Vad är automatisering av businessprocesser? Tips för att eliminera improduktivt arbete

Letar du efter sätt att eliminera improduktivt arbete och samtidigt förbättra teamets effektivitet? Automatisering kan vara svaret. Att automatisera återkommande uppgifter kan spara tid åt teamet och till och med hjälpa till att förhindra små dagliga fel. Och när det gäller effektivitet finns det inget mer värdefullt än att få tillbaka tid i vardagen.

I den här artikeln går vi igenom processen för Business-automatisering, inklusive vad en automatiseringslösning är, fördelarna med att implementera ett eget system och exempel på vanliga uppgifter som du kan automatisera. 

Vad är en Business-process?

En Business-process är en uppsättning aktiviteter som hjälper ett företag att nå ett gemensamt mål. När det används i samband med automatisering avser en Business-process vanligtvis en upprepningsbar uppgift som utförs av ett programvaruverktyg.

Business-processer kan inkludera allt från fakturering till introduktion av nya anställda till löneadministration. Att ha processer på plats är viktigt för att säkerställa att enskilda uppgifter överensstämmer med gemensamma mål.

Vad är automatisering av verksamhetsprocesser?

Automatisering av verksamhetsprocesser (BPA) är användningen av teknikaktiverad automatisering för att ersätta manuell insats och mer effektivt slutföra ett företags återkommande uppgifter. Även om det kan låta komplicerat är det möjligt att implementera automatisering av affärsprocesser – och det är värt det. I grund och botten handlar det om att delegera uppgifter till ett verktyg i stället för en teammedlem. Det viktiga är att implementera verktyget på ett sätt som bäst passar dina Business-behov.

Automatisering av verksamhetsprocesser fokuserar ofta på kritiska kärnprocesser som påverkar teamets produktivitet. 

Hur relaterar BPA till BPM?

Business process automation blandas ofta ihop med business process management (BPM) – och det är inte så konstigt. Business process management är trots allt paraplybegreppet för olika automatiseringstekniker.

Verksamhetsprocesshantering definieras som den disciplin där människor använder olika metoder för att upptäcka, modellera, analysera, mäta, förbättra, optimera och automatisera affärsprocesser. Det innebär att BPA bara är en liten del av BPM.

Hur relaterar BPA till RPA?

Även om APA och robotiserad processautomatisering (RPA) liknar varandra finns det några skillnader mellan de två termerna. Verksamhetsprocesshantering är ett holistiskt tillvägagångssätt som använder teknikbaserad automatisering, medan robotiserad processautomatisering är ett specifikt tillvägagångssätt som använder programvaruroboter och artificiell intelligens.

Hur relaterar BPA till Business Process Analysis?

Business process analysis är en delmängd av BPA och fokuserar på att analysera affärsprocesser. Den använder olika automatiserade metoder för att kartlägga och förstå befintliga metoder.

I den manuella metoden intervjuar processexperter vanligtvis ämnesexperter och användare för att skapa en processkarta. Den automatiserade metoden använder teknik, såsom process mining, process capture och process intelligence, för att skapa ett liknande resultat. 

Vilka business-processer bör du automatisera?

Nu är det dags för den spännande delen: BPA-lösningar. Vilka processer kan du automatisera? I själva verket finns det ett oändligt antal uppgifter som du kan automatisera. Det knepiga är att veta hur man ska göra det. 

Det är bäst att börja enkelt och långsamt arbeta sig fram till mer komplexa automatiseringsprocesser. Vanliga uppgifter som organisationer automatiserar inkluderar projektleveranser, datainmatning, försäljningsorder och till och med lön – allt detta kan spara tid och pengar åt teamet. 

Här är några av de vanligaste uppgifterna som du kan automatisera med hjälp av Business Process Automation. 

Projektuppgifter

De flesta projekt du arbetar med kommer att resultera i ett antal manuella uppgifter som måste skapas, även kallade beroenden. Vissa team använder automatisering för att skapa bättre att göra-listor, medan andra föredrar metoder såsom Kanban-tavlor eller Gantt-diagram som tidslinjer. Oavsett vilken metod du föredrar kan automatisering hjälpa till med skapandet av dessa uppgifter och till och med slutförandet av uppgifter i vissa fall.

Du kan använda automatisering för projektuppgifter för att:

• flytta uppgifter till rätt projekt

• tilldela uppgifter till rätt teamkollegor

• Meddela intressenter om projektberoenden.

• Ställa in och ändra slutdatum.

• Lämna över arbetet vid rätt tidpunkt.

