Grunderna i KPI:ar: definiera nyckeltal för verksamheten

Ett nyckeltal (KPI) är ett kvantitativt mått på hur ditt team eller din organisation gör framsteg mot viktiga Business-mål. Organisationer använder KPI:er på flera nivåer. Du kan ställa in KPI:er för hela organisationen, för specifika team eller till och med för enskilda personer, beroende på vilka mätvärden du vill spåra. Ett bra KPI kan ge dig en uppfattning om huruvida du är på väg att nå de strategiska målen. 

Om det här är första gången du väljer nyckeltal kommer den här artikeln att gå igenom hur KPI:er skiljer sig från andra målsättningsmetoder, hur man identifierar viktiga mätvärden för KPI:er och hur man väljer bra nyckeltal.

Vad är KPI?

KPI:er är de enheter som används för att mäta förloppet mot ett visst mål. Effektiva KPI:er följer ramverket för smarta mål, vilket innebär att de är specifika, mätbara, uppnåeliga, realistiska och tidsbundna. KPI:er är de måttenheter du använder för att bocka av M:et i ditt SMART-mål.

Varje projekt har en lista över KPI:er som du kan spåra. En chef för sociala medier kan mäta visningar, delningar, gillningar, följare, svar, omnämnanden och kommentarer, men de bör inte försöka spåra alla KPI:er som finns tillgängliga för dem. Att spåra varje tillgänglig KPI är som att markera varje mening i en lärobok – det motverkar syftet eftersom de viktiga sakerna försvinner i mängden av mindre användbar information. När du har fastställt ditt mål bör du välja tre till fem KPI:er som är mest effektiva för att mäta förloppet.

Varför är nyckeltal viktiga?

Nyckeltal är viktiga eftersom de hjälper team att fokusera på det som är viktigast för en organisations framgång. De fungerar som ett betygskort som visar hur bra ett team presterar inom viktiga områden, vilket hjälper alla att förstå sin ställning. Om det går bra fortsätter man. Om inte, vet du att det är dags att ändra på något.

Till exempel kan ett kundtjänstteam använda KPI:er för att spåra hur snabbt de svarar på supportärenden. Genom att ange en målsvarstid och övervaka den faktiska prestationen kan de upptäcka att snabba svar leder till nöjdare kunder. Med den insikten kan de fokusera på att förbättra svarstiderna och därmed få bättre kundnöjdhet. Den här typen av fokus kan verkligen göra skillnad för hur ett team presterar.

Typer av KPI:er

När det gäller att mäta framgång är inte alla nyckeltal likadana. Varje typ av KPI spelar en tydlig roll för att belysa prestation och framgång. Att förstå skillnaderna hjälper alla organisationer att använda nyckeltal effektivt.

Kvantitativa indikatorer

Kvantitativa indikatorer är de hårda siffrorna. De är mätbara och kan uttryckas i siffror. Tänk på dem som numeriska bevis på prestation. Till exempel är månatliga försäljningsintäkter en vanlig kvantitativ KPI. Det är ett enkelt mätvärde som visar exakt hur mycket pengar som har kommit in från försäljningen under en månad. Ett försäljningsteam kan använda andra liknande indikatorer för att måla en mer slutförd bild av verksamheten.

• Månatlig försäljningstillväxt: Mäter den procentuella försäljningsökningen månad för månad.

• Genomsnittlig vinstmarginal: Beräknar den genomsnittliga vinsten från varje försäljning.

• Årliga återkommande intäkter: De förutsägbara intäkter som genereras varje år, vilket är särskilt relevant för Business med prenumerationsmodeller.

• Intäkter per kund: Visar de genomsnittliga intäkterna från varje kund, vilket kan hjälpa till att förstå kundvärdet.

Kvalitativa indikatorer

Kvalitativa indikatorer handlar mer om kvaliteten på något och är ofta subjektiva. De representeras inte alltid av siffror, och ibland fångas de upp genom observationer, undersökningar och feedback. 

