Hur man drar lärdom av erfarenheterna inom projekthantering

Projektleveranser är inte det enda värdefulla ett projekt kan bidra med. Oavsett om ditt initiativ är en fantastisk framgång, ett olyckligt misslyckande eller ett mellanting, kan man alltid dra lärdom av varje projekt.

Det kan dock vara svårt att effektivt samla in och dokumentera erfarenheterna. I den här artikeln går vi igenom hur man genomför en erfarenhetsåterföring inom projekthantering. Så här går det till.

Vad innebär det att dra lärdom av erfarenheter inom projekthantering?

Varje projekt är en möjlighet att lära sig något nytt, men att göra en erfarenhetsåterföring säkerställer att man samlar in och dokumenterar informationen för att kunna dela den med andra team. När du genomför en erfarenhetsåterföring och skapar en erfarenhetsrapport, har du ett dokument som hela projektteamet kan använda för att förbättra framtida projekt.

Dokumenterade erfarenheter kan delas med andra projektledare som driver liknande initiativ, eller användas av teammedlemmar som startar upp liknande projekt. Att dela erfarenheter mellan team är ett utmärkt sätt att förhindra att samma misstag upprepas. Du är inte den enda som kan dra lärdom av dina misstag – med en erfarenhetsrapport har alla den möjligheten.

Du kan fånga upp erfarenheter när som helst under projektets tidslinje. Beroende på projektets komplexitet kanske du vill ha en erfarenhetsåterföring i slutet av varje projekthanteringsfas för att samla in informationen när den fortfarande är ny. På så sätt kan du utvärdera vad som gick bra, vad som gick dåligt och vad du kan lära dig av det.

Olika typer av erfarenhetsåterföringar

Du kanske redan har genomfört en erfarenhetsåterföring, fast det kallades något annat. Tekniska team använder sig ofta av en version som kallas 5 x varför-metoden, som specifikt syftar till att identifiera den grundläggande orsaken till ett projekts misslyckande. Scrumteam kör sprintåterblickar i slutet av varje sprint. Vissa projektteam har retrospektiva möten (postmortem-möten) i slutet av projekten.

Det som är viktigt är att samla in informationen och dela den med alla. Oavsett vad man kallar det bör man sträva efter att genomföra minst en erfarenhetsåterföring per projekt.

5 steg för att genomföra en erfarenhetsåterföring

Om du precis har börjat med att återföra erfarenheter kan du använda de här fem stegen för att se till att du samlar in, dokumenterar och delar projektets information på ett sätt som gör det tillgängligt för alla.

1. Identifiera

Det är här du identifierar erfarenheterna från projektet, som du kommer att dokumentera i steg två. Identifieringsfasen består av tre steg:

Steg 1: Genomföra en erfarenhetsundersökning

Så fort projektet är avslutat – eller efter att en viktig projektfas för ett större initiativ har slutförts – skickar du ut en erfarenhetsundersökning till varje medlem i projektteamet, för att fånga upp feedback medan informationen fortfarande är aktuell. Sammanställ sedan informationen för att få en allmän bild av vad alla lärde sig av projektet.

Själva undersökningen är en av de viktigaste delarna i processen för erfarenhetsåterföring. Nedan har vi en mall som du kan använda. Den här undersökningen passar nästan alla projekt, men du kan anpassa frågorna efter projektets behov.

Steg 2: Schemalägga erfarenhetsåterföringsmötet

Innan mötet utser du en facilitator. Det bör helst inte vara projektledaren, så att teammedlemmarna känner sig bekväma och kan uttrycka sig fritt. Be teamledaren eller en teammedlem att leda mötet.

Efter att ha schemalagt mötet, kommunicerar facilitatorn all nödvändig information till projektets teammedlemmar, för att säkerställa att de är väl förberedda och samordnade. Det kan innebära att man delar projektplaneringsdokumentation såsom projektplanen eller projektavsikterna. Beroende på projektets komplexitet kan man även kommunicera tidslinjen och vad projektet har åstadkommit.

