Fyra steg för att skapa en effektiv process för introduktion av nyanställda

Du har investerat tid och resurser för att anställa den bästa kandidaten – nu är det dags att hjälpa hen att lyckas med en strukturerad introduktionsprocess för anställda. 

Introduktion av nyanställda är mer än bara en utbildningsperiod för ett nytt jobb. När det görs på rätt sätt förkortas inkörningsperioderna och nya medarbetare får möjlighet att lära sig och växa, så att de kan börja göra skillnad snabbare.

Så här fungerar det. 

Vad är en introduktionsprocess för anställda?

En introduktionsprocess för nyanställda är ett strukturerat tillvägagångssätt för att välkomna nya medarbetare till teamet och få dem att komma igång snabbare. Under introduktionen lär sig de anställda om din organisation och dess kultur, lär känna sina teamkollegor, träffar tvärfunktionella partner och lär sig de verktyg och den information de behöver för sin roll. 

En strukturerad introduktionsprocess beskriver de steg som krävs för varje nyanställd, så att du kan se till att alla nyanställda får rätt information vid rätt tidpunkt. Det ger en standardiserad upplevelse för nyanställda, ett arkiv med information för deras introduktion och en tidslinje för introduktioner och utbildningar så att nyanställda vet vad de kan förvänta sig under sina första veckor och månader.

Gratis mall för introduktion av nyanställda

Få en inblick i hur vi strukturerar introduktionen på Asana.

Se mallen

Hur en effektiv introduktion kan gynna ditt team

Ett effektivt introduktionsprogram hjälper nya teammedlemmar att känna sig välkomna och motiverade att lära sig. Det ökar också produktiviteten och arbetstillfredsställelsen, vilket uppmuntrar stora talanger att stanna kvar på företaget längre. Faktum är att en undersökning av Brandon Hall Group visar att introduktion av nyanställda kan öka bibehållandet av anställda med 82 %. Men bara 12 % av de anställda håller helt med om att deras organisation gör ett bra jobb med att introducera nya anställda. 

Så här kan en effektiv introduktionsupplevelse hjälpa till att minska klyftan. 

Det skapar engagemang och ansvarstagande

För att nya anställda ska lyckas måste de veta vad de ska sträva efter och varför deras arbete är viktigt. Under introduktionen har ledare möjlighet att klargöra dessa saker med konkreta mål, möjligheter till feedback och en öppen kommunikationskanal. 

Så här kan ledare ge nyanställda rätt förutsättningar: 

• Använd mål för att fastställa tydliga förväntningar. Sätt upp mål för att ge teammedlemmarna en tydlig definition av framgång och mätvärden för att mäta deras framsteg. Du kan till exempel sätta upp mål för vad den nyanställda ska åstadkomma under de första 30, 60 och 90 dagarna. Det kan vara mindre kortsiktiga mål till en början, till exempel utbildningar som de bör slutföra under de första veckorna. Senare kan du följa upp med den nyanställda för att sätta upp mätbara långsiktiga mål för det första året på jobbet. Se till att varje mål du sätter upp är SMART: specifikt, mätbart, uppnåeligt, realistiskt och tidsbegränsat. 

• Skapa förtroende med feedback. Effektiv feedback är viktigt för kommunikationen på arbetsplatsen och de anställdas engagemang eftersom det hjälper människor att utvecklas och bli bättre. Att be om feedback från nyanställda uppmuntrar dem att fråga om vad de behöver och visar att du värdesätter deras åsikter. Omvänt hjälper feedback nya kollegor att lära sig och känna sig trygga i sin roll, eftersom de kan lita på att du kommer att berätta för dem om de gör något fel.  

• Tilldela en mentor eller introduktionskompis till den nyanställda. En mentor träffar regelbundet den nyanställda och är vanligtvis en kollega i teamet. Med andra ord är en mentor någon som den nyanställda kan prata med utöver sin chef, så att de kan ta upp problem i en trygg miljö. Att tilldela en mentor under introduktionen kan också uppmuntra personer att stanna kvar i ditt team längre. Enligt en fallstudie på Randstad var anställda som deltog i mentorsprogram 49 % mindre benägna att lämna företaget, och företaget sparade 3 000 dollar per deltagare och år. 

