7 typer av processförbättringsmetoder du bör känna till

Om företag bestämde sig för att konsekvent förbli desamma över tid skulle många av dem kollapsa. Innovation kräver förändring, och om företag inte förändras för att möta kundernas krav kommer de inte att uppnå någon större tillväxt. 

Därför använder många organisationer någon form av metod för processförbättring för att anpassa sina processer till kundernas krav.

Vad är processförbättring?

Processförbättringar är metoder där ett team utvärderar sina nuvarande processer och anpassar dem i syfte att öka produktiviteten, effektivisera arbetsflöden, anpassa sig till förändrade verksamhetsbehov eller öka lönsamheten.

7 typer av processförbättringsmetoder

Det finns sju olika metoder för att förbättra Business-processer som ditt team kan använda för att minska ineffektivitet. I de flesta fall beror den metod du väljer på varför du vill förbättra dina processer och vad du vill förbättra.

1. Six Sigma-metoden

Six Sigma är en metod för processförbättring som syftar till att minimera variationen i slutprodukten. Processen utvecklades 1986 av den amerikanska teknikern och Motorola-anställde Bill Smith och använder statistiska data som referenspunkter för att hjälpa företagsledare att förstå hur bra deras processer fungerar. En process anses vara optimerad om den producerar färre än 3,4 defekter per miljon cykler. 

Six Sigma används ofta inom tillverkning, främst för att den hjälper till att minimera defekter och inkonsekvenser. Målet är att optimera för konsekvens, vilket i slutändan leder till nöjda kunder. 

Det finns två huvudsakliga processer som används i Six Sigma: DMAIC för befintliga processer och DMADV för nya processer. Eftersom den här artikeln fokuserar på förbättringar av befintliga processer ska vi fördjupa oss i DMAIC-processen. 

Vad är DMAIC-processen?

DMAIC är en Six Sigma-process som används för att optimera befintliga processer. DMAIC står för:

• Definiera möjligheten till förbättring.

• Mät resultatet av dina befintliga processer.

• Analysera processen för att hitta defekter och grundorsaker.

• Förbättra processer genom att ta itu med grundorsakerna.

• Kontrollera alla förbättrade processer och utvärdera framtida processprestanda för att korrigera avvikelser.

Den största delen av DMAIC-processförbättringen sker under analysfasen. Under DMAIC:s analysfas använder team ett fiskbensdiagram, eller ett Ishikawa-diagram, för att visualisera de möjliga orsakerna till en produktdefekt. Huvudet på fiskbensdiagrammet anger det ursprungliga problemet. När du sedan följer fiskens ryggrad listar varje revben olika kategorier av problem som kan leda till det ursprungliga problemet. Den här typen av visuell analys är ett bra sätt att identifiera de olika problem som en grundorsak kan skapa.

2. Total kvalitetshantering (TQM)

Total Quality Management (TQM) är en kundfokuserad metod som betonar kontinuerlig förbättring över tid. Den här tekniken används ofta i hanteringen av leveranskedjan och initiativ för kundnöjdhet. 

TQM är starkt beroende av datadrivna beslut och resultatmätvärden. Under problemlösningsprocessen använder du framgångsvärden för att bestämma hur du kan förbättra en process. 

Här är några av de viktigaste funktionerna i TQM:

• Kundfokus: Det slutliga målet med TQM är alltid att gynna slutkunden. Om ditt team fokuserar på att förbättra kvaliteten bör du fråga dig själv hur processförändringen kan påverka hur slutkonsumenterna upplever din produkt.

• Fullständigt teamengagemang: Till skillnad från andra processförbättringsmetoder involverar TQM hela teamet, inte bara produktionen. Som ett resultat kan du komma att leta efter sätt att optimera mer affärscentrerade processer, såsom försäljning och marknadsföring, till förmån för slutkonsumenten.

• Kontinuerlig förbättring: Kontinuerlig förbättring i Business är idén om att göra små förändringar med målet att kontinuerligt optimera processer. Det finns mycket variation när det gäller Business, och kontinuerlig förbättring hjälper ditt team att anpassa sig när yttre omständigheter förändras.

• Datadrivet beslutsfattande: För att tillämpa kontinuerlig processförbättring måste du kontinuerligt samla in data för att analysera hur processerna presterar. Den här informationen kan hjälpa till att identifiera områden där ineffektivitet kan förekomma och var man ska fokusera förbättringsinitiativ.

• Processfokuserad: Huvudmålet med att implementera TQM är att förbättra processer. Andra processförbättringsmetoder som Six Sigma arbetar för att minimera mängden defekter, medan TQM arbetar för att minska ineffektivitet.

3. Lean-tillverkning

Den här formen av processförbättring har många namn, där lean produktion är det vanligaste. Det kan också kallas lean produktion eller just-in-time-produktion. Lean definierades av James P. Womack, Daniel Jones och Daniel Roos i boken "The Machine That Changed the World" och lyfter fram fem huvudprinciper baserade på författarnas erfarenheter vid Toyotas tillverkning. 

De fem principerna för lean

1. ​Identifiera värde

2. Kartläggning av värdeströmmar

3. Skapa flöde

4. Skapa dragkraft

5. Kontinuerlig förbättring

4. Ständig förbättring (kaizen)

Den japanska kaizen-filosofin vägleder modellen för kontinuerlig förbättring. Kaizen föddes ur idén att livet kontinuerligt bör förbättras, så att vi kan leva mer tillfredsställande och meningsfulla liv.

