Mall för korrigerande åtgärdsplan

När team inte dokumenterar problem eller följer upp korrigerande åtgärder kan problem uppstå igen, ibland med allvarligare konsekvenser. Om en teammedlem missar en milstolpe, inte följer reglerna eller har en pågående avvikelse, kan det äventyra verksamheten om man inte agerar på ett strukturerat sätt.

En mall för korrigerande åtgärdsplaner ger ett steg-för-steg-arbetsflöde för att identifiera problem, hitta grundorsaker, tilldela ansvar och implementera korrigerande åtgärder. Det hjälper chefer att hålla varje teammedlem ansvarig, fastställa tidsramar för förbättringar och förhindra att problem uppstår igen.

Vem har nytta av mallar för korrigerande åtgärdsplaner?

Vi har sett hur återkommande problem kan stoppa ett teams framsteg och skada förtroendet mellan medlemmarna. Att använda en mall för korrigerande åtgärdsplaner kan hjälpa till att hålla alla på samma sida, så att ansvar och öppenhet inte glöms bort.

Kvalitetssäkringsteam

Använd mallar för korrigerande och förebyggande åtgärder (CAPA) för att dokumentera avvikelser, undersöka orsaker och övervaka implementeringen av åtgärdssteg som uppfyller lagstadgade krav.

Business-ägare och avdelningsledare

Övervaka affärsverksamheten mer effektivt genom att ange detaljerade förväntningar, deadliner och mätvärden för uppföljning och lösning.

Projektledare

Samordna med teammedlemmar, tilldela uppgifter och se till att alla når milstolpar i tid för att hålla deadliner.

Personalavdelningen och efterlevnadsteam

Svara på problem med bristande efterlevnad med väldokumenterade lösningsplaner, samtidigt som öppenheten upprätthålls med intressenter.

Tillverknings- och verksamhetsteam Förbättra arbetsprocesser, minska felprocenten och lös säkerhets- eller kvalitetsproblem med detaljerad åtgärdsspårning.

Varför använda Asanas mall för korrigerande åtgärdsplaner?

Korrigerande åtgärdsplaner fungerar bara om de är enkla att hantera. Det är därför Asanas kostnadsfria mall för korrigerande åtgärdsplaner ger teamen ett ställe där de kan logga problem, dokumentera lösningar och spåra lösningar över tid.

Använd den här mallen för att:

• Definiera problemet och dokumentera dess inverkan på Business-verksamheten.

• Utföra en grundorsaksanalys med hjälp av fördefinierade metoder.

• Utse en person som ansvarar för varje punkt.

• Spåra slutdatum, milstolpar och granskningsperioder.

• Upprätthålla en strukturerad, repeterbar process för korrigerande åtgärder

Så här använder man den här mallen för korrigerande åtgärdsplaner

Varje avsnitt i den här mallen återspeglar ett kritiskt steg i korrigeringsåtgärdsprocessen. Kolumner som Påverkansnivå, Analysmetod för grundorsak och Verifiering hjälper dig att organisera detaljer, övervaka förlopp och rapportera förlopp. Använd den här mallen för korrigerande åtgärdsplaner för att förenkla uppföljningen och minska den juridiska risken.

Steg 1: Projektöversikt

Börja med att beskriva omfattningen av den korrigerande åtgärdsplanen. Inkludera referensnummer, berörda områden och anledningen till att planen startas. Lägg till referensnumret för korrigerande åtgärdsplanen, tilldela ägare och ange initiala slutdatum.

Använd det här avsnittet för att ge alla samma utgångspunkt. En kort sammanfattning av sammanhanget, till exempel vad som utlöste planen och vilka team som är involverade, hjälper människor att förstå varför planen är viktig och hur deras roll relaterar till det övergripande målet.

Steg 2: Problembeskrivning och påverkan

Beskriv problemet eller bristen på efterlevnad. Vad gick fel? Vilka är konsekvenserna? Använd kolumnen Påverkansnivå för att bedöma allvarlighetsgraden och var specifik för att hjälpa till att brainstorma lämpliga lösningar.

Inkludera alla bevis som stöder dina resultat, till exempel rapporter, foton eller loggar. Det här extra sammanhanget hjälper alla att förstå hela omfattningen av problemet innan korrigerande åtgärder vidtas.

