15 typer av utvecklingssamtal med anställda (med mallar och exempel)

Att mäta framgång är en viktig del av att leda ett effektivt team. När allt kommer omkring kan du inte förbättra dig förrän du vet vilka färdigheter du behöver utveckla. 

En prestationsutvärdering av anställda är ett av de bästa sätten att identifiera vad som fungerar och vad som kan förbättras. Det är också ett utmärkt tillfälle att kommunicera hur en teammedlem ligger till i förhållande till organisatoriska mål och personliga mål. 

Du kan mäta framgång på olika sätt – från kollegiala granskningar till självgranskningar och olika prestationsutvärderingar däremellan. För att hjälpa dig att hitta rätt utvärderingsstil för ditt team har vi sammanställt 15 mallar för resultatutvärderingar för att mäta arbetsprestationer på ett effektivt sätt.

Vad är en prestationsutvärdering?

En prestationsutvärdering är en utvärdering där chefer, kollegor eller andra intressenter bedömer en teammedlems arbetsprestation över tid. Även om processen för resultatutvärderingar skiljer sig åt beroende på vilken period som utvärderas och vem som leder utvärderingen, finns det några viktiga delar i en framgångsrik utvärdering. 

Din process för prestationsutvärdering bör innehålla följande:

• Den anställdes styrkor: Inkludera alltid feedback och beröm om teammedlemmens styrkor, till exempel effektiv problemlösning och kommunikationsförmåga. Det ger insikter i vad den anställde gör bra.

• Den anställdes svagheter: Det är också värdefullt att diskutera eventuella svagheter eller områden där teammedlemmen kan förbättra sig. Fokusområden kan vara förmågan att arbeta i team eller när och hur man delar idéer mer effektivt. Det är en möjlighet för teammedlemmen att få insikter om var det finns utrymme för förbättringar.  

• Betygssystem: För att fastställa förbättringsområden bör din prestationsutvärdering innehålla en betygsskala för att mäta varje anställds kompetensnivå i förinställda kategorier. Ett typiskt exempel är att betygsätta anställda baserat på standarder som: överträffar konsekvent förväntningarna, överträffar ofta förväntningarna, uppfyller konsekvent förväntningarna eller behöver utvecklas. Du kan använda de här betygen för att utvärdera den anställde i olika kategorier, till exempel strategiskt tänkande, kommunikationsförmåga och teamsamarbete.

• Utvärderingsperiod: Under utvärderingsprocessen mäter du en anställds prestation i förhållande till en viss tidsperiod. Varje organisation gör detta på olika sätt, men vanliga perioder är årligen, halvårsvis eller kvartalsvis. 

• Sätt upp mål: tydliga SMARTA mål ger de anställda en känsla av var de kan förbättra sig och vad de bör fokusera på i framtiden. SMART står för specific (specifik), measurable (mätbar), achievable (uppnåelig), realistic (realistisk) och timebound (tidsbegränsad). Det hjälper till att tydligt definiera prestationsförväntningar för dina anställda. 

Varje resultatöversyn kommer att innehålla ovanstående element, men det finns andra överväganden att tänka på, såsom individuella färdigheter, som inte är lätta att mäta. Sådana färdigheter kan vara förmågan att brainstorma i ett team eller att stödja teammedlemmar för organisationens bästa.

Tidsbaserade mallar för prestationsutvärderingar

Låt oss ta en titt på den första typen av mallar för resultatutvärderingar av anställda: tidsbaserade utvärderingsperioder.

1. Årlig prestationsutvärdering

Utvärderingsfrekvens: en gång per år. 

En årlig prestationsutvärdering mäter en teammedlems prestationer under ett år. Den övergripande prestationen kan fokusera på kärnkompetenser samt individuella mål i förhållande till prestationshantering. 

En årlig utvärdering är ett utmått att analysera prestationshistoriken under ett år. Se till att skriva ner resultatöversynen i ett delat utrymme. Genom att dokumentera arbetet i en central referenskälla kan du och den anställda granska vad som har gjorts under året. Det skapar transparens kring förväntningar och milstolpar. 

2. Prestationsutvärdering i mitten av året

Utvärderingsfrekvens: två gånger om året. 

