OKR vs KPI: Vilket ramverk för att fastställa mål är bäst?

OKR:er och KPI:er kan verka lite som alfabetssoppa vid första anblicken, men de här akronymerna är värdefulla sätt att sätta upp och uppnå mål. Som projektledare är det viktigt att sätta upp ambitiösa mål för att hålla alla utmanade och motiverade. Att veta hur mycket framsteg du gör mot dessa mål gör det lättare att identifiera problem och fira vinster.

I den här artikeln diskuterar vi skillnaderna mellan mål och nyckelresultat (OKR) och nyckeltal (KPI). När du väl har förstått ramverken kan du kombinera fördelarna för att planera och övervaka dina företagsmål.

Vad är OKR?

Mål och nyckelresultat (OKR) kombinerar företagsmål med en uppsättning mätbara sätt att uppnå dem. Du kan använda OKR:er för praktiskt taget alla ändamål, oavsett om det är ett långsiktigt karriärmål, ett kvartalsvisa teammål eller ett personligt mål. 

När du fastställer OKR: er fyller du i följande mening:

Jag ska [mål], vilket mäts med [nyckelresultat].

Mål är vad du vill uppnå, oavsett om det är enkelt eller långtgående. Ett mål kan vara något i stil med: 

• Förbättra vårt kundkvarhållande.

• Öka konverteringsfrekvensen på vår webbplats

• Få kvalificerade leads.

Nyckelresultat är de mätbara sätten på vilka du planerar att uppnå ditt mål, och du kan ha fler än ett nyckelresultat för varje mål. Till skillnad från KPI:er behöver nyckelresultat inte nödvändigtvis vara kvantitativa. Ett nyckelresultat kan inkludera saker såsom:

• Implementera ett lojalitetsprogram.

• Lägg till kvalitetsinnehåll på vår webbplats

• Uppgradera vår CRM-programvara.

OKR-ramverket är flexibelt, men företagets OKR:er är effektivare när de är kopplade till OKR:er för andra avdelningar och teammedlemmar. 34 % av teammedlemmarna sa att de skulle känna sig mer motiverade på jobbet om de förstod hur deras arbete hänger ihop med företagets uppdrag. Motiverade teammedlemmar arbetar hårdare och uppnår målen snabbare. 

Vad är en KPI?

Nyckeltal (KPI:er) är kvantitativa framgångsvärden som spårar affärsmål eller projekt. Du kan använda KPI:er för att spåra projekt, program eller andra företagsinitiativ.

Även om KPI:er har en rad användningsområden bör de mätvärden du väljer för varje KPI vara unika för det mål du arbetar mot. Du bör till exempel inte använda samma KPI för att övervaka förloppet för en kampanj på sociala medier och ett IT-projekt. Se i stället till att du undersöker relevanta mätvärden för varje initiativ för att säkerställa att de mäter relevanta mål och kopplas till företagsmål. 

Välj KPI:er som:

• är kopplade till dina strategiska mål

• kan mätas mot referenspunkter

• Informerar om resursplanering.

• spårar något du kan kontrollera och påverka.

När du har fastställt dina KPI:er ska du övervaka dem under hela initiativet. Det hjälper dig att förstå om du är på rätt spår mot dina mål, riskerar att inte slutföra dem eller är på fel spår. Med en KPI-mall kan du göra den här processen enklare genom att centralisera mätvärden, automatisera uppdateringar och ge ditt team en referenskälla för förloppsspårning.

Använd en programvara för projekthantering för att spåra dina KPI:er och dela dem med projektintressenter. Genom att tillhandahålla förloppsuppdateringar i realtid kan alla följa initiativets förlopp utan att behöva sitta igenom ännu ett oändligt möte för statusuppdatering.  

Skillnaden mellan OKR och KPI

OKR och KPI är båda metoder för prestationshantering, men de hjälper dig att nå dina mål på olika sätt. OKR:er är ett ramverk för att sätta upp mål, medan KPI:er spårar måluppfyllelse.

Du kan sätta upp alla typer av mål med OKR:er, men företag använder ofta OKR:er för djärvare, mer aggressiva mål. Även om OKR:er representerar stora mål bör de vara mindre ambitiösa än stora, svåra och djärva mål (BHAG). Vissa OKR:er varar i flera år, men försök att hålla dig till ett år för de flesta OKR:er, annars kan de bli för stora och hårigare med tiden.

Företag använder KPI:er för mer kvantifierbara mål. De här mätvärdena kan vara användbara när du vill:

• övervaka hur det går för ditt Business

• Analysera tillväxtmönster över tid.

• Mäta förloppet för marknadsföringskampanjer.

• Ta itu med problem med projekt som inte presterar tillräckligt bra.

• Identifiera förbättringsmöjligheter.

• Justera föråldrade initiativ. 

• Hålla sig i fas för att nå framtida mål.

Vanligtvis börjar man målsättningsprocessen med en brainstorming om målen och sedan definierar man O-delen i OKR – i det här fallet ett Business-mål. Identifiera sedan de åtgärder som behöver vidtas för att uppnå målet. De här stegen är dina nyckelresultat. När du har skapat en bra OKR tilldelar du KPI:er till var och en av dina OKR för att mäta framstegen mot att nå ditt mål.

OKR och KPI kan fungera tillsammans, men de kan också användas var för sig. Om målet till exempel är att förbättra kundnöjdheten kan nyckelresultaten vara att anställa fler kundtjänstrepresentanter och dokumentera kundrecensioner. De här OKR:erna är inte kvantifierbara och kräver inte stöd från KPI:er. 

