Root cause analysis: Digging to find effective solutions (with examples)

”Låt oss gå till roten av problemet” är ett uttryck som folk ofta använder när de letar efter lösningar. Detta uttryck kan visualiseras i formulär av trädrötter under ytan. Trädrötterna är inte synliga, men deras tillväxt är uppenbar ovanför marken. Ibland är tillväxten positiv och resulterar i ett vackert träd, och ibland är den negativ och skadar trottoarer och husgrunder. 

I början kanske du inte förstår varför vissa problem uppstår, vilket är anledningen till att det är så viktigt att förstå grundorsaken. Att utföra en grundorsaksanalys med hjälp av verktyg såsom fiskbensdiagrammet och fem varför-metoden kan klargöra komplexa problem, vilket leder till effektiva och hållbara lösningar. I den här artikeln diskuterar vi hur man utför en grundorsaksanalys och ger problemlösningsstrategier för processförbättring. 

Vad är en grundorsaksanalys?

En grundorsaksanalys (RCA) innebär att man hittar grundorsakerna till ett problem för att identifiera och implementera lösningar. En rotorsaksanalys behandlar de underliggande orsakerna till ett problem i stället för de ytliga symptomen på själva problemet. 

Om ditt företag till exempel har en låg kvarhållandegrad är det en snabb lösning att anställa fler teammedlemmar. Men med en grundorsaksanalys kan du i stället ta reda på varför teammedlemmarna inte stannar kvar i företaget så att du kan öka kvarhållandet på lång sikt. Grundorsaker till låg kvarhållandegrad kan vara:

• Brist på möjligheter till professionell utveckling.

• Dåliga förmåner för teammedlemmar.

• Låg lön jämfört med marknadsintervallet.

• Låg teammoral

När du har övervägt möjliga grundorsaker kan du använda forskning för att fastställa en eller flera grundorsaker. När du förstår grundorsakerna är det enkelt att implementera en lösning. En grundorsaksanalys tar itu med problem systematiskt i stället för att sätta ett plåster över problemen och riskera att problemet uppstår igen. 

Grundläggande principer för en grundorsaksanalys

En grundorsaksanalys kan lösa återkommande projektproblem eller större flaskhalsar i affärsprocesser. Om du vill dra nytta av de unika fördelarna med den här metoden bör du ha följande nyckelprinciper för RCA i åtanke:

• I stället för att korrigera symptomen på ett problem bör du fokusera på dess grundorsaker.

• Fokusera mindre på vem som orsakade problemet och mer på hur och varför problemet uppstod.

• Hitta bevis för orsak och verkan som stöder de grundorsaker du har identifierat.

• Utveckla en informativ handlingsplan för att stödja dina lösningar.

• Fundera på hur du kan förhindra att grundorsakerna uppstår igen i framtiden.

Kom ihåg att ett problem kan ha flera grundorsaker, och att det är helt normalt. Avsluta med de grundorsaker som du anser är mest korrekta och var beredd på att ta itu med dem med kraftfulla lösningar. 

Så här utför du en grundorsaksanalys

Det finns olika strategier som du kan använda för att identifiera grundorsaker i en rotorsaksanalys. Använd stegen nedan för att vägleda ditt team genom processen. 

1. Definiera problemet

Du behöver ett tydligt definierat problem för att kunna utföra en grundorsaksanalys. Om du har flera problem som du vill lösa är det bäst att börja med ett och utföra flera RCA:er för att hitta lösningar för varje problem. Genom att ta itu med ett problem i taget har du en bättre chans att hitta orsaken till varje problem och åtgärda det snabbt.

Att definiera problemet innebär också att få alla på samma sida. Du kanske till exempel vill utföra en rotorsaksanalys eftersom du anser att teamets produktivitet är låg. Men om teamet inte tycker att produktiviteten är låg kan du inte gå vidare. Eftersom produktivitet är subjektivt kan du behöva definiera problemet på ett mer mätbart sätt och gå vidare till steg två, där du använder bevis för att lära dig mer om problemet. 

2. Samla in data

Nu måste du samla in bevis för att stödja idén om att problemet existerar. Du kan också använda företagsundersökningar för att bättre förstå symtomen på problemet. Frågor du bör ställa under det här steget är:

• Hur länge har problemet funnits?

• Vem lider av problemet?

• Vad är de kortsiktiga och långsiktiga konsekvenserna av problemet?

• Vad är de viktigaste symptomen på problemet?

• Vilka bevis har vi för att stödja tanken på att det finns ett problem?

När du vet mer om hur problemet påverkar företaget och teammedlemmarna kan du brainstorma om möjliga orsaker till problemet. 

