Pomodoroteknikens grunder – få mer gjort på kortare tid
Känner du att din att göra-lista är övermäktig och du undrar hur du ska hinna med allt? Genom att använda strategier för tidsplanering såsom pomodorotekniken kan du maximera produktiviteten och hålla koll på projekten.
Pomodorotekniken går ut på att köra fokuserade arbetspass med många korta pauser. Tanken är att du genom att arbeta oavbrutet i kortare perioder samtidigt kan öka produktiviteten och minska den mentala tröttheten. Om du arbetar tillsammans med många teammedlemmar i flera projekt kan den här tekniken användas för att dela upp arbetsuppgifterna i tidsblock, vilket gör arbetsbelastningen mindre överväldigande.
Vad är pomodorotekniken?
Pomodorotekniken är ett populärt system för tidsplanering som innebär intervallarbete i 25 minuter varvat med korta 5-minutersraster för maximal fokus.
Tekniken utvecklades av Francesco Cirillo i slutet av 1980-talet under hans tid som universitetsstudent. Cirillo hade problem med tidsplanering och produktivitet så han bestämde sig för att plugga fokuserat i 10 minuter.
Han tog tid med en tomatformad kökstimer. Efter många misslyckade försök justerade han tiden, vilket så småningom ledde fram till pomodorotekniken (pomodoro betyder tomat på italienska). Så här går det till:
Pomodoro: ett arbetspass på 25 minuter följt av en paus på fem minuter.
Lång paus: Efter var fjärde pomodoropass tar du en längre paus på 15 minuter.
Du kan också låta ditt team använda den här tekniken.
Om du vill använda metoden i en teammiljö kan du tilldela arbetsuppgifter till varje teammedlem i början av dagen och be att de genomför dem med hjälp av pomodoropassen. I slutet av dagen tar du ett möte med teamet för att se hur många arbetsuppgifter och pomodoropass som har slutförts. När du får en bättre förståelse för metoden kommer du att kunna uppskatta hur många pomodoropass som krävs för vissa uppgifter, vilket kan hjälpa dig att planera framtida arbetsflöden eller tidslinjer för olika projekt.
Vilka arbetsuppgifter är pomodorotekniken bäst lämpad för?
Tidsplaneringsmetoden Pomodoro passar perfekt för arbetsuppgifter som brukar kännas överväldigande eller tenderar att dra ut på tiden. Du vet de där projekten som finns med på din att göra-lista dag efter dag, men som bara hamnar längre och längre ner.
Oavsett om du försöker ta itu med arbetsprojekt, kreativt arbete eller rutinmässiga sysslor kommer de alla att bli lättare att hantera om du delar upp dem i 25-minutersintervaller.
Här är några arbetsuppgifter som fungerar särskilt bra med pomodorometoden:
Kreativt arbete (idékläckning, design och skrivande)
Administrativa uppgifter (svara på e-post, organisera filer och planera)
Komplexa projekt (forskning, skriva rapporter och koda)
Rutinuppgifter (rensa upp i inkorgen, gå igenom dokument och arkivera)
Fokusintensivt arbete (analysera data, studera och skriva rapporter)
Uppgifter som lätt prokrastineras (punkterna på din att göra-lista som du hela tiden skjuter upp)
Genom att dela upp arbetsuppgifterna i korta fokuserade intervaller följt av regelbundna korta pauser, förhindrar du utbrändhet och håller uppe motivationen. En Pomodoro-timer hjälper dig dessutom att hålla dig på rätt spår och undvika distraktioner som sociala medier – men vi väntar lite med den tomatformade kökstimern.
Om du tar dig an ett större projekt kan den här tekniken göra det lättare att dela upp det i strukturerade tidsblock. Istället för att känna att du måste jobba fokuserat och oavbrutet i flera timmar kan du göra jämna framsteg. Med en paus på 5 minuter eller en paus på 30 minuter efter några pomodoropass kommer du att hålla energin uppe utan att känna dig mentalt dränerad.
Pomodorotekniken passar perfekt oavsett om du måste ta dig igenom en hektisk arbetsdag eller läser på universitet och försöker balansera olika inlämningsuppgifter.