Ett bra exempel är kundnöjdhet. Detta kan mätas genom kundundersökningar som frågar hur nöjda människor är med din tjänst, vilket ger en kvalitativ bild av hur du presterar. Här är några KPI:er som också visar hur kunder ser på ett varumärke:

• Varumärkets rykte: Mäter hur sannolikt det är att kunder rekommenderar ditt varumärke, vilket kan utläsas från kundrecensioner eller analys av känslor på sociala medier.

• Kundnöjdhetsindex: Detta kan härledas från undersökningar som ber kunderna att betygsätta sin tillfredsställelse med dina produkter eller tjänster.

• Kundklagomål och lösningsgrad: Spårar antalet mottagna klagomål och hur effektivt de löses.

• Kundlojalitet och återhållsamhet: Mäter hur ofta kunder återvänder för att göra ytterligare inköp och hur länge de stannar hos varumärket.

Ledande indikatorer

Ledande indikatorer är lite som en väderprognos för ditt företag – de ger dig en förvarning om framtida resultat. De kan förutse förändringar och trender innan de inträffar, vilket gör det möjligt för företag att justera sina strategier proaktivt.

Låt oss till exempel säga att du väljer KPI:er för ett bloggmarknadsföringsprojekt. Några ledande KPI:er du kan överväga är:

• Antal relevanta nyckelord per inlägg.

• Antal loggade timmar per skapad tillgång.

• Antal länkar i varje inlägg till annat innehåll på din webbplats

• Antal länkar till varje inlägg från annat innehåll på din webbplats

Dessa är alla mätvärden som kan förutsäga hur varje inlägg kommer att prestera. Artiklar som når ditt minsta antal relevanta nyckelckord och länkar till och från annat innehåll på webbplatsen är mer benägna att bli framgångsrika. Å andra sidan kommer en designresurs som bara tog hälften av den normala tiden att skapa sannolikt att vara av sämre kvalitet och därför inte fungera lika bra. Ledande KPI:er ger vägledning i förväg som maximerar projektets sannolikhet för framgång efter att det har publicerats.

Eftersläpande indikatorer

Eftersläpande indikatorer bekräftar vad som redan har hänt. Det är som att titta i backspegeln för att förstå tidigare resultat. De kan vara ekonomiska, såsom kvartalsvisa vinster, som visar hur mycket pengar som tjänats in efter att all försäljning är klar och utgifterna är betalda.

När du väljer dina KPI:er bör du se till att du har en bra balans mellan ledande och eftersläpande indikatorer. För samma bloggmarknadsföringskampanj ovan kan några eftersläpande KPI:er vara:

• Sökmotorrankning

• Trafik till varje inlägg.

• Värdet av trafiken till varje inlägg.

• Avvisningsfrekvens (hur snabbt läsare lämnar din webbplats).

• Konverteringar (hur många läsare som köper din produkt).

De här KPI:erna mäter mätvärden som kommer efter att inlägget har publicerats – eller, med andra ord, de ”hänger efter” projektets lansering. Medan ledande KPI:er hjälper till att förutsäga sannolik framgång, mäter eftersläpande KPI:er faktisk framgång. Om du jämför data från var och en får du information om hur korrekta dina förutsägelser var och varför den faktiska prestandan kan ha avvikit från den förutsagda prestandan.

Vad är en bra KPI?

Det finns många KPI-alternativ för nästan alla projekt, men inte alla mätbara mätvärden är en KPI av hög kvalitet. Att till exempel spåra antalet ord per inlägg i en bloggkampanj skulle inte vara särskilt användbart, eftersom den ”bästa” längden för ett inlägg ändras från ämne till ämne.

På samma sätt är vissa KPI:er bra i ett sammanhang men inte i ett annat. Till exempel är finansiella KPI:er, såsom arbetskostnad per designprojekt, mycket användbara för redovisningsavdelningen, men inte särskilt användbara för designchefer.