3. Identifiera möjliga grundorsaker

Att identifiera möjliga grundorsaker är den viktigaste delen av processen för grundorsaksanalys. De orsaker du hittar i det här steget kommer så småningom att leda dig till en lösning och en handlingsplan. Vanliga problemlösningsstrategier är:

• Orsak-och-verkan-flödesschema: den kostnadsfria mallen för grundorsaksanalys som finns nedan innehåller ett orsak-och-verkan-flödesschema. Detta flödesschema bryter ner problemet i symptom, möjliga orsaker och faktiska orsaker för att hitta en logisk lösning. 

• 5 x varför-metoden: Du kan också använda 5 x varför-metoden för att komma till grundorsaken till ett problem. I stället för att ta problemet för givet kan du fråga ”varför” tills du upptäcker en process eller ett system som inte fungerar som det ska. Att använda en 5-varför-mall hjälper till att strukturera processen så att du inte nöjer dig med det första svaret du kommer fram till och kan upptäcka lager av problem som inte var märkbara direkt.

4. Fastställ grundorsaken

För att fastställa grundorsaken till problemet går du igenom så många möjliga grundorsaker som möjligt. När du har uttömt alla möjligheter kan du ställa följande frågor:

• Finns det några likheter mellan de grundorsaker som jag har identifierat?

• Finns det skäl att utesluta någon av de här möjliga grundorsakerna?

• Vilken grundorsak verkar mest problematisk?

I likhet med de strategier du använde när du letade efter möjliga grundorsaker finns det strategier du kan använda för att komma fram till den faktiska grundorsaken. De här strategierna inkluderar:

• Felmöjlighets- och effektanalys (FMEA): FMEA är ett verktyg som liknar riskanalys där du tittar på de möjliga grundorsakerna du har identifierat och eliminerar de som mest sannolikt kommer att resultera i fel senare. 

• Konsekvensanalys: Använd en konsekvensanalys för att bedöma de positiva och negativa konsekvenserna av varje möjlig grundorsak som du har identifierat. När du gör den här hypotetiska listan med för- och nackdelar för varje orsak kan du känna dig mer säker på att begränsa listan.

Du kan ha svårt att identifiera en enda grundorsak till ditt problem, och det är okej. Om du tror att problemet har flera bidragande faktorer ska du inte känna dig pressad att välja bara en att lösa. Det är bra att effektivisera sin handlingsplan, men ibland behöver man skapa flera planer för att ta itu med ett problem.

5. Implementera lösningar

När du är säker på de grundorsaker du har identifierat är det dags att hitta lösningar för dessa orsaker och vidta åtgärder. Lösningarna du kommer fram till bör ta itu med grundorsaken, men som ett resultat kommer de här lösningarna att arbeta sig tillbaka uppför kedjan och ta itu med ditt ursprungliga problem. 

Ställ dig själv följande frågor när du utvecklar lösningar:

• Hur kommer vi att implementera den här lösningen om vi väljer den?

• Vilka hinder kommer vi att stöta på när vi implementerar den här lösningen?

• Hur lång tid tar det att implementera den här lösningen?

• Vem ska implementera lösningen?

• Kan implementeringen av den här lösningen leda till andra problem?

När du är redo att skapa din implementeringsplan bör du se till att dela den i ett verktyg som alla intressenter kan se. Projekthanteringsprogramvara gör det enkelt för ditt team att samarbeta och samordna leveranser efter behov. Det kan ta flera veckor att implementera planen, vilket innebär att vissa av dina mål kan bli beroende av andra milstolpar. Använd Gantt-diagram för att se projektberoenden och samarbeta i realtid.

Mall och exempel för en grundorsaksanalys

En mall för grundorsaksanalys gör det enklare att utföra en grundorsaksanalys eftersom du kan visualisera problemet och dess underliggande orsaker i ett flödesschema. Precis som rötterna på ett träd expanderar det här orsak-och-verkan-flödesschemat i olika riktningar från det ursprungliga problemet. 

Om du följer exemplet på en grundorsaksanalys nedan ser du hur mallen börjar med ett problem och sedan delas upp i de symptom som problemet visar. Utifrån symptomen hjälper mallen för grundorsaksanalys dig att fastställa möjliga grundorsaker innan du bestämmer dig för de faktiska grundorsakerna och hittar lösningar. 

I det här exemplet upplever företaget en minskning av antalet visningar på webbplatsen. Analysen av grundorsaken ser ut så här:

Problem:

• Antalet webbplatsvisningar har minskat

Symptom:

• Minskad varumärkessynlighet

• Få onlineköp

• Låg domänauktoritet

Möjliga grundorsaker:

• Tekniska problem med vår webbplats

• Konkurrenter rankas högre i SERP:er

• Svaga CTA:er

• Kunder gillar inte vår produkt.

