Burndown-diagram: Vad det är och hur det används (med exempel)

Du börjar veckan med ett sprintmöte och blir varse om ett problem med utvecklingen som kan försena dig ett par dagar. Frågan är om tiden kommer att räcka till för att få allt färdigt till nästa vecka?

De flesta av oss har upplevt en likande situation och det kan vara en utmaning att hitta tillräckligt med tid i teamets schema för att slutföra projekten. Det är här ett burndown-diagram kommer till nytta. 

Ett burndown-diagram hjälper dig att analysera det arbete du måste göra i förhållande till den tid det tar att slutföra det. Det kan vara ett utmärkt verktyg för att visualisera och bättre hantera teamets arbetsbelastning så att du kan prioritera schemat. Låt oss gå in på vad ett burndown-diagram är och hur du skapar ett eget diagram. 

Vad är ett burndown-diagram?

Ett burndown-diagram är en visuell representation av det återstående arbetet i förhållande till den tid som behövs för att slutföra det. Genom att uppskatta hur lång tid det tar att slutföra uppgifter, lösa problem och utföra testning, kan du fastställa datumet för projektets slutförande.

Ett burndown-diagram används för att effektivt beräkna om teamet har tillräckligt med tid för att slutföra sitt arbete och används ofta när man arbetar i korta iterationer. Det hjälper inte bara till att fastställa projektets slutdatum utan det kan också ge dig en inblick i hur teamet arbetar.

Det finns två typer av burndown-diagram: agila burndown-diagram och sprint-burndown-diagram. Ett agilt burndown-diagram används av agila team för att göra det möjligt för uppgifterna att gå snabbt framåt. Ett sprint-burndown-diagram används av utvecklingsteam när de arbetar i korta sprintar. 

Behöver du hjälp med sprintplanering? Använd vår mall för sprintplanering för att hålla din nästa sprint i fas.

Burndown-diagram vs burnup-diagram

Ett burnup-diagram används för att följa upp hur mycket arbete som har slutförts. Både burndown- och burnup-diagram håller dig informerad om olika rörliga delar i ett projekt och det är anledningen till att de ofta används tillsammans. 

Hur fungerar ett burndown-diagram?

Ett burndown-diagram jämför den uppskattade mängden arbete som behöver utföras med den tid det tar att slutföra arbetet. Syftet är att beskriva tidsfördelningen och planera för framtida resurser på ett korrekt sätt. 

Burndown-diagram används av många olika team men används mest av agila team. Det beror på att de här diagrammen är bäst på att analysera korta iterationer såsom sprintar. Nu när du vet hur ett burndown-diagram fungerar kan vi ta reda på hur man läser ett burndown-diagram.

Läsa ett burndown-diagram

Ett burndown-diagram består av många olika komponenter. Det är viktigt att förstå varje del som ingår i ett burndown-diagram så att du kan läsa och skapa ditt eget på ett effektivt sätt.

Ett burndown-diagram innehåller vanligtvis följande:

• X-axel (horisontell axel): X-axeln är den horisontella axeln och representerar den återstående tiden för projektets slutförande. Tiden visas vanligtvis i dagar.

• Y-axel (vertikal axel): Y-axeln är den vertikala axeln och representerar den återstående insatsen som behövs för att slutföra projektet. 

• Faktisk arbetslinje: Den faktiska arbetslinjen visar det faktiskta återstående arbetet. Det skiljer sig ofta från den ursprungliga uppskattningen när problem uppstår och tiden för att slutföra arbetet ökar. Den faktiska arbetslinjen kan vara rak i vissa fall, men tenderar att vara mindre linjär på grund av projektproblem och oförutsedda arbeten. 

• Ideal arbetslinje (uppskattat arbete): Linjen för idealt återstående arbete representerar den mängd arbete som beräknades för ett idealiskt scenario. Det är ofta en rakare bana jämfört med den faktiska arbetslinjen. 

