5 Varför

En projektdeadline missas. En kampanj underpresterar. En kund lämnar oss oväntat. Det här är vardagsutmaningar för team i alla branscher. Men att behandla de synliga symptomen innebär ofta att det verkliga problemet inte åtgärdas och fortsätter att uppstå. Det är där 5-varför-analysen kommer in. Genom att fråga "varför" fem gånger kan du gå till botten med ett problem och hitta dess grundorsak.

Vår mall för 5 x varför förenklar problemlösningsprocesser så att du kan sluta gissa och börja åtgärda. Oavsett om du felsöker ett tekniskt problem, förbättrar teamets arbetsflöden eller hanterar kundfeedback hjälper den här mallen dig att gräva djupare, strukturera ditt tänkande och genomföra varaktiga förändringar. Den är snabb, enkel att använda och inbyggd i Asana, så att du kan samarbeta i realtid och vidta omedelbara åtgärder.

Vem kan använda sig av mallar för 5 x varför?

En av våra produktchefer berättade nyligen hur de använde en 5-varför-mall för att ta reda på varför en produktlansering hela tiden blev försenad. Det var inte bara utvecklingsteamets tidslinje. Analysen spårade problemet tillbaka till otydliga synpunkter från intressenter.

5-varför-metoden är perfekt för alla som behöver ta reda på grundorsaken till ett problem, inte bara dess ytliga symptom. Det inkluderar:

• Produkt- och teknikteam som felsöker komplexa problem.

• Verksamhets- och kvalitetskontrollsledare som kör grundorsaksanalyser efter missade nyckeltal.

• Kundsupportteam som hanterar återkommande klagomål.

• Agila team som använder 5 x varför-metoden för sprintåterblickar.

• Hälso- och sjukvårdsteam, ekonomiteam och tillverkningsteam som fokuserar på kontinuerlig förbättring.

Om ditt team hanterar komplexa problem och prioriterar långsiktiga lösningar är den här mallen något för dig.

Varför använda Asanas 5-varför-mall

Under en av våra sprintgenomgångar använde designteamet mallen De 5 Varför för att ta reda på varför prototyperna ständigt var försenade. Det visade sig att det började med inkonsekventa förfrågningar, vilket var en åtgärd som de kunde implementera omedelbart.

Asanas mall för 5 x varför-analys gör inte bara processen för erfarenhetsåterföring snabbare, utan också enklare att hantera i olika team. Du behöver inte en separat whiteboardtavla eller ett separat verktyg. Allt finns där arbetet redan sker.

Det här är anledningen till att team använder den här mallen:

• Följ en väldefinierad, repeterbar process för att hitta grundorsakerna.

• Lägg till sammanhang och organisation med länkade uppgifter, filer och ägare.

• Spåra mönster och återkommande problem över tid.

• Involvera rätt intressenter utan extra möten.

Så här använder du mallen De fem varför

Mallen för 5 x varför är klar att användas. Kopiera den och börja diagnostisera grundorsakerna till problemet. Du kan utforska fler mallar i Asanas mallbibliotek för att stödja varje del av din projekthanteringsprocess.

1. Definiera problemet

Börja med en tydlig beskrivning av det specifika problemet du försöker lösa. Sikta på en faktisk sammanfattning av problemet, inte en gissning om grundorsaken. Till exempel: ”Kunden fick inte sin rapport i tid.”

I mallen ser du det här steget under "Definiera problemet". Använd det här avsnittet för att samordna teamet kring vad ni försöker lösa och för att ange relevanta bakgrundsuppgifter i uppgiftsbeskrivningen. Du kan också tilldela en ägare till det här steget.

2. Fråga varför problemet uppstod

Börja med det första "varför" genom att fråga vad som orsakade det ursprungliga problemet. Uppmuntra ditt team att tänka sakligt. Till exempel: ”Varför fick inte kunden rapporten? För att den levererades en dag för sent."

Asanas mall för 5-varför-analys delar upp processen i fem tydliga uppgifter som är märkta ”Fråga varför 1” till ”Fråga varför 5”. För varje steg klickar du på uppgiften för att lägga till ditt svar och tillhandahålla nödvändiga länkar eller dokumentation. Tilldela uppgiften till en facilitator eller expert för att bekräfta att allt är korrekt.

3. Fortsätt att fråga "varför" minst fyra gånger till

Bygg vidare på varje svar genom att fråga "varför" igen för att nå djupare nivåer av förståelse. Sikta på att fråga varför minst fem gånger. På så sätt kan du avslöja de bakomliggande orsakerna och undvika att förlita er på ytliga lösningar.

För varje "varför" fortsätta att ange nästa resonemangsnivå under motsvarande avsnitt "Fråga varför". Uppgiftsbeskrivningarna gör det möjligt att utveckla varje svar och samtidigt spåra konversationen på ett ställe. Det här analysverktyget har fem varför-frågor som standard, men du kan alltid lägga till fler uppgifter eller avsnitt efter behov.

4. Samarbeta och dokumentera under arbetets gång

Involvera teammedlemmar genom att använda kommentarer och uppgiftsbeskrivningar för att registrera viktiga insikter. Du kan till och med tilldela ägare till specifika uppföljningspunkter för att tydliggöra nästa steg.