• Kunder kan inte hitta vår webbplats för att göra inköp

• Innehåll av dålig kvalitet

• Irrelevanta bakåtlänkar

Faktiska grundorsaker:

• Brist på SEO-innehåll

• Webbplatsen rankas inte i SERP:erna

• Brist på relevanta nyckelord

Lösning:

• Uppdatera innehåll

Du kan ladda ner en kostnadsfri mall för grundorsaksanalys nedan och använda den för att identifiera möjliga orsaker och lösningar på problem du upplever på jobbet. En orsaksanalysmall kan hjälpa dig att ta itu med underliggande problem som kanske inte var uppenbara från början.

Verktyg och metoder för grundorsaksanalys

En grundorsaksanalys är en hörnsten i kontinuerlig förbättring och riskhanteringsinsatser. Den erbjuder en systematisk process för att identifiera de verkliga grundorsakerna till problem eller incidenter. 

Genom att gå bortom symptomen ger verktyg för grundorsaksanalys RCA-team möjlighet att fördjupa sig i de djupare, underliggande orsakerna till problemen. Den här djupdykningen leder inte bara till tillfälliga lösningar utan till effektivare, långsiktiga lösningar som förvandlar utmaningar till möjligheter till varaktiga förbättringar.

Paretodiagram

Paretoanalys, baserad på Pareto-principen (även känd som 80-20-regeln), är en beslutsteknik som hjälper till att identifiera de uppgifter eller problemområden som ger störst avkastning. Paretoanalys är särskilt effektiv när det finns flera orsaker som leder till en enda effekt. Den här metoden används i stor utsträckning inom olika affärs- och organisationssektorer och hjälper till att prioritera åtgärder som har störst inverkan.

5 Whys

5 Whys-metoden är en iterativ frågemetod som används för att analysera orsakssambanden bakom ett specifikt problem. Det innebär att man upprepade gånger ställer frågan "Varför?" för att skala bort lager av symptom och komma fram till den verkliga grundorsaken till ett problem. Fem varför-metoden används ofta i lean-metoder för att lösa problem, minska kostnad och förbättra kvalitet.

Ishikawa-diagram

Fiskbensdiagrammet, även känt som Ishikawa-diagrammet, är ett visuellt sätt att se på orsak och verkan. Det hjälper till att brainstorma för att upptäcka potentiella grundorsaker till ett problem och används för produktdesign och kvalitetshantering. Ishikawa-diagrammet visar effekten eller problemet vid fiskens mun, med potentiella orsaker som läggs till de mindre ”benen”.

Felträdsanalys

Felträdsanalys är ett grafiskt verktyg som använder boolesk logik – där svaren på varje fråga är "ja" eller "nej" – för att fastställa orsaken till fel på systemnivå. Det är lämpligt för riskbedömning i branscher såsom läkemedel, flyg och programvara. Verktyget ordnar händelser i sekvenser och använder logiska symboler för att visa beroenden mellan händelser.

FMEA (Failure Mode and Effective Analysis)

FMEA innebär att granska komponenter, delsystem och monteringar för att hitta svaga länkar i ett system och deras orsaker och effekter. Metoden utvecklades i slutet av 1950-talet och är både en kvantitativ och kvalitativ analysmetod som används vid utformning av produkter, processer eller tjänster och för att skapa kontrollplaner för nya eller modifierade processer.

Punktdiagram

Punktdiagrammet är ett grafiskt verktyg som ritar upp par av numeriska data, med en variabel på varje axel, för att undersöka förhållandet mellan dem. När variabler är korrelerade kommer punkterna att ligga längs en linje eller kurva. Hur nära punkterna ligger runt linjen visar korrelationens styrka. Det här verktyget för grundorsaksanalys anses vara ett av de sju grundläggande kvalitetsverktygen och är viktigt för att fastställa relationerna mellan olika variabler i grundorsaksanalysen.

DMAIC-mall

DMAIC, som står för Define, Measure, Analyze, Improve och Control, är ett strukturerat tillvägagångssätt som används i Six Sigma för att optimera processer. Den ger kvantifierbara bevis på förbättringar och är en upprepningsbar och lättförståelig metod för att upptäcka problem och utveckla lösningar. Den här mallen är perfekt för projektledare och RCA-team.

Checklista för 8D-resultatmall

8D-resultatmallen används för detaljerad grundorsaksanalys baserad på de åtta disciplinerna för problemlösning. Den används ofta i branscher som påverkas av kundfeedback, såsom fordons- och hälsovårdssektorn. Mallen hjälper till att identifiera och eliminera problemet, med fokus på "utgångspunkten", som representerar den punkt där problemet först gick oupptäckt.

Analys av händelser och orsakssamband

Händelser och orsaksanalys identifierar händelseförloppet och de orsaker som ledde till ett problem. Den här analysen fokuserar på att förstå händelsernas kronologiska ordning och de specifika förhållanden eller åtgärder som bidrog till problemet. Ett orsak-och-verkan-diagram är särskilt användbart i komplexa situationer där flera faktorer samverkar för att orsaka ett problem. 