• Story points: Agila team använder vanligtvis story points för att uppskatta det återstående arbetet. I ett burndown-diagram visas story points på axlarna. Till exempel kan Y-axeln ha 0–100 story points som representerar arbetsinsatsen och X-axeln kan ha 1–30 story points som representerar de dagar som återstår för att slutföra arbetet.

• Sprintmål: Slutligen innehåller ett effektivt burndown-diagram det övergripande sprintmålet. Till exempel kan ditt sprintmål vara en rak linje med en insats på 50 % på 12 dagar. Även om ditt faktiska arbete kanske inte uppfyller det målet exakt så är det en bra idé att ha ett mål att sikta på så att uppgifterna fortsätter framåt. 

Även om burndown-diagram är bra för att snabbt utvärdera hur mycket arbete som återstår och hur lång tid det tar att slutföra det arbetet så visar de inte allt om projektets utveckling. Till exempel visar ett burndown-diagram inte projektets förändringar. Det gör det svårt att avgöra om förändringarna beror på att backlog-uppgifterna har slutförts eller att en förändring har skett i story points. 

Det är därför burndown-diagram ofta kombineras med en produktbacklog som förvaltas av produktägaren och en ändringskontrollprocess för att effektivt följa projektets förlopp.

Skapa ett burndown-diagram

Nu när du vet vad ett burndown-diagram är undrar kanske du som är projektledare hur man skapar ett diagram? Burndown-diagram kan se enkla ut men det finns några steg du behöver genomföra innan du kan slutföra diagrammet. 

Låt oss titta på de fem stegen om hur man skapar ett burndown-diagram för att uppskatta hur mycket arbete som behövs, från att beräkna arbetsinsatsen till att följa det dagliga förloppet. 

Steg 1. Beräkna insatsen

Det första steget för att skapa ett burndown-diagram är att uppskatta hur mycket arbetsinsats som krävs för att slutföra en viss sprint. Du kan göra det genom att beakta din idealiska linje. Med andra ord, den ideala mängden tid inom en given tidsram.

Låt oss till exempel säga att din idealiska linje är att slutföra sprinten på 5 dagar med 80 timmars arbete. Det motsvarar 16 arbetstimmar per dag. Du skulle då börja kurvan för arbetsinsatsen vid 80 (vilket motsvarar 80 timmar) och följa din insats under de återstående dagarna. Det skulle kunna se ut ungefär så här:

• Dag 1: 80 arbetstimmar

• Dag 2: 64 arbetstimmar

• Dag 3: 48 arbetstimmar

• Dag 4: 32 arbetstimmar

• Dag 5: 16 arbetstimmar

När du har beräknat insatsen kan du börja följa ditt dagliga förlopp för att starta din burndown-linje.

Steg 2. Följa det dagliga förloppet

När du har gjort dina beräkningar kan du börja följa det dagliga förloppet. Det kan göras i ett enkelt diagram eller med ett tidslinjeverktyg. Du behöver följa upp hur lång tid det tar att slutföra varje uppgift och hur arbetet går i takt med att du närmar dig ditt mål. 

Här är ett exempel på hur det dagliga förloppet bör se ut.

Vid slutet av den femte dagen bör uppgifterna tillsammans uppgå till de 80 timmar som beräknades i det första steget. 

Steg 3. Beräkna den verkliga insatsen

När du har beräknat uppskattningarna kan du använda ett liknande diagram för att följa den faktiska arbetsinsatsen som krävs för att slutföra varje uppgift. Det kan överensstämma med din uppskattning men det kan också skilja sig åt något beroende på hur komplex sprinten är och om du stöter på problem som försenar projektets tidslinje. 

Din faktiska arbetslinje kommer troligen inte att vara en helt rak linje när den plottas i ditt burndown-diagram. Det är normalt att se en viss upp- och nedgång i arbetet, eftersom de flesta projekt har vissa avvikelser på vägen. 

