Vad är flaskhalsar inom projekthantering? Tre sätt att identifiera dem

Tänk tillbaka på när ett av dina projekt senast blev försenat. Oavsett om du väntade på feedback, kämpade med att få ett föråldrat system att fungera eller försökte jonglera granskningar och godkännanden, orsakas de flesta projektförseningar av ett fenomen: flaskhalsar.

Precis som en flaskhals saktar ner vattenflödet påverkar en flaskhals i projekthanteringen projektets arbetsflöde. I en tillverkningsprocess är en flaskhals ganska lätt att upptäcka – det är vanligtvis en fysisk plats där den övergripande produktionsprocessen saktar ner på grund av en långsam maskin eller råvaror. Inom projekthantering är det lite svårare att upptäcka och lösa flaskhalsar.

Låt oss ta en titt på vad flaskhalsar är inom projektledning, hur man identifierar dem och vad man kan göra för att hantera dem när de uppstår.

Vad är en flaskhals i projekthantering?

En flaskhals är en punkt i ett projekt som orsakar förseningar i arbetsflödet. Flaskhalsar inom projekthantering minskar projektets takt på grund av begränsad kapacitet.

Det finns två typer av flaskhalsar i projekthantering:

• Prestationsbaserade flaskhalsar: Den här typen av flaskhalsar uppstår när en teammedlem eller hela teamet inte når den prestationsnivå som krävs. I de flesta fall är det inte teamkollegornas fel utan brist på resurser eller klarhet som orsakar den här typen av flaskhalsar. Om du stöter på en utförarbaserad flaskhals bör du prata med ditt team och ta reda på varför de har svårt att få arbetet gjort. Det finns en god chans att man kan minska flaskhalsen genom att anställa ytterligare personal, lägga ut enkla uppgifter på entreprenad eller etablera bättre kommunikation inom teamet.

• Systembaserade flaskhalsar: Ett föråldrat, långsamt eller omodernt system eller program kan sakta ner arbetsflödet och skapa en flaskhals i processen. Systembaserade flaskhalsar kan vara långsamma skrivare, manuella arkiveringssystem eller en programvara för arbetshantering som inte passar projektets behov. Att uppgradera till en ny programvara kan vara allt du behöver göra för att få ditt arbetsflöde tillbaka på rätt spår.

Att identifiera vilken typ av flaskhalsar du har att göra med är det första steget i att lösa dem. När du vet om det är en systembaserad eller utförarbaserad flaskhalsar kan du fördjupa dig för att identifiera vad som orsakar problemet.

Identifiera flaskhalsar

En flaskhalsanalys, även känd som en grundorsaksanalys, är det bästa sättet att identifiera flaskhalsar och hitta sätt att lösa dem. Det finns tre steg du måste ta för att identifiera flaskhalsar, hitta lösningar och övervaka prestandan.

Steg 1: Kartlägg processerna och identifiera flaskhalsar

Det bästa sättet att både identifiera och förebygga flaskhalsar är att kartlägga arbetsflödena. Du kan göra det med hjälp av ett arbetshanteringsverktyg som Asana som låter dig studera ditt projekt i olika vyer, oavsett om det är en Kanban-tavla, ett Gantt-diagram eller en uppgiftslista. 

Ett annat vanligt verktyg för flaskhalsanalys är fiskbensdiagrammet. Den här visuella representationen av projektet, även känd som Ishikawa-diagrammet, är det perfekta verktyget för att brainstorma och lösa problem. 

I ett fiskbensdiagram representerar fiskens huvud problemet eller flaskhalsarna du försöker lösa. Revbenen representerar olika kategorier och tillhörande uppgifter. Genom att kartlägga processen i ett fiskbensdiagram blir det lättare för teamet att identifiera grundorsaken till flaskhalsen.

Observera att det är lätt att gå vilse i ett fiskbensdiagram. En flaskhals kan ha mer än en potentiell orsak, så var försiktig när du tittar på diagrammet och undvik att gå vilse i detaljerna.

