Förbättra din granskningsprocess med mallar för självutvärdering

Självutvärderingar är kraftfulla verktyg som kan hjälpa dina teamkollegor att reflektera över sina prestationer, omdefiniera sina mål och kommunicera sina förväntningar.

Oavsett om du har en kvartalsvis, halvårsvis eller årlig resultatöversyn är en självutvärdering ett utmärkt sätt att kickstarta processen. Det gör det möjligt för dem att gå in i en reflekterande dialog med dig under ert officiella utvärderingsmöte i stället för att känna sig överväldigade och osäkra på vad som kan hända.

I den här artikeln utforskar vi värdet som självutvärdering kan tillföra din prestationsutvärderingsprocess, ger exempel på hur du svarar på några av de vanligaste frågorna och tillhandahåller en kostnadsfri mall för självutvärdering som du kan använda under din nästa prestationsutvärderingscykel.

Vilka är fördelarna med självutvärderingar?

När du inleder prestationsutvärderingen med en självutvärdering gör du faktiskt dig själv och teamet en tjänst. Förutom att göra det lättare för dig att förstå hur dina teamkollegor ser på sina prestationer, ger du dem också en chans att reflektera över sin prestation i stället för att bara få höra hur de presterat.

Men det är inte allt. Ta en titt på de sex viktigaste fördelarna med självutvärderingar:

De uppmuntrar personlig utveckling

Föreställ dig två scenarier: i det första scenariot berättar du för din teamkollega att hens problemlösningsförmåga har varit mindre än tillfredsställande och att hen behöver förbättra den. I det andra scenariot inser teammedlemmen själv att det finns utrymme för förbättringar av problemlösningsförmågan och kommer till dig med idéer om hur hen kan utveckla den färdigheten. 

I vilket scenario tror du att din teamkollega skulle känna sig mer motiverad? Förmodligen det senare. Det beror på att det andra scenariot ger teammedlemmen tid att reflektera över sin prestation och komma fram till sina egna slutsatser. En studie från Harvard Business School visar att reflektion kan öka självförtroendet för att uppnå ett mål och kan påverka den övergripande prestationen.

Självutvärderingar är det perfekta tillfället för ditt team att reflektera över sin inverkan på organisationen och hur de vill fortsätta att växa i sina roller. 

De ökar klarheten om roller och ansvarsområden

Bristande klarhet när det gäller roller, ägarskap och syftet med leveranser kan påverka teamets prestation negativt. Otydliga roller och ansvarsområden leder till missat arbete, dålig kommunikation och i värsta fall dubbelarbete. Faktum är att enligt rapporten Arbetets anatomi 2021 förlorar arbetstagare över 236 timmar per år på att arbeta med redan slutförda uppgifter.

Självutvärderingar utmanar teammedlemmarna att reflektera över sina roller och ansvarsområden. De kan använda det här verktyget för att få klarhet i vad som förväntas av dem, särskilt om det finns tillfällen då de inte lever upp till rollens ansvar eller när de tenderar att gå överstyr.

De ökar de anställdas nöjdhet

Ett säkert sätt att förbättra de anställdas nöjdhet är att öka engagemanget. Teamkollegor som känner att de har kontroll över sin karriärutveckling, vet vad de bidrar med till organisationen och känner att cheferna lyssnar på dem är mer benägna att trivas med sitt arbete.

Genom att låta teamet utvärdera sig själva i stället för att bara dela med dig av dina observationer, ger du dem möjlighet att engagera sig och aktivt bidra till sin övergripande arbetsplatstillfredsställelse.

De fångar upp teamets arbete på ett mer exakt sätt

Låt oss vara ärliga: chefer är i allmänhet inte involverade i varje uppgift och varje projekt. Även om de på en hög nivå vet vad deras teamkollegor åstadkommer, har de vanligtvis inte insikt i alla detaljer. Du kanske inte insåg hur svår en uppgift var eller missade hur stolt en teammedlem var över att ha nått ett visst mål.

Dina teamkollegor vet bäst vad de har åstadkommit under den senaste perioden, och de använda sitt självutvärderingsformulär för att visa upp allt sitt arbete. Det ger dem en större känsla av prestation och gör att du kan se vad de är mest stolta över. Alla tjänar på det.