• Var specifik om hur ditt team kommunicerar. Det är särskilt viktigt för virtuella team och anställda på distans, eftersom det är svårare för nyanställda att ställa frågor när de inte är fysiskt på kontoret. Skapa och dela en kommunikationsplan som beskriver vem man ska prata med om specifika problem, vilka kommunikationsverktyg som ska användas för vad, hur ofta teammedlemmar ska kommunicera statusuppdateringar och projektdetaljer, och vad som kräver ett personligt (eller virtuellt) möte snarare än asynkron kommunikation. Det är också bra att sätta förväntningar kring meddelandeappar som Slack. Du kan till exempel betona att teammedlemmar inte behöver svara på meddelanden omedelbart. 

Det ger nyanställda tid att lära sig

Det är mycket att ta in när man börjar på ett nytt jobb. Nyanställda behöver lära sig nya färdigheter, utforska företagets processer, förstå sina arbetsuppgifter och lista ut hur man samarbetar med tvärfunktionella partner. En strukturerad introduktionsupplevelse ger tid att ta till sig all ny information så att de är redo att lyckas när arbetet ökar.

Så här kan du prioritera inlärning under introduktionen: 

• Se till att introduktionsprocessen för nyanställda varar i minst tre månader. Personalavdelningen och chefer som ansvarar för anställningar ägnar ofta mindre än en månad åt att introducera nyanställda. Men det ger inte nya medarbetare tillräckligt med tid för att bli trygga i sina roller. Helst bör introduktionen pågå i tre till sex månader för att låta nyanställda gradvis komma igång. Forskning tyder på att organisationer med starka introduktionsprocesser ökar produktiviteten med 70 % och bibehållandet av anställda med 82 %, så du kanske vill fortsätta att leta efter och erbjuda inlärningsmöjligheter efter de första tre månaderna av anställningen. Det hjälper den nyanställda att fördjupa sin förståelse för företaget och teamet.

• Ge nyanställda ostrukturerad tid. Istället för att packa ihop utbildningssessioner, lämna utrymme för nya teammedlemmar att läsa igenom information och utforska på egen hand. Det är särskilt viktigt under de första veckorna, när de anställda inte är bekanta med företagets processer. Uppskatta hur lång tid det kommer att ta för den nyanställda att läsa igenom allt material du ger och lägg sedan till lite extra tid så att de kan ta pauser och ta till sig informationen.

• Gör informationen lättillgänglig. Eftersom nyanställda har extra tid under introduktionen för att läsa igenom projektmaterial och dokumentation bör det vara enkelt för dem att hitta information. Det är tidskrävande att dela enskilda filer som teammedlemmarna ska läsa, och nästan omöjligt att sätta ihop en omfattande lista över resurser. Det är där ett arbetshanteringsprogram som Asana kan vara till hjälp. När du delar ett projekt i Asana kan teammedlemmar se alla relevanta uppgifter, dokumentation och medarbetare, samt utforska andra relaterade projekt som de kan vara intresserade av.

Det skapar en positiv kultur

Organisationskultur består av alla normer, bästa praxis, ideal och gemensamma värderingar inom företaget. Att investera i en bra företagskultur gynnar alla – det hjälper inte bara teammedlemmarna att känna sig stöttade, utan uppmuntrar dem också att utvecklas och göra sitt bästa.

En bra företagskultur börjar med ett bra första intryck. Så här använder du introduktionsplanen för nyanställda för att skapa en positiv arbetsmiljö: 

• Kommunicera företagets grundläggande värderingar. Värderingar beskriver hur nya teammedlemmar kan förvänta sig att bli behandlade och ger riktlinjer för anställda att samarbeta med ömsesidig respekt. Några av Asanas värderingar är till exempel att vara ärlig, att ge och ta ansvar och att utöva mindfulness.  

• Sätt standarden för mångfald, inkludering och delaktighet.  Varje teammedlem ska känna att de hör hemma. Du kan till exempel inkludera en utbildningssession om mångfald, inkludering och tillhörighet i introduktionsprocessen för alla nya anställda för att lära sig om företagets standarder och resursgrupper för anställda. Låt dessutom nyanställda veta om eventuella speciella evenemang där teammedlemmarna kan diskutera sina erfarenheter av identitet och utmaningar på arbetsplatsen.  

