Du behöver kortare ledtider

Vi har alla hört historierna om den gamla goda tiden, när allt kostade en krona och barnen lekte utomhus istället för att sitta fastlimmade vid sina telefoner. Men vi vet också att vårt bekväma moderna liv har sina fördelar. Drönarleveranser och teknikjättar har förändrat hur företag tillhandahåller sina tjänster till kunder, och eftersom vissa paket anländer inom några timmar är det säkert att säga att köpare förväntar sig att saker och ting ska gå snabbare än någonsin tidigare.

Därför är ledtiden så viktig. För att kunna använda effektiv tidshantering och leverera rätt saker till dina kunder vid rätt tidpunkt måste du först veta hur lång tid det tar. Det är din ledtid. I den här artikeln får du lära dig hur du använder mätvärden för ledtid för att öka kundnöjdheten, förbättra produktionen och processerna och påskynda arbetsflöden för snabbare och smidigare leveranser.

Vad är ledtid?

Ledtid är hur lång tid det tar från att du får en beställning till att beställningen behandlas. Det är mest förknippat med tillverkning, hantering av leveranskedjan och projekthantering, men det gäller alla företag som har kunder, produkter och ett säljteam. Till exempel skulle ledtid för tillverkning beräkna tiden mellan att en inköpsorder tas emot och att den är i kundens händer. Projektledningsteamet börjar å andra sidan när en beställning tas emot (i det här fallet från chefen) och slutar när en anställd slutför den. 

Oavsett business eller avdelning innebär en minskning av tiden från beställning till leverans i slutändan att du kan behandla fler beställningar och tjäna mer pengar.

Vad är skillnaden mellan ledtid och behandlingstid?

Behandlingstid är tiden mellan att en inköpsorder tas emot och när den skickas vidare till en annan avdelning eller process. Behandlingstiden är en del av den totala ledtiden och den kan ha en stor inverkan. 

Om din anläggning till exempel bearbetar och förpackar livsmedel kan en fördröjning i bearbetningstiden innebära att dina produkter är sena till livsmedelsbutikerna. På grund av detta äter färre kunder dina produkter, vilket innebär mindre försäljning för butikerna. Om du inte kan åtgärda problemet som ökar din behandlingstid (till exempel om du är underbemannad utan budget för att anställa) kan det i slutändan leda till att dina produkter ersätts på butikshyllorna.

Hur beräknar man ledtid?

För att beräkna ledtiden måste du lägga ihop tiden för förberedelse, bearbetning och efterbearbetning. 

Förbearbetning + bearbetning + efterbearbetning = ledtid

Så här fungerar ledtidsberäkningen:

• Förberedelse: Mät dina upphandlings- och beställningstider, och ta hänsyn till potentiella leveransförseningar eller brister när det behövs.

• Behandling: Bestäm den tid det tar att behandla en beställning. Försök att ta hänsyn till varje liten detalj, till exempel förpackningspunkter eller anställdas raster.

• Efterbearbetning: Här förutspår du hur lång tid det tar för kunderna att få din produkt. Vanligtvis är det här din leveranstid eller, om du arbetar med projekthantering, tiden mellan slutförande och implementering.

Varför är ledtiden viktig?

Ledtiden påverkar de flesta aspekter av din Business. Om den är för lång kan det försämra kundupplevelsen, skapa interna frustrationer och till och med leda till högre priser om du försöker kompensera för kostnaden för längre produktionstider. Kortare ledtider ökar vinsten och gör alla nöjda, från leverantörsupphandling hela vägen ner till kunden.

Effekten av längre ledtid

Långa ledtider inträffar sällan över en natt. De börjar som en långsam läcka. För även om de flesta vill hålla ledtiderna så korta som möjligt, kan ledtiden öka bit för bit utan att du ens inser det. Kanske har du gjort nedskärningar i ditt team utan att lägga till teknik för att öka produktiviteten. Detta resulterade i dålig organisation, dubbla beställningar av råvaror och att man tappade bort den färdiga produkten. Månader går och plötsligt inser du att din ledtid har förändrats dramatiskt. Det som till en början kändes som några mindre felsteg har orsakat betydligt längre ledtider.

Det är skrämmande. För här är den kalla, hårda sanningen: dina kunder kommer inte att vänta på dig om de kan få samma tjänster någon annanstans. Oavsett hur bra din produkt eller ditt erbjudande är, kommer de bara att vänta ett tag innan de söker upp din konkurrent. Flaskhalsar och försenad leveranstid kommer att kosta dig i det långa loppet, med störningar i arbetsflöden, lägre teammoral och oundvikligen lägre försäljning.

Exempel på ledtid

Låt oss titta på några exempel på hur man beräknar ledtid i olika branscher.

Ledtid för tillverkning

Tillverkning är den vanligaste branschen vi tänker på när vi säger ledtid. Därför är beräkningarna relativt enkla.

• Upphandling: Inom tillverkning är förbearbetning upphandlingshanteringsfasen. Du mäter hur lång tid det tar att hitta, beställa och ta emot punkter.