En bra KPI:

• är kvantifierbart

• Ger bevis på framsteg (eller brist på sådana)

• spårar något som reagerar på förändringar

• Erbjuder användbara data för beslutsfattande

• Spårar något som du kan kontrollera och påverka.

• Är lätt att förstå och arbeta med.

• Kan verifieras på ett tillförlitligt sätt

Skapa effektiva KPI:er

Att välja de bästa KPI:erna för jobbet är en process med specifika (men enkla!) steg. Rätt KPI:er bör ligga i linje med dina affärsmål och ge dig tydliga, mätbara indikatorer på förloppet. För att undvika spridd rapportering kan du börja med en KPI-mall, som ger en färdig struktur för att samla in och granska data. Det gör det enklare att jämföra resultat mellan olika projekt och spåra trender över tid. Följ de här fyra stegen för att komma igång.

1. Definiera ditt Business-mål

Du kan inte välja KPI:er om du inte vet vad du försöker mäta. Starta processen genom att definiera ditt Business-mål. Se till att projektet är i linje med resten av organisationen genom att rådfråga företagsledare och hänvisa till andra företagsdokument såsom organisationens uppdrag, övergripande strategiska plan och avdelningsmål.

Beroende på vilken nivå du arbetar på – teamledare, avdelningschef, direktör, vice vd eller företagsledare – kan du vara i stånd att fastställa både kortsiktiga och långsiktiga KPI:er. När du planerar på ledningsnivå kan du ställa in KPI:er per månad, kvartal eller år.

2. Identifiera viktiga Business-mätvärden

När du har definierat ditt Business-mål måste du bestämma vilka mätvärden som är relevanta för det målet. De mätvärden du väljer för dina KPI:er bör vara indikatorer som direkt relaterar till om du uppnår ditt mål eller inte.

Kom ihåg: KPI står för Key Performance Indicators. Det kan finnas en mängd olika mätvärden eller indikatorer som påverkar ditt slutliga mål. Att skapa rätt KPI handlar om att fånga de viktigaste detaljerna och se till att du spårar dessa mätvärden. Alla uppgifter eller projekt behöver inte ha en tillhörande KPI. 

Om du inte vet var du ska börja kan du ta en titt på några relevanta mätvärden för varje avdelning i din organisation.

Exempel på finansiella mätvärden

• Årliga återkommande intäkter (ARR)

• Nettointäktsbevarande (NRR)

• Nettovinstmarginal (NPM)

• Resultat före ränta, skatt, avskrivningar och amorteringar (EBITDA)

• Rörelsekapital

• Kassaflöde

Exempel på kundmätvärden

• Net promoter score (NPS)

• Kostnad för kundförvärv

• Kundnöjdhet (CSAT)

• Kundkvarhållande

• Kundbortfall

• Totalt antal betalande kunder

• Antal nya kunder.

Exempel på process- och verksamhetsmätvärden

• Genomströmningstid eller total ledtid.

• Antal inlämnade klagomål eller buggärenden.

• Mätvärden för leveranskedjan, såsom dagar med utestående försäljning (DSO).

Exempel på mätvärden för personal eller HR

• Kvarhållande av anställda

• Nöjdhet hos anställda

• Lönekonkurrenskraftskvot (SCR)

Exempel på försäljningsmätvärden

• Intäktstillväxt

• Marknadspenetration

• Kundens livstidsvärde

• Bruttovinstmarginal

Exempel på marknadsföringsvärden

• Antal kvalificerade leads

• Konverteringsfrekvens för leads

• Följare i sociala medier 

• Nedladdningar av innehåll

• Klickfrekvens för e-postmeddelanden (CTR)

3. Skapa ett spårningssystem

När du arbetar med fler än ett projekt med fler än ett team kan antalet KPI:er du spårar börja öka snabbt. Det är viktigt att ha ett spårningssystem på plats som säkerställer att dina data registreras konsekvent och med jämna intervall. Du kommer inte att kunna dra korrekta slutsatser om du har glömt att spåra några veckor eller om du har tappat bort data i en rörig filmapp.

