8 steg för att skapa en beredskapsplan och förhindra risker i verksamheten

Ingen vill att plan A ska misslyckas – men att ha en stark plan B på plats är det bästa sättet att vara förberedd för alla situationer. Med en solid reservplan kan du reagera effektivt på oförutsedda händelser och komma tillbaka på rätt spår så snabbt som möjligt.

En beredskapsplan är en proaktiv strategi som hjälper dig att hantera negativa händelser och säkerställa kontinuitet i verksamheten. I den här artikeln får du veta hur du skapar en beredskapsplan för oväntade händelser och bygger upp återhämtningsstrategier som hjälper ditt företag att hålla formen.

Var är en beredskapsplan för företag?

En beredskapsplan är en strategi för hur din organisation kommer att reagera på viktiga eller affärskritiska händelser som gör att de ursprungliga planerna inte längre håller. En korrekt genomförd beredskapsplan kan minimera riskerna och hjälpa er att återgå till det normala – så snabbt det bara går. 

Du kanske är bekant med beredskapsplaner för naturkatastrofer – företag och myndigheter tar vanligtvis fram beredskapsplaner för att återhämta sig bättre efter översvämningar, jordbävningar eller tornador. 

Men beredskapsplaner är lika viktiga att ha för sådant som kan drabba ett företag. Du kan till exempel skapa en beredskapsplan som beskriver vad du kommer att göra om dina främsta konkurrenter går samman eller vad ert motdrag är om ni skulle förlora en viktig kund. Du kan till och med skapa en beredskapsplan för små händelser som kan få stor inverkan – till exempel om er programvarutjänst skulle sluta fungera i mer än tre timmar.

Skillnaden mellan en beredskapsplan och en plan för projektriskhantering

Projektriskhantering är processen där man identifierar, övervakar och hanterar risker på projektnivå. Tillämpa projektriskhantering i början av projektplaneringsprocessen så att ni är förberedda på eventuella risker som kan uppstå. Det kan du göra genom att skapa ett riskregister för att identifiera och övervaka potentiella projektrisker. Om en risk sedan en dag inträffar kan du använda riskregistret för att rikta in proaktiva åtgärder och lösa situationen så snabbt som möjligt. 

En beredskapsplan liknar en plan för projektriskhantering eftersom den också hjälper dig att identifiera och åtgärda risker. En beredskapsplan för företag bör dock täcka risker som omfattar flera projekt eller till och med risker som kan påverka flera avdelningar. När du skapar en beredskapsplan bör du identifiera och förbereda dig för stora risker på företagsnivå.

8 steg för beredskapsplanering

Du kan skapa en beredskapsplan på olika nivåer i din organisation. Om du till exempel är teamledare kan du skapa en beredskapsplan för ditt team eller din avdelning. Alternativt bör företagsledare skapa beredskapsplaner för situationer som kan påverka hela organisationen. 

När du skapar din beredskapsplan bör du utvärdera sannolikheten och allvarsgraden för varje risk. När du sedan har skapat planen eller planerna behöver den godkännas av din chef eller avdelningschef. På så sätt kan ditt team, om en negativ händelse inträffar, agera snabbt och lösa risken utan att behöva vänta på godkännanden. 

1. Gör en risklista

Innan du kan åtgärda riskerna måste du först identifiera dem. Börja med att göra en lista över alla risker som kan påverka ditt företag. Kom ihåg: det finns olika nivåer av beredskapsplanering – du kan planera på företags-, avdelnings- eller programnivå. Se till att dina beredskapsplaner är anpassade till omfattningen och storleken på de risker som du ansvarar för att hantera. 

En beredskapsplan är ett storskaligt arbete, så håll ett brainstormingmöte med relevanta intressenter för att identifiera och diskutera potentiella risker. Om du inte är säker på vem som bör vara med på brainstormingmötet kan du skapa en intressentanalys och identifiera vilka som ska involveras. 

2. Väg riskerna utifrån allvarlighetsgrad och sannolikhet

Du behöver inte skapa en beredskapsplan för varje risk som du har tagit upp. Efter att ha beskrivit risker och potentiella hot kan du jobba tillsammans med dina intressenter för att fastställa den potentiella effekten av varje risk. 

Utvärdera varje risk utifrån två mått: hur allvarlig konsekvensen blir om risken inträffar och sannolikheten för att risken inträffar. Under riskbedömningsfasen tilldelar du varje risk en allvarlighetsgrad och en sannolikhetsgrad – vi rekommenderar att du använder hög, medelhög och låg. 

