Tvärfunktionellt arbete: Hemligheten bakom en samarbetsinriktad arbetsplats
Sammanfattning
Föreställ dig att ditt team precis har lanserat en framgångsrik marknadsföringskampanj – tänk på alla olika team som har bidragit till att göra kampanjen framgångsrik. Allt arbete som har utförts mellan olika avdelningar för att få igång marknadsföringskampanjen kallas tvärfunktionellt arbete.
Vad är tvärfunktionellt arbete?
Tvärfunktionellt arbete är det arbete som sker mellan olika team eller avdelningar inom en organisation. De flesta företag organiserar team efter den typ av arbete de utför – de kallas funktionella team. Tänk på: marknadsföring, försäljning och teknik. Men det viktigaste arbetet utförs inte av bara ett team. Arbetet sker mellan olika team och avdelningar. Arbetet som utförs av olika avdelningar kallas tvärfunktionellt arbete.
Inga fler silor: Optimera er organisationsstruktur för förbättrat samarbete mellan olika team
I den här e-boken får du lära dig hur organisationen kan struktureras för att förhindra silor, arbeta snabbare och bibehålla en gemensam riktning i förändringstider.
Vad är skillnaden mellan tvärfunktionella team och tvärfunktionellt arbete?
Tvärfunktionella team och tvärfunktionellt arbete är två delar av det tvärfunktionella pusslet. Tvärfunktionella team är personer från olika avdelningar som arbetar tillsammans för att uppnå ett gemensamt mål. Det kan vara ett tiger team med utsedda kontaktpersoner från olika avdelningar, eller två större team som arbetar tillsammans för ett mer tidsbundet projekt. Tvärfunktionellt arbete är de dagliga aktiviteter som tvärfunktionella team gör för att uppnå mål.
Vanliga utmaningar med tvärfunktionellt arbete (och hur man löser dem)
Även om tvärfunktionellt arbete ger fördelar kan det vara svårt att implementera. Här är några problem som du kan stöta på om du försöker arbeta tvärfunktionellt, och lösningar på dem.
Dålig kommunikation
Tvärfunktionellt arbete innebär att teamet måste kommunicera med andra team regelbundet. Eftersom team tenderar att utveckla sitt eget språk och arbeta på unika sätt kan det vara svårt att få kontakt och kommunicera med personer utanför det egna teamet.
Så här åtgärdar du det: Tidigt i planeringsprocessen bör du fastställa ett gemensamt språk och mål så att alla är samordnade. Skapa en kommunikationsplan så att alla vet hur information delas och spara den någonstans där alla kan hitta den.
Inget centralt dokumenteringssystem
Team arbetar med många olika dokument, filer och meddelandeplattformar. Om ditt team inte har ett centralt system för att registrera slutgiltiga beslut och sammanhang kan de slösa bort tid på att leta efter information. Missförstånd, felaktiga dokumentversioner och onödiga statusuppdateringar är bara några av de problem som uppstår om ett tvärfunktionellt team inte har en central plats där de kan hitta information.
Så här åtgärdar du det: Skapa en centraliserad knutpunkt där all information som rör ett specifikt projekt finns. Med en arbetshanteringsplattform som Asana kan du skapa ett dokumenteringssystem som är tillgängligt för alla i teamet. En central referenskälla hjälper till att hålla team organiserade, skapar en plats för kommunikation om ett specifikt projekt och tillhandahåller dokumentation för de viktigaste besluten som fattas.
Inga fler silor: Optimera er organisationsstruktur för förbättrat samarbete mellan olika team
I den här e-boken får du lära dig hur organisationen kan struktureras för att förhindra silor, arbeta snabbare och bibehålla en gemensam riktning i förändringstider.