En KPI-panel är det bästa stället för att hålla koll på alla dina KPI:er. Att ha en central delad panel:

• Säkerställer att alla ser samma information.

• Gör KPI-data tillgängliga för hela teamet, oavsett var de befinner sig.

• eliminerar behovet av att manuellt meddela intressenter varje gång något uppdateras

• Spåra mätvärden automatiskt, så att det inte finns någon risk att glömma något.

• Minskar sannolikheten för mänskliga fel.

4. Spåra och dela förlopp i realtid

KPI-data är inte något man försummar tills det är dags för kvartalsrapporten. Intressenter bör använda KPI-rapporter för att fatta både mindre och större beslut under ett projekts livscykel. Därför är det viktigt att hålla KPI-data uppdaterade och göra dem tillgängliga för alla när som helst.

Det bästa sättet att hålla dina data uppdaterade är att använda en panel som spårar och uppdaterar i realtid. På så sätt behöver intressenterna inte vänta till nästa uppdatering för att få den senaste informationen – de kan bara kontrollera panelen.

Om du spårar dina KPI:er manuellt bör du se till att uppdatera dem med jämna mellanrum som är lämpliga för ditt projekt. För projekt som går snabbt bör du överväga att dela uppdateringar varje vecka så att alla är medvetna om eventuella ändringar. För långsammare projekt på längre sikt kan du överväga att rapportera varannan vecka eller varje månad för att säkerställa att varje uppdatering innehåller tillräckligt med information för att vara användbar.

Om möjligt bör du spåra och dela förloppet på samma plats där du hanterar arbetet, så att teamet förstår hur deras individuella arbete bidrar till KPI:n och därmed till företagets övergripande mål. På Asana använder vi en programvara för målhantering för att koppla våra företagsmål till det arbete som stöder dem. Med mål kan teammedlemmar prioritera projekt för att få sitt viktigaste arbete gjort.

Exempel på KPI:er

Nyckeltal är kompassen som vägleder organisationer mot sina mål. Här är några typiska exempel på KPI:er för olika områden.

Exempel på finansiella KPI:er

När det gäller ett företags ekonomiska hälsa fungerar nyckeltalen som vitala tecken. Till exempel är avkastning på investeringar (ROI) en vanlig finansiell KPI. Den mäter lönsamheten för ett initiativ mot dess kostnad. För att uttrycka det enkelt, om ett företag spenderar 1 000 USD på en marknadsföringskampanj och genererar 5 000 USD i försäljning, indikerar KPI för avkastning på investering ett framgångsrikt resultat.

När du utforskar finansiella mätvärden kommer du ofta att hitta dessa exempel på KPI:er som används.

• Nettovinstmarginal: Visar hur stor procentandel av din försäljning som är faktisk vinst.

• Bruttovinstmarginal: Berättar hur mycket du tjänar efter att ha täckt kostnaden för att tillverka eller köpa dina produkter.

• Operativt kassaflöde: Mäter de pengar som ditt företag tjänar från normal affärsverksamhet.

Exempel på kund-KPI:er

Kundrelaterade KPI:er visar hur bra ett företag presterar ur kundernas synvinkel. Supportärenden är ett vanligt nyckeltal här. De återspeglar antalet frågor eller problem som kunderna rapporterar. Om en ny produktlansering får en ökning av supportärenden inom en kort tidsperiod kan denna KPI signalera behovet av produktförbättringar eller bättre kundutbildning.

Det är inte ovanligt att de som arbetar inom kundtjänstbranschen ser följande exempel på KPI:er.

• Kundnöjdhetspoäng: Ett snabbt sätt att se hur nöjda människor är med det du säljer.

• Net promoter score: Berättar om dina kunder gillar din produkt tillräckligt för att berätta för sina vänner.

• Kundkvarhållandegrad: Mäter hur bra du behåller dina kunder över tid.

