Problemloggmall

Att stöta på problem under projekthanteringsprocessen är aldrig kul. Men om problemen dokumenteras kan man lättare förhindra att de händer igen.

Det är här en problemlogg kommer in bilden. Dessa loggar kan hjälpa dig att spåra – och lösa – problem när de uppstår. Lär dig hur skapandet av en problemloggmall kan hjälpa teamet att snabbt logga och lösa problem under ett projekt.

Vad är en problemloggmall?

En problemloggmall är en översikt som kan användas för att spåra problem när de uppstår i ett projekt. Det är ett verktyg som hjälper dig att upprätta en process för hur problem dokumenteras och övervakas under projekts gång. Och eftersom det är en mall kan den återanvändas för nya projekt senare.

Problemloggar är viktiga för projekthantering eftersom de ger en central plats för att dokumentera problem – och lösningar – när de uppstår. Det är en värdefull resurs för framtida projekt eftersom de ger team dokumenterade bevis på hur man löser problem. Om en framtida projektledare stöter på ett liknande problem, blir problemloggen dokumentationen för hur ett visst problem kan lösas. 

Vad är en problemlogg? 

En problemlogg (eller ett ärenderegister) är ett dokument som projektledare använder för att spåra alla problem som påverkar ett projekt negativt. Som projektledare kan du använda det här verktyget för att hålla reda på problem och dokumentlösningar. 

Viktiga egenskaper för en problemloggmall

Problemloggmallar finns i alla former och storlekar och kan användas på olika sätt beroende på ditt företags verksamhet. Till exempel kan en marknadsföringsbyrå använda en problemloggmall för att spåra de problem som uppstår under ett projekt för webbplatsmigrering medan ett IT-team kan använda samma mall i sitt dagliga arbete för att övervaka tekniska problem.

Oavsett hur du planerar att använda din problemloggmall bör den alltid innehålla följande fem huvudkomponenter:

1. Namnet på personen som loggade problemet.

2. Datumet då problemet loggades.

3. En beskrivning av problemet.

4. Problemets prioritet. 

5. Problemets allvarlighetsgrad eller inverkan.

För ännu mer detaljerad information kan du inkludera följande:

• Problemtyp.

• Teammedlemmen eller projektteamet som ansvarar för att lösa problemet.

• Statusen på problemets lösning.

• Lösningens måldatum.

• Datum för slutlig lösning.

Bästa praxis för att skriva en problemlogg

Att använda en problemlogg är inte komplicerat eller utmanande, men det finns några bästa praxis som hjälper dig att få ut mesta möjliga av din projektproblemlogg.

• Gör din logg tillgänglig för alla. Ett enkelt sätt att se till att din problemloggmall är tillgänglig för alla i ditt team är att tillgängliggöra den på ett sätt som gör det lättare att kopiera den för framtida projekt. Prova att använda en digital programvara för projekthantering så att teammedlemmar alltid har tillgång till problemloggen vid behov.

• Tilldela lösningar till särskilda teammedlemmar. Att tilldela incidenter till en specifik teammedlem säkerställer att det finns en kontaktpunkt för lösningen. Den personen är sedan ansvarig för att dokumentera problemet, identifiera lösningar och dokumentera resultatet av lösningen.

• Prioritering efter färg. Genom att dela in incidenter i färgkategorier kan teamet snabbt identifiera vilka problem som är viktigast. Det vanligaste sättet att representera prioriteringar är att använda trafikljusfärger: rött, gult och grönt.

Skapa en mall för en problemlogg

Det finns många olika typer av problemloggar, vissa i ett kalkylarksformat och andra som utskrivbara pdf-filer. Även om dessa fungerar bra för engångsprojekt som inte kräver tvärfunktionellt samarbete, är de inte idealiska för komplexa projekt eller projekt som involverar flera team.

Genom att använda en digital mall för samarbetsproblemloggar kan team uppdatera information i realtid. Genom att placera problemloggmallen i en programvara för samarbete kan teamet enkelt kopiera mallen för framtida projekt och standardisera hur den används i hela företaget.

