Försäljnings- och verksamhetsplanering är en sexstegsprocess som kan hjälpa dig att uppnå fokus och samordning inom alla områden i din organisation. Lär dig vilka steg som ingår och vilken inverkan den här typen av planering kan ha på ditt team.
Har du haft svårt att samordna teamen i organisationen? Det är ett problem som många projektledare står inför. Som tur är finns det en lösning.
Försäljnings- och verksamhetsplanering är en Business-process i sex steg där ett ledarskapsteam uppnår fokus och samordning inom alla områden i en organisation. Det innebär att samordna allt från leveranskedjan till produktbehov och justera behoven vid behov. Även om det kan låta svårt kan du förbättra organisationens klarhet och samordning med den här steg-för-steg-guiden.
I den här artikeln går vi igenom allt från processtegen till hur det påverkar verksamheten att införa en S&OP-process och ger dig mallar för projektplaner för att komma igång.
Försäljnings- och verksamhetsplanering är en viktig process som anpassar verksamhetsplaner till strategiska Business-mål. Det innebär att arbeta tillsammans mellan olika avdelningar för att balansera utbud och efterfrågan, förbättra affärsresultatet och öka kundnöjdheten.
Noggrann efterfrågeprognos, samordning av lagernivåer, produktionskapacitet och resursfördelning är viktiga för den här processen. Sådan samordning främjar effektiv verksamhet som är i linje med de övergripande Business-målen. För att upprätthålla verksamhetens effektivitet krävs det att planerna anpassas till marknadstrenderna.
Tänk dig ett företag som tillverkar hemelektronik och som använder S&OP för att förbereda sig för en förväntad ökning av kundernas efterfrågan på den senaste produkten. Genom att införliva simuleringar och analyser i sin efterfrågeprognos kan företaget anpassa sina upphandlingsscheman, tillverkningsplaner och logistikstrategier i enlighet med detta. Avancerade analyser och paneler ger synlighet i realtid, vilket gör det möjligt att göra justeringar proaktivt för att undvika störningar i leveranskedjan. Som ett resultat har företaget det nödvändiga rörelsekapitalet för att möta ökningen utan att falla i fallgroparna med överlagring eller lagerbrist.
Det här exemplet belyser hur S&OP hjälper företag att fatta välgrundade beslut och reagera flexibelt på marknadens krav för att skydda kundnöjdheten samtidigt som lagerhanteringen optimeras.
Gratis mall för försäljningsplanOptimerar du din S&OP-process till sin fulla potential? S&OP utvecklas genom en serie steg, som vanligtvis observeras i månatliga möten. Även om den exakta terminologin och sekvensen kan skilja sig från en organisation till en annan, delar de alltid vissa oumbärliga element.
Det första steget i försäljnings- och verksamhetsplaneringsprocessen är prognos, vilket innebär att samla in de data som behövs för att korrekt förutse framtida försäljning. Vilka typer av data som samlas in beror på ditt fokusområde, men kan inkludera interna faktorer – såsom nuvarande processer, kassaflöde och lager – samt externa faktorer – såsom branschtrender och konkurrens.
Dessa inledande prognoser hjälper dig att planera och genomföra din S&OP på rätt sätt och se till att dina data är aktuella och korrekta. Tillsammans med interna och externa prognoser finns det några olika typer av prognosmetoder som du kan använda. Dessa inkluderar leadanalys, möjlighetsfas och intuitionsplanering.
Vilken typ av prognosmetod du använder är upp till dig och kan kräva lite försök och misstag för att hitta rätt matchning. Oavsett vilken du använder bör du sträva efter att samla in tillräckligt med data för att gå vidare till steg två, vilket innebär att justera produktens efterfrågan baserat på prognosresultat.
Läs: Skapa en mall för försäljningsprognoser i 5 enkla steg (med exempel)Prognos med leadanalys fokuserar på att bygga relationer med dina kunder och analysera leadkällor för att omvandla kvalificerad trafik till försäljning. Genom att tilldela värden till olika leads kan du bättre förutsäga intäktsgenerering och försäljningsprognos.
En mall för försäljningspipeline, som den som visas nedan, är ett enkelt arbetsflöde som hjälper dig att dokumentera, spåra förlopp och prioritera leads. Du kan sedan analysera tidigare pipeliner för att förutse framtida försäljning.