En halvårsutvärdering mäter en teammedlems prestationer två gånger om året. Det är ett bra alternativ för team som vill skapa transparens kring prestationer.

Genom att ge teammedlemmarna möjlighet att se hur deras prestationer ligger till var sjätte månad kan de mäta sina prestationer och genomföra förändringar där det behövs. Å andra sidan ger positiva prestationer också teammedlemmarna en känsla av vad de är bra på. 

3. Resultatutvärdering varje kvartal

Granskningsfrekvens: fyra gånger per år. 

Ta transparent kommunikation ett steg längre med en kvartalsvis prestationsutvärdering. En kvartalsvis prestationsutvärdering utvärderar en teammedlems framgång fyra gånger om året och ger den anställda en mer konsekvent möjlighet att omvandla svagheter till styrkor. 

Precis som med andra typer av resultatöversyner är det också viktigt att fokusera lika mycket tid och energi på det positiva som på konstruktiv feedback. Båda uppmuntrar till bra prestationer.

4. Resultatöversikt vid årets slut

Granskningsfrekvens: en gång per år. 

En prestationsutvärdering i slutet av året mäter en teammedlems framgång mot företagets ekonomiska framgång. Den här utvärderingen planeras vanligtvis in tillsammans med utvärderingen av långsiktiga företagsmål och används ofta för verksamhets- och marknadsföringsteam. Det beror på att deras arbete är nära anpassat till de ekonomiska intäktsmålen. 

Även om varje företag börjar och avslutar sitt räkenskapsår på olika tidslinjer är det vanligt att en utvärdering i slutet av året sker runt slutet av kalenderåret.

5. 30-60-90-dagars prestationsutvärdering

Utvärderingsfrekvens: En gång i månaden under de tre första månaderna av anställningen.

En 30-60-90-dagars resultatöversikt mäter en ny teammedlems framgång. Metoden används ofta tillsammans med en 30-60-90-dagarsplan och utvärderar den nya teammedlemmen mot arbetsförväntningarna efter den första, andra och tredje månaden i rollen. 

Den här utvärderingen är ett bra sätt att ge nya teammedlemmar en grund för att uppfylla sina rollförväntningar. Det skapar också transparens kring områden där de bör fokusera mer energi och tid på att finslipa färdigheter. Introduktion av nyanställda är komplicerat, och dina teammedlemmar kan behöva justera sina förväntningar, fokusområden och prioriteringar när de lär sig mer om rollen. Om man inte gör en 30-60-90-utvärdering kanske en nyanställd inte får någon prestationsutvärdering under de första sex månaderna på företaget, vilket gör att hen har mycket liten förståelse för hur hen presterar. 

Som chef är en av de mest värdefulla sakerna du kan göra för nya teammedlemmar att hålla flera feedbackmöten, ofta för att visa att du är involverad, engagerad och investerad i dina nya teammedlemmars tillväxt.

Mallar för teamorienterad prestationsutvärdering

Som chef har du en unik förståelse för hur teammedlemmarna presterar i sina roller. Men du kan inte alltid se allt de gör. Mallar för prestationsutvärderingar som fokuserar på teammål är ett utmärkt sätt att samla in feedback från andra teammedlemmar. Använd dem tillsammans med mer traditionell feedback från chefer för att få en helhetsbedömning av en anställds prestation. 

6. Självutvärdering

Granskningsfrekvens: årlig, halvårsvis eller kvartalsvis. 

En självutvärdering innebär att en teammedlem utvärderar sin egen prestation. Det ger dig en bättre förståelse för hur varje teammedlem ser på sina färdigheter. Det är viktigt att veta att en självutvärdering inte används för att ta bort arbete från din tallrik. Den har sina egna fördelar, till exempel att ge teammedlemmen en chans att kommunicera sin synvinkel. 

Ofta ger du sedan din anställde feedback på självutvärderingen med hjälp av ett fysiskt eller digitalt formulär. Det skapar balans mellan chefens och den anställdes synpunkter för att säkerställa att båda är samstämda. Detta görs under ett individuellt möte där ni båda pratar om er feedback för att göra en helhetsbedömning av prestationen. 

