Effektivisera företagets teknikstack med resursplanering för företag

Hur många appar använder du under en vanlig arbetsdag? Med appar för kommunikation, verktyg för samarbete och funktionsspecifika system kan antalet vara högre än du tror. I de flesta små företag använder arbetstagarna så många som sex appar per dag. För anställda på stora företag är siffran så hög som nio.

Allt det där appväxlandet blir mycket. Företag med stora teknikstackar upplever mer ineffektivitet och lägre produktivitet. Det är här affärsresursplanering kommer in i bilden. 

Vad är affärsresursplanering?

Resursplanering för företag (ERP) är processen för att integrera alla företagsprogram och affärsrelaterade applikationer i en enda plattform. ERP-implementering kan till exempel innebära att man sammanför en organisations programvara för hantering av kundrelationer, ekonomihanteringsteknik, verktyg för personalavdelningen och andra affärskritiska programvarusystem på en central plats. Det gör det möjligt för team att få åtkomst till företagets verktyg på ett och samma ställe, vilket minskar antalet manuella uppgifter och ökar synligheten och samarbetet mellan olika team. 

Det här är vad ERP inte gör: det ersätter inte dina Business-system. Varje avdelning kan fortfarande använda sina föredragna verktyg, men i stället för att finnas i en silo finns verktygen nu på en enda plats. Det gör det lättare för team att kommunicera mellan avdelningar och se vilket arbete som utförs runt omkring dem.

Hur fungerar affärssystem?

Har du någonsin stannat upp och räknat hur många system din organisation använder? Antalet kan vara högre än du tror. Tänk på när du senast behövde lösa ett problem med ett verktyg. Övervägde du att använda dina befintliga system eller använde du bara ny teknik för att lösa problemet? Ofta använder företag teknik utan att utvärdera de verktyg som redan finns, eller tänka på hur de fungerar tillsammans. Resultatet är en stor, isolerad och kostsam teknikstack.

Och det finns inget sätt att kringgå det: ju fler verktyg, desto större kostnad för produktiviteten. Vår forskning visar att konsekvent appväxling – orsakad av för många verktyg som inte fungerar tillsammans – leder till frånkopplad information, duplicerade processer och mindre effektivitet. Dessutom leder växling mellan appar till att anställda arbetar längre, vilket kan leda till högre personalomsättning och produktivitetsförlust.

Med resursplanering för företag kan man motverka det genom att samla alla befintliga Business-applikationer och verktyg på en centraliserad plattform. När allt finns på ett och samma ställe kan vem som helst i organisationen arbeta från det här enhetliga systemet, oavsett vilket team de tillhör. Resultatet är effektivare affärsprocesser, minskad ineffektivitet och enklare kommunikation. Dessutom hjälper ERP dina anställda att bättre förstå hur deras arbete hänger ihop med organisationens övergripande mål, vilket ökar de anställdas engagemang och leder till effektivt arbete. 

Exempel på resursplanering för företag

Låt oss säga att ditt teknikteam hanterar sitt arbetsflöde i ett teknikspecifikt verktyg, som Jira. Även om verktyget är perfekt för deras behov, finns ditt Business-team inte i Jira, vilket gör kommunikationen mellan teamen manuell och svår att spåra. ERP löser det här problemet genom att centralisera kommunikationen till en enda plattform. 

Eftersom ERP inte ersätter befintliga verktyg kan teknikteamet fortsätta att använda Jira, och nu kan Business-teamet effektivt ansluta och kommunicera med dem via den centraliserade plattformen. Asana integrerar till exempel med över 260 verktyg, inklusive Jira, vilket gör det möjligt att sammanföra viktiga verktyg, förenkla teknikstacken och effektivisera tvärfunktionella arbetsflöden. 

Vilka är fördelarna med resursplanering för företag? 

Att växla mellan olika appar är inte bara tidskrävande, det minskar också produktiviteten. Vår forskning visar att 25 % av arbetstagare som använder fler än 16 appar säger att de missar meddelanden och åtgärder (jämfört med 8 % som använder 1–5 appar och 15 % som använder 6–15). Dessutom uppgav 23 % av dessa arbetstagare att deras koncentrationsförmåga hade minskat på grund av att de växlat mellan appar.

Det är där resursplanering för företag kan vara till hjälp. Genom att samla antalet verktyg som din organisation använder kan du minska överflödigt arbete, minimera appväxling och förenkla samarbetet. Andra fördelar med affärssystem är:

• Effektivare Business-processer. Genom att samla alla dina Business-verktyg i en centraliserad plattform kan du standardisera och automatisera viktiga Business-processer. Det ger teamet mer tid att fokusera på att utföra viktigt arbete. Företag kan faktiskt spara 264 timmar per år genom att förbättra affärsprocesser. 