Använd fälten i listvyn, till exempel Rotorsak, Påverkansnivå och Ansvarig part, för att dokumentera viktiga resultat och tilldela ansvar. Omnämn teamkollegor i kommentarer för att bjuda in feedback eller informera andra som känner till problemet.

5. Omvandla insikter till handling

När du har identifierat grundorsaken till ett problem kan du tilldela uppgifter, ställa in deadliner och använda Asanas automatiseringsfunktioner för att implementera korrigerande åtgärder som förhindrar att problemet uppstår igen.

Avsluta analysen genom att fylla i avsnittet ”Utveckla lösningar” i mallen. Här kan du logga föreslagna åtgärder, spåra lösningsstatus och tilldela uppföljningsuppgifter med hjälp av inbyggda kolumner såsom lösningsstatus, beräknad insats och uppföljningsplan. 

Asana-funktioner för problemlösning

Mallar är bara början. Asana-funktioner förvandlar en enkel problemlösningsteknik till ett kraftfullt verktyg för systemförbättringar. Funktionerna hjälper dig att samarbeta, dokumentera och vidta åtgärder på ett och samma ställe. Här är några av våra favoriter.

Projektvyer

Visualisera din mall för 5-varför-analys i det format som bäst passar ditt team. Du kan välja en lista för stegvis spårning, en Kanban-tavla för agilt samarbete eller en tidslinje för att kartlägga beroenden. Flexibla vyer gör det möjligt för intressenter och handledare att förstå och bidra effektivt, oavsett vilken arbetsstil de föredrar.

Anpassade fält

Anpassade fält hjälper dig att kategorisera orsaker, tilldela risknivåer eller tagga problem efter avdelning. En välstrukturerad fältkonfiguration ger klarhet och gör trendanalysen enklare över tid. Om du till exempel märker grundorsaker som process, personer eller verktyg kan du se återkommande teman i olika team.

Uppgiftsberoenden

Vissa orsaker är beroende av andra för att förstås helt. Med uppgiftsberoenden kan du skapa logiska kopplingar mellan varje steg i fem-varför-analysen. Att kartlägga dessa relationer stöder en mer transparent RCA-struktur och förbättrar projektflödet.

Kommentarslängor och omnämnanden

Använd kommentarer för att dokumentera insikter från varje steg, särskilt när du arbetar med flera team eller i olika tidszoner. Nämn specifika teammedlemmar för att få med deras expertis eller feedback. Genom att skapa ett detaljerat samarbetsutrymme säkerställer du att din rotorsaksanalys förblir både ansvarsfull och transparent.

Mallar och kopiering av uppgifter

Du kan standardisera ditt tillvägagångssätt för grundorsaksanalys genom att kopiera ett färdigt fem-varför-projekt eller börja med den ursprungliga mallen. Genom att använda konsekventa format kan team agera snabbt och utveckla en pålitlig process för att lösa återkommande problem.

Rapporteringspaneler

När ditt team slutför flera 5-varför-analyser ger rapporteringspaneler insyn i långsiktiga trender. Använd dem för att spåra vilka orsaker som förekommer oftast, identifiera riskavdelningar och övervaka effektiviteten av dina korrigerande åtgärder över tid.

Rekommenderade integreringar

Med integreringar kan Asana ansluta till andra appar som ditt team redan använder, såsom Slack, Google Drive eller Jira, så att allt du behöver för att lösa ett problem finns på ett och samma ställe.

Integreringar minskar kontextväxling genom att dra relevanta filer, uppdateringar och konversationer direkt in i ditt arbetsflöde. Du kan bläddra i den slutförda listan i vårt appgalleri.

Slack

Anslut Slack till ditt 5 Whys-projekt för att hålla intressenter informerade i realtid. Du kan automatiskt skicka uppdateringar till relevanta kanaler när framsteg görs, nya uppgifter läggs till eller en grundorsak identifieras. Att hålla teamet samordnat blir mycket enklare med integrerad kommunikation.

Google Workspace

Bifoga viktiga dokument, kalkylark och bevis från Google Drive direkt till dina Asana-uppgifter. Att ha det här referensmaterialet på samma plats som analysen minskar tiden som läggs på att leta efter information. Resultatet är ett renare och mer organiserat arbetsflöde.

Lucidchart

Skapa och bädda in visuella diagram, såsom fiskbensdiagram eller processkartor, för att komplettera din 5 x varför-analys. Att tillhandahålla visuellt sammanhang hjälper team att lättare förstå komplexa problem. Dessa diagram stöder också en tydligare kommunikation under teamgranskningar eller postmortem-utvärderingar.

Zoom

Genomför brainstorming-sessioner eller uppföljningsmöten utan att lämna Asana. Med Zoom-integreringen kan du schemalägga samtal, lägga till möteslänkar till uppgifter och automatiskt länka samtalstranskriptioner och inspelningar tillbaka till ditt projekt. Det är ett enkelt sätt att hålla realtidsdiskussioner kopplade till din grundorsaksanalys.

Jira Cloud

Integrera Jira med Asana för att koppla tekniska undersökningar till bredare RCA-uppgifter. Utvecklare kan fokusera på sin buggspårning samtidigt som de bidrar med insikter till 5 x varför-processen. Genom att ansluta båda verktygen säkerställer du att analysen återspeglar hela omfattningen av problemet.

Vanliga frågor om mallar för grundorsaksanalys med de fem varför-frågorna