Vad är värdeströmskartläggning (VSM)?
Sammanfattning
När du organiserar en rörig garderob är det första steget att ta ut allt. Att lägga ut allt ger dig en bättre känsla för vad du har, vilket gör det lättare att organisera om.
Arbetsförbättringar är likartade eftersom det är svårt att upptäcka ineffektivitet utan att lägga fram allt framför sig. Att göra det här med ditt arbetsflöde kan avslöja problem som du inte har lagt märke till tidigare – det är där värdeflödeskartläggning kommer till nytta.
Vad är värdeflödeskartläggning?
Värdeströmskartläggning är en flödesschema-metod som används för att illustrera och analysera en produktionsprocess. VSM är en viktig del av lean projektledning, en agil metod som ökar kundvärdet genom att eliminera slöseri i varje projektfas.
Värdeströmskartläggning (VSM) består av fyra grundläggande steg:
Kartlägga den nuvarande processen
Hitta och eliminera slöseri
Kartlägg den förbättrade, framtida processen
Implementera framtida process
Du kan upptäcka förbättringsområden i din värdeströmskarta såsom:
Processflöde
Led- och behandlingstider
Utrustningens tillförlitlighet.
Råvaror/lager
När du upptäcker slöseri i ditt produktionsflöde, till exempel överproduktion, dålig hantering eller projektfel, kan du hantera flaskhalsarna så att processen flyter på smidigt.
Verktyg för beslutsfattande för agila Business
I den här e-boken får du lära dig att utrusta anställda för att fatta bättre beslut – så att ditt företag kan växa, anpassa och hantera utmaningar mer effektivt än dina konkurrenter.
När ska man använda värdeflödeskartläggning?
Värdeströmskartläggning kan leda till betydande förbättringar av din Business-modell. Men du bör inte investera tid och resurser på VSM om det inte passar dina behov. Här är några situationer där du bör använda värdekartläggning:
För att förbättra en arbetsprocess från början till slut.
För att identifiera lager som har staplats på hög i en process.
För att hitta möjligheter till processoptimering.
För att lära sig de inneboende komplexiteterna i en process.
För att förstå de IT-system som används i en process.
För att bedöma effektiviteten i kundtjänstkanaler
För att visuellt visa processernas hälsa.
För att strategiskt granska processerna.
Som du ser ger en värdeströmskarta insikter i många aspekter av en arbetsprocess. En värdekarta är dock inte till hjälp om du försöker lösa ett problem som inte har något samband med information, produkt eller tidsflöde.
Skapa en värdeströmskarta
Värdeflödeskartläggning har fyra grundläggande steg, men du kommer att känna dig mer förberedd om du utökar processen till nio steg. De första fem stegen i VSM-processen fokuserar på projektplanering. En projektplan ger dig fler insikter och kan leda till bättre processförbättringar. Sedan kan du börja med de fyra grundläggande stegen i VSM med all den kontext du behöver.
1. Identifiera problemet
Värdeflödeskartläggning är en viktig del av regelbundet underhåll av arbetsflöden, men du kan också använda den för att lösa ett team- eller kundproblem som du redan är medveten om. Du kanske till exempel märker att efterfrågan är högre än mängden lagervaror som finns tillgängliga. När du upptäcker ett problem men inte vet vad som orsakar det kan du dela problemet med ditt team och använda VSM för att hitta lösningar.
Tips: I det här inledande skedet kan ni brainstorma och ställa frågor för att identifiera både interna och externa ineffektiviteter. Föreställ dig att du är kunden eller en teammedlem för att hitta smärtpunkterna.
2. Välj ditt team
Du behöver ett bestämt och fokuserat team som hjälper dig att kartlägga värdeflödet, analysera det noggrant och implementera din förbättrade produktionsprocess. Ett tvärfunktionellt team med medlemmar från försäljnings-, verksamhets-, kundtjänst- och designavdelningarna kommer att ge dig de färdigheter och perspektiv du behöver för att optimera processtider och tillgodose kundernas behov. Beroende på vilket problem du försöker lösa kanske du inte behöver representanter från alla de här teamen. Välj klokt för att göra ditt VSM-team så effektivt som möjligt.
Tips: Anställ både chefer och personer i stödjande roller i ditt VSM-team för att öka synligheten för interna problem. Bjud in leverantörer eller andra intressenter att gå med i gruppen om du vill ha en utomståendes synvinkel.