OKR-exempel

När företaget sätter upp ett övergripande OKR kan du göra målet mer uppnåeligt genom att dela upp det i avdelnings- och personliga OKR:er. Genom att skapa den här OKR-strukturen säkerställer du också att allas OKR:er leder tillbaka till huvudmålet. 

Om ditt företag till exempel säljer programvara som en tjänst (SaaS) kan OKR vara att bli marknadsledande i branschen. Du skulle sedan arbeta med företagsledarskapet för att komma på en mängd olika sätt att uppnå det målet, beroende på avdelning. I det här  exemplet kan två OKR:er som stöder företagets huvudsakliga OKR att bli marknadsledande i branschen vara att uppgradera den nuvarande webbplatsen (produktteamet) och få fler kunder (marknadsföringsteamet). Marknadsförings- och produktavdelningarna kommer sedan att stödja företagets OKR med sina egna OKR:er. Det kan till exempel handla om att bygga den nya webbplatsen och lansera en kampanj för att locka kunder online. 

Företagsmål: Bli marknadsledande inom SaaS-branschen

• Nyckelresultat 1: Lansera version 2.0 av webbplatsen

• Nyckelresultat 2: Få 1 000 nya kunder under tredje kvartalet

Mål för marknadsföringsteamet: Utöka räckvidden till målgruppen på alla digitala plattformar

• Nyckelresultat 1: Skapa betalda annonskampanjer på Facebook, LinkedIn och Instagram

• Nyckelresultat 2: Skapa SEO-innehåll av hög kvalitet för webbplats och sociala medier

Mål för produktteamet: Bygg en högpresterande webbplats

• Nyckelresultat 1: Felsök den nuvarande webbplatsen med hjälp av en produktbacklogg

• Nyckelresultat 2: Arbeta med designer för att förnya webbplatsens layout

Inom respektive avdelning kan teammedlemmar skapa individuella OKR:er som stöder avdelningens OKR:er. De här mindre målen kan gälla för uppgifter som kodning av webbplatsen eller innehållsutveckling.

Exempel på KPI:er

En KPI behöver fyra komponenter för att vara effektiv. Dessa komponenter inkluderar ett mätbart mål, en tidsram för slutförande av målet, en datakälla för övervakning och en fastställd övervakningsfrekvens.

KPI:er listas ofta som enbart målmetrik, till exempel kapacitetsutnyttjandegrad eller nya inkommande leads, men utan sammanhanget från alla fyra komponenterna vet du inte varför du övervakar mätvärdet i fråga eller ens hur du mäter det. 

Nedan ser du en lista med exempel på KPI:er kategoriserade efter avdelning. Var och en av dessa exempel innehåller de fyra komponenter som nämns ovan. 

Exempel på KPI:er för försäljäljning:

• Få 20 nya inkommande leads i slutet av fjärde kvartalet. Använd programvara för hantering av kundrelationer (CRM) för att spåra förloppet varje vecka. 

• Förbättra svarstiden för leads med i genomsnitt två dagar under fjärde kvartalet. Använd rapporteringsprogramvara för att spåra svarstiden för potentiella kunder dagligen. 

Exempel på KPI:er för marknadsföring:

• Minska kostnaden per lead med 0,50 USD under fjärde kvartalet. Beräkna kostnaden per lead när du planerar varje projekt.

• Få 100 nya kunder under fjärde kvartalet. Använd programvara för projekthantering för att registrera den pågående statusen för vår kundbas.

Exempel på KPI:er för projekthantering:

• Håll kapacitetsutnyttjandet över 85 % under fjärde kvartalet. Använd Asana arbetsbelastning för att spåra kapacitetsutnyttjandegraden varje vecka. 

• Uppnå minst 10 % avkastning på investeringar (ROI) för varje projekt under fjärde kvartalet. Använd Asana för att spåra den beräknade projektbudgeten mot de faktiska projektkostnaderna och beräkna sedan avkastningen på investeringen.

Vilket är bäst, OKR:er eller KPI:er?

Det finns inget rätt eller fel alternativ när man väljer mellan OKR och KPI. För att bestämma vilket ramverk som är bäst för dig måste du vara tydlig med dina avsikter. Om du vill förbättra ett nuvarande projekt eller ett tidigare initiativ är KPI:er det bästa alternativet. Du kan anpassa de här mätvärdena efter dina behov och följa förloppet i realtid. 

Om företaget har större mål att uppnå är OKR ett bättre alternativ. Du kan dela upp målen i genomförbara komponenter som alla i organisationen kan delta i. OKR:er hjälper också teamet att hålla sig motiverat medan ni närmar er målen.

Det är viktigt att komma ihåg att du inte behöver välja mellan OKR och KPI. När du kombinerar de två ramverken för att sätta upp och mäta mål kan du uppnå optimal Business-prestanda.

Använd OKR och KPI för att anpassa organisationen

OKR och KPI hjälper dig att mäta framgång och väcka entusiasm för tillväxt. De här metoderna för prestationshantering kan också motivera team och se till att alla fokuserar på vad som väntar. 

När du lägger in dina initiativ och resultatmätningar i din programvara för arbetshantering får teammedlemmarna en tydlig uppfattning om hur deras arbete relaterar till helheten. Det kan i slutändan minska interna konflikter och samordna teamen inom organisationen.