Olika prioriteringar i teamet
Olika team har olika färdigheter, mål och prioriteringar. Det gör det naturligtvis svårt att arbeta med tvärfunktionella partner eftersom varje team har sina egna prioriteringar att ta hänsyn till. Oavsett hur många tvärfunktionella partner som arbetar med ett projekt är det viktigt att fastställa ett gemensamt mål som alla kan enas om. Om det inte finns något centralt mål är det mer sannolikt att teamen arbetar mot vad som är fördelaktigt för deras eget team.
Så här åtgärdar du det: Koppla ditt tvärfunktionella teams arbete till större mål för företaget. Samordna tvärfunktionella team genom att tydligt identifiera hur deras arbete kopplas till större Business-mål och passar in i helheten. Det är viktigt att inte bara förstå hur arbetet kopplas till mål, utan också att visualisera det. När alla kan se hur deras arbete bidrar till Business-mål i realtid säkerställer det att alla är samordnade.
Brist på konfliktlösning
Att arbeta i ett tvärfunktionellt team innebär att man kan behöva arbeta med personer man inte känner så väl. Effektiv kommunikation är viktigt, men ibland stämmer inte kommunikationsstilarna överens. Det kan leda till konflikter och problem inom ett team, och om man inte har något sätt att lösa det kan det vara skadligt för tvärfunktionellt arbete.
Så här åtgärdar du det
Problemlösning i en stor grupp kan vara en utmaning, särskilt om det inte finns någon ansvarig person. Att utse en projektledare som hjälper till med beslutsfattande och konfliktlösning är ett bra sätt att förhindra att konflikter uppstår och se till att arbetet löper smidigt.
Bästa praxis för effektivt tvärfunktionellt samarbete
Här är några bästa praxis som du kan implementera om du vill uppmuntra till mer tvärfunktionellt samarbete.
Tilldela alla tydliga roller. Ibland består tvärfunktionella team helt och hållet av teammedlemmar på samma nivå, så det finns ingen tydlig indikator på vem som är teamledare. Använd en RACI-matris för att hålla alla samordnade om vad deras roll är inom den specifika gruppen, och håll dig till den.
Fastställ hanterbara projektmål (inte teammål). Effektiva tvärfunktionella team sätter upp mål för enskilda projekt. Det gör det tydligt för varje teammedlem vilket specifikt mål ni alla försöker uppnå. Använd tekniker för att sätta upp mål, såsom smarta mål eller OKR, för att skapa realistiska mål för teamet. Effektiva tekniker för målsättning innebär att teamledare har möjlighet att upprätta tydliga handlingsplaner för att uppnå målen.
Skapa tydliga kommunikationsrutiner. Genom att fastställa tydliga processer för hur ditt specifika tvärfunktionella team ska kommunicera förhindrar du ineffektivitet och onödig fram och tillbaka-kommunikation. Med ett centraliserat utrymme för kommunikation kan teamet minimera tiden som läggs på att leta efter information och i stället fokusera på att genomföra projektet. När du arbetar med tvärfunktionella medarbetare bör du upprätta en kommunikationsplan tidigt i projektplaneringsprocessen.
Ge viktiga intressenter insyn. Att ge viktiga intressenter insyn hjälper till att minimera mängden statusuppdateringar och kommunikation som sker om projektförloppet. Det gör det möjligt för intressenter att justera strategin eller övervaka arbetet i realtid. Att förstå förloppet i realtid gör det möjligt för team att vara flexibla och ändra strategi om det behövs.
Tvärfunktionellt arbete är ryggraden i komplexa projekt
Effektivt tvärfunktionellt arbete är viktigt för komplexa och viktiga projekt. För att organisationer ska kunna agera snabbt och effektivt behöver teamen ett sätt att enkelt samarbeta med varandra. Tvärfunktionellt samarbete kräver insats, men att ta sig tid att etablera bra tvärfunktionella processer förbättrar arbetet för alla inblandade.
Inga fler silor: Optimera er organisationsstruktur för förbättrat samarbete mellan olika team
I den här e-boken får du lära dig hur organisationen kan struktureras för att förhindra silor, arbeta snabbare och bibehålla en gemensam riktning i förändringstider.