3. Definiera projektomfattningen
Värdeflödeskartläggningen är ett eget projekt, vilket innebär att du behöver definiera omfattningen. Om du inte definierar projektomfattningen vet du inte hur mycket av arbetsprocesserna du ska kartlägga. Brist på en definierad omfattning gör det också svårare att identifiera och eliminera slöseri senare.
Tips: Använd endast VSM för en produkt åt gången. Bestäm om du vill kartlägga produktens hela livscykel eller fokusera på specifika processteg. Om du producerar en programvaruprodukt kan du kartlägga processen från den första funktionsförfrågan till leverans till kunden. Utelämna villkorade steg som kan inträffa när kunden får produkten.
4. Kartlägg ditt värdeflöde
Nu när du har bestämt omfattningen för din VSM kan du börja kartlägga. Använd symboler för värdeflödet (förklaras nedan) för att visa hur informationen flödar mellan arbetsaktiviteterna. Om du kartlägger hela produktionsprocessen kommer kartan att skapa en cirkel. Det sista steget i produktionsprocessen bör gå tillbaka till det första steget.
Tips: Om du inte är säker på var du ska börja med din värdeströmskarta kan du börja med den teammedlem som ansvarar för att godkänna förfrågningar mellan en kund och en leverantör. Du kan också visualisera din karta i tre delar. Dedikera den övre delen av kartan till informationsflödet, den mellersta delen till produktflödet och den nedre delen till tidsflödet.
5. Lägg till projektdata
När du har en illustration av ditt värdeflöde kan du lägga till relevanta mätvärden för att få de mest exakta insikterna från övningen. Även om kartan kan hjälpa dig att visualisera vissa saker, till exempel företagets tillverkningsprocess eller programvaruutveckling, måste du para ihop bilden med datarutor för att jämföra saker som tid, kvantitet och kvalitet mellan alla processteg.
Datapunkter som du kan lägga till i kartan är:
Mängden lager som innehas för varje steg
Cykeltid per enhet.
Överföringstid.
Antal teammedlemmar som behövs för att utföra varje steg.
Antal kasserade produkter.
Antal produkter i varje bearbetningsbatch.
Takt (hastighet som behövs för att producera produkter för att möta kundernas efterfrågan).
Tips: Uppgifterna som ingår i kartan varierar beroende på bransch, processen som kartläggs och vilka problem du vill lösa. De flesta uppgifterna kommer att falla inom dessa tre kategorier:
Kontors- eller supportdata
Tillverknings- eller butiksdata
Leverantörsdata eller data från extern bearbetning.
6. Skapa en tidslinje
En tydlig tidslinje är avgörande för alla produktionsprocesser, och förseningar kan störa hela arbetsflödet. Den nedre tredjedelen av värdeströmskartan ska användas för tidsflödet med hjälp av en tidsskala, som har två steg för ledtid och cykeltid. Stegen ger dig en bättre uppfattning om huruvida ledtiden och cykeltiden är korrekta.
Ledtid är den totala tid det tar för ditt team att slutföra en uppgift, från det att en uppgift först kommer in i arbetsflödet. Ledtiden omfattar alla operativa processer som leder fram till det faktiska produktionsstadiet.
Cykeltiden är den del av den totala ledtiden som du faktiskt slutför en uppgift. Det kallas ibland för mervärdestid.
Beräkna ledtiden genom att ta en inventering av det tillgängliga lagret före varje processteg och dela det med kundernas efterfrågan på produkten. Tänk dig till exempel att du har fyra av dina produkter tillgängliga innan du går in i leveransprocessen och kundernas efterfrågan på produkten är två produkter per dag, då är din ledtid två dagar.
Tips: Ledtid är nära kopplat till lagerhantering och kundnöjdhet. Om ledtiden är för lång kommer det att vara svårt att förutse när lagret behöver fyllas på. Värdeströmskartan kan hjälpa dig att optimera ledtider innan du hamnar efter med produktleveransen.
7. Analysera din nuvarande karta
När du skapar din nuvarande flödeskarta kommer du förmodligen att upptäcka områden som behöver optimeras. För att slutföra din värdeflödeskarta fyller du i den med projektdata för att göra områdena med slöseri mer synliga.
Men även om områdena med slöseri verkar uppenbara bör du ändå avsätta fokuserad tid för att analysera kartan. Slöseriområden inom lean management inkluderar:
Överproduktion (onödiga funktioner).