7. Kollegial granskning

Utvärderingsfrekvens: Årligen eller två gånger per år.

Ofta kommer årliga eller halvårsvisa utvärderingar också att innehålla en del av kollegial granskning. Det ger kollegor möjlighet att svara på frågor och utvärdera sina medarbetare – oftast i skriftlig form. För att använda den här feedbacken samlar du in feedback från kollegor, din egen feedback och eventuell feedback från självutvärderingar under en årlig eller halvårlig utvärderingsperiod. 

Det viktigaste med en referentbedömning är att teammedlemmarna får möjlighet att se sitt värde och sina möjligheter ur andra perspektiv. Beroende på hur stort teamet är och din relation med teammedlemmarna kanske du inte har insikter i allt som varje teammedlem gör. Granskningar av kollegor är en möjlighet för teammedlemmar att dela det perspektivet med dig, så att du får en mer holistisk bild av den anställdes prestation.

8. Utvärdering av teamets prestationer

Granskningsfrekvens: en gång per år. 

En utvärdering av teamets resultat innebär att en grupp individer bedömer teamets resultat som helhet. Att höra flera åsikter från olika personer kan hjälpa dig att förstå gruppens behov och identifiera var tillväxtmöjligheterna finns. Den här typen av utvärdering är mest värdefull för chefer. 

Du kan göra det genom att be varje teammedlem att fylla i en självbedömning och svara på frågor om teamet och teamets mål. Du kan till exempel fråga:

• Hur bra arbetade teamet tillsammans som en grupp?

• Nämn ett exempel på bra teamsamarbete under den senaste perioden. 

• Nämn ett exempel där teamsamarbetet var mindre effektivt under den senaste perioden.

• Hur bekväm är du med att kommunicera feedback till dina kollegor? Hur är det med din chef? 

• Vilka förbättringar kan göras för att möjliggöra bättre teamsamarbete?

Mallar för resultatöversikt

Om ingen av de ovanstående mallarna för resultatöversyn kändes helt rätt kan du överväga allmänna mallar för resultatöversyn för anställda som fungerar för de flesta situationer och team. 

9. Enkel prestationsutvärdering

Granskningsfrekvens: årlig, halvårsvis eller kvartalsvis. 

En enkel prestationsutvärdering fokuserar på prestationsfraser snarare än siffror. Det beror på att det är viktigt att ge teammedlemmarna sammanhang om hur de presterar. Att ge ett omdöme utan sammanhang kan vara förvirrande för teammedlemmar och hindra deras utveckling. 

En enkel prestationsutvärdering hjälper till att hålla förväntningarna så tydliga som möjligt, utan att förvirra den anställde. Sammantaget är det den bästa stilen när man letar efter ett enkelt men effektivt sätt att kommunicera prestationer.  

Centrera en prestationsutvärdering kring mål och använd exempel för att stödja data. Annars kan det vara svårt för teammedlemmar att förstå exakt hur de kan förbättra sig och uppfylla förväntningarna.

10. Utvärdering av målsättning

Utvärderingsfrekvens: Årligen eller två gånger per år. 

Granskningar för målsättning fokuserar på en teammedlems förväntade mål. Målen kan vara anställdas yrkesmål och hur de stämmer överens med företagets långsiktiga strategi. Som teamledare kan ditt mål för nästa kvartal till exempel vara att effektivisera tvärfunktionell kommunikation. Detta ligger i linje med företagets mål att skapa större transparens i alla avdelningar.

Utvärderingar för målsättning bör följa SMART-mål för att säkerställa att de är specifika och mätbara nog för att utvärderas. SMART står för specific (specifikt), measurable (mätbart), achievable (uppnåeligt), realistic (realistiskt) och time-bound (tidsatt). 

11. 360-graders utvärdering

Granskningsfrekvens: en gång per år. 

En 360-graders utvärdering mäter en anställds prestation ur alla relevanta teammedlemmars perspektiv. Det inkluderar självfeedback, feedback från kollegor, feedback från chefen och feedback från anställd om chefen, om tillämpligt. 