Så här använder du pomodorotekniken
För att använda pomodorometoden för effektiv tidsplanering ska du först välja ut ett tidtagningsverktyg, till exempel:
Timers: Du kan använda en fysisk eller digital timer för att hålla koll på passen.
Pomodorotimers: Vissa timers är specifikt programmerade för pomodoropass. När du har ställt in pomodorotimern kommer den att meddela dig när passet är klart och pausen är slut.
Pomodoroappar: De finns för både iOS- och Android-telefoner samt Mac- och Windows-baserade datorer. Du kan ladda ner en pomodoroapp för att hålla koll på sprintar och pass.
När du har valt ut en pomodorotimer följer du stegen nedan för att komma igång:
Gör en lista över vilka uppgifter du vill utföra i dag enligt deras prioritering.
Välj vilken uppgift du ska arbeta med och starta ett 25-minuters pomodoropass.
Efter passet antecknar du framstegen och ger dig själv en bockmarkering.
Ta en paus på fem minuter.
Kör ytterligare tre pomodoropass genom att upprepa steg 2–4.
Ta en 15–30 minuters paus efter fyra pomodoropass.
Upprepa cykeln medan du håller koll på hur många pomodoropass som krävs för att slutföra en uppgift.
Det brukar gå 16 pomodoropass på en arbetsdag om du arbetar heltid, men det är inget strikt krav. Använd så många pomodoropass som krävs för att göra klart allt på din att göra-lista.
Genom att skriva upp hur många pomodoropass du har slutfört blir det lättare att planera ditt schema. Nästa gång du har liknande arbetsuppgifter kan du skapa en tidsplan och använda dina tidigare anteckningar för att uppskatta hur många pomodoropass det krävs för att slutföra uppgifterna.
Förbereda dina pomodoropass
Här är några tips för att planera dina arbetsuppgifter:
Dela upp komplexa uppgifter: Om ett projekt eller en uppgift kräver flera steg och förväntas ta mer än fem pomodoropass kan du dela upp den i mindre och enklare uppgifter. Om du till exempel måste skriva en rapport kan du skapa en uppgift för varje steg i skrivprocessen – efterforskning, utkast, redigering och korrekturläsning.
Gruppera mindre uppgifter: Kombinera enkla uppgifter som tar mindre tid än ett pomodoropass. Till exempel kan "boka in ett möte" och "svara på e-postmeddelanden" göras under samma pass. Det här kallas för ett tidsblock.
Schemalägg fler pomodoropass: Schemalägg några fler pomodoropass om några av uppgifterna tar längre tid än förväntat. Det kan hjälpa till att minska stressen över att hinna klart i tid om du stöter på problem. Om du inte använder de här pomodoropassen kan du använda dem till att utbilda dig eller andra valfria uppgifter.
Det här kan du göra under pomodoropauserna
Pauserna mellan pomodoropassen är avsedda som mentala pauser. Försök att inte göra något som är mentalt ansträngande under pauserna, så att din hjärna hinner vila och absorbera informationen innan nästa pomodoropass.
Det är också en bra idé att ta en paus från skärmen och göra något fysiskt.
Här är några idéer om vad du kan göra under en pomodoropaus:
Stretcha eller träna
Ta en promenad
Organisera skrivbordet
Ta ett mellanmål
Ta en kopp kaffe eller te
Lyssna på musik
Om vi arbetar oavbrutet kan vi bli uttröttade och om det pågår tillräckligt länge kan vi till och med riskera att bli utbrända. Täta pauser låter dig ladda upp fysiskt och mentalt så att du kan fokusera på de uppgifter du har kvar att slutföra under dagen.
Varför du borde prova en pomodorotimer
Det kan verka bekvämt att använda pomodorotekniken med telefonens timer, men då går du i en fälla. Du ställer in timern och därefter råkar du kolla aviseringarna eller skrolla på sociala medier. Distraktionen slår till innan du vet ordet av det.
Med en särskild pomodorotimer, oavsett om det är i form av en tomat-timer eller en pomodoroapp, kan du förbli fokuserad. Du behöver inte kolla vad klockan är eller oroa dig för distraktioner. Timern ringer när passet är slut så att du kan hålla dig på rätt spår utan att frestas av att snegla på telefonen.
Enkla, effektiva och utan avbrott i tidsspårningen – därför borde du prova en riktig pomodorotimer.