Den här metoden innebär att man analyserar:
Antalet förvärvade leads.
Konverteringsgraden för förvärvade leads.
Intäkterna per lead.
Mediet genom vilket leads förvärvades
Att analysera dessa data från de senaste månaderna eller till och med åren kan hjälpa ditt team att korrekt uppskatta vilka siffror som ska ingå i din S&OP.
Prognos i möjlighetsfasen innebär att dela upp varje försäljningspipeline i mindre faser. En försäljningspipeline är en sammanfattning av kommande försäljningsmöjligheter. Genom att granska försäljningsmöjligheter kan du skapa en hanterbar plan och en tydlig strategi för varje steg i kundens livscykel.
En försäljningspipeline kan hjälpa dig att förutse intäkter och kassaflöde, upptäcka resursluckor och identifiera kompetensbrist. För att göra det delar du upp din pipeline i åtta olika faser:
Prospektering: I det här steget avgränsar du det potentiella företaget eller kontakten och börjar kommunicera med den potentiella kunden. Detta uppnås vanligtvis med ett första möte.
Demonstration: I det andra steget använder du mötet för att ge en pitch och produktdemonstration till ditt prospekt.
Undersökning: Under undersökningsfasen använder du informationen du fick från din demonstration för att avgöra om din produkt eller tjänst är rätt för din potentiella kund.
Prov: När du har fastställt att det passar, testar kunden din produkt för att se om den löser deras problem.
Förslag: När kunden har bestämt sig för att använda din produkt kan du skicka ett förslag med ytterligare information, inklusive priset för samarbetet.
Hinder: När din produkt väl har implementerats i kundens Business, arbeta tillsammans för att lösa eventuella initiala hinder. Ett hinder kan vara ett problem med kontraktet eller produkten.
Förhandlingar: Efter att ha löst hindren gör du eventuella ändringar i förslaget i sista minuten innan du avslutar försäljningen med nödvändigt juridiskt pappersarbete.
Stängd vinst/förlust: En framgångsrik förhandling resulterar i en stängd vinst, där förslaget har undertecknats och godkänts. Om förslaget avvisas anses det vara en förlust.
När varje pipeline har delats upp i ovanstående faser analyserar säljteamet data för att förutsäga framtida resultat.
Gratis mall för försäljningsplanIntuitiv försäljningsprognos bygger på muntliga uppgifter från säljare. För att använda den här prognosmetoden kan du kommunicera med säljteamet om nya leads i pipeline, förutse intäkter från dessa leads och konfigurera sannolikheten för att affären avslutas.
Även om den är mer subjektiv än de andra två metoderna, passar intuitiv prognos bra för team som vill ha en snabb och allmän prognos snarare än en exakt och korrekt prognos. Det är också ett bra val om din organisation inte har några historiska data att analysera.
Nästa steg i planeringsprocessen är att justera efterfrågan enligt prognosen som du samlade in i föregående steg. Analysera prognoserna baserat på interna och externa faktorer och justera lagersiffrorna efter behov. Använd sedan den informationen för att skapa ett projektschema.
Det finns tre delar i en framgångsrik efterfrågeplaneringsprocess, inklusive:
Handelsfrämjande åtgärder
Hantering av produktportfölj
Statistisk analys
Avancerad programvara för lagerhantering innehåller ofta funktioner som stöder dessa aspekter av efterfrågeplanering och erbjuder verktyg för analys av kampanjpåverkan, hantering av produktlivscykel och sofistikerad statistisk modellering.
Du kan också välja att forma efterfrågan i det här skedet, vilket är där du implementerar taktiker som prisincitament och kostnadsändringar för att uppfylla dina efterfrågemål. Även om det är till hjälp är det inte alltid nödvändigt.
Hantering av handelsfrämjande åtgärder är planering och bearbetning av handelsutgifter, ibland med hjälp av programvaruverktyg. Handelsfrämjande åtgärder används under efterfrågeplanering för att implementera särskild produktprissättning, vilket sedan ökar efterfrågan på nämnda produkter.