Den här typen av utvärdering är särskilt användbar för chefer som vill ha feedback från sina närmaste medarbetare. Använd den här mallen för utvärderingar om du vill ha insikter från de personer du arbetar nära, oavsett hur deras roll förhåller sig till din.

12. Utvärdering av yrkesmässig utveckling

Utvärderingsfrekvens: årligen eller två gånger per år.

En utvärdering av den professionella utvecklingen mäter en teammedlems personliga mål. Det är viktigt när du vill utvärdera en teammedlems karriärutveckling. Det säkerställer att de uppfyller rollens behov och utvecklar personliga mål, till exempel att utveckla sina ledarskapsfärdigheter. 

Genom att koppla samman jobb och personliga mål kan den anställde bättre förstå hur rollen stöder karriärutvecklingen. Tänk dig till exempel att den anställda har berättat att hen vill utvecklas till en ledarskapsposition. En del av den professionella utvecklingsplanen är att identifiera områden där de kan engagera sig i en mer strategisk roll. Under feedbackmötet om yrkesmässig utveckling kan du granska de konkreta steg som har tagits mot det målet och beskriva ytterligare steg som kan tas.

13. Utvärdering av prestationsförbättring

Granskningsfrekvens: Endast när en anställd presterar dåligt.  

Innan du använder en resultatutvecklingsgranskning bör du se till att du har en förbättringsplan på plats. Det är viktigt att kommunicera de förväntade prestationsmålen i förväg så att individen har en chans att uppfylla förväntningarna. När målen är tydliga kan du använda en resultatförbättringsgranskning för att mäta teammedlemmens framgång mot tidigare definierade förväntningar.

En förbättringsgranskning mäter teammedlemmens framgång baserat på en tidigare fastställd prestationsplan. Använd en förbättringsplan för att tydligt definiera förväntningarna på hur en anställd kan arbeta för att uppfylla målen. Upprätta en prestationsplan när en person presterar dåligt enligt arbetsbeskrivningen. 

14. Lönegranskning

Granskningsfrekvens: en gång per år. 

En lönegranskning är en utvärdering av en teammedlems prestationer för att utvärdera om personen förtjänar en löneförhöjning. Den här typen av utvärdering garanterar inte en befordran, men den kan bidra till att skapa transparens kring förväntningarna i samband med en årlig löneökning.

För att göra det på ett effektivt sätt bör du ge exempel på arbete där den anställde har gjort mer än vad som står i arbetsbeskrivningen. Det skapar transparens kring prestationer och befordringsmöjligheter. 

15. Utmärkt feedbackgranskning

Frekvens: Endast när en anställd utmärker sig i sin roll.  

I den motsatta änden av spektrumet kan du använda en utmärkt feedbackgranskning för att mäta och beskriva en persons framgångar. Den här granskningsmallen ger den anställde ytterligare sammanhang om hur hens utmärkta arbete har påverkat teamet eller företaget på ett positivt sätt. Det är därför den ofta används i samband med en lönegranskning.

Att ta sig tid att erkänna den här prestationen kan bidra till att öka den anställdes moral, vilket ger er båda en stund att reflektera över vad som gick bra.

Exempel på prestationsutvärdering

Nu när du har lärt dig mer om de 15 mest populära mallarna för anställdsutvärderingar är det dags att skapa din egen. Vi har skapat ett exempel på en resultatöversikt för att ge dig en uppfattning om hur en allmän mall för en översikt kan se ut. 

Namn på anställd: Daniela Vargas

Utvärderingsperiod: fjärde kvartalet

Datum för utvärdering: 1 januari

Betyg för den anställde: Överträffar ofta förväntningarna

Styrkor: Daniela hade ett utmärkt kvartal. Hon utmärkte sig i teamsamarbetet genom att hjälpa teammedlemmarna att brainstorma lösningar för att hålla deadliner. Det är tydligt att Daniela verkligen bryr sig om sitt arbete och sina teamkollegor och förkroppsligar Apollo Enterprises kärnvärden. 

Möjligheter: Även om Daniela utmärkte sig i samarbetet tror jag att hon skulle kunna förbättra sitt tankeledarskap. Det finns möjligheter för Daniela att lära sig nya färdigheter genom att delta i workshoppar och hålla sig uppdaterad om branschnyheter som hon sedan kan dela med sig av till teamet. 