• Bearbetning: Det här är fasen där du bygger din produkt. Hur lång tid tar det att sätta ihop alla delar av produkten och göra den redo för kunden? 

• Leverans: Dags att skicka iväg den! Leveranstiden är antalet dagar eller veckor det tar att gå från din bearbetningsanläggning till dina kunder.

Leveranstid för leveranskedjan

Leveranstiden för leveranskedjan är lite knepigare eftersom den är beroende av många faktorer som ligger utanför din kontroll. Eftersom leveranskedjan vanligtvis transporterar varor från en plats till en annan är den starkt beroende av leveranstider som kan ändras när som helst.

• Beställning av leveranser: Det här är den tid det tar för dig att ta emot produkter. När ett företag skickar till dig, hur lång tid tar det i genomsnitt att anlända? 

• Bearbetning: Det är här du har mest kontroll över ledtiden för leveranskedjan. Ju snabbare du kan hantera produkterna och skicka ut dem, desto kortare blir din totala ledtid.

• Leverans: I likhet med tillverkning är det här den tid det tar för produkter att anlända till nästa stopp när de lämnar din anläggning.

Projekthantering

Inom projekthantering hjälper ledtiden dig att ställa realistiska förväntningar på ditt team, så att du inte överväldigar dem med förfrågningar i sista minuten. 

• Tilldelning: Teamledaren granskar och organiserar alla relaterade projektuppgifter och tilldelar dem till olika medlemmar. Här tittar du på hur lång tid det tar för teamledaren att granska projektdetaljerna, skapa en strategisk plan med mål, milstolpar och leveranser och sedan delegera dem till teamet. 

• Projektarbete: När teamet har förstått förväntningarna, hur lång tid tar det för dem att leverera ett slutligt projekt? 

• Granskningar och godkännanden: När projektet är internt slutfört granskas och godkänns det ofta av ytterligare projektintressenter. Slutligen skickas det vidare till en annan avdelning eller ett annat team för spårning eller implementering. Beräkna hur lång tid det tar från projektets slutförande tills det hamnar hos den andra avdelningen.

B2C- eller DTC-företag

Beräkningen av ledtiden för Business to Consumer (B2C) eller Direct to Consumer (DTC) är tiden från att du får kundens inköpsorder till att kunden får produkten.

• Förbearbetning: För B2C- eller DTC-företag börjar förbearbetningen med en inköpsorder och slutar när teamet börjar montera produkten. Däremellan måste du behandla betalningen och fylla i obligatoriska datafält innan du börjar med bearbetningen.

• Bearbetning: Om din produkt redan är tillverkad är det här steget där du förbereder den för leverans, inklusive förpackning och förberedelse av fraktetiketter.

• Leverans: I likhet med andra branscher som vi har diskuterat är det sista steget den tid det tar från att paketet lämnar dig och landar hos kunden.

Så här förkortar du ledtiden

Nu till några goda nyheter – du kan förkorta ledtiden med ganska enkla justeringar av dina bearbetningsstrukturer. Ineffektivitet och mänskliga fel kan orsaka en längre ledtid, men det kan även saker som ligger helt utanför din kontroll, såsom naturkatastrofer och brister i leveranskedjan. När du förkortar ledtiden är det viktigt att fokusera på de faktorer du kan kontrollera och skapa planer för när saker utanför din kontroll oundvikligen inträffar.

• Använd verktyg och teknik som effektiviserar uppgifter och jobb om jobb.

• Kommunicera effektivt med teamet från början till slut för att klargöra förväntningar och minska förvirring.

• Använd prognoser för att förutse dina framtida behov. Detta lämnar mindre åt slumpen och mindre reaktivitet, vilket innebär mer fokuserat arbete och kortare ledtider.

Förbättra ledtider med programvara

Många av de bearbetningsfel som påverkar ledtider kan automatiseras. Du kan till exempel automatisera uppgifter och ägare för varje fas i produktionsprocessen. Granska ditt övergripande arbetsflöde och leta efter platser som är repetitiva och manuella. Det är saker som du kan automatisera eller effektivisera, vilket naturligtvis minskar ledtiderna. Programvaran gör inte arbetet åt dig, men den förenklar processen och gör ditt team effektivare. Det är ett enklare sätt att förkorta ledtiden, utan den extra kostnaden för att öka personalstyrkan. 

En kortare ledtid botar (de flesta) produktionsproblem 

Att förkorta ledtiden kan påverka nästan alla aspekter av din Business. I dagens tidsålder av omedelbar tillfredsställelse är det viktigt att få ut produkterna till kunderna så snabbt som möjligt. Slutligen är tid vår mest värdefulla resurs. Och det gäller även för ditt företag. 

Längre ledtider orsakas vanligtvis av ineffektivitet. Den goda nyheten: det är ofta saker du kan ändra på. Asanas funktioner för automatisering och organisation kan effektivisera dina processer och förkorta ledtiden.