Förändringsanalys

Förändringsanalys är en viktig del av en effektiv grundorsaksanalys, särskilt inom kvalitetsledning och kontinuerliga förbättringsinsatser. Den här metoden innebär att man undersöker och jämför situationen eller systemet före och efter att ett problem har uppstått. 

Genom att identifiera vad som har förändrats kan du isolera orsakerna mer exakt. Förändringsanalys är värdefull i scenarier där problemet uppstod efter förändringar i process, material, personal eller utrustning, vilket hjälper till att snabbt identifiera den verkliga grundorsaken till problemet.

Barriäranalys

Barriäranalys är en problemlösningsprocess som undersöker de kontroller och hinder som fanns på plats för att förhindra en incident och varför dessa säkerhetskontroller misslyckades. Genom att analysera sammanbrottet eller frånvaron av dessa hinder kan team som utför grundorsaksanalyser identifiera mänskliga fel, systemfel och andra potentiella grundorsaker. Barriäranalys bidrar till utvecklingen av mer robusta robusta system och processer, vilket förhindrar framtida förekomster av liknande problem.

Tips för att genomföra en effektiv grundorsaksanalys

Har du någonsin undrat hur du inte bara kan lösa problem utan också förhindra att de upprepas? Metoder för grundorsaksanalys är lösningen. Metoderna går till botten med problemen, tar itu med de underliggande orsakerna och banar väg för varaktiga förbättringar. 

Det här tillvägagångssättet erbjuder inte bara en tillfällig lösning; det säkerställer att samma problem inte dyker upp igen, vilket främjar kontinuerliga förbättringar av processer och resultat.

Uppmuntra teamsamarbete

Att främja teamsamarbete kan avsevärt förbättra effektiviteten i grundorsaksanalysen. Olika perspektiv och expertis bidrar till en mer omfattande förståelse av problemet och utvecklingen av effektiva lösningar.

Exempel: Tänk på ett tillverkningsföretag som ofta drabbas av maskinhaveri. Genom att bilda ett tvärfunktionellt team för grundorsaksanalys med medlemmar från teknik, underhåll och drift kan de samla sina insikter för att identifiera grundorsaken. 

En ingenjör kan upptäcka ett konstruktionsfel, medan en underhållsarbetare kan identifiera slitageproblem och en operatör kan lyfta fram operativa fel. Det här samarbetsinriktade tillvägagångssättet ger en omfattande problembeskrivning, vilket leder till en mångfacetterad och effektiv lösning.

Ställ öppna frågor

Öppna frågor är viktiga i en grundorsaksanalys. Att ställa frågor uppmuntrar till en detaljerad undersökning av problemet, vilket gör det möjligt för teammedlemmar att överväga olika möjligheter och fördjupa sig i de underliggande orsakerna.

Exempel: I en vårdmiljö, om det finns en ökning av återintagningar av patienter, kan man ställa öppna frågor som ”vad är de vanligaste faktorerna för dessa återintagningar?” eller ”Hur varierar våra utskrivningsprocesser för patienter som återinskrives?” kan avslöja djupare problem. 

De här frågorna kan avslöja att vissa utskrivningsprocedurer inte följs konsekvent, vilket kan vara grundorsaken till otillräcklig patientutbildning vid utskrivning.

Undvik att skylla på någon

En viktig aspekt av en framgångsrik grundorsaksanalys är att fokusera på processen snarare än att lägga skulden på enskilda personer. Att koncentrera sig på "varför" och "hur" i problemet snarare än "vem" som var ansvarig skapar en miljö som främjar genuin problemlösning och förbättring.

Exempel: I ett programvaruutvecklingsteam som ofta upplever projektförseningar kan det vara mer produktivt att fokusera på processen snarare än att skylla på individer. Genom att analysera ”varför” och ”hur”, till exempel genom att fråga: ”Varför sker dessa förseningar?” eller ”Hur kan vi optimera våra projekthanteringsstrategier?” kan de upptäcka att grundorsaken inte är individuell inkompetens utan en orealistisk tidslinje eller oklara kommunikationskanaler. 

Den här övergången från skuld till processinriktat tänkande hjälper till att skapa en mer effektiv och harmonisk problemlösningsmiljö.

Omvandla lösningar till handling med arbetsflöden

En grundorsaksanalys ger inte omedelbara resultat, men att komma till grundorsaken till ett problem löser det för alltid. När du har kommit fram till en effektiv lösning måste du sätta en plan i verket. Asana-arbetsflöden fungerar som en central referenskälla för att sätta upp mål, spåra förlopp och se problemen försvinna i realtid.