3. Identifiera viktiga risker

När du har tilldelat varje risk en allvarlighetsgrad och sannolikhet är det upp till dig och dina intressenter att bestämma vilka risker som är viktigast att ta itu med. Du bör till exempel definitivt skapa en beredskapsplan för en risk som har hög sannolikhet och hög allvarlighetsgrad, medan du förmodligen inte behöver skapa en beredskapsplan för en risk med låg sannolikhet och låg allvarlighetsgrad. 

Du och dina intressenter bör bestämma var gränsen går. Vad ska ni till exempel göra med risker som är av låg allvarlighetsgrad men med hög sannolikhet? Vad gör ni med risker som är mycket allvarliga men med relativt låg sannolikhet? 

Här är hur de olika riskerna kan uppstå, och ett potentiellt scenario för en beredskapsplan som ditt team kan hamna i:

• Hög allvarlighetsgrad och hög sannolikhet eller medelhög allvarlighetsgrad och hög sannolikhet. Skapa robusta beredskapsplaner för de här riskerna. Se till att du har en stark riskreduceringsplan på plats ifall riskerna skulle inträffa, så att du kan återuppta din normala verksamhet så snabbt som möjligt. 

• Hög sannolikhetsgrad och medelhög sannolikhet. Skapa en beredskapsplan även för de här riskerna. Även om det är mindre troligt att de inträffar kan de ha en allvarlig inverkan på dina verksamhet om de inträffar. Proaktiv planering för det värsta scenariot kan hjälpa dig att reagera snabbare på oväntade händelser.

• Hög allvarlighetsgrad och låg sannolikhet. Du bör också skapa beredskapsplaner för de här riskerna. Den enda som skiljer sig för de här beredskapsplanerna är vem du ska dela dem med när de är färdiga. Överväg att dela dessa planer med färre personer eftersom de är mindre relevanta.

• Medelhög allvarlighetsgrad och medelhög sannolikhet eller låg allvarlighetsgrad och hög sannolikhet. Överväg att skapa beredskapsplaner för dessa risker. Du kanske vill ha ett mindre möte med intressenterna om de här beredskapsplanerna eller välja en mindre rigorös strategi för beredskapsplanering. Men att ha en allmän plan B för vad ni kan göra om vissa risker inträffar – särskilt om det är sannolikt att de kan att inträffa – är en bra proaktiv strategi.

• Medelhög allvarlighetsgrad och låg sannolikhet, låg allvarlighetsgrad och medelhög sannolikhet, eller låg allvarlighetsgrad och låg sannolikhet. Skapa inte en beredskapsplan för de här riskerna. De kommer förmodligen inte att inträffa, och de kommer inte att påverka dina affärsfunktioner särskilt mycket om de skulle inträffa. Men du kan planera in att återkomma till dem med jämna mellanrum för att bedöma om allvarlighetsgraden och sannolikheten har förändrats.

4. Skapa beredskapsplaner för de största riskerna

Skapa en beredskapsplan för varje risk som du har identifierat som viktig. Som en del av beredskapsplanen ska du beskriva risken och brainstorma om vad teamet bör göra om risken förverkligas. Varje plan bör innehålla alla åtgärder som ni behöver vidta för att återgå till det normala.

Din beredskapsplan bör innehålla information om följande:

• De utlösare som sätter planen i verket.

• Den omedelbara responsen.

• Vilka som ska involveras och informeras.

• Viktiga ansvarsområden, inklusive en RACI-matris, om så behövs.

• Responsens tidslinje (dvs. omedelbara saker att göra jämfört med långsiktiga saker att göra).

Låt oss till exempel säga att du har identifierat en potentiell personalbrist som en sannolik och allvarlig risk. Den skulle påverka den normala verksamheten avsevärt, så du vill skapa en beredskapsplan för att förbereda dig för detta. Varje person i ditt team har en väldigt speciell kompetens, och om fler än en person skulle säga upp sig på samma gång skulle det bli svårt att hantera teamets ansvarsområden. Din beredskapsplan kan omfatta vem som kan ta hand om vissa projekt eller processer medan du anställer en ersättare, eller hur du förbättrar dokumentationen i teamet för att förhindra att vissa kompetenser isoleras. 

5. Få din beredskapsplan godkänd

Se till att relevanta företagsledare känner till planen och samtycker till ditt tillvägagångssätt. Det är särskilt viktigt när du skapar planer på team- eller avdelningsnivå. Genom att skapa en beredskapsplan ger du ditt team möjlighet att reagera snabbt på en risk, men du vill försäkra dig om att de använder rätt tillvägagångssätt. Och om du redan har fått ett godkännande på förhand kan du sätta igång planen med fullt självförtroende – du vet att ni agerar rätt – utan att behöva be om godkännande i förväg.