Handelsfrämjande åtgärder omfattar en rad olika aktiviteter, bland annat:
Rabatter: Några av de vanligaste kampanjerna som företag använder är rabatter. Det är när en eller flera produkter säljs till ett lägre pris för att stimulera försäljningen.
Samlingar: En kampanj för samlingar är när en mängd olika produktfamiljer säljs tillsammans, ibland till ett rabatterat pris, istället för individuellt. Detta uppmuntrar inte bara till att köpa flera produkter, utan det är också ett bra sätt att visa hur dina produkter fungerar tillsammans.
Rabatter: En rabatt är en produktrabatt efter köpet. Eftersom de kräver att konsumenterna gör anspråk på eller skickar in sitt erbjudande på något sätt har de en lägre slutförandegrad, mellan 5 och 80 %.
Tävlingar: Ett annat formulär för marknadsföring är genom tävlingar. En tävlingskampanj innebär att erbjuda ett pris för köp, till exempel en gratis produkt eller ett kontanterbjudande.
Kampanjer i butiken: Att förbättra din strategi för detaljhandel kan förbättra handelsfrämjande åtgärder genom att uppmuntra impulsköp och lyfta fram kampanjerbjudanden.
Handelsfrämjande åtgärder är starkt sammanflätade med marknadsföring, men medan marknadsföring kan fokusera på en mängd olika resultatmått, fokuserar handelsfrämjande åtgärder enbart på att driva direktförsäljning. Att implementera dessa taktiker kan bidra till att öka efterfrågan på din produkt och i sin tur driva försäljningen.
Läs: Vad är marknadsföringsverksamhet? 4 steg för att skapa en strategi för marknadsföringsverksamhetenHantering av produktportfölj kan hjälpa dig att hantera alla aspekter av de produkter som ditt företag säljer, även känd som din produktportfölj. Dessa aspekter kan handla om allt från att utvärdera prestanda till att prioritera produktvärde.
Hantering av produktportfölj kan också omfatta:
Produktanpassning: Anpassa produkter baserat på erbjudande, branding, unikhet och pris för att skapa en sammanhängande produktportfölj.
Produktanalys: Analysera produkter baserat på deras position på marknaden och den inverkan de har för att hjälpa till att utöka din portfölj.
Eliminering av låg lönsamhet: Eliminera mindre lönsamma produkter för att hålla din portfölj i gott skick och bidra till en stadig värdetillväxt.
Resursfördelning: Att fördela och schemalägga resurser för produktutveckling för att möta marknadens efterfrågan.
Portföljchefer leder de här aspekterna av produktöversikten och ser till att teamet har rätt verktyg för att skapa effektivitet.
Statistisk analys är insamling och tolkning av data för att identifiera mönster och trender. Det innebär att man använder dataanalys för att upptäcka nödvändiga förändringar i produktbehovet.
Statistisk analys omfattar följande steg:
Identifiera datans karaktär
Utforska förhållandet mellan data och marknadstrender.
Sammanfatta hur datan relaterar till marknadstrender.
Bevisa eller motbevisa giltigheten av förhållandet
De här stegen hjälper till att bygga en heltäckande förståelse för produktdata såsom efterfrågan, pris och marknadsefterfrågan. Det kan hjälpa till att förtydliga den strategiska planen och säkerställa att efterfrågeplaneringen stöds av data.
Att hantera störningar i leveranskedjan kräver samarbete mellan team i planeringsfasen, där ekonomi-, verksamhets- och produktledare arbetar tillsammans för att justera sina behov i leveranskedjan.
Det här steget baseras på de tidigare lagerjusteringarna och syftar till att avgöra om det finns begränsningar i samband med personer, leverantörer, maskiner eller teknik. Efter att ha analyserat dessa faktorer kan teamet skapa en leveransplan som beskriver vilka ändringar som behöver göras.
Om du bara behöver göra enkla ändringar kan du organisera din försörjningsplan på samma sätt som ett business case. Annars kan du schemalägga återkommande möten med leveransintressenter för att samordna teamet. Du kanske också vill implementera ytterligare åtgärder, inklusive att förena leveranskedjan och företagsplaneringen, förutse slutkunden och utnyttja data.
Medan försörjningsplanering innebär att justera utbud och efterfrågan, innebär företagsplanering att hantera de strategiska och operativa målen för produktförsörjningen.