Exempel på process-KPI:er

För att effektivisera verksamheten kan organisationer spåra process-KPI:er. Ett exempel är omsättningshastigheten för anställda. Det hjälper team att förstå hur ofta de måste ersätta personal. En hög omsättning under en sexmånadersperiod kan peka på djupare problem i arbetsmiljön som behöver åtgärdas.

Här är några andra vanliga exempel på KPI:er som du kan använda för att spåra processer.

• Effektivitetsgrad: Används för att kontrollera om du använder det du äger på ett bra sätt för att tjäna pengar.

• Cykeltid: mäter hur lång tid det tar att få något gjort från början till slut.

• Rätt första gången: Visar hur ofta du får saker rätt första gången utan några omtagningar.

Exempel på KPI för marknadsföring

Marknadsföringsinsatser kan mätas med hjälp av webbplatstrafik som nyckeltal. Detta mätvärde hjälper Business att optimera sin närvaro på nätet. Om ett nytt blogginlägg som syftar till att förklara de olika typerna av KPI:er till exempel får en ökning på 50 % av besökare, kan innehållet anses vara effektivt för att väcka mer intresse.

På marknadsföringsavdelningen är det vanligt att stöta på följande exempel på KPI:er.

• Kostnad per lead: Hjälper dig att räkna ut hur mycket du spenderar för att få någon intresserad av det du säljer.

• Konverteringsfrekvens: Berättar hur stor andel av dina webbplatsbesökare som gör vad du vill att de ska göra.

• Klickfrekvens: Visar hur ofta personer klickar på en länk som du har gett dem.

Exempel på KPI:er för projekthantering

Projektledare använder ofta en ”balanserad resultattavla”, ett strategiskt KPI-ramverk som utvärderar initiativ från olika perspektiv: finansiellt, kund, process och tillväxt. 

Låt oss säga att ett försäljningsteam har till uppgift att förbättra kunduppsökningen. Deras styrkort kan återspegla hur väl de uppfyller det här organisatoriska målet med olika prestationsmått, såsom försäljnings-KPI:er, under en kvartalsvis tidsram.

För att få en närmare titt på projekthanteringsmätvärden kan du överväga de här andra exemplen på KPI:er.

• Avkastning på investeringar: Mäter om pengarna du lägger på något är värda vad du får ut av det.

• Intjänat värde: Hjälper dig att se hur mycket av ditt projekt du har fått gjort vid en viss tidpunkt.

• Längden på den kritiska linjen: Mäter den totala tid som projektet kommer att ta, baserat på de saker som inte kan hoppas över.

Att hålla ett öga på dessa nyckeltal hjälper dig att räkna ut hur nära du är att nå dina mål och vad du kan behöva justera för att nå dit.

För- och nackdelar: nyckeltal

Nyckeltal kan vara mycket användbara, men de har också sina nackdelar. Låt oss titta närmare på båda sidor.

Fördelar med KPI:er

• De hjälper chefer att se specifika problem genom tydliga data, vilket är bra för att göra planer och förbättra en organisation.

• De använder hårda siffror för att visa hur anställda presterar, vilket håller alla på samma sida och tar bort gissningar.

• De kan faktiskt motivera anställda att göra bättre ifrån sig när de ser att deras prestation analyseras.

• De kopplar det dagliga arbetet till företagets större mål och visar om företaget verkligen är på väg dit det vill.

Nackdelar med KPI:er

• Det kan ta mycket tid att samla in KPI-data, särskilt om du tittar på hur saker och ting förändras under flera år.

• Du måste hålla ett öga på dina indikatorer och uppdatera dem för att se till att de fortfarande är användbara.

• Det finns en risk att chefer bara fokuserar på att nå KPI-siffror i stället för att verkligen förbättra verksamheten.

• Om de specifika målen inte är korrekt inställda kan de vara för svåra att uppnå, vilket kan stressa teammedlemmarna.