Fyra steg för att skapa en effektiv introduktionsprocess

Att skapa ett bra introduktionsprogram kan verka skrämmande i början. Lyckligtvis behöver du inte uppfinna hjulet på nytt. Oavsett om du bygger vidare på befintliga företagsprocesser eller använder en mall för introduktion av nyanställda för att komma igång med processen kan du ta en titt på de här fyra stegen för att effektivt introducera teammedlemmar. Det här är vad du kan göra: 

1. Bestäm vad nyanställda behöver veta

I grund och botten handlar introduktion om att lära sig. Det innebär att det är viktigt att avgöra vad nyanställda behöver veta för sin roll så att du kan se till att de får den information och utbildning de behöver. Tänk på mer än bara hårda färdigheter. Det kan också handla om information om företagskultur och värderingar, hur teamet är strukturerat och hur anställda ger och får feedback. 

Försök att dela upp nyckelinformationen i två delar: detaljer som alla nyanställda bör känna till och saker som är specifika för den nyanställdes roll eller arbetsbeskrivning. Till exempel bör alla nyanställda lära sig om din företagskultur, men bara teknik behöver lära sig om företagets utvecklingsstack. 

Vet du inte var du ska börja? Här är några exempel för att komma igång. 

För alla nyanställda

• Företagskultur och värderingar, till exempel hur nyanställda kan förvänta sig att bli behandlade och vad din organisation gör för att skapa en bra upplevelse för anställda där alla känner sig välkomna. 

• Företagspolicyer och processer, till exempel hur årliga utvärderingar görs och hur anställda ska begära ledighet. Om du har en handbok för anställda är det ett bra sätt att dela den här informationen.

• Teamprocesser, till exempel hur teamet kommunicerar med varandra och syftet med olika teammöten. 

• Teamstruktur och ansvarsområden, så att nyanställda vet vem de ska kontakta för specifika problem eller frågor. 

För specifika roller

• Arbetsfärdigheter. En designer kan till exempel behöva förstå utseendet och känslan på företagets webbplats. 

• Verktyg. En kontoansvarig kan till exempel behöva lära sig att hantera leads i ett CRM-verktyg. 

• Rollspecifika processer. En IT-chef bör till exempel lära sig att lägga en beställning på ersättningsdatorer.  

• Individuella ansvarsområden och förväntningar. Till exempel skiljer sig ansvaret och förväntningarna för en teamledare från de som gäller för en nyanställd medarbetare. 

2. Beskriv logistiska krav

Därefter bestämmer du vilka logistiska uppgifter som måste utföras på eller före den nyanställdes startdatum. Det är vanligtvis en kombination av uppgifter för dig, den nyanställda, HR och IT. Det kan till exempel omfatta: 

• Teknisk installation. Till exempel att beställa och installera en dator åt den nyanställde. 

• Kontorsåtkomst, till exempel att skapa ett nytt åtkomstkort för den anställde. 

• Skapa en fysisk arbetsyta. Det kan innebära att avsätta ett kontor, ett skrivbord eller att ge en förmån så att nyanställda kan köpa utrustning till sitt startsida-kontor. 

• Personalavdelningsuppgifter, som att konfigurera förmåner och direktinsättning. 

• Åtkomst till verktyg. Du kan till exempel behöva skapa konton så att den nyanställda kan komma åt onlineverktyg och teamprogramvara. 

• Obligatoriska säkerhets- och integritetsträningar. 

Tänk på att företaget kanske redan har processer på plats för några eller alla dessa krav. Som ett första steg kan du kontakta IT- och personalavdelningen för att se vad som redan finns på plats för nyanställda och vad du behöver ta itu med. 

3. Fastställ vilka nyanställda ska träffa

En del av introduktionsprocessen för nyanställda är att träffar och tvärfunktionella partner som de kommer att arbeta med regelbundet. Som chef kan du hjälpa den nyanställda att få rätt kontakter under introduktionen så att det är tydligt vem som ska arbeta med vilka projekt. Gör en lista över alla som den nyanställda bör träffa under de första veckorna på jobbet. Senare kan du använda den här informationen för att schemalägga introduktionsmöten.

Om du har valt att tilldela den nyanställda en mentor är det dags att ange vem personen ska vara. Den nyanställdes mentor bör vara en av de första personerna som den nyanställda träffar regelbundet. Mentorn kan också föreslå personer som den nyanställda bör träffa under de första veckorna.