Genom att förena både målen och behoven i din leveranskedja säkerställer du att alla områden, från ledning till konsument, är samordnade och prognostiserade för samma resultat.
Du kan börja förutse utbud och efterfrågan under den inledande prognosfasen av din S&OP baserat på interna data. Men under leveransfasen kommer du att förutse efterfrågan baserat på slutkonsumenten.
Du kan göra det genom att granska interna data från dina efterfrågeprognoser och externa data som du har samlat in om dina kunder. Den här informationen erhålls vanligtvis genom datainsamlingsaktiviteter som spårar kundmönster, såsom shoppingbeteenden, frekventa konkurrenter och målmarknadsundersökningar.
Att använda realtidsdata i din leveransplaneringsfas kan säkerställa att de data du samlade in i de inledande faserna utnyttjas på lämpligt sätt i alla områden av din leveranskedja.
Dessa uppgifter kan utföras manuellt eller förbättras med AI-verktyg, såsom automatisering av verksamhetsprocesser, som använder avancerad analys och paneler för att automatisera datainsamling och se till att information tilldelas korrekt till konsumentprofiler.
Att samla in dessa data kan hjälpa dig att justera processerna i leveranskedjan för att öka effektiviteten och göra nödvändiga lagerjusteringar.
När prognos- och produktplanerna har gjorts är det dags att påbörja implementeringsprocessen med ett första kickoff-möte. Det är en möjlighet för avdelningschefer från den föregående fasen – samt personal, marknadsföring, försäljning och andra team som kan påverkas – att träffas för att diskutera förändringarna.
En mall för mötesagenda kan hjälpa dig att förbereda dig för mötet och se till att du täcker de viktiga ämnena första gången.
Några frågor att diskutera under mötet:
Vilka är de ekonomiska konsekvenserna av de här förändringarna?
Hur kommer de att påverka kassaflödet?
Kommer det att bidra till att förebygga osäkerhet i Business?
Syftet med mötet är att överväga de ekonomiska och kundinriktade konsekvenserna av leveransförändringarna. Eftersom ingen person kommer att kunna tala om var och en av dessa överväganden är det viktigt att varje ledare talar om sin unika kunskap.
När det första mötet har ägt rum och konsekvenserna har identifierats och lösts är det dags för ledningsmötet. Syftet med det här mötet är att få ledningsgruppens godkännanden för de tidigare planerna för leveransändringar, även känd som din sammanlagda S&OP-plan.
Eftersom du redan har haft ett inledande möte bör det vara enkelt att förse cheferna med nödvändig information. Överväg att skicka ut en mötesagenda dagen innan om vad ni planerar att diskutera.
Om förslaget avvisas måste du göra ändringar i den ursprungliga projektplanen. Om det blir godkänt kan du gå vidare till att implementera din S&OP.
För att slutföra och implementera S&OP-processen bör du delegera uppgifter till lämpliga projektintressenter. Lagra dessutom information i ett delat utrymme för att skapa team-synlighet och ge åtkomst till resurser i realtid.
När uppgifterna har slutförts och S&OP har implementerats är det viktigt att hålla ett öga på förändringar i utbuds- och efterfrågesystemet. Det är särskilt viktigt eftersom det rör kassaflödet och säkerställer att ditt Business är säkert från ekonomiska missöden.
Du kan göra det genom att granska KPI-mätvärden såsom:
Efterfrågan och produktionsprognos
Lageromsättning
kapacitetsutnyttjande
Leverans i tid
Noggrannhet i orderleverans
Total försäljning
Bruttomarginal
Kassaflöde
Att hålla ett öga på de här förändringarna kan hjälpa till att korrigera eventuella problem i realtid innan de har negativa effekter på lönsamheten.
Att implementera en försäljnings- och verksamhetsplan kan ha en positiv inverkan på ett antal olika aspekter av din organisation. Från att effektivisera värdet till tvärfunktionellt samarbete och teamarbete kan S&OP förbättra din övergripande försäljningsstrategi. Låt oss titta på några av fördelarna och den inverkan de kan ha på ditt team.
Genom att samla ledningsgruppen ofta för att analysera Business Alignment skapar en S&OP-plan ett sammanhängande värdefokus för varje avdelning.