Mål: 

• Lär dig en ny branschkompetens varje månad under första kvartalet. 

• Leda två teammöten för att dela med sig av tankeledarskap i slutet av andra kvartalet.

Även om du kan använda det här exemplet som utgångspunkt för din egen effektiva resultatöversynsprocess, kom ihåg att lägga till din egen teamkänsla. 

Hur man förbereder sig för en resultatöversyn

En resultatöversyn är en ömsesidig konversation mellan en anställd och dennes chef för att diskutera den anställdes styrkor, arbetskvalitet och framtida mål. Att förbereda sig för en resultatöversyn, oavsett om du arbetar med personalfrågor, är chef eller anställd, skapar en utvärderingsprocess som hjälper till att rättvist utvärdera och dokumentera anställdas framsteg och engagemang.

För chefer:

• Granska den anställdes tidigare resultat noggrant. Överväg att använda en mall för årlig prestationsutvärdering för att bedöma den anställdes utveckling och eventuella områden som behöver förbättras.

• Fastställ tydliga, uppnåeliga långsiktiga och kortsiktiga mål för nästa resultatöversynscykel. De bör matcha företagets mål och stödja både den anställdes framsteg och organisationens tillväxt.

• Ha en öppen dialog för att öka de anställdas engagemang. Ge tydliga exempel på tidigare prestationer och konstruktiv feedback för att vägleda konversationen.

För anställda:

• Reflektera över dina resultat. Identifiera styrkor och områden för tillväxt. Använd formuläret för självutvärdering för att organisera dina tankar och prestationer.

• Fundera över dina karriärmål. Ange nyckeltal (KPI:er) som stöder dessa mål och förbered dig på att diskutera dem med din chef.

• Förbered specifika exempel på ditt arbete att diskutera, inklusive prestationer, utmaningar och det stöd du behöver för att förbättra din prestationsbedömning och utveckling.

Uppföljning av prestationsutvärdering för anställd

Både chefer och anställda bör aktivt delta i uppföljningsåtgärder efter en prestationsutvärdering. Det säkerställer att feedback och handlingsplaner implementeras effektivt, vilket lägger grunden för professionell utveckling. Det är här som utvecklingsplaner för anställda och prestationsförbättringsplaner omvandlar insikter från utvärderingen till genomförbara tillväxtstrategier.

Utvecklingsplan för anställda

En utvecklingsplan för anställda beskriver en översikt för en anställds professionella utveckling och kompetensförbättring. Här är några detaljer att inkludera:

• Definiera specifika mål baserat på insikter från utvärderingen för att vägleda den anställdes framsteg.

• Identifiera viktiga färdigheter och kompetenser för karriärutveckling.

• Fastställ tydliga milstolpar, mätvärden och tidslinjer för att uppnå professionella tillväxtmål.

• Upprätthåll löpande kommunikation och gör nödvändiga justeringar av utvecklingsplanen efter behov.

Plan för att förbättra den anställdes prestationer

När ett formulär för prestationsutvärdering identifierar förbättringsområden, specificerar en plan för att förbättra anställdas prestation dessa områden och beskriver specifika, mätbara mål för att öka prestationen.

• För att säkerställa ansvarsskyldighet, upprätta realistiska mätvärden och tidslinjer för att uppnå varje mål.

• Genomför regelbundna förloppsgranskningar av den anställde för att övervaka framsteg och ta itu med utmaningar.

• Ge kontinuerligt stöd och justera planen efter behov för att säkerställa att den anställde lyckas.

Hur man ger konstruktiv feedback

Innan du går in på strukturen och stilen för olika prestationsutvärderingar måste du förstå hur man ger konstruktiv kritik på ett effektivt sätt. Konstruktiv kritik fokuserar på att ge hjälpsam feedback som stöds av specifika exempel. Det ger teammedlemmarna det sammanhang de behöver för att förstå varför de fick den feedback de fick.

För att ge effektiv och detaljerad feedback bör du göra följande. 