Steg 4. Ta fram de slutliga resultaten

Det fjärde steget i att skapa ett burndown-diagram är att ta fram de slutliga resultaten. De här uppgifterna kommer från de första beräkningarna av arbetsinsatsen och din faktiska arbetslogg från steg två.

Det kan du göra genom att samla in dina beräkningar och jämföra dem med den registrerade tiden. Det är en god idé att spara den registrerade tiden i ett gemensamt utrymme där teammedlemmarna kan få tillgång till informationen under hela projektet.

När du har samlat in uppgifterna kan du plotta dem i ditt burndown-diagram för att se en visuell representation.

Steg 5. Plotta burndown-kurvan

Det sista steget i processen är att plotta informationen i burndown-diagrammet. Du kan göra det genom att fylla i din uppskattade insats på Y-axeln. I exemplet ovan skulle det börja vid 80 timmar och fortsätta ned till 16 timmar. På X-axeln börjar du med dag ett och fortsätter till dag fem. 

När du har slutfört dina story points kan du börja rita in din ideala återstående tid och din faktiska tid. De linjerna kommer troligen att se lite olika ut om inte ditt faktiska arbete motsvarade exakt den arbetsinsats som du uppskattade i början.

Här är ett exempel på hur ditt burndown-diagram skulle se ut med exemplet ovan. 

Den faktiska arbetslinjen skiljer sig något från den ideala. Arbetsinsatsen var högre än förväntat i början, men lägre än förväntat i slutet. Därför blev slutresultatet detsamma även om vägarna dit såg olika ut.

Fördelarna med att använda ett burndown-diagram

Ett burndown-diagram är ett utmärkt sätt att visualisera det arbete som behöver utföras i förhållande till den tid det tar att slutföra det. Det gör det till ett perfekt verktyg för team som jobbar i sprintar. 

Här följer några ytterligare fördelar med att använda ett burndown-diagram:

1. Visar en direkt jämförelse: Ett burndown-diagram visar en direkt jämförelse mellan det arbete som behöver göras och det arbete som krävs för att slutföra sprinten. Det hjälper teamet att koppla ihop uppgifter till större mål och att hålla uppgifterna i takt med sprintmålen. 

2. Håller team uppdaterade: Med en daglig registrering av arbetsinsatsen och en plats att visualisera det arbete som behövs har teammedlemmarna en gemensam informationskälla som de kan ansluta sig till och följa upp aktuella arbetsuppgifter.

3. Ger en inblick i teamets produktivitet: Ett burndown-diagram är inte bara bra för att visualisera arbetet, utan det kan också ge dig en inblick i hur produktivt teamet är och hur snabbt de arbetar. Om det faktiska arbetet skiljer sig drastiskt åt från idealet kan du arbeta för att hjälpa teamet att bli mer produktivt. 

De här fördelarna gör burndown-diagrammet till ett utmärkt verktyg för att följa upp teamets arbetsbelastning, arbetsinsatser och produktivitet. För att inte nämna att det är perfekt för de som föredrar att visualisera sina uppgifter och de övergripande projektmålen. 

Följ förloppet med ett burndown-diagram

Nu när du vet hur man läser och använder ett burndown-diagram kan du skapa ett eget. Genom att skapa ett eget burndown-diagram kan du hjälpa teammedlemmarna att ansluta sig till en enda informationskälla. För Scrum-team som arbetar med agila projekt kan det drastiskt minska arbetet med att gissa hur mycket arbete som återstår. För att inte tala om att ni kommer att vara förberedda för att identifiera och förhindra omfattningskrypning innan det sker. 

Om du letar efter fler sätt att hålla teamet uppdaterat och kunna följa upp arbete kan du överväga ett projektledningsverktyg som hanterar samtliga uppgifter. Asana kan hjälpa dig med allt från att koppla uppgifter till mål till planeringsmallar och allt däremellan.