Steg 3: Genomföra ett brainstormingmöte

Utöver erfarenhetsundersökningen kan man organisera ett live-brainstormingmöte för alla teammedlemmar. Det är en möjlighet för dem att utveckla sina erfarenheter. Det finns huvudsakligen tre frågor som man bör ställa under brainstormingmötet:

1. Vad fungerade? 

2. Vad fungerade inte? 

3. Vad kan vi förbättra? 

2. Dokumentera

Det huvudsakliga syftet med att genomföra en erfarenhetsåterföring, är att dela lärdomarna med hela teamet. Planera att skapa en detaljerad erfarenhetsrapport som innehåller all information om projektet och anteckningar från möten och samtal, samt en sammanfattning av alla erfarenheter som relevanta projektintressenter kan granska.

Erfarenhetsrapportens upplägg:

• Sammanfattning.

• Sammanfattning av resultaten.

• Erfarenhetsundersökning(ar).

• Detaljerade rekommendationer.

3. Analysera

Analysera och tillämpa erfarenheterna så att andra team och framtida projekt kan dra nytta av dem. Det här är särskilt viktigt om du genomför en erfarenhetsåterföring mitt i projektet. Analysera informationen från undersökningen för att effektivt kunna förbättra projektet inför de kommande faserna. Om du i stället utför erfarenhetsåterföringen i slutet av ett projekt, kan du använda analyseringsfasen till att samla insikter och möjligheter, innan du påbörjar nästa projekt.

4. Lagra

Lagra lärdomarna i ett centralt arkiv som alla har åtkomst till, som till exempel ett projekthanteringsverktyg. Med en central plats för information kan projektledare få tillgång till delad information, och förbereda sina projekt på bästa möjliga sätt.

5. Återanvända

Om du planerar att genomföra ett liknande projekt, kan du söka efter en erfarenhetsrapport från tidigare projekt för att inte göra samma misstag och dra nytta av tidigare erfarenheter. Rapporterna bör finnas tillgängliga på central plats, för att alla projektledare ska kunna granska dem innan de börjar planera sina projekt.

Mall för erfarenhetsundersökning

Under den första fasen av erfarenhetsåterföringen skickar du ut en undersökning för att samla in information från projektteamet. Även om du också kommer att diskutera projektet personligen, är undersökningen en viktig del för att säkerställa att du samlar in korrekt information och lär dig av tidigare erfarenheter.

Här är ett exempel på en generisk mall för en erfarenhetsundersökning som man kan använda för alla projekt.

Ange till vilken grad du instämmer eller inte instämmer i vart och ett av följande påståenden:

Om du väljer Instämmer inte eller Instämmer inte alls, får du gärna ange varför så att vi kan förbättra framtida projektplaneringsprocesser.

Projektplanering

Projektplanen var tillräckligt detaljerad. Jag hade allt jag behövde för att förstå vad projektet handlade om.

• Instämmer helt

• Instämmer

• Varken instämmer eller inte instämmer

• Instämmer inte

• Instämmer inte alls

• Ej tillämpligt

Projektplanen förklarade tydligt vad projektets syfte var.

• Instämmer helt

• Instämmer

• Varken instämmer eller inte instämmer

• Instämmer inte

• Instämmer inte alls

• Ej tillämpligt

Projektets omfattning var väl definierad.

• Instämmer helt

• Instämmer

• Varken instämmer eller inte instämmer

• Instämmer inte

• Instämmer inte alls

• Ej tillämpligt

Projektschemat var tydligt och lätt att följa.

• Instämmer helt

• Instämmer

• Varken instämmer eller inte instämmer

• Instämmer inte

• Instämmer inte alls

• Ej tillämpligt

Projektets kommunikationsplan definierade tydligt hur och var jag skulle kommunicera om projektarbetet.

• Instämmer helt

• Instämmer

• Varken instämmer eller inte instämmer

• Instämmer inte

• Instämmer inte alls

• Ej tillämpligt

Projektplanen delades med alla intressenter och var lätt att hitta.

