Vad är 8D? En mall för effektiv problemlösning

Du har ägnat flera månader åt att övervaka utvecklingen av företagets senaste projekt. Från initiering, planering och genomförande är du säker på att det här kan vara ditt bästa arbete hittills.

Tills feedbacken börjar rulla in.

Det går inte att förneka det – saker och ting går inte alltid som planerat. Men produktions- eller processproblem är knappast en signal att ge upp. Fokusera istället på att finslipa dina problemlösningsfärdigheter för att hitta en lösning som förhindrar att det händer igen. 

8D-metoden för problemlösning betonar vikten av teamwork för att inte bara lösa processproblem utan också förhindra att nya uppstår. I den här guiden förklarar vi vad 8D är, hur man använder metoden och vilka fördelar den kan ge dig och ditt team. Dessutom får du en 8D-mall för att göra det enklare att lösa problemet. 

Vad är 8D?

8D-metoden (eight disciplines) är en problemlösningsmetod som identifierar, korrigerar och eliminerar återkommande problem. Genom att fastställa grundorsakerna till ett problem kan chefer använda den här metoden för att upprätta en permanent korrigerande åtgärd och förhindra återkommande problem. 

8D-metoden introducerades först av Ford och erbjuder ett konsekvent sätt att identifiera ett problem och en lösning, vilket gör den optimal för organisatoriskt lärande. Många olika områden använder den här metoden för att förbättra produkter och processer.

Hur använder man 8D-metoden?

8D-metoden är en beprövad strategi för att undvika långsiktiga skador från återkommande problem. Om du märker problem i ditt arbetsflöde eller dina processer är det ett bra tillfälle att prova den här problemlösningsmetoden. 

För att slutföra en 8D-analys följer du ”de åtta disciplinerna” för att konstruera en statistisk analys av problemet och bestämma den bästa lösningen.

De åtta disciplinerna för problemlösning

8D står för de åtta disciplinerna som du använder för att skapa en 8D-rapport. Som du kanske märker börjar den här översikten med noll, vilket gör totalt nio discipliner. "Nollstadiet" utvecklades senare som ett första planeringsstadium. 

För att illustrera de här stegen kan du tänka dig att din organisation har upplevt en nedgång i teamets innovation och produktivitet under det senaste året. Dina intressenter har lagt märke till det och vill se förändringar inom de närmaste sex månaderna. Nedan använder vi 8D-processen för att hitta en lösning som ökar moralen.

D0: Förbered och planera

Innan du påbörjar problemlösningsprocessen bör du utvärdera det problem du vill lösa. Att förstå bakgrunden till problemet hjälper dig att identifiera grundorsaken i senare steg. 

Samla information om hur problemet har påverkat en process eller produkt och vilka de allvarligaste konsekvenserna kan vara. Planeringen kan inkludera:

• Samla in data.

• Fastställa förutsättningarna för att lösa problemet.

• Samla in feedback från andra inblandade.

Om vi ser tillbaka på vårt exempel kanske du vill ta reda på om den här nedgången i moralen är organisationsövergripande eller bara gäller för några avdelningar. Överväg att intervjua några anställda från olika avdelningar och ledningsnivåer för att få lite perspektiv. Bestäm sedan vilka kunskaper och färdigheter du behöver för att lösa problemet med den minskade produktiviteten. 

D1: Formulär för ditt team

Skapa ett tvärfunktionellt team som består av personer som har kunskap om de olika produkterna och arbetsflödena som är inblandade. De här teammedlemmarna bör ha de färdigheter som behövs för att lösa problemet och vidta korrigerande åtgärder. 

Steg i den här disciplinen kan vara:

• Utse en teamledare.

• Utveckla och implementera riktlinjer för teamet

• Fastställa teammål och prioriteringar.

• Tilldela individuella roller.

• Anordna aktiviteter för att bygga upp team

I vårt exempel skulle ett stabilt team bestå av personer med förstahandsupplevelser av problemen, till exempel representanter från alla avdelningar och nyckelpersoner som arbetar nära verkstadsnivå. Du kanske också vill ta in någon från personalavdelningen för att hjälpa till att utforma och implementera en lösning. Det viktigaste är att se till att de personer du väljer vill vara med och bidra till lösningen.