Tips om pomodorotekniken
För att pomodorotekniken ska fungera måste du aktivt hantera störningarna. Om du är fokuserad under pomodoropassen undviker du distraktioner. Prova att sätta telefonen i flygplansläge för att blockera samtal och stäng av chatt, sociala medier och e-postaviseringar.
Men när distraktionerna kommer utifrån, som en kollega som behöver hjälp med en brådskande uppgift, går det inte alltid att undvika dem.
Francesco Cirillo utvecklade en enkel strategi i fyra steg för att hantera avbrotten utan att tappa fokus:
Berätta för den andra personen att du är mitt uppe i ett arbetspass.
Säg att ni kan prata ett visst klockslag när pomodorotimern ringer.
Schemalägg omedelbart samtalet till nästa arbetspass.
Följ upp så snart du är klar med pomodoropasset.
Den här metoden ser till att du förblir produktiv samtidigt som du respekterar teamets behov. Genom att kontrollera din tidsplanering och kommunicera effektivt kan du hålla fokus under dina pomodoropass utan att några yttre avbrott tillåts störa arbetsflödet.
Fördelar med pomodorotekniken
Pomodorotekniken är en populär teknik för tidsplanering eftersom den förbättrar produktiviteten med fokuserade arbetspass.
Här är några exempel på hur pomodorotekniken kan förbättra den övergripande produktiviteten:
1. Förbättrar fokus
Den här tekniken bryter ovanan att göra flera saker på samma gång, vilket vi människor vanligtvis inte är särskilt bra på. Det övar på att kunna fokusera på en uppgift i taget med ett rimligt tidsintervall. Genom att öva in den här processen kommer du att kunna producera arbete av högre kvalitet på kortare tid.
2. Underlättar projektplaneringen
När du har vant dig vid pomodoropassen kommer du att kunna planera arbetsuppgifter och projekt mer precist. Du kan till exempel uppskatta hur många pomodoropass som krävs för att skriva en rapport och ange en rimlig tidsfrist.
3. Hjälper till att begränsa distraktioner
Genom att följa Cirillos tillvägagångssätt för att hantera distraktioner och vidta åtgärder för att ta bort distraktioner i din arbetsdag, kommer du att kunna optimera din arbetsmiljö för fokustid. Du kan till exempel sätta din telefon i flygplansläge och ställa in automatiska svar på e-postmeddelanden.
4. Minskar mental trötthet
En studie från Cognition journal fann att långvariga uppgifter leder till minskad prestanda, medan korta pauser mellan uppgifter kan hjälpa dig att behålla fokus. Att ta regelbundna pauser mellan pomodoros gör att din hjärna kan vila så att du kan fokusera utan att vara för trött.
5. Effektiviserar teamkommunikationen
Om ni använder pomodoros som ett team kommer alla att ha en tydlig förståelse för sina individuella ansvarsområden och respektera varandras tid. Dessutom behöver ni bara samlas för teamuppdateringar, vilket kommer att minska antalet och längden på de möten som behövs.
6. Upprätthåller motivationen
Genom att dela upp uppgifter och ta itu med dem i korta omgångar känner du en känsla av tillfredsställelse när du ser hur mycket du kan åstadkomma på 25 minuter. Det kommer att motivera dig att hålla produktiviteten uppe och avvärja förhalningar. Det finns också belöningen med att arbeta mot en längre paus efter fyra pomodoros för att hålla dig motiverad.
Fungerar pomodoron?
Varje person hanterar sin tid på olika sätt, beroende på arbetsmiljö och arbetsstil. Pomodoro-metoden inspirerades främst av timeboxing, en produktivitetsstrategi som innebär att du slutför uppgifter inom ett tidsblock som är schemalagt i din kalender. I ett test av 100 produktivitetstips rankades detta som det mest användbara. I likhet med timeboxing innebär pomodoro-metoden att man arbetar inom en bestämd tidsperiod.
Genom att kunna mäta produktivitet med hjälp av pomodoros går tidens gång från att ha en negativ konnotation till en positiv – det blir en representation av vad som uppnåddes snarare än den tid som gick förlorad.
Filosofen Henry Bergson föreslog att tiden bara åberopar stress och ångest när vi är tvungna att mäta den, utlöst av tanken på att vara sen.