Samma koncept kan tillämpas på business, eftersom ditt företag kan bli mer framgångsrikt om du ständigt förbättrar dig. Målet med kontinuerlig förbättring är att optimera aktiviteter som genererar värde och eliminerar slöseri. 

Det finns tre olika typer av slöseri som kaizen syftar till att eliminera: 

• Muda (slöseri): Praktiker som förbrukar resurser men inte tillför något värde.  

• Mura (ojämnhet): Överproduktion som lämnar efter sig avfall, som överflödig produkt.

• Muri (överbelastning): För stor belastning på resurser, till exempel slitna maskiner eller överarbetade anställda.

5. Planera, gör, kontrollera, agera (PDCA)

PDCA-cykeln är ett interaktivt formulär för problemlösning. Den används för att förbättra processer och implementera förändringar. PDCA skapades av Walter Shewhart när han tillämpade den vetenskapliga metoden på ekonomisk kvalitetskontroll. Senare vidareutvecklades idén av W. Edwards Deming, som utvidgade Shewharts koncept och tillämpade den vetenskapliga metoden för att förbättra processen, utöver kvalitetskontroll. 

PDCA-cykeln består av fyra huvudsteg:

• Planera: Bestäm vilket problem du vill lösa och skapa en plan för att lösa det.

• Gör: Testa och implementera planen i liten skala.

• Kontrollera: Granska hur åtgärderna i Gör-fasen fungerade.

• Agera: Efter att ha granskat resultaten av testet bestämmer du om du vill genomföra ändringen i större skala eller inte.

PDCA är en förbättringscykel. Det innebär att dessa steg kan upprepas tills ditt team når önskat resultat.

6. De fem varför

5-varför-analysen är en teknik för processförbättring som används för att identifiera grundorsaken till ett problem. Det är en väldigt enkel process i teorin: du samlar en grupp intressenter som var inblandade i ett misslyckande, och en person frågar: "Varför gick det här fel?" Upprepa frågan ungefär fem gånger tills du kommer fram till grundorsaken till problemet. En mall för 5 x varför kan hjälpa till att strukturera processen så att teamen får svar på ett konsekvent sätt. 5-varför-analysen syftar till att identifiera problem inom en process snarare än mänskliga fel. 

Här är ett exempel:

Problem: Det har skett en ökning av kundklagomål på skadade produkter.

1. "Varför hände detta?" För att förpackningen inte var tillräckligt bra för att skydda produkterna.

2. "Varför var förpackningen inte tillräcklig för att skydda produkterna?" Eftersom teamet som testade förpackningen inte testade förbi en viss nivå av påfrestning.

3. ”Varför testade teamet inte förpackningen ytterligare?” Eftersom de nuvarande standardprocesserna indikerade att testningen var tillräcklig.

4. "Varför indikerade den nuvarande standardprocessen att denna testning var tillräcklig?" Eftersom den här processen skapades för en tidigare produkt, inte den nuvarande, som returneras skadad.

5. "Varför fanns det inte en ny process för den nya produkten?" Eftersom projektmallen för lansering av nya produkter inte inkluderar stresstestning av den nya förpackningen. 

I det här exemplet kan du se att teamet frågade ”Varför” tills de identifierade processfelet som behövde åtgärdas – i det här fallet genom att lägga till steget ”Stresstesta ny förpackning” i sin mall för produktlansering. När man arbetar med intressenter i processer som den här är det viktigt att identifiera problemen och tillsammans skapa nästa steg för att förbättra produktionen.

7. Business process management (BPM)

Business process management, eller BPM, är hur man analyserar och förbättrar verksamhetsprocesser. Precis som alla organismer växer och förändras företag över tid. Ditt team kan ha implementerat processer som fungerade när teamet var litet, men när ni växer kanske de processerna inte skalar på ett sätt som gör det möjligt för teamet att vara så effektivt som möjligt. 

För det mesta hjälper verksamhetsprocesshantering team att identifiera flaskhalsar, automatisera manuellt arbete och utveckla strategier för att förbättra ineffektivitet. Det finns fem huvudsakliga steg i Business process management.

1. Analysera: Titta på de nuvarande processerna och kartlägg dem från början till slut. Det här kallas ofta för processkartläggning.

2. Modellera: Skapa ett utkast av hur du vill att processen ska se ut. Helst har du hittat eventuella ineffektiviteter i det första steget, och du kan utarbeta hur du vill lösa dem i det här steget.

3. Implementera: Sätt modellen i verket. Under det här steget är det viktigt att fastställa viktiga framgångsvärden för att mäta om ändringarna var framgångsrika.

4. Övervaka: Bestäm om projektet är framgångsrikt eller inte. Förbättras de framgångsvärden som du identifierade i steg tre? 

5. Optimera: Fortsätt att leta efter ineffektivitet i processen och optimera kontinuerligt när processen utvecklas.

Hantera processförbättringar för att öka produktiviteten

Något av det mest värdefulla du kan erbjuda ditt team som teamledare är mer transparenta processer och bättre arbetsflöden. När processförbättringar används effektivt ökar teamets produktivitet och minskar ineffektiviteten. 

Prova arbetshantering för att öka klarheten och förbättra processerna. Arbetshanteringsverktyg som Asana kan hjälpa dig att ta teamets produktivitet till nästa nivå genom att standardisera processer, effektivisera arbetsflöden och hålla teamet synkroniserat.