Genom att automatisera improduktivt arbete som att hantera projektinitiativ kan du automatiskt tilldela teammedlemmar, enkelt ändra slutdatum och meddela intressenter om ändringar. 

Kommunikation

Att automatisera kommunikationen är ett annat sätt att effektivisera återkommande uppgifter. Från projektpåminnelser till veckovisa teamuppdateringar kan de här små (men tidskrävande) uppgifterna vara ett bra första steg för att skapa en smartare Business-process. 

Du kan använda automatisering för kommunikation för att:

• skicka projektpåminnelser

• skicka teamuppdateringar

• skicka mötesprotokoll

• Skicka kundinriktad kommunikation

• Skicka e-postserier efter köp

Baserat på exemplen ovan kan du se att det finns ett brett utbud av funktioner när du vill automatisera kommunikationen, som alla kan hjälpa till med både interna och externa uppdateringar och kundsupport.

Datainmatning

De flesta organisationer ser automatisering som ett sätt att slutföra datainmatning. Det är ett repetitivt och tråkigt jobb, och ett mycket tidskrävande sådant – som vanligtvis kräver månatligt eller veckovis arbete. 

Du kan använda automatisering för datainmatning för att:

• minska dubbletter av data

• importera formulär

• flagga och förhindra inkonsekventa data

• dirigera data till lämpliga intressenter

• Lagra kundinformation

Tillsammans med dessa funktioner kan automatisk datainmatning bidra till att sänka driftskostnaderna för uppgifter som annars skulle utföras manuellt. 

Försäljningsorder

Med rätt CRM på plats kan automatisering hjälpa till att samla in och dirigera information om kundorder. Det kan vara till hjälp av flera olika anledningar, till exempel för att betjäna kunder och anpassa marknadsföringskampanjer. 

Du kan använda automatisering för försäljningsorder för att:

• Betjäna kunder

• Anpassa marknadsföringskampanjer

• Prognostisera produktframgång

• spåra marknadstrender.

Dessa funktioner kommer inte bara att ge ditt team mer tid, utan kan också hjälpa din organisation att konkurrera på marknaden och hjälpa till med framtida tillväxtstrategier.

Löner

Löneadministration är en nödvändig uppgift för alla företag. Om du fortfarande arbetar manuellt med löneadministrationen går du miste om fördelarna med att automatisera processen. I likhet med andra business-processer som vi har beskrivit ovan kan automatisering förhindra fel, skapa snabbare procedurer och hindra dig från att sitta på kontoret i timmar i sträck. 

Du kan använda automatisering för löneadministration för att:

• Skicka in lönelistan

• Skapa lönerapporter

• Tillhandahålla lönebesked till teammedlemmar

• Justera timmar för betald ledighet

• Hjälpa anställda med skattedeklarationer

• Göra ändringar av förmåner för öppen registrering

Om det finns en uppgift som du bör automatisera är det löneadministrationen, med tanke på hur mycket arbete du kan avlasta ditt team från. 

Vårda potentiella kunder

Lead nurturing är en annan bra process att automatisera om du har rätt teknik. Det kan vara i form av e-postprogram såsom en välkomstserie eller återaktiveringsserie, eller innehållsmarknadsföring såsom riktade annonser. 

Du kan använda automatisering för att vårda potentiella kunder för att:

• Skapa kampanjarbetsflöden

• Dela relevant innehåll med potentiella kunder

• Skicka e-post för att vårda leads

• lagra personliga leaddata.

Även om det finns många sätt att använda automatiserad leadvård till din fördel, bör du se till att kontinuerligt förbättra kampanjer baserat på nyckeltal (KPI:er). Det värsta du kan göra är att skapa en kampanj och sedan glömma den, så se till att fortsätta utveckla den utifrån tidigare resultat. 

Exempel på automatisering av businessprocesser

Nu när du känner till några av de vanligaste uppgifterna att automatisera kan vi titta på konkreta exempel på automatisering av affärsprocesser. En bra plan bör ha både Business-användare och kundupplevelsen i åtanke.

Här är ett par exempel på automatisering av affärsprocesser för att få en bättre uppfattning om hur du kan använda automatisering.

Exempel 1: Automatisera projektuppgifter

Scenario: Du arbetar med ett nytt projekt och märker att en uppgift är försenad. Du kontaktar teammedlemmen för att kontrollera statusen för uppgiften och de säger att uppgiften är slutförd men att de glömde att stänga sitt beroende. På grund av det är flera underberoenden nu försenade.