Å andra sidan, om vi erkänner tiden som en serie händelser genererar det inte stress. Det är här som pomodoro-tekniken kommer till nytta – genom att uppleva din arbetsdag som en sekvens av planerade pomodoro-sessioner kan din tidsrelaterade stress minskas.
Genom att ”invertera tidens beroende”, som Cirillo kallar det, är begreppet tid inte längre en källa till ångest utan en motiverande faktor. Varje pomodoro sätter en sund press på oss att förbättra oss och göra framsteg.
Även om teorierna bakom tekniken kan vara sunda, kommer hur bra pomodoro-tekniken fungerar att variera från person till person.
Bästa praxis för pomodoro-metoden
Om den traditionella pomodoro-metoden inte fungerar för dig kan du prova att anpassa den så att den passar bättre för din arbetsstil och dina preferenser.
Här är några sätt som du kan göra det på:
Ändra längden på pomodoros: Du kan justera längden på pomodoros-essioner för att anpassa dem till dina arbetsvanor. Du kan till exempel ta längre pauser eller göra kortare arbetstillfällen. Så länge du följer arbetspausmönstret kan du fortfarande skörda fördelarna med tekniken.
Kombinera med andra strategier: Om du gillar organisations- och produktivitetsstrategier som metoden Getting Things Done (GTD) kan du kombinera den med pomodoro-metoden. Organisera dina uppgifter med en strategi och ta itu med dina uppgifter med pomodoro-metoden.
Gör pomodoros när det är som mest användbart: Du behöver inte åta dig att göra pomodoro-sessioner för hela arbetsdagen. Använd den när du tycker att den är som mest användbar, till exempel när du arbetar med ett projekt som har flera rörliga delar. Om din produktivitetsnivå varierar under hela dagen kan du prova att använda pomodoro-metoden under dina mest stressiga timmar.
Klara, färdiga, pomodoro
Pomodoro-tekniken erbjuder ett enkelt sätt att planera tid genom att växla mellan fokuserade arbetspass och pauser.
Genom att schemalägga uppgifter baserat på det uppskattade antalet pomodoros som krävs för att slutföra dem kan du mäta förloppet och hålla ditt team underrättat.
Den här tekniken kan öka din produktivitet, förbättra projekthanteringen och förbättra samarbetet i teamet. För att finjustera ditt arbetsflöde ännu mer kan du para ihop pomodoro-tekniken med produktivitetsverktyg eller programvara för uppgiftshantering.
För att få ut det mesta av pomodoro-tekniken kan du para ihop den med arbetsflödeshanterings- eller produktivitetsverktyg. Här kan du skapa uppgiftslistor, organisera idéer och fokusera på ditt arbetsflöde utan avbrott.
Vanliga frågor: pomodoro-tekniken
Vad är en pomodoro-timer?
En pomodoro-timer är ett verktyg som används för att spåra sessioner med pomodoro-teknik, vanligtvis inställt på 25 minuters fokuserat arbete följt av en kort paus. Du kan använda en fysisk timer, som den klassiska tomatformade kökstimern, eller en digital version, inklusive olika pomodoro-appar tillgängliga för iOS, Android, Mac och Windows.
Varför kallas det pomodoro-tekniken?
Pomodoro-tekniken är uppkallad efter det italienska ordet för "tomat" eftersom dess skapare, Francesco Cirillo, använde en tomatformad kökstimer för att utveckla metoden i slutet av 1980-talet.
Hur förbättrar pomodoro-tekniken produktiviteten?
Pomodoro-tekniken förbättrar produktiviteten genom att dela upp arbetet i korta, fokuserade intervaller som kallas pomodoros, följt av regelbundna pauser. Denna metod hjälper till att bibehålla koncentrationen, minska mental trötthet och förhindra utbrändhet, vilket gör det lättare att vara produktiv under hela arbetsdagen.
Kan jag justera arbets- och rastintervallen?
Ja, du kan justera arbets- och pausintervallen i pomodoro-tekniken. Medan den traditionella metoden använder 25 minuters arbete följt av en fem minuters paus, kan du anpassa intervallen så att de passar din arbetsstil. Du kanske till exempel föredrar längre arbetstillfällen eller längre raster beroende på dina uppgifter och energinivåer.