Det är inte bara viktigt för att skapa organisatorisk klarhet uppifrån och ned, utan det gör det också lättare att lösa problem och fatta svåra beslut. Det beror på att alla har tydliga förväntningar på var värdet ligger och vilka steg som behövs för att nå dit.
Påverkan på teamet: Skapar värde för ditt interna team och dina externa kunder, och hjälper dig att skapa en sammanhängande affärsplan som stöds av data.
I stora organisationer kan det vara svårt att skapa synlighet i leveranskedjan med olika team som arbetar i sina egna silor. Med en S&OP får avdelningsledarna mer insyn i planen för leveranskedjan. Som ett resultat kan de välja att fortsätta denna synlighet till teammedlemmar på lägre nivå.
Fördelen med leveranssynlighet är att den gör det möjligt för olika avdelningar att fatta beslut baserat på organisationens efterfrågeplan.
Påverkan på teamet: leder till en effektivare produktionsplan och leveranshastighet, vilket stöder kundnöjdheten och förbättrar försäljningen.
En annan viktig fördel med en S&OP-plan är förbättrat samarbete mellan team, avdelningar och ledare. Det är ett direkt resultat av det återkommande samarbetet mellan ledare för att anpassa alla aspekter av Business.
Tvärfunktionellt samarbete kan skapa en mer sammanhängande dynamik mellan Business-enheter och bidra till att främja en mer trevlig teamcentrerad miljö.
Påverkan på teamet: Förbättrar kommunikationen och effektiviteten mellan avdelningarna, vilket innebär färre missade deadliner och en snabbare produktlivscykel.
Läs: 12 tips för effektiv kommunikation på arbetsplatsenFör att komma igång med en egen lösning för försäljnings- och verksamhetsplanering kan det vara bra att använda programvaruverktyg som kan effektivisera och automatisera uppgifter åt dig. Dessutom samordnar de information på ett och samma ställe, vilket gör den tillgänglig i realtid, oavsett var ditt team befinner sig. Använd en mall för försäljningsplanering för att spåra och hantera uppgifter på ett och samma ställe. Genom att dela mallen med intressenter kan du också organisera planer och hålla projektmålen tydliga i flera team.
Tillsammans med implementeringen av programvara för försäljnings- och verksamhetsplanering är det bra att integrera andra aspekter av planering av leveranskedjan, till exempel lagerplanering, efterfrågeplanering och leveransplanering, för att skapa en så effektiv plan som möjligt.
Här är några lösningar baserade på utvalda behov som du kan implementera för att skapa en mer robust S&OP-process:
För stora företag som vill skala upp sina försäljnings- och verksamhetsprocesser är det viktigt att minska slöseri och automatisera så många uppgifter som möjligt. Detta kommer att skapa en mer effektiv process och ge mer tid tillbaka till de som behöver det.
Här är några programvarufunktioner att överväga när du vill skala upp en stor Business:
Automatisering: Automatisering av Business-processer kan spara tid åt teamet genom att eliminera improduktivt arbete och skapa mer effektivitet i hela organisationen.
Riskhantering: För att minska projektavfall måste du förhindra att risker uppstår. Ett riskregister kan hjälpa till att spåra dessa problem i realtid.
Avancerad analys: Att utvärdera analyser före, under och efter projekt kan hjälpa ditt team att göra kontinuerliga förbättringar.
Även om dessa inte är de enda funktionerna som ett S&OP-verktyg erbjuder är det viktigt att bocka av dessa rutor för att planera för Business-tillväxt på rätt sätt.
Hantering av leveranskedjan har flera rörliga delar, vilket är anledningen till att implementering av programvara kan hjälpa till att effektivisera och förbättra dina nuvarande produktutvecklingsprocesser.
Några programvarufunktioner som kan hjälpa team att skydda sig mot störningar i leveranskedjan är:
Produktplanering: Rätt verktyg kan göra det enkelt att lansera en ny produkt genom att tillhandahålla ett sätt att planera och kommunicera med teammedlemmar. Det kan också hjälpa till med lagerhanteringsprocessen genom att spåra teamets framsteg på vägen för att säkerställa att deadliner uppnås.