Inventering (dåligt hanterad backlog)
Rörelse (växling mellan uppgifter)
Defekter (teknisk skuld)
Överdriven bearbetning (dyra verktyg)
Väntan
Transport
Fragmenterade team
Tips: Det bästa sättet att analysera kartan är att utföra kaizen-utbrott på alla områden med slöseri som du har identifierat. Ordet kaizen kommer från två japanska ord: kai, som betyder förbättring, och zen, som betyder bra. Tillsammans skapar de två orden idén om kontinuerlig förbättring. Du kommer att använda kaizen bursts för att generera värdeskapande idéer för den framtida värdeströmskartan.
8. Utforma din nya karta
Nu är du redo att rita din framtida värdeflödeskarta. Den här kartan kommer att likna din nuvarande karta, men inkludera kaizen-element för områden som behöver förbättras. Du kan använda Kanban-programvara för att implementera en pull-strategi – eller bara dra resurser när efterfrågan kräver det – och förbättra ditt informationsflöde.
De specifika symbolerna som du lägger till i din framtida karta kommer att variera beroende på din process. Se VSM-symbolkartan nedan för visuella representationer av följande:
Stormarknad: Representerar en Kanban-lagerplats där kunderna kan få det de behöver så snart leverantören fyller på det.
Produktionskanban: anger behovet av att leverera delar till en nedströmsprocess.
Kanban för materialuttag: Instruerar en operatör att flytta delar från en stormarknad till en process.
Signal Kanban: Används när lagernivåerna i en stormarknad är låga och signalerar produktion av ett visst antal delar.
Kanban-post: Anger plats för insamling av Kanban-signaler, vanligtvis belägen nära en stormarknad.
Materialdragning: Representerar borttagning av lagrade varor från stormarknader.
Sekventiellt drag: Eliminerar behovet av att lagra inventarier i stormarknaden mellan processer genom att instruera ett specifikt team att producera en anpassad beställning.
Tips: Använd symbolkartan för värdeflödet nedan för att se hur varje symbol ser ut och placera dem i din framtida statuskarta i enlighet med detta. Även om målet med din framtida karta är att förenkla materialflödet, behöver du inte oroa dig om den framtida kartan ser mer trångt ut än den nuvarande kartan på grund av symbolerna du har lagt till.
9. Implementera den nya kartan
Det sista steget i VSM-processen är att implementera lösningar från kartan över det framtida tillståndet i arbetsprocessen. Det är här du kommer att se att analysen av din karta har varit värd mödan.
Det är som att organisera en garderob: det känns kaotiskt att sortera igenom röran, men projektets syfte blir tydligt när du känner hur lätt det är att använda det nya funktionella utrymmet. Även om det är en utmaning att identifiera slöseri och hitta smidigare lösningar, är slutprodukten ett effektivare arbetsflöde och nöjdare kunder.
Verktyg för beslutsfattande för agila Business
I den här e-boken får du lära dig att utrusta anställda för att fatta bättre beslut – så att ditt företag kan växa, anpassa och hantera utmaningar mer effektivt än dina konkurrenter.
Symboler för värdeströmskartor
Följande symboler representerar informationsflöden, arbetsaktiviteter och områden som behöver förbättras i dina processer. När du använder en programvara för VSM har du en bank med dessa symboler tillgänglig.
Exempel på värdeströmskartläggning
Nedan ser du ett VSM-exempel på en karta över det nuvarande tillståndet. Kartan beskriver processen för en produkt eller tjänst som går från leverantören, genom den interna produktionskedjan och till kunden.
Värdeströmskartan börjar högst upp i mitten med den teammedlem som ansvarar för produktionskontrollen. Den här personen godkänner förfrågningar eller beställningar från kunder och skickar dem till leverantören. Lägg märke till att det här exemplet på en värdeströmskarta är cirkulärt eftersom kundernas efterfrågan driver både leverans- och produktionskedjan.
Skapa ett effektivt arbetsflöde med värdeströmskartläggning
Om du strävar efter ständiga förbättringar bör du regelbundet underhålla dina processer, precis som du gör med din startsida. Även om VSM kan kännas tråkigt är resultatet ett mer effektivt arbetsflöde med mindre slöseri och kortare ledtider.
Det är lättare att kartlägga din nuvarande och framtida värdeström när du använder rätt programvara. När du integrerar din värdeströmskarta med Asana kan du snabbt implementera dina lösningar och återgå till att göra dina kunder nöjda.
Verktyg för beslutsfattande för agila Business
I den här e-boken får du lära dig att utrusta anställda för att fatta bättre beslut – så att ditt företag kan växa, anpassa och hantera utmaningar mer effektivt än dina konkurrenter.