KPI:er vs OKR:er

KPI:er är inte det enda sättet att spåra projektprestanda. OKR, eller mål och nyckelresultat, är ett annat verktyg för mätning som fungerar på ett liknande sätt som KPI:er. Faktum är att KPI:er och OKR:er ofta kan överlappa varandra i ett projekt.

Här är skillnaderna och likheterna mellan KPI:er och OKR:er:

Nyckeltal (KPI): ett bra KPI är utformat för att mäta prestationer över tid och bör spåra ett mätbart värde som kan indikera hur snabbt man närmar sig ett mål.

Mål och nyckelresultat (OKR): OKR:er använder mallen ”Jag ska [mål] som mäts med [nyckelresultat]”.Målet är vad du vill uppnå och nyckelresultaten är de mätvärden som används för att spåra förloppet i förhållande till målet. Du kan ha mer än ett nyckelresultat för varje mål.

KPI:er och OKR:er överlappar ofta varandra, men skillnaden är att OKR:er inte behöver vara kvantifierbara mått. Du kan till exempel ställa in en OKR till ”Förbättra arbetsplatsmiljön mätt i anställdas moral”, även om din OKR, anställdas moral, är immateriell. Om du vill skapa en KPI för samma mål måste du hitta ett sätt att kvantifiera de anställdas moral, till exempel antalet klagomål som tas emot av personalavdelningen eller omsättningsgraden för nyanställda. Båda tillvägagångssätten kan vara värdefulla i olika Business-sammanhang, från teamhantering till expansionsprojekt.

Exempel på OKR och KPI

Här är ytterligare ett exempel på potentiella OKR:er och KPI:er för ett team som arbetar med kundupplevelser.

Exempel på KPI: Öka NPS (Net Promoter Score) med 2 poäng under räkenskapsåret 2021.

Exempel på OKR: 

• Mål: Överraska och glädja våra kunder för att öka kundnöjdheten och lojaliteten.

• Nyckelresultat: Skapa positiv uppmärksamhet genom sociala medier och virtuella evenemang.

• Nyckelresultat: Minska kundbortfallet till mindre än 2 % per månad.

• Nyckelresultat: Öka NPS (Net Promoter Score) med 2 poäng under räkenskapsåret 2021.

Vanliga frågor om KPI

Vad står KPI för?

KPI är en akronym som står för Key Performance Indicator (nyckeltal). Det är en term som används i många olika branscher för att beskriva mätbara värden som organisationer kan spåra för att mäta hur effektivt de uppnår viktiga mål.

Vilken är den viktigaste KPI?

Den viktigaste KPI: n beror ofta på en organisations specifika mål. För många kan det vara relaterat till ekonomiska resultat, såsom nettovinstmarginal, som visar hur stor del av intäkterna som är vinst. Det viktigaste är dock att de KPI:er som ett team väljer direkt stöder deras specifika mål, vilket säkerställer att de är relevanta och ger handlingsbara insikter.

Vad är en KPI inom marknadsföring?

En nyckeltal inom marknadsföring är ett mätbart värde som marknadsföringsteam använder för att bedöma effektiviteten i sina kampanjer och specifika mål. Ett marknadsföringsteam kan till exempel spåra konverteringsfrekvensen för en kampanj för att avgöra hur effektivt den omvandlar potentiella kunder till faktiska kunder.

Vad är en KPI i Business?

I ett bredare Business-sammanhang fungerar en KPI som en numerisk indikator som organisationer använder för att mäta sina resultat mot sina strategiska mål. Team kan automatisera insamlingen och rapporteringen av de här mätvärdena med hjälp av integreringar med Business Intelligence-verktyg, vilket möjliggör övervakning i realtid och mer välgrundade beslut.

KPI:er, OKR:er, SMART-mål, oj då!

KPI:er är ett utmärkt sätt att sätta upp kvantifierbara mål som kopplas till de strategiska målen. Men om KPI:er inte känns rätt för dig finns det en mängd andra målsättningsmetoder som du kan prova.