• Koppla anställdas arbete till organisatoriska mål. Ofta känner sig anställda bortkopplade från de övergripande målen och kan inte förstå hur deras arbete hänger ihop med större, organisatoriska mål. Genom att spåra mål där arbetet utförs hjälper ERP-systemet de anställda att se sitt arbete i sitt sammanhang, så att de effektivt kan prioritera arbete som leder till viktiga mål. 

• Synlighet i realtid i projekt och arbetsflöden. Med ERP arbetar hela organisationen från en centraliserad plattform, vilket ger de anställda större insyn i vad andra team och kollegor arbetar med och varför det arbetet är viktigt.

• Konsoliderad rapportering och datainsamling. När allt arbete sker på samma ställe kan du enkelt hämta data från alla projekt eller team. I stället för att manuellt sammanställa information från flera källor, såsom kalkylark och e-postmeddelanden, kan du använda rapporteringsverktyg och paneler som ger dig åtkomst till data i realtid. 

• Minskade driftskostnader. Att konsolidera antalet verktyg i din teknikstack gör inte bara arbetet mer hanterbart – det sparar också Business-pengar. ERP hjälper dig att granska dina verktyg och eliminera föråldrad eller överflödig teknik, vilket minskar driftskostnaderna. Eftersom ERP leder till effektivare affärsprocesser och ökad anställdsproduktivitet kan du dessutom minimera ineffektivitet som i slutändan kostar företaget tid och pengar. 

• Förbättrat samarbete mellan olika team. En av de mest utmanande aspekterna av att kommunicera mellan flera team är att samordna olika verktyg. ERP löser det här genom att tillhandahålla en enda samarbetsplattform för all kommunikation, oavsett vilket team du tillhör. 

• Förbättrad säkerhet. Datasäkerhet är en prioriterad fråga för företagsledare, och det av en anledning. Cyberattacker kan få förödande konsekvenser för Business, inklusive ekonomiska konsekvenser och förlust av kundförtroende. Genom att eliminera undermåliga, otestade verktyg och dra nytta av en säker arbetshanteringsplattform kan du hålla data säkra och uppfylla efterlevnadskrav. 

• Ökad produktivitet och teamövergripande fokus. Genom att effektivisera Business-processer och automatisera återkommande uppgifter minskar ERP manuellt arbete och gör det möjligt för team att fokusera på att producera arbete med stor inverkan. Dessutom har konsolideringen av teknikstacken en positiv inverkan på engagemanget. Vår forskning visar att 17 % av de anställda på företag säger att färre appar skulle förbättra deras fokus.

• Ökad insyn i teamet. ERP konsoliderar var arbetet utförs, vilket ger teamen större insyn i vad som händer runt omkring dem och håller alla informerade om organisatoriska mål och projektförlopp.  

Vem är resursplanering för företag för? 

Alla företag som använder flera verktyg i olika avdelningar kan dra nytta av resursplanering för företag. Även om ERP onekligen är användbart för större företag med större teknikstackar, kan små företag och nystartade företag som använder diversifierade verktyg i olika avdelningar också dra nytta av att slå samman dem till en central referenskälla. 

Tecken på att företaget bör överväga ERP är:

• Ditt företag växer eller har vuxit ur gamla processer eller verktyg. 

• Du har en stor teknikstack spridd över olika avdelningar såsom ekonomi, personal, leveranskedjehantering, IT, marknadsföring och projektledning. 

• Din organisations nuvarande system integreras inte med varandra. 

• Dina anställda förstår inte hur deras arbete bidrar till företagets mål. 

• Du har sett en ökning av inkonsekvenser i processer eller felaktiga rapporteringsdata.

• Ditt Business upplever en produktivitetsförlust till följd av öververktyg och appväxling. 

• Du förlitar dig på föråldrade eller undermåliga system för kommunikation och samarbete, såsom kalkylblad och dokument. 

• Du eller ditt team lägger en överdriven mängd tid på administrativa eller manuella uppgifter som kan automatiseras.

Färre silor innebär mindre ineffektivitet 

Oavsett hur stort eller litet ditt företag är, ju mer teknik du använder, desto större är risken för överflödiga processer och ineffektivitet. Resursplanering för företag effektiviserar din Business-verksamhet genom att sammanföra alla dina verktyg och applikationer på en enda, centraliserad plats.