D2: Identifiera problemet

Du kanske har en god förståelse för problemet vid det här laget, men den här fasen syftar till att dela upp det i tydliga och kvantifierbara termer genom att identifiera de fem W och två H (5W2H):

• Vem rapporterade problemet först?

• Vad handlar problemet om?

• När inträffade det och hur ofta?

• Var inträffade det (i vilken sektor, hos vilken leverantör, på vilken maskin eller produktionslinje)?

• Varför är det viktigt att lösa problemet?

• Hur upptäcktes problemet först?

• Hur många delar/enheter/kunder påverkas?

Använd ditt teams insikter för att svara på dessa frågor. Från vårt exempel kan ditt team dra slutsatsen att: 

• De anställda känner sig överväldigade av sin nuvarande arbetsbelastning. 

• Det finns ingen verklig struktur eller möjlighet att dela nya idéer.

• Cheferna har inte fått någon utbildning i möten eller innovationsmiljöer.

• Missnöjda anställda vet att de kan åstadkomma mer – och vill åstadkomma mer – även om de verkar oengagerade.

När du har svarat på de här frågorna kan du göra en officiell problembeskrivning. Om det är möjligt kan du inkludera foton, videor och diagram för att säkerställa att alla parter har en tydlig förståelse för problemet. Det kan också vara bra att skapa ett flödesschema över processen som innehåller olika steg relaterade till problembeskrivningen.

D3: Utveckla en tillfällig begränsningsplan

Precis som vi kan förvänta oss snabb första hjälpen efter en olycka bör ditt team vidta omedelbara åtgärder för att se till att problemet begränsas, särskilt om problemet är relaterat till kundsäkerhet. 

En tillfällig begränsningsplan ger en tillfällig lösning för att isolera problemet från kunder medan ditt team arbetar med att utveckla en permanent korrigerande åtgärd. Det här plåstret hjälper till att hålla dina kunder informerade och säkra – och ditt rykte intakt.

Eftersom dina resultat visade att arbetstagarna var överarbetade och cheferna saknade utbildning, föreslår ditt team att schemalägga några obligatoriska utbildningar för chefer på varje avdelning som täcker tid- och stresshantering och bekämpning av utbrändhet. Du kanske också vill ha en presentation som beskriver ämnena för den här utbildningen för att få viktiga chefer och intressenter intresserade och förberedda för positiva kommande förändringar. 

D4: Verifiera grundorsaker och flyktpunkter

Se över resultaten och rådgör med teamet om hur problemet kan ha uppstått. Analysen av grundorsaken innebär att man kartlägger varje potentiell grundorsak mot problembeskrivningen och dess relaterade testdata. Se till att testa alla potentiella orsaker – otydlig brainstorming och slarviga analyser kan leda till att du förbiser viktig information. 

I vårt exempel fokuserar vi på "varför"-delen av 5W2H. Du och ditt team identifierar sex grundorsaker:

• Cheferna har aldrig fått någon utbildning

• Det råder brist på förtroende och psykologisk säkerhet

• De anställda förstår inte målen.

• Dålig kommunikation

• Tidshanteringen är dålig

• De anställda saknar självförtroende

Förutom att identifiera grundorsakerna, försök att hitta var du först upptäckte problemet i processen, och varför det gick obemärkt förbi. Detta kallas för flyktpunkten, och det kan finnas mer än en. 

D5: Välj permanenta korrigerande åtgärder

Arbeta tillsammans med ditt team för att avgöra vilken lösning som är mest sannolik för att ta bort grundorsaken till problemet och ta itu med problemen med flyktpunkterna. Bekräfta kvantitativt att de valda permanenta korrigerande åtgärderna (PCA) kommer att lösa problemet för kunden. 