Och viktigast av allt, se till att den nyanställda har tid att träffa sina teamkollegor. Det kan vara gruppaktiviteter som en teamlunch den första dagen, eller individuella möten med varje ny teamkollega. 

4. Skapa en tidslinje för introduktionen

Nu är det dags att sätta ihop allt och skapa en tidslinje för introduktionen. En tidslinje för introduktionen beskriver när varje steg i introduktionsprocessen för nyanställda ska ske, så att den nyanställda har ett tydligt arbetsflöde att följa från dag ett och framåt. Din tidslinje bör besvara följande frågor: 

• När börjar introduktionsprocessen? Du kanske vill påbörja de logistiska aspekterna av introduktionen innan den anställdes första dag, som att få den anställdes bank- och skatteuppgifter, förbereda utrustningen och skicka ett personligt välkomstmeddelande från teamet. 

• Hur lång kommer introduktionsprocessen att vara? Eftersom du redan har lagt fram all information och alla färdigheter som den nyanställda behöver känna till bör du ha en översiktlig uppfattning om hur lång tid det kommer att ta för hen att komma igång. Kom ihåg att bygga in gott om bufferttid så att de kan ta pauser och bearbeta all ny information. Det är också viktigt att kommunicera längden på introduktionsprocessen till nyanställda, så att de vet hur mycket tid de bör lägga på varje uppgift. Tänk på att det inte är skrivet i sten. Du kan alltid justera takten på introduktionen beroende på hur snabbt den nyanställde lär sig. 

• När ska man schemalägga utbildningssessioner för att förmedla viktig information? Du kanske till exempel vill schemalägga orienteringssessioner på hög nivå om företagets processer den första veckan och kompetensutbildning under den andra och tredje veckan. 

• När behöver den nyanställda lära sig och börja använda specifika färdigheter? Försök att schemalägga utbildningarna i närheten av den tidpunkt då den nyanställda faktiskt kommer att använda sig av färdigheterna. På så sätt har de möjlighet att befästa sin förståelse och ställa frågor som inte togs upp under utbildningen. 

• Vem ska den nyanställda träffa och när? Den nyanställda kan till exempel prata med sin mentor varje dag under den första veckan och träffa tvärfunktionella intressenter under den andra eller tredje veckan. 

• Vilka mål bör den nyanställda uppnå under den första dagen, veckan, månaden och så vidare? Det bör finnas tydliga förväntningar på vad den nyanställda ska åstadkomma och när. En ny rekryterare i teamet kan till exempel ha som mål att följa en anställningsprocess med en kollega under den första månaden. Tänk på att mål är en utgångspunkt – du kan fortfarande justera målen tillsammans med den nyanställda efter behov. 

• När ska du träffa den nyanställda för att ge och ta emot feedback? Det kan vara informella avstämningar för att se hur det går och vad som kan förbättras, plus mer strukturerade feedbacksessioner i slutet av den första månaden eller efter 100 dagar. 

Exempel på en checklista för nyanställda

En introduktionschecklista är ett användbart verktyg för att säkerställa att introduktionsprocessen innehåller alla nödvändiga steg för att förbereda nyanställda för att lyckas. Det kan vara en version av introduktionstidslinjen, med individuella uppgifter grupperade i avsnitt för den nyanställdes första dag, vecka, månad och så vidare. 

Med en programvara för arbetshantering som Asana kan du göra din checklista för introduktion genomförbar. Du kan till exempel skapa uppgifter med länkar till relevant information och specifika slutdatum och sedan tilldela dem till dig själv, it- och personalavdelningen eller den nyanställda. Du kan också använda automatiseringar för att effektivisera introduktionsprocessen genom att omedelbart tilldela rätt uppgifter till intressenter vid rätt tidpunkt. På så sätt är din checklista inte bara ett statiskt dokument – det är en levande resurs som du och den nyanställda kan arbeta med och slutförd tillsammans.  

Få nyanställda att komma igång snabbare

Med de här stegen kan du introducera nya teammedlemmar med tillförsikt. Att ta sig tid att skapa en framgångsrik introduktionsprocess hjälper inte bara anställda att lyckas i sin nya roll, det hjälper dem också att komma igång med alla färdigheter, all information och alla kontakter de behöver för att göra skillnad. 

Gratis mall för introduktion av nyanställda

Få en inblick i hur vi strukturerar introduktionen på Asana.

Se mallen