De bästa programvarorna och verktygen för teamsamarbete

När det gäller komplexa idéer, projekt och arbetsflöden är vi inte avsedda att arbeta ensamma. De projekt som har störst inverkan på ditt företag är sällan resultatet av en persons arbete. Ofta kräver projekt ett tvärfunktionellt samarbete för att bli framgångsrika, där individer arbetar i olika team, avdelningar och roller för att producera sitt bästa arbete. Men även om samarbete är avgörande för vårt viktigaste arbete är det en utmaning att samordna alla de olika intressenterna. Det är här programvara för samarbete kommer in i bilden.

Programvara för samarbete förenklar tvärfunktionellt arbete. Från robusta plattformar som stöder företagsorganisationer till enkla kommunikationsverktyg, kopplar den bästa programvaran för samarbete ihop arbetet mellan olika team för att lösa utmaningarna med tvärfunktionellt arbete. 

Vad är en programvara för samarbete?

Programvara för samarbete är ett digitalt verktyg som hjälper dig att ansluta och arbeta med andra. Det kan ske på enkla sätt, som med meddelandeplattformar och e-post, eller genom att möjliggöra mer komplexa arbetsflöden. Olika programvaror för samarbete hjälper till att lösa olika tvärfunktionella utmaningar. Till exempel gör meddelandeplattformar det lättare att kommunicera med team, digital uppgiftshantering hjälper dig att organisera saker att göra med externa partner och företagsplattformar ger dig ett komplett, allt-i-ett-system för arbetshantering. 

I sin bästa form låter programvaran för samarbete dig göra allt ovanstående (och mycket mer) på ett och samma ställe. Programvara för samarbete bör aldrig vara en kryssruta i teknikstacken. Rätt verktyg för samarbete hjälper dig att minska mängden appar du behöver och bör fokusera på att lösa det viktigaste problemet: hur kan vi ansluta på ett sätt som hjälper oss att arbeta bättre, snabbare och effektivare tillsammans.

Behöver du en programvara för teamsamarbete?

Det korta svaret är ja, särskilt om du arbetar med flera team. Stora företag är uppdelade i avdelningar, team och individer. De viktigaste företagsinitiativen involverar teammedlemmar från olika avdelningar som sammanför sina färdigheter för att uppnå ett mål. Programvara för samarbete hjälper dig att göra just det – att göra det möjligt för individer från hela organisationen att arbeta som ett enhetligt projektteam, oavsett vilken avdelning de tillhör.

Även om ditt arbete känns helt ensamt är du troligen fortfarande beroende av intressenter för godkännanden, uppgifter eller resurser. Kort sagt kan alla dra nytta av programvara för samarbete, oavsett om det handlar om enkla brainstorming-sessioner eller mycket komplexa arbetsflöden.

Fördelarna med nätbaserade samarbetsverktyg

• Underlättar tvärfunktionellt teamarbete: Nuförtiden arbetar ingen ensam. Med hjälp av programvara för samarbete kan varje team arbeta snabbare och effektivare med andra avdelningar i företaget.

• Möjliggör asynkront arbete: Programvara som stöder asynkront arbete är särskilt viktigt för stora, globala organisationer. De här mångfacetterade företagen behöver ett verktyg som hjälper team att kommunicera och samarbeta i projekt, även när de befinner sig på olika platser eller har olika scheman.

• Ansluter utspridda team: På dagens utspridda arbetsplats är det viktigare än någonsin att ha en plattform där teamet kan samlas över olika tidszoner och kontorsplatser.

• Gör arbetet tillgängligt: Att dela data, projekt och uppgifter mellan team är avgörande för samarbetet. Programvaran förenklar lagring och delning av information, så att alla enkelt kan få tillgång till de resurser de behöver. Dessutom ser ett bra samarbetsverktyg till att informationen också delas i sitt sammanhang för att säkerställa att alla snabbt kommer igång.