Om du vill skapa ett fiskbensdiagram i Asana kan du använda Lucidchart-integreringen. Med den kan du skapa diagrammet, dela det med teamet och spara det för framtida granskning.

När du har visualiserat processerna måste teamet studera dem noggrant och granska dem för att hitta styrkor och svagheter. Du kanske upptäcker att arbetet har börjat staplas på grund av att kvalitetsteamet är underbemannat (prestationsbaserat) eller att en gammal programvara ständigt förlorar viktiga data (systembaserat).

Steg 2: Implementera lösningar

När du har identifierat orsaken till flaskhalsarna kan du avgöra hur du ska åtgärda dem. Det kan innebära att skapa en detaljerad handlingsplan, tilldela uppgifter till teammedlemmar och öka kapacitetsutnyttjandet genom att tilldela resurser till projektet. Här är några exempel på lösningar som du kan implementera för olika flaskhalsar:

• Eftersläpande arbete på grund av ett underbemannat team: Om ditt team är överbelastat med arbete kanske det finns ett sätt att lägga ut några av de enklare uppgifterna. Alternativt kan en praktikant hjälpa till, du kan be ett annat team om hjälp under hektiska perioder eller hjälpa till själv om ditt schema tillåter det. För framtida projekt kan du överväga att antingen utöka teamet med nyanställda eller schemalägga mer tid för projektet för att undvika flaskhalsar.

• Kundernas svarstider är för långa: Att regelbundet behöva vänta på feedback från kunder kan orsaka flaskhalsar i leveransprocessen. Planera in ett möte med kunden och ta reda på hur du bäst når dem när feedback behövs. Kanske föredrar de att ta emot leveranser i omgångar eller så missar de bara dina e-postmeddelanden och behöver att du skriver ämnesrader med stora bokstäver. När du vet vad som orsakar flaskhalsen är det lättare att lösa den.

• Föråldrad programvara för projekthantering orsakar problem: Alla projektledare är nog överens om att föråldrad programvara är en mardröm. Oavsett om det inte sparar dina framsteg automatiskt, är svårt att navigera eller långsamt att ladda, kan en snabb ROI-analys vara allt du behöver för att motivera en uppgradering av din projekthanteringsprogramvara till ett mer tillförlitligt verktyg.

• Ditt team gör mycket dubbelarbete: Dubbelarbete saktar inte bara ner processen, det orsakar också friktion och frustration mellan dina teammedlemmar. Använd ett arbetshanteringsverktyg för att tydligt beskriva vem som är ansvarig för vad, definiera beroenden och tilldela uppgifter när det behövs.

I takt med att en organisation växer börjar kommunikationen bli en flaskhals. Hos Hope for Haiti har vi sett hur denna ineffektivitet skadar oss: när vi inte längre fungerar som en väloljad maskin hjälper vi inte så många människor som vi skulle kunna – och det är vårt ansvar att göra något åt det.”

• Mikromanagement saktar ner processen: En chef eller intressent som hela tiden stör projektet kommer att sakta ner processen. I sådana fall bör du ha ett möte med personen för att diskutera gränser och påminna om att delegering av arbete och förtroende för teamet är en del av det som gör både projektet och teamet framgångsrika.

När du har implementerat lösningen är det förhoppningsvis bara ett steg kvar: att övervaka och utvärdera hur väl lösningen fungerar.

Steg 3: Utvärdera resultatet

Du måste övervaka och utvärdera resultatet av din handlingsplan för att säkerställa att du har lyckats hantera flaskhalsarna. Spåra projektförloppet och jämför både kvaliteten och hastigheten på processerna med hur de var innan du implementerade lösningen. 