• Instämmer helt

• Instämmer

• Varken instämmer eller inte instämmer

• Instämmer inte

• Instämmer inte alls

• Ej tillämpligt

Som intressent är jag nöjd med nivån på mitt engagemang i projektplaneringsprocessen.

• Instämmer helt

• Instämmer

• Varken instämmer eller inte instämmer

• Instämmer inte

• Instämmer inte alls

• Ej tillämpligt

Projektgenomförande

Jag hade inga svårigheter att förstå allas ansvar under projektets livscykel.

• Instämmer helt

• Instämmer

• Varken instämmer eller inte instämmer

• Instämmer inte

• Instämmer inte alls

• Ej tillämpligt

Projektets intressenter var engagerade och deltog effektivt i projektarbetet.

• Instämmer helt

• Instämmer

• Varken instämmer eller inte instämmer

• Instämmer inte

• Instämmer inte alls

• Ej tillämpligt

Arbetsmiljön inom projektet var samarbetsinriktad.

• Instämmer helt

• Instämmer

• Varken instämmer eller inte instämmer

• Instämmer inte

• Instämmer inte alls

• Ej tillämpligt

Projektledaren var tillgänglig och uppmärksam.

• Instämmer helt

• Instämmer

• Varken instämmer eller inte instämmer

• Instämmer inte

• Instämmer inte alls

• Ej tillämpligt

De ändringar som gjordes i projektet var hanterbara och låg inom ramen för projektets omfattning.

• Instämmer helt

• Instämmer

• Varken instämmer eller inte instämmer

• Instämmer inte

• Instämmer inte alls

• Ej tillämpligt

Det ursprungliga projektschemat, som beskrivs i projektplanen, stämde väl överens med det faktiska projektschemat.

• Instämmer helt

• Instämmer

• Varken instämmer eller inte instämmer

• Instämmer inte

• Instämmer inte alls

• Ej tillämpligt

Projektresultatet stämde överens med det som definierades i den ursprungliga projektstadgan.

• Instämmer helt

• Instämmer

• Varken instämmer eller inte instämmer

• Instämmer inte

• Instämmer inte alls

• Ej tillämpligt

Inom projektteamet hade alla en gemensam bild av målen och de individuella ansvarsområdena.

• Instämmer helt

• Instämmer

• Varken instämmer eller inte instämmer

• Instämmer inte

• Instämmer inte alls

• Ej tillämpligt

Resultat

Projektet var realistiskt och genomförbart.

• Instämmer helt

• Instämmer

• Varken instämmer eller inte instämmer

• Instämmer inte

• Instämmer inte alls

• Ej tillämpligt

Tilldelningarna av uppgifter var tydligt definierade under hela projektets livscykel.

• Instämmer helt

• Instämmer

• Varken instämmer eller inte instämmer

• Instämmer inte

• Instämmer inte alls

• Ej tillämpligt

Projektet hade tydliga resultatmätvärden som gjorde det enkelt att definiera framgång.

• Instämmer helt

• Instämmer

• Varken instämmer eller inte instämmer

• Instämmer inte

• Instämmer inte alls

• Ej tillämpligt

Jag tycker att vi nådde projektmålet.

• Instämmer helt

• Instämmer

• Varken instämmer eller inte instämmer

• Instämmer inte

• Instämmer inte alls

• Ej tillämpligt

Nivån på mitt engagemang i projektet – däribland arbetsbelastning, tid och insats – uppfyllde mina förväntningar.

• Instämmer helt

• Instämmer

• Varken instämmer eller inte instämmer

• Instämmer inte

• Instämmer inte alls

• Ej tillämpligt

Nya erfarenheter

Erfarenhetsåterföring kan hjälpa till med att identifiera och föra vidare institutionell kunskap. I stället för att återuppfinna hjulet, har teammedlemmar och projektledare en tydlig insikt i vad som fungerade, vad som inte fungerade och vad som kan förbättras.

Genom att koppla tidigare erfarenheter till framtida projekt, får du en bra start med ditt nästa initiativ. När alla vet exakt vem som gör vad och när, vad som inträffade – och varför – är teamet mer motiverat till att få det viktigaste arbetet gjort.