• Skyddar konfidentiell information: Med rätt programvara för samarbete kan du känna dig trygg i att ditt arbete är säkert, även när du samarbetar. Du bör alltid ha samma höga säkerhetsnivå, oavsett om dina intressenter sitter mittemot dig eller om du arbetar med en extern partner.

• Visar appinformation på ett och samma ställe: Att växla mellan olika appar och söka efter information på olika platser är ett stort slöseri med tid. Effektivisera kommunikation, arbete och samarbete i ett enda verktyg och få tillbaka dina mest värdefulla resurser: tid, hjärnkapacitet och energi.

De 11 bästa programvarorna och verktygen för teamsamarbete

Det finns inte bara en enda programvara för samarbete som är rätt, utan det finns bara en som är rätt för dig. Driver du ett Enterprise-företag? Då behöver du en mycket funktionell och anpassningsbar plattform. Men om du bara behöver dynamiska dokument för att utbyta idéer kan du använda ett enklare verktyg för att uppfylla dina behov. 

Oavsett vilka behov ditt företag har finns det en programvara för samarbete i den här listan som kommer att öka produktiviteten, förbättra kommunikationen och sammanföra dina team. Läs vidare för att se vilken programvara som passar dig bäst. 

1. Asana: Den bästa samarbetsplattformen för tvärfunktionella företagsteam

På företagsnivå arbetar du med hundratals, tusentals eller hundratusentals anställda utspridda över olika tidszoner. Det innebär att du behöver en fullt operativ plattform som kopplar samman varje individ, team, arbetsuppgift och mål. 

Asana har alla samarbetsfunktioner som ditt företag behöver för att underlätta och utnyttja tvärfunktionellt samarbete, inklusive: 

• Teamanslutning: Anslut team, olika avdelningar, arbetsuppgifter och företagets största mål. Med Asana kan du centralisera ditt företag för att enkelt samarbeta.

• Uppgiftshantering: Spåra och hantera uppgifter i flera projekt. När du ändrar en uppgift i ett projekt ser du omedelbart samma ändringar i alla projekt i realtid.

• Automatiseringar: Använd automatiseringar för att standardisera och delegera arbete, bygga processer och kommunicera om det mest komplexa arbetet i realtid.

• Integreringar: Med över 260 integreringar kan du bygga en allt-i-ett-plattform. Anslut alla dina favoritverktyg på ett och samma ställe.

• Projekthantering: Asana är mer än ett traditionellt projekthanteringsverktyg och innehåller allt du behöver för att övervaka, kommunicera och framgångsrikt slutföra komplexa projekt.

• Kunskapsbas: Använd Asana som ett dokumenteringssystem, så att alla i företaget alltid vet vad som görs och varför.

• Säkerhet: Spåra behörigheter, skydda molnlagring och automatisera uppdateringar i Asana.

2. Slack: Bäst för teamkommunikation

Slack är ett förstklassigt verktyg för kommunikation som har minskat beroendet av e-post. Slack erbjuder snabba och säkra snabbmeddelanden som finns i ”arbetsytor”. Kunder som älskar det säger att det är användarvänligt och att det är enkelt att skapa specifika kanaler för team för att kommunicera om olika ämnen, projekt och icke-arbetsrelaterade intressen. Designen gör det enkelt och roligt att hålla kontakten, vilket är särskilt viktigt för utspridda team.

3. Google Workspace: Bäst för att samarbeta på dokument

Om du någonsin har arbetat med ett dokument och sedan fått reda på att din chef har granskat en annan, föråldrad version, vet du varför många team har börjat använda Google Workspace. De interaktiva dokumenten ger dig flexibiliteten att göra ändringar och förslag i realtid, vilket minskar antalet fel. Dessutom säger kunderna att Google Drives molnlagring är enkel att konfigurera och börja använda direkt.

4. Trello: Bäst för samarbete kring uppgifter

Trellos gränssnitt i Kanban-tavla-stil gör det enkelt att samarbeta med specifika uppgifter. Trello ägs av Atlassian och använder kort som du kan placera under olika tavlor för att skapa visuella att göra-listor. Användare säger att det är bra för enskilda personer, små team eller enkla arbetsflöden, men att användningsområdena är begränsade när det gäller mer komplexa projekt och arbetsflöden. 