Meddela den anställde innan ni träffas

Om du inte har så mycket erfarenhet av att ge feedback kan det vara frestande att bara börja ge feedback och få det överstökat så snart som möjligt. Men det är faktiskt tvärtom. Ju mer tid du ger din teammedlem att förbereda sig för att ta emot feedbacken, desto mer värdefull blir sessionen. Det beror på att teammedlemmar som meddelas i förväg kan komma in i rätt tankesätt för att ta emot feedback öppet utan att bli defensiva eller passiva. 

Se till att informera den anställde om feedbackmötet innan ni sätter er ner för den officiella konversationen. Om möjligt kan du berätta för den anställde vad feedbacken kommer att handla om. Du kan till exempel säga: ”Under vår kvartalsvisa resultatöversikt nästa vecka vill jag att du går igenom de tre prestationer från det senaste kvartalet som du är mest stolt över och tre saker du vill fokusera på under nästa kvartal. Sedan ska jag göra samma sak. Tillsammans kommer vi att komma fram till nästa steg och fokusområden som du kan fördjupa dig i under de kommande månaderna." Det ger dem tid att förbereda sig inför mötet och förbereda eventuella frågor.

Kommunicera privat

Konstruktiv feedback kan lätt bli en negativ upplevelse om du delar den i en grupp. Oavsett vilken typ av resultatöversyn det är bör du se till att du kommunicerar feedbacken i en privat miljö. På så sätt känner sig inte den anställda utpekad i en grupp. 

Om den typ av prestationsutvärdering du använder innehåller feedback från mer än en person, till exempel kollegiala utvärderingar, är det ditt ansvar som teamchef att sammanställa feedbacken och presentera den för teammedlemmen privat. Om du håller feedbackmötet mellan dig och teammedlemmen får hen en chans att bearbeta feedbacken på egen hand.

Ge genomförbar feedback

För att säkerställa att din feedback är konstruktiv bör du alltid kombinera den med databaserade insikter och genomförbara nästa steg. Det skapar transparens kring varför den anställde fick en viss granskning baserat på sitt arbete. Ge specifik feedback med detaljer om vad som har fungerat bra, vad som kan förbättras och hur man kan åstadkomma det.

Tänk dig till exempel att teammedlemmen har missat några viktiga deadliner. Du vill dela den feedbacken med hen så att hen kan prioritera att nå sina slutdatum under de kommande månaderna. I det här exemplet är det mycket mer värdefullt om du kan inkludera specifika exempel på slutdatum som de har missat. På så sätt kan du och dina teammedlemmar hänvisa till specifika fall, arbeta för att ta reda på vad som gick fel och sedan komma fram till konkreta punkter att göra och processer som de kan implementera i framtiden.

Du kan förenkla konversationerna genom att använda en mall för prestationsutvärderingar för att organisera dina anteckningar och hålla feedbacken konsekvent i varje utvärdering.

Dokumentera feedback skriftligen

Se till att dokumentera konstruktiv feedback skriftligen. Du kan göra det i ett feedbacksystem eller ett verktyg som Asana. På så sätt kan du och den anställde se tillbaka på tidigare prestationer och mäta målen i enlighet med detta.

Det gäller både positiv och konstruktiv feedback. Ofta förbiser vi att dokumentera positiv feedback eftersom den ju är positiv. Men att hålla koll på teammedlemmarnas stora framgångar är ett utmärkt sätt att öka teamets moral och minska risken för bluffsyndrom och utbrändhet.

Förbättra samarbetet med mallar för prestationsutvärderingar

En prestationsutvärdering är ett utmärkt sätt att mäta en teammedlems prestationer. Den erbjuder transparens kring förväntningar och fungerar som ett tillfälle att kommunicera ärligt med ditt team. 

Att göra processen så transparent som möjligt är det bästa sättet att främja ärlig feedback och viljan att förbättra prestationen. Kommunikation är kärnan i en effektiv utvärderingsprocess. 

Asana kan hjälpa till med allt från att ge feedback med sammanhang till att effektivisera samarbetet. Förbättra kommunikationen med Asanas programvara för teamkommunikation, inte bara under en prestationsutvärdering utan varje dag.