Du kan också använda utvärderingen för att få värdefull information för framtida hantering av flaskhalsar. Kom ihåg att det inte nödvändigtvis handlar om att förhindra flaskhalsar. Vid en viss projektstorlek är de i princip oundvikliga. Det viktiga är att du ägnar tid åt att proaktivt identifiera och hantera dem. Om arbetsprocessen är kartlagd kan teamet lägga sin energi på en annan uppgift medan flaskhalsen är överbelastad och återvända vid en senare tidpunkt, så att arbetet aldrig behöver stanna.

Så här hanterar du flaskhalsar när de har uppstått

Beroende på flaskhalsens komplexitet kan du snabbt begränsa den genom att omorganisera teammedlemmar eller tilldela fler resurser till ett visst steg i arbetsflödet. Men ibland kräver flaskhalsar mer uppmärksamhet för att nå en lösning. Om du inte åtgärdar en flaskhals så fort du identifierar den kan konsekvenserna bli kostsamma och utmattande.

Så här kan du hantera flaskhalsar när de har uppstått.

1. Lämna den aldrig inaktiv: Även om det kan verka som en bra lösning att bara minimera mängden arbete som måste gå igenom flaskhalsen, kan det här tillvägagångssättet leda till ännu längre behandlingstider och skapa en dominoeffekt som kan sakta ner hela projektet. Se till att flaskhalsen alltid arbetar med full kapacitet samtidigt som du löser problemet så snabbt som möjligt.

2. Minska belastningen på flaskhalsen: I stället för att minimera mängden arbete som måste gå igenom flaskhalsen kan du minska belastningen på flaskhalsen genom att se till att arbetet anländer i bästa möjliga skick. Låt oss säga att flaskhalsen är en chef som behöver granska dokument innan de kan delas med intressenterna. Fokusera på att få dessa dokument till chefen med få eller inga fel för att göra livet enklare och arbetsflödet snabbare.

3. Bearbeta arbetet i omgångar: Beroende på projektet och flaskhalsen kan du minska belastningen genom att dela upp liknande arbete i omgångar. Var bara försiktig med hur stora buntarna är – håll dem så små som möjligt för att göra arbetet med dem enklare och inte mer stressigt.

4. Skydda teammoralen: När saker och ting blir röriga kan teamet tappa fokus, förtroende och motivation. Det är viktigt att du kommunicerar effektivt med ditt team om hur du planerar att hantera flaskhalsen. Låt dem också veta hur de kan stödja projektet under tiden.

5. Tänk utanför ramarna: Om det är möjligt kan du öka kapaciteten för flaskhalsen. Du kanske inte kan få chefen att arbeta snabbare för att få pappersarbetet granskat, men det kanske finns en annan chef som kan hjälpa till och påskynda arbetsprocessen. Håll alltid ögonen öppna för alternativa lösningar – det är det som gör projektledning så roligt!

6. Kompromissa inte med kvaliteten: Att hoppa över steg, skynda igenom ändringar och slutförd arbete i stora omgångar kan spara tid och få dig i mål snabbare. Men om du äventyrar kvaliteten på arbetet riskerar du att behöva göra om projektet, förlora kunder eller förlora teamets förtroende. Kompromissa aldrig med kvaliteten på arbetet bara för att ta dig igenom en flaskhals – det kommer inte att vara värt det i det långa loppet.

Det viktigaste är att undvika stillastående. Om teamet inte har något att göra kan det leda till frustration och öka projektets totala cykeltid ännu mer. Håll alltid igång och inkludera ditt team i problemlösningsprocessen.

Använd programvara för projekthantering för att hantera flaskhalsar

Hur mycket vi än vill undvika dem uppstår flaskhalsar. När de inträffar kan det vara bra att lägga perfektionismen åt sidan och samla teamet för att hitta lösningar på det arbete som börjar staplas. 

Med rätt verktyg kan du minimera flaskhalsar även i en agil miljö. Skapa tidslinjer eller Kanban-tavlor för projekten så att teamet alltid har en visuell representation av arbetsbelastningen och enkelt kan justera uppgifter, beroenden och slutdatum i realtid.