5. Notion: Bäst för enkelt asynkront arbete

Notion gör det enkelt att kommunicera och ansluta till asynkrona dokument eller lagrade filer. Det är särskilt användbart för utspridda team, där du kanske redigerar ett dokument i en tidszon och får feedback från en annan teammedlem i en helt annan tidszon. Men när du behöver mer komplexa samarbetsverktyg, som att bygga ut arbetsflöden och mångfacetterade projekt, kan det vara dags att gå vidare.

6. Figma: Bäst för team som arbetar med design

Figma är ett interaktivt samarbetsverktyg skapat för designteam. Kunderna gillar det roliga och användarvänliga gränssnittet för mindre projekt, till exempel en whiteboard för brainstorming, och större projekt, till exempel en ny webbplatsdesign. Designfilerna är interaktiva för samarbete i realtid, vilket innebär att du kan göra en ändring och dina teamkollegor omedelbart ser uppdateringen, även om de arbetar från andra sidan jordklotet.

7. Smartsheet: bäst för att samarbeta i kalkylblad

Smartsheet är ett dynamiskt kalkylarkverktyg med alla funktioner i ett statiskt kalkylark, men användarna säger att det är enklare att samarbeta med. I Smartsheet kan du ansluta i kalkylark utan att råka ta bort data eller information. Det är särskilt användbart för team som arbetar på distans och som kanske alla arbetar i ett kalkylark samtidigt.

8. Clickup: bäst för samarbete i små team

Samarbete mellan team kan vara en utmaning, även i små team. Clickups funktioner hjälper till med de enklare aspekterna av projekthantering, såsom projektplanering eller att spåra projektförlopp – vilket mindre nystartade företag eller team hävdar är till hjälp.

9. Monday: Bäst för samarbete i ett enda team

Samarbete är alltid viktigt, även när det inte handlar om de största, mest ambitiösa målen. Med Mondays programvara för projekthantering kan du skapa projekt och effektivisera uppgiftshanteringen. Men när du kommer till en punkt där företaget – och som standard även samarbetet – behöver växa kan du behöva ytterligare funktioner.

10. Zoom: Bäst för videosamtal

Videokonferenser är inte längre en lyx för samarbete – det är en nödvändighet. Zooms intuitiva plattform – med enkel skärmdelning och icke-påträngande aviseringar – har gjort det till en ledare inom videosamarbete. 

11. Microsoft Teams: Bäst för att ansluta teamkonversationer

Microsoft Teams är byggt för att ansluta team och individer genom videokonferenser, onlinemöten och meddelanden. I likhet med andra erbjudanden på den här listan möjliggör Microsoft Teams distanssamarbete och asynkront samarbete genom att låta teammedlemmar träffas, oavsett var de arbetar.

Funktioner att hålla utkik efter i ditt samarbetsverktyg

• Flexibiliteten att arbeta som du vill. Oavsett om det handlar om att lägga uppgifter på flera ställen, visa projekt på flera sätt eller komma åt din information från en app, en webbläsare eller din mobila enhet, bör ditt samarbetsverktyg alltid fungera för dig, inte mot dig.

• Kraftfulla integreringar som förenklar arbetet. Programvaran bör göra det enkelt att använda dina favoritappar. Det hjälper dig att undvika att använda för många inkompatibla verktyg, vilket  ökar tiden som läggs på att växla mellan appar och leta efter arbete mellan plattformar.

• Anpassningsbara paneler, rapporter, mål och mallar – allt du behöver för att samarbeta framgångsrikt bör vara anpassningsbart för att passa dina specifika behov. 

• Möjligheten att använda och dela filer, kommunicera och arbeta med teammedlemmar var som helst i världen.

• En mobilapp, så att du kan komma åt ditt arbete när du behöver.