De förbättrar teamets kommunikationsförmåga

Det kan vara svårt att prata om sina egna prestationer! Dessutom kräver många självutvärderingar att teamet skriver ner sina prestationer och reflekterar över sitt arbete i fullständiga meningar. Att lära sig att göra det är avgörande för karriärutvecklingskonversationer, CV-skrivning och nätverkande.

Självutvärderingsprocessen kommer att utmana dina teammedlemmar att förbättra sina kommunikationsfärdigheter genom att lära dem hur de tydligt och exakt kan förmedla sina prestationer och mål skriftligen. Dessutom ökar självförtroendet när teammedlemmarna får möjlighet att prata om sina prestationer.

De skapar förtroende

En ledare som låter sina teammedlemmar utvärdera sig själva – i stället för att ge dem observationer – lägger bollen i deras planhalva. Det individuellt möte som följer på självutvärderingen är ett perfekt tillfälle att bygga förtroende. Ge din teamkollega möjlighet att leda konversationen. Be dem att utveckla styrkor, möjligheter och mål som de har inkluderat i sin självutvärdering. 

Teammedlemmar som utvecklar en förtroendefull relation med sina närmaste medarbetare är mer benägna att känna sig stöttade, reflektera över sitt arbete och i sin tur prestera bättre. När ditt team har skickat in sina självreflektioner kan du använda vår mall för resultatöversyn för att organisera och dela feedback med dem.

6 tips och exempel för att förbättra din självutvärdering

Det svåraste med en självutvärdering är att teamet måste skriva om sin prestation i stället för att bara kryssa i rutor. Det ger teamkollegor möjlighet att visa upp sitt arbete mer detaljerat och på djupet än andra bedömningar, men det kan också vara en utmaning att hitta rätt ord.

Oavsett om du är en chef som skriver en självutvärdering eller en medarbetare som gör den här typen av prestationsutvärdering för första gången, har vi här våra sex bästa tips för att skriva en bra självutvärdering:

1. Var ärlig

Det här borde vara självklart, men över- eller underskatt inte din arbetsprestation. Var ärlig mot dig själv och gör ditt bästa för att hitta en sund balans mellan att vara ödmjuk och lyfta fram de prestationer du är stolt över.

• Gör inte så här: Jag har lett 13 webbseminarier under det senaste året, och de var en stor framgång.

• Gör så här: Jag har lett 13 webbseminarier det senaste året, varav de flesta hade mycket positivt engagemang och konversation. Jag har dock lagt märke till att jag kan förbättra mig på att uppmuntra till frågor när deltagarna är blyga. Jag känner starkt att jag kan använda mitt ledarskap och min emotionella intelligens för att få bättre kontakt med en blyg publik och uppmuntra dem att vara ärliga med sina frågor.

2. Var specifik och exakt

Det finns en anledning till att de flesta mallar för självutvärdering har fördefinierade textrutor. Du behöver inte skriva en hel roman, men du vill inte heller inte att din chef ska behöva gissa vad du menar. Innan du börjar skriva bör du tänka på vad du vill berätta för din chef. Fokusera sedan på att komma till saken så snabbt och exakt som möjligt.

• Skriv inte: Mina teamkollegor gillar att arbeta med mig.

• Skriv: Jag vet hur jag får mina teammedlemmar att känna sig bekväma och välkomna. Jag är bra på samarbete och tvärfunktionellt arbete eftersom jag vet när jag ska delegera, hur jag ska ge konstruktiv feedback och vilka uppgifter jag ska ta ansvar för för att både teamet och projektet ska lyckas. 

3. Var positiv

Oavsett om du har haft en otillfredsställande period på jobbet eller bara är mycket kritisk till ditt arbete, ska du alltid formulera din självutvärdering på ett positivt och målinriktat sätt. I stället för att klandra dig själv för ett missat mål, utforma det som ett nytt mål eller en möjlighet för den kommande perioden.

Att vara positiv i din självutvärdering visar din chef att du är medveten om dina tillväxtmöjligheter och redan funderar på hur du ska nå dina mål nästa period.

• Skriv inte: Jag kunde inte slutförd mitt projekt.

• Gör så här: Mitt projekt stötte på några hinder förra året på grund av brister i vår leveranskedja. Även om jag inte kunde slutföra projektet lyckades mitt team och jag delvis övervinna bristerna genom att lägga ut 30 % av våra tillverkningsbehov på entreprenad. Jag är övertygad om att vi kan hålla oss till den justerade tidslinjen och lansera vår produkt i april i år.

