill förbättra sin personliga effektivitet och ändamålsenlighet. Med en bra programvara för uppgiftshantering kan du få klarhet i arbetet och få det viktigaste arbetet gjort. 

Som namnet antyder fungerar projekthantering på projektnivå. Projekthantering är ett sätt för team att organisera, spåra och genomföra arbetet i ett projekt. Det finns fem faser i projekthantering: projektinitiering, projektplanering, projektgenomförande, projektprestanda och projektavslutning.