• Arbetshanteringsfunktioner som går utöver enkel projekthantering, såsom komplexa arbetsflöden som integreras med större företagsmål, så att du alltid vet att du prioriterar och arbetar med det viktigaste arbetet.

• Avancerade säkerhets- och integritetsfunktioner som skyddar dina molnbaserade arbetsytor.

Vad du bör tänka på när du väljer en programvara för samarbete

Att välja en programvara för samarbete är ett unikt Business-beslut, och den som fungerar för andra i din bransch kanske inte fungerar för dig. För att begränsa dina behov och hitta en programvara som passar dem kan du börja med att svara på följande frågor:

• Vilka av dina komplexa arbetsflöden kan förenklas med teknik? Svaret på det här kan hjälpa dig att hitta den typ av programvara du behöver. Låt oss till exempel säga att dina processer är komplexa och att du misstänker att de kan förenklas med automatisering och teknik. I det fallet bör du välja en programvara som stöder processbyggnad och automatisering.

• Var finns luckorna i ert teamöverskridande arbete? Arbeta tillsammans med dina intressenter för att identifiera var ditt team har svårt att samarbeta. Är det till exempel kommunikationen? Då bör du se till att din programvara för samarbete har robusta kommunikationsverktyg och integreringar.

• Vilka funktioner behöver ni för att göra ert bästa som ett team? Är ni beroende av tidsspårning för att samordna arbetet? Är ni ett globalt team som behöver asynkron kommunikation? Fokusera på vilka funktioner ni faktiskt behöver, så att ni kan undvika onödiga (och ibland distraherande) funktioner.

• Integreras det här verktyget med dina viktigaste verktyg? Integreringar är nyckeln till att förenkla samarbetet. När du kan utföra allt arbete på en och samma plattform blir du mer ansluten, organiserad och genomtänkt i ditt sätt att producera ditt bästa arbete.

Samarbeta om det mest komplexa arbetet på ett enkelt sätt

Samarbete är det som håller ihop teamet, deras arbete och i slutändan företaget. På dagens moderna arbetsplats är varje teammedlem beroende av andra för att kunna göra sitt bästa. Men det betyder inte att de behöver arbeta hårdare för att nå dit. 

Den bästa programvaran för samarbete stöder det arbete du redan gör, anpassar sig till dina behov och erbjuder oändliga möjligheter att förenkla arbetet. Asana är utformat för att stödja samarbete mellan företagsteam. Från grundläggande kommunikation till strategiutveckling på hög nivå har Asanas funktioner den inbyggda funktionaliteten för att främja samarbete på alla nivåer.

Vanliga frågor om programvara för samarbete 

Vad är syftet med en programvara för samarbete?

Programvaror för samarbete gör det möjligt för team att arbeta tillsammans, även om de befinner sig på olika platser eller avdelningar. Genom meddelandefunktioner, automatiseringar, integreringar, arbetsflödesverktyget och mycket mer kopplar en dynamisk programvara för samarbete samman team med varandra och med företagets viktigaste arbete.

Vad är ett exempel på en programvara för samarbete?

Det finns olika exempel på programvara för samarbete för olika användningsområden. Asana är till exempel en populär programvara för samarbete för företag. Eftersom det erbjuder komplexa funktioner, integreringar och arbetsflöden tillsammans med grundläggande projekthanteringsfunktioner kan företag använda Asana som sin centrala plattform för allt samarbete.

Vilken programvara för samarbete gör det möjligt för oss att dela dokument och idéer?

Alla bra samarbetsverktyg bör göra det möjligt att dela dokument och idéer med varandra. På den mest grundläggande nivån är det vad samarbete är, och därför bör även grundläggande programvara för samarbete ha den inbyggda förmågan att dela arbete och kommunicera med andra.

Vad är skillnaden mellan programvara för samarbete och annan programvara?

Programvara för samarbete är byggd för tvärfunktionellt arbete. Att till exempel använda ett statiskt kalkylark för att samla in och rapportera data kan vara bra för en individ, men det är inte idealiskt när team behöver samarbeta för att utveckla rapportering mellan team eller projekt.