Lösning: Med hjälp av automatisering kan du ställa in påminnelser för uppgifter när slutdatum närmar sig utan att du behöver göra något. Det skulle ha förhindrat att uppgifterna överskred sina slutdatum. Det skulle också ha sparat tid för både dig och intressenten som annars hade behövt prata igenom och lösa problemet. 

Exempel 2: Automatisera teamkommunikation

Scenario: Din verksamhetschef ber dig att inkludera hen i den nya produktlanseringen så att hen kan hålla sig informerad. Du planerar ett teammöte för att gå igenom din uppdelade arbetsstruktur med teamets intressenter. Du kollar i din driftschefskalender men han eller hon är inte tillgänglig vid någon av de tidpunkter som resten av teamet är det. 

Lösning: Med automatisering kan du enkelt lägga till följare i uppgifter för att hålla dem informerade om projektändringar och kommande slutdatum. De kommer inte bara att meddelas automatiskt, utan de kan också justera sina egna aviseringspreferenser för att samordna det arbete som är viktigast för dem. 

Fördelar med automatisering av Business-processer

Du kanske undrar varför det är så viktigt att implementera automatisering. Det är en bra fråga som bör diskuteras tidigt i din research. 

Automatisering av verksamhetsprocesser kan erbjuda följande fördelar och mycket mer:

• Skapa högre effektivitet

• Effektivisera processer

• Standardisera verksamheten

Förutom dessa fördelar kan automatisering av verksamhetsprocesser leda till bättre affärsintelligens genom affärssystem (ERP) och användning av olika applikationsgränssnitt (API). Båda dessa är digitala omvandlingssystem som kan hjälpa till att effektivisera teamets arbetsflödesautomatisering.

Låt oss gå in på var och en av de viktigaste fördelarna med business process automation. 

Skapa högre effektivitet

Ett av de mest fördelaktiga resultaten av automatisering av affärsprocesser är att det hjälper till att förbättra effektiviteten, vilket ger ditt team mer tid att göra sitt allra bästa. Du kan till exempel spara tid och förhindra fel genom att automatisera en daglig agenda-påminnelse för projektintressenter. 

Det förbättrar inte bara produktiviteten, utan den extra fria tiden kan också bidra till arbete av högre kvalitet. Det är en riktig win-win-situation. 

Effektivisera processer

Verksamheten kan vara knepig för både stora och små företag. Det beror på att det finns så många olika processer. Från planering och budgetering till personalavdelningen och introduktion av nyanställda finns det många repetitiva uppgifter som sker bakom kulisserna i nästan alla företag. 

Med hjälp av affärsprocessautomatisering kan du använda automatisering för att effektivisera dina processer med hjälp av maskininlärning för att förbättra både anställdas och kunders upplevelse.

Standardisera verksamheten

Förutom att effektivisera uppgifter inom affärsverksamheten kan automatisering av affärsprocesser hjälpa ditt team att standardisera dem. Det finns ett antal sätt att uppnå det, bland annat genom att automatisera vidarebefordran av information till intressenter. 

Det är viktigt för att upprätthålla konsekvens i alla interna förfaranden. Detta håller i sin tur fel och improduktivt arbete till ett minimum och den organisatoriska riktningen tydlig. 

Programvara för automatisering av Business-processer

För att skapa en effektiv Business-process måste du först ha rätt programvara för automatisering på plats. Ett bra verktyg för processautomatisering bör ge dig möjlighet att skapa anpassade arbetsflöden, leverera snabba resultat och enkelt göra ändringar när det behövs. 

Även om det finns många funktioner som kan förbättra organisationens tekniska intelligens finns det några som sticker ut från mängden. 

Verktyget bör kunna:

• Effektivisera arbetsflöden

• Visualisera arbetet 

• Skydda data

• Tillhandahålla ett enkelt användargränssnitt

• Ställa in prioritet och datum

• Skapa anpassade steg

• Minska improduktivt arbete

Alla de här funktionerna hjälper inte bara till att skapa pålitliga arbetsflöden utan minskar också flaskhalsar. Även om de kan verka små i nuet, ackumuleras de med tiden, vilket leder till effektivitetsproblem. Med rätt programvara för automatisering av verksamhetsprocesser på plats är du tack och lov förberedd.

Effektivisera arbetsflöden med Business Automation

Business process automation är nyckeln till att skapa ett effektivare team. Från att upptäcka ineffektivitet till att förhindra mänskliga fel, allt börjar med automatisering. Det kan förbättra allt från introduktionsprocessen till kundnöjdheten.