Integrerade funktioner

• Formulär. När någon fyller i ett formulär dyker det upp som en ny uppgift inom ett Asana-projekt. Genom att ta in information via ett formulär kan du standardisera hur arbetet startar, samla in den information du behöver och se till att inget arbete missas. I stället för att behandla varje begäran som en enskild process kan du skapa ett standardiserat system och en uppsättning frågor som alla måste svara på. Eller använda förgreningslogik för att skräddarsy frågor baserat på en användares tidigare svar. I slutändan minskar formulär den tid och ansträngning det tar att hantera inkommande förfrågningar så att ditt team kan lägga mer tid på det mest betydelsefulla arbetet.

• Automatisering. Automatisera manuellt arbete så att ditt team lägger mindre tid på improduktivt arbete och mer tid på de uppgifter de anlitades för att göra. Regler i Asana fungerar på basis av utlösare och åtgärder – i huvudsak ”om X händer, gör Y”. Använd regler för att automatiskt tilldela arbete, justera slutdatum, ställa in anpassade fält, meddela intressenter och mer. Allt från särskilda automatiseringar till hela arbetsflöden – med hjälp av regler får teamet mer tid till att ägna sig åt kvalificerat och strategiskt arbete.

• Anpassade fält. Anpassade fält är det bästa sättet att tagga, sortera och filtrera arbete. Skapa unika anpassade fält för all information du behöver spåra, från prioritet och status till e-post eller telefonnummer. Använd anpassade fält för att sortera och schemalägga dina uppgifter så att du vet vad du ska arbeta med först. Dessutom kan du dela anpassade fält mellan olika uppgifter och projekt för att säkerställa enhetlighet i hela organisationen.

• Projektstatusuppdateringar. Glöm att behöva kolla igenom olika verktyg för att hitta information om projektstatus eller sitta på ett möte som lika gärna kunde ha varit ett e-postmeddelande. Projektstatusuppdateringar i Asana är inte bara enkla att använda, de är också direkt sammankopplade till arbetet som ditt team utför. De gör det enkelt för teammedlemmarna att få tillgång till ytterligare projektinformation, såsom projektplanen, kommunikationsplanen, projektets mål, milstolpar, leveranser och mycket mer. Projektstatusrapporter minskar manuellt arbete, centraliserar information och håller alla uppdaterade.

Rekommenderade appar

• Slack. Omvandla idéer, arbetsförfrågningar och åtgärdspunkter från Slack till spårbara uppgifter och kommentarer i Asana. Gå från snabba frågor och åtgärdspunkter till uppgifter med tilldelade personer och slutdatum. Fånga enkelt upp arbete så att förfrågningar och att göra-punkter inte försvinner i Slack.

• GitHub. Synkronisera automatisk statusuppdateringar för GitHub-pull-förfrågningar till Asana-uppgifter. Spåra förlopp för pull-förfrågningar och förbättra tvärfunktionellt samarbete med hjälp av Asana.

• Zendesk. Med Asanas Zendesk-integrering kan användare snabbt och enkelt skapa Asana-uppgifter direkt från Zendesk-ärenden. Lägg till sammanhang, bifoga filer och länka befintliga uppgifter för att spåra det arbete som krävs för att slutföra ärendet. Integreringen erbjuder också fortlöpande insyn i båda systemen så att alla håller sig uppdaterade oavsett vilket verktyg de använder.

• Jira. Skapa interaktiva, uppkopplade arbetsflöden mellan tekniska team och affärsteam för att ge alla bättre insyn i produktutvecklingsprocessen i realtid – allt utan att behöva lämna Asana. Effektivisera projektsamarbete och överlämningar. Skapa snabbt Jira-frågor från Asana så att arbete kan överföras sömlöst mellan affärs- och teknikteamen vid rätt tidpunkt.

Vanliga frågor