Steg för att välja en PCA kan inkludera:

• Fastställa om du behöver ytterligare expertis

• Säkerställa att 5W2H är korrekt definierade

• Genomföra en beslutsanalys och riskbedömning

• Överväga alternativa åtgärder

• Samla in bevis för att bevisa att PCA kommer att vara effektiv

Ditt team bestämmer sig för att implementera den utbildning som används i den interimistiska planen för alla anställda, med månatliga företagsomfattande workshoppar om att förbättra välbefinnandet. Du planerar också att genomföra möten, innovationssessioner och teamcoachning för chefer. Slutligen föreslår du att man använder programvara för att förbättra kommunikation och samarbete. 

D6: Implementera dina korrigerande åtgärder

När alla parter har kommit överens om en lösning är nästa steg att skapa en handlingsplan för att ta bort grundorsakerna och flyktpunkterna. När lösningen väl är på plats kan du ta bort de tillfälliga begränsningsåtgärderna.

Efter att ha sett framgång med utbildningen i den interimistiska fasen godkänner dina intressenter alla ditt teams föreslagna korrigerande åtgärder. Din representant från personalavdelningen planerar också att genomföra regelbundna hälsokontroller för att följa upp de anställdas moral.

För att säkerställa att din korrigerande åtgärd var framgångsrik bör du övervaka resultaten, kundernas eller de anställdas feedback under en längre tidsperiod och notera eventuella negativa effekter. Att införa kontroller, som att kontrollera hur anställda mår, hjälper dig att validera om din lösning fungerar eller om mer behöver göras. 

D7: Vidta förebyggande åtgärder

En av de största fördelarna med att använda 8D-metoden är den förbättrade förmågan att identifiera nödvändiga systematiska förändringar för att förhindra att framtida problem uppstår. Leta efter sätt att förbättra dina ledningssystem, driftsmetoder och rutiner för att inte bara eliminera ditt nuvarande problem, utan även förhindra att liknande problem uppstår senare.

I vårt exempel har utbildningen som teamet föreslog nu införlivats i den nya introduktionsplanen för chefer. Varje chef har nu ett "mötesystem" som alla möten måste följa, och arbetsbelastningar och projekt hanteras som ett team i den nya programvaran för samarbete. Innovationen förbättras och moralen är på topp!

D8: Fira med ditt team

8D-metoden för problemlösning är omöjlig att genomföra utan engagerade teammedlemmar och förstklassigt samarbete. När anteckningar, lärdomar, forskning och testdata har dokumenterats och sparats kan du gratulera dina teamkollegor till ett väl utfört arbete! Gör en insats för att erkänna varje individs bidrag till att hitta en framgångsrik lösning.

Mall och exempel på 8D-rapporter

Ta en titt på vår 8D-rapportmall nedan för att hjälpa dig att registrera dina resultat när du navigerar genom de åtta disciplinerna för problemlösning. Det är en formell rapport som kan användas som ett sätt att kommunicera inom företag, vilket möjliggör en transparent problemlösning som du kan tillämpa på hela produktions- eller processkedjan.

Fördelar med att använda 8D-metoden

8D-metoden är en av de mest populära problemlösningsstrategierna av en anledning. Dess styrka ligger i teamarbete och faktabaserade analyser för att skapa en kultur av kontinuerlig förbättring, vilket gör den till ett av de mest effektiva verktygen för kvalitetschefer. Fördelarna med att använda 8D-metoden är: 

• Förbättrade teamorienterade problemlösningsfärdigheter i stället för att förlita sig på en individ för att tillhandahålla en lösning.

• Ökad förtrogenhet med en problemlösningsstruktur.

• En bättre förståelse för hur man använder grundläggande statistiska verktyg för problemlösning.

• Öppen och ärlig kommunikation i problemlösningsdiskussioner

• Förebyggande av framtida problem genom att identifiera systemsvagheter och lösningar.

• Förbättrad effektivitet vid problemlösning

Bättre samarbete = bättre problemlösning

Oavsett hur bra du är som chef är produktions- och processproblem oundvikliga. Det är hur du löser dem som skiljer det goda från det fantastiska. 8D-metoden för problemlösning gör det möjligt att inte bara lösa det aktuella problemet utan också förbättra teamsamarbetet, förbättra processer och förhindra att framtida problem uppstår. 

Prova Asanas projekthanteringsverktyg för att bryta ner kommunikationshinder och hålla teamet i fas.