6. Dela ut beredskapsplanerna

När du har skapat dina beredskapsplaner ska du dela dem med rätt personer. Se till att alla vet vad ni kommer att göra, så att alla kan agera så snabbt och smidigt som möjligt om och när det blir dags. Förvara dina beredskapsplaner i en central informationsplattform så att alla lätt kan få tillgång till dem vid behov.

7. Övervaka dina beredskapsplaner

Se över din beredskapsplan ofta så att du säkerställer att den fortfarande är korrekt. Beakta även nya risker eller nya möjligheter, t.ex. nyanställda medarbetare eller ett förändrat affärslandskap. Om nya ledare ansluter sig till teamet bör du se till att även de får ta del av beredskapsplanen. 

5. Skapa nya beredskapsplaner vid behov

Det är utmärkt ifall du har skapat beredskapsplaner för alla risker du hittade, men försäkra dig om att ni även ständigt övervakar nya risker. Om du upptäcker en ny risk och den är tillräckligt allvarlig eller sannolik kan du skapa en ny beredskapsplan för den risken. Kanske kommer du även ibland se tillbaka på tidigare planer och inse att vissa av de scenarier som du en gång oroade dig för sannolikt inte kommer att inträffa, eller att om de gör det, kommer det inte att påverka ditt team så mycket.

Vanliga fallgropar med beredskapsplaner – och hur man undviker dem

En beredskapsplan är ett kraftfullt verktyg som hjälper dig att snabbt återgå till normala affärsverksamheter. För att se till att planeringsprocessen för beredskapsplanen går så smidigt som möjligt bör du se upp för vanliga fallgropar, som till exempel: 

Bristande engagemang

Det krävs mycket arbete för att skapa en beredskapsplan, så innan du börjar bör du försäkra dig om att du har stöd från de ledande intressenterna. När du skapar din plan bör du kontinuerligt kontrollera med dina sponsorer ifall du har tagit itu med de viktigaste riskerna och att din handlingsplan är solid. På så sätt försäkrar du dig om att dina intressenter ser din beredskapsplan som något även de står bakom.

Fördomar mot ”Plan B”-tänkande

Vissa företagskulturer gillar inte att tänka på plan B – de vill satsa allt de har på plan A och hoppas att det fungerar. Men att tänka på det sättet kan faktiskt utsätta ditt team för större risker än om du proaktivt skapar en plan B.

Tänk på det som att kontrollera vädret innan du seglar ut på havet så att du inte råkar hamna i en storm. Nio gånger av tio kommer inte en klar solig dag att plötsligt slå om till storm, men det är alltid bättre att vara förberedd. Genom att skapa en beredskapsplan ser du till att ditt företag är redo att bemöta en negativ händelse om den inträffar och återhämta sig så snabbt det går. 

Beredskapsplaner som snabbt glöms bort

Det krävs mycket arbete för att upprätta en beredskapsplan. Ibland kan det vara frestande att betrakta den som ett väl utfört arbete och sedan glömma bort den. Så se till att du planerar in regelbundna påminnelser (kanske en eller två gånger om året) där du ser över och uppdaterar din beredskapsplan om det behövs. Om nya risker dyker upp, eller om din verksamhet förändras, kan en uppdatering av din beredskapsplan vara avgörande för att reagera på bästa sätt på negativa händelser. 

Du har skapat en beredskapsplan – vad händer sedan?

Det kan vara krävande att skapa en beredskapsplan, men om du en dag kommer behöva använda den kommer du vara väldigt glad att du har gjort den. Förutom att skapa en bra beredskapsplan måste du se till att hålla den uppdaterad.

Att vara proaktiv kan hjälpa dig att minimera riskerna innan de inträffar – se till att dela beredskapsplanen med de teammedlemmar som kommer att ansvara för att genomföra planen om en risk inträffar. Lämna inte beredskapsplanen i ett dokument där den samlar damm – när den väl har skapats bör den också användas om det skulle behövas!

När du har skapat planen ska du se till att du lagrar den på en central plats som alla kan komma åt, till exempel en arbetshanteringsplattform. Om det blir dags att använda en av dina beredskapsplaner kan lagringen av dem på en centralt tillgänglig plats hjälpa ditt team att snabbt omsätta planerna i handling.