Prognoser: Noggranna prognoser är viktiga för att skapa en effektiv leveranskedja. Inte bara för interna ändamål utan ännu mer för kundbehov för att förhindra dåliga upplevelser. Rätt verktyg hjälper till genom att tillhandahålla smältbara data i visuella kalkylblad.
Produktion: Produktionsbehov består av allt från en försäljningsplan till produktinköp och ledtider. S&OP-programvara kan hjälpa till att organisera dessa uppgifter och se till att teammedlemmarna meddelas när produktionsberoenden uppfylls.
Slutsatsen? Rätt verktyg kan hjälpa din leveranskedja att uppfylla dina ekonomiska mål.
Om det är något som gör team framgångsrika är det samarbete. Att ge teamet möjlighet att arbeta tillsammans kan bidra till att skapa transparens och ansvarstagande.
Här är några funktioner som rätt programvaruverktyg kan erbjuda:
Samordnad kommunikation: Ett bra verktyg bör samla kommunikationen i en central panel, vilket gör det enkelt för team att hålla kontakten om projekt, uppgifter och taktiska planer.
Tilldelade uppgifter: Att tilldela uppgifter till teammedlemmar kan skapa ansvarstagande och kan också organisera beroenden för att säkerställa att arbetet inte glöms bort.
Samordnat arbete och mål: Att koppla arbetet till projektmål kan hålla teammedlemmarna samordnade och hjälpa till att hålla OKR:er i fokus.
Automatiserade påminnelser om uppgifter: Med en programvara för samarbete kan du automatisera påminnelser och se till att de når rätt intressenter utan onödigt manuellt arbete.
Även om samarbete kan hjälpa till med många Business-områden är det särskilt viktigt när du vill skapa en robust S&OP-plan som hjälper till att samordna flera team inom organisationen.
Effektiv försäljnings- och verksamhetsplanering är avgörande för att hantera de komplexa marknadskraven och hindren i leveranskedjan. Ett vanligt problem som S&OP kan lösa är dålig samordning mellan olika avdelningar som leder till ineffektivitet, lageravvikelser och missade möjligheter.
Genom att använda bästa praxis för försäljnings- och verksamhetsplanering kan organisationer synkronisera tvärfunktionella insatser och säkerställa ett sammanhängande tillvägagångssätt för att möta marknadens krav och uppnå affärsmål.
Hur aktuella är de datainmatningar som driver din strategi? Effektiv försäljnings- och verksamhetsplanering är beroende av att använda realtidsinmatningar för alla planeringsaktiviteter. Det innebär noggrann datainsamling och tillämpning av avancerade analyser för att få fram insikter som kan ligga till grund för dina åtgärder. Att se till att dina data är uppdaterade möjliggör smidiga svar på marknadsförändringar och mer exakt prognos.
Hur motståndskraftiga är dina ekonomiska planer? Simuleringar är ett kraftfullt verktyg för att stresstesta dina strategier mot olika marknadsscenarier. Genom att införliva beslutsfattande försök som tar hänsyn till budgetbegränsningar och rörelsekapital kan du identifiera de mest produktiva strategierna för resursallokering, riskreducering och tillväxtmöjligheter.
Finns det en tydlig ledare som styr era S&OP-insatser? Att identifiera en intern ägare för din försäljnings- och verksamhetsplaneringsprocess är avgörande för att säkerställa fokus och ansvarsskyldighet. Den här personen bör ha en grundlig förståelse för dina affärsmål och förmågan att samordna mellan olika avdelningar. Genom att tilldela det här ansvaret säkerställer du att strategierna genomförs på ett sammanhängande sätt och anpassas till de övergripande Business-målen.
Implementera en försäljnings- och verksamhetsplaneringsprocess för att hålla dina team och hela organisationen samordnade. Från att effektivisera ditt värdefokus till att förbättra samarbetet mellan avdelningar, använd en S&OP för att ta din Business till nya nivåer.
Kombinera en S&OP-plan med en programvara för arbetshantering för att minska improduktivt arbete och öka den övergripande effektiviteten. Redo att ta steget? Ta reda på hur Asana kan hjälpa dig att införa en egen S&OP-process.
Gratis mall för försäljningsplan