4. Lista exempel och mätbara prestationer

En självutvärdering är din chans att ge specifika exempel – både på dina prestationer och på de saker du misslyckades med. Kvantifiera dina bidrag när det är möjligt. Det hjälper också din chef att ställa bättre frågor under utvärderingsmötet.

• Gör inte: Jag lade till många nya kunder i vår profil förra kvartalet.

• Gör: Jag kontaktade 86 potentiella kunder förra kvartalet, varav 21 blev nya kunder. Föregående kvartal konverterade jag bara 13 av 75 potentiella kunder – det här visar att jag har förbättrat volymen och kvaliteten på mina försäljningssamtal under den senaste perioden.

5. Använd SMART-mål

En resultatöversikt handlar inte bara om tidigare resultat, utan är också en möjlighet att sätta upp nya mål för den kommande perioden. Skapa specifika, mätbara, uppnåeliga, realistiska och tidsbegränsade mål för dig själv så att du kan hänvisa till de här mätvärdena när du skriver din självutvärdering för nästa utvärderingsperiod.

• Gör inte: Jag vill sälja mer.

• Gör: Senast i juni ska jag öka min försäljning med 30 % genom att delta i våra veckovisa försäljningsmöten, där vi delar med oss av nya strategier, vinster och lärdomar.

6. Spåra dina prestationer under året

Slutligen blir din självutvärdering mycket enklare när du håller koll på dina prestationer under hela utvärderingsperioden. I stället för att försöka skriva ner alla dina prestationer samma dag som du skriver en självutvärdering, kan du föra en löpande lista under hela granskningsperioden.

Om du inte redan gör det kan du använda ett verktyg för att göra-listor för att hålla reda på allt du arbetar med. När det är dags för självutvärderingen klickar du bara igenom alla slutförda uppgifter eller refererar till viktiga milstolpar så att du vet exakt vad som ska ingå i rapporten.

Mall för självutvärdering (och exempel)

Nedan följer ett ifyllt exempel på hur en självutvärdering kan se ut för en kommunikationsspecialist. Om du är chef kan du använda vår granskningsmall i din utvärderingsprocess. Om du själv har en självutvärdering som väntar kan du öva på dina reflektioner och skrivfärdigheter med vår mall så att du känner dig förberedd inför den verkliga utvärderingen.

Du kan ladda ner en tom version av den här mallen för självutvärdering nedan. 

Exempelmeningar för att inspirera din självutvärdering

Upplever du skrivblockering? Använd den här meningsmallen och fyll i tomrummen:

”Förra [tidsperiod] har jag [beskriv prestationen] genom att [beskriv hur du gjorde det]. [Förklara vidare om tillämpligt].”

Exempel: Förra kvartalet levererade jag alla mina projekt i tid genom att förbättra mina tidshanteringsfärdigheter med hjälp av Pomodoro-tekniken. Jag avsatte också två timmar varje morgon i min kalender för att fokusera på att gå igenom mina e-postmeddelanden och sätta upp mål för varje dag.”

Här är en annan meningsmall som du kan använda för att sätta upp ett mål för nästa granskningsperiod:

"När jag reflekterar över mina prestationer har jag kommit fram till att jag vill arbeta med [beskriv möjlighetsområde]. Jag tror att en förbättring av [område med möjligheter] kommer att hjälpa mig att [anledning till varför du vill förbättra dig här]. Mitt mål är att [beskriv SMART-mål].”

Exempel: Genom att reflektera över mina prestationer har jag insett att jag vill arbeta med min kreativitet och ta mina designer utanför min komfortzon. Jag tror att jag kan bredda min portfölj och arbeta med ett större antal kunder om jag förbättrar mina färdigheter i att rita människor. Mitt mål är att lägga trettio minuter varje arbetsdag på att rita människor och granska mina framsteg med min chef under våra veckovisa individuella möten, så att jag kan bli mer säker på den här färdigheten vid nästa utvärderingsperiod.

Fastställ, spåra och uppnå mål med Asana

Efter självutvärderingen bör dina teamkollegor ha en bättre förståelse för sina möjligheter till utveckling. Nu är det perfekta tillfället för dem att sätta upp nya mål för sig själva. 

Använd Asanas programvara för målsättning för att hjälpa ditt team att sätta upp och spåra sina mål. Förutom att se sina framsteg i realtid kan de också se tillbaka på sina prestationer i Asana och slutföra sin självutvärdering med absolut säkerhet om vad de har åstadkommit.