Steg 3: Rotorsaksanalys

Använd det här avsnittet för att identifiera och dokumentera grundorsaken till problemet. Ange vilken metod för grundorsaksanalys (t.ex. 5 x varför-metoden, fiskbensdiagram) som används. Det här steget säkerställer att lösningen tar itu med det verkliga problemet, inte bara symptomen.

Be om input och feedback från tvärfunktionella teammedlemmar för att göra analysen starkare. Varje perspektiv kan avslöja olika faktorer som bidrar till problemet, vilket säkerställer att din lösning går djupare än symptomen på ytan.

Steg 4: Handlingsplan för korrigerande och förebyggande åtgärder

Lista varje korrigerande åtgärdspunkt med motsvarande åtgärdstyp (korrigerande eller förebyggande). Tilldela en ansvarig person och koppla varje åtgärd till grundorsaken. Lägg till slutdatum och milstolpar för att hålla planen i fas. Gör det här avsnittet genomförbart och realistiskt. Varje steg ska vara enkelt att följa och mätbart, så att teammedlemmarna kan se framsteg från början till slut.

Steg 5: Verifiering och validering

Spåra hur du kommer att verifiera och implementera att varje korrigerande åtgärd fungerar. Använd kolumnerna Verifiering och Granskningsperiod för effektivitet för att dokumentera uppföljningsinsatser och mäta framgång. Schemalägg kontrollpunkter för att bekräfta att dina korrigerande åtgärder faktiskt förhindrar återkommande problem. Dessa granskningar hjälper dig att bygga förtroende för processen och identifiera lärdomar för framtida planer.

Steg 6: Slutligt godkännande

När alla punkter att göra är slutförda och verifierade dokumenterar du formella godkännanden. Det bekräftar att du har avslutat den korrigerande åtgärdsplanen och att du har genomfört ändringarna fullt ut.

Använd det sista avsnittet för att sammanfatta vad du har åstadkommit och tacka alla som har bidragit. Att granska lärdomarna här hjälper till att förfina framtida korrigerande åtgärdsplaner och förbättra teamets arbetsflöde.

Asana-dokumentationsfunktioner

Asana förvandlar den här kostnadsfria mallen för korrigerande handlingsplaner till en pålitlig, samarbetsinriktad process. Vi har inkluderat några av våra dokumentationsfunktioner i den här mallen, men du är definitivt inte begränsad till dem. Se den slutförda listan över Asana-funktioner för att hitta ännu mer inspiration.

Anpassade fält 

Spåra påverkansnivå, grundorsak eller verifieringsmetoder för alla ditt teams CAPA-poster. Anpassade fält gör det enkelt att rapportera och filtrera.

Automatiseringsregler

Skapa automatiska påminnelser för slutdatum eller utlös uppföljningsuppgifter när åtgärdssteg slutförs.

Projektvyer 

Växla mellan lista, kalender, tavla och tidslinje för att visualisera milstolparna i din korrigerande åtgärdsplan, så att du inte missar något.

Godkännanden

Uppdatera intressenter med hjälp av inbyggda godkännanden för valideringssteg eller godkännanden utan extra e-postmeddelanden.

Bilagor 

Lagra rapporter, skärmdumpar eller dokumentation direkt i varje uppgift för fullständigt sammanhang.

Rekommenderade integreringar för mallar för korrigerande åtgärdsplaner

Med integreringar kan du ansluta Asana till de verktyg som ditt team redan använder, utan att behöva hoppa fram och tillbaka mellan plattformar. Nedan hittar du några av våra favoritintegreringar för korrigerande åtgärdsplaner, men se till att granska vårt nav för appintegreringar för att hitta dina favoritverktyg.

Slack 

Meddela teammedlemmar i Slack när någon tilldelar, uppdaterar eller validerar korrigerande åtgärder i ditt Asana-projekt.

Google Drive 

Synkronisera dokument, rapporter eller utbildningsmaterial för rotorsaksanalys som är relaterade till CAPA direkt från Google till Asana.

Microsoft Word 

Exportera CAPA-sammanfattningar eller slutlig signerad dokumentation för efterlevnads- eller granskningsändamål direkt till Microsoft-arbetsytor och vice versa.

Zoom

Lägg till Zoom-länkar i uppgifter när korrigerande åtgärder kräver granskningar av intressenter eller virtuella möten.

Google Sheets 

Spåra punkter att göra och mätvärden genom att synkronisera ditt Asana-projekt med Google Kalkylark.

Vanliga frågor om